Quittung

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist eine schriftliche Bestätigung darüber, dass eine Zahlung oder Leistung empfangen wurde. Sie dient dem Schuldner als Zahlungsnachweis — also als Beleg dafür, dass eine offene Forderung beglichen ist.

In Österreich ist der Anspruch auf eine Quittung gesetzlich geregelt. Laut § 1426 ABGB kann der Schuldner bei jeder Zahlung verlangen, dass der Gläubiger eine Empfangsbestätigung ausstellt. Das gilt für Barzahlungen genauso wie für Überweisungen oder andere Zahlungswege.

In der Praxis begegnet dir die Quittung vor allem bei Bargeschäften — etwa wenn ein Kunde im Salon bar bezahlt, ein Handwerker Material liefert oder ein Caterer eine Anzahlung erhält. Im Gegensatz zur Rechnung bestätigt die Quittung nicht die Forderung, sondern deren Erfüllung.

👉 Tipp: Verwechsle die Quittung nicht mit einem Kassenbon. Der Kassenbon aus der Registrierkasse ist kein vollwertiger Ersatz, weil ihm in der Regel die Unterschrift des Zahlungsempfängers fehlt.

Quittung und Rechnung – was ist der Unterschied?

Quittung und Rechnung haben unterschiedliche Funktionen — auch wenn sie im Alltag oft verwechselt werden. Die Rechnung fordert zur Zahlung auf. Die Quittung bestätigt, dass die Zahlung erfolgt ist.

Eine Rechnung kann auch als Quittung dienen — vorausgesetzt, sie enthält einen Zahlungsvermerk wie „Betrag dankend erhalten" und die Unterschrift des Empfängers. Man spricht dann von einer quittierten Rechnung.

💡 Merke: Wer beides auf einem Dokument vereinen will, spart sich Aufwand. Wichtig ist, dass sowohl die Rechnungspflichtangaben nach § 11 UStG als auch der Zahlungsbestätigungsvermerk enthalten sind.

Pflichtangaben auf einer Quittung in Österreich

Damit eine Quittung vom Finanzamt als gültiger Beleg anerkannt wird, muss sie bestimmte Mindestangaben enthalten. Fehlt auch nur ein Pflichtfeld, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Diese Angaben gehören auf jede Quittung in Österreich:

• Bezeichnung „Quittung" — das Dokument muss klar als Quittung erkennbar sein
• Name und Anschrift des Zahlungsempfängers — also die Person oder das Unternehmen, das die Zahlung erhält
• Name des Zahlenden (Schuldner)
• Datum und Ort der Ausstellung
• Art und Menge der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung
• Bruttobetrag in Zahlen und in Worten — die doppelte Angabe schützt vor Missverständnissen
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag — in Österreich gelten je nach Leistung 10 %, 13 % oder 20 % USt
• Verwendungszweck bzw. Grund der Zahlung
• Unterschrift des Zahlungsempfängers

⚠️ Achtung: Bei Beträgen über 400 € brutto (Kleinbetragsgrenze in Österreich) müssen zusätzlich die UID-Nummer und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers angegeben werden. Ohne diese Angaben ist kein Vorsteuerabzug möglich.

Quittung richtig ausfüllen

Eine Quittung auszufüllen ist kein Hexenwerk — wenn du die Reihenfolge kennst. In der Praxis nutzen viele Betriebe einen Quittungsblock mit selbstdurchschreibenden Blättern. Das Original geht an den Zahlenden, die Kopie bleibt bei dir.

So gehst du vor:

1. Trage oben die Bezeichnung „Quittung" ein (bei Quittungsblöcken bereits vorgedruckt).
2. Fülle Datum und Ort aus.
3. Notiere den Namen des Zahlenden und deinen eigenen Namen bzw. Firmennamen als Zahlungsempfänger.
4. Beschreibe die Leistung oder Ware kurz und eindeutig — z. B. „Haarschnitt und Färbung" oder „10 Karton Servietten, Art.-Nr. 4711".
5. Trage den Nettobetrag, den Steuersatz und den Bruttobetrag ein — sowohl in Zahlen als auch in Worten.
6. Unterschreibe die Quittung als Zahlungsempfänger.

👉 Tipp: Schreibe den Betrag in Worten direkt neben oder unter den Zahlenbetrag. Das verhindert nachträgliche Änderungen und macht die Quittung manipulationssicher.

⚠️ Achtung: Durchstreichungen oder Korrekturen auf einer handschriftlichen Quittung können dazu führen, dass das Finanzamt den Beleg nicht akzeptiert. Im Zweifel lieber eine neue Quittung ausstellen.

Quittung bei Barzahlung

Bei Barzahlungen spielt die Quittung ihre wichtigste Rolle. Denn anders als bei einer Überweisung gibt es keinen automatischen Zahlungsnachweis durch die Bank. Ohne Quittung fehlt der Beweis, dass die Zahlung tatsächlich geleistet wurde.

In Österreich ist der Gläubiger laut § 1426 ABGB verpflichtet, auf Verlangen des Schuldners eine Quittung auszustellen. Das gilt insbesondere bei Barzahlungen — egal ob im Geschäft, auf einer Baustelle oder bei einer Dienstleistung vor Ort.

Typische Situationen, in denen eine Quittung bei Barzahlung wichtig ist:

• Gastro: Ein Caterer erhält eine Baranzahlung für ein Event
• Handel: Ein Großhändler liefert Ware und kassiert bar
• Dienstleistung: Ein Friseur oder Kosmetiker wird bar bezahlt und der Kunde braucht einen Nachweis für die Buchhaltung

💡 Merke: Ein Kassenbon aus der Registrierkasse ist grundsätzlich kein vollwertiger Ersatz für eine Quittung. Ihm fehlt in der Regel die Unterschrift des Zahlungsempfängers. Wer sichergehen will, stellt zusätzlich eine Quittung aus — oder ergänzt den Kassenbon um die fehlenden Angaben.

E-Quittung: Digitale Quittung erstellen

Eine E-Quittung ist eine digital erstellte Quittung — zum Beispiel als PDF-Datei, Excel-Vorlage oder über ein Rechnungsprogramm. Sie enthält dieselben Pflichtangaben wie eine handschriftliche Quittung und ist rechtlich gleichwertig.

Vorteile einer digitalen Quittung:

• Leserlichkeit: Keine Probleme mit unleserlicher Handschrift
• Schnelle Korrektur: Fehler lassen sich direkt beheben, bevor das Dokument gedruckt wird
• Automatische Berechnung: Viele Vorlagen berechnen Netto, USt und Brutto automatisch
• Vorausgefüllte Stammdaten: Firmenname, Adresse und UID-Nummer sind bereits hinterlegt

So erstellst du eine E-Quittung:

1. Nutze eine Quittungsvorlage (z. B. als Excel- oder PDF-Formular) oder ein Buchhaltungsprogramm.
2. Fülle alle Pflichtangaben aus — dieselben wie bei der Papierquittung.
3. Drucke das Dokument aus und unterschreibe es. Alternativ kannst du eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden — auch diese ist in Österreich gültig.

⚠️ Achtung: Eine E-Quittung ohne Unterschrift oder elektronische Signatur wird vom Finanzamt in vielen Fällen nicht als gültiger Beleg anerkannt. Die bloße Speicherung als PDF reicht nicht aus.

Quittung als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG bist du von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet: Du weist auf deiner Quittung keine USt aus — weder Steuersatz noch Steuerbetrag.

Stattdessen musst du einen Hinweis auf die Steuerbefreiung anbringen. Eine gängige Formulierung lautet:
„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG."

Alle anderen Pflichtangaben bleiben gleich: Name, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag in Zahlen und Worten, Unterschrift.

👉 Tipp: Auf der Quittung erscheint nur der Bruttobetrag — eine Aufschlüsselung in Netto und Steuer entfällt. Achte darauf, dass du trotzdem nicht versehentlich einen Steuersatz angibst. Wird USt ausgewiesen, obwohl du Kleinunternehmer bist, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt.

Quittung verloren – Ersatzquittung und Eigenbeleg

Es passiert: Eine Quittung geht verloren, wird versehentlich entsorgt oder ist unleserlich geworden. In diesem Fall gibt es zwei Möglichkeiten.

1. Ersatzquittung (Zweitschrift)
Du kannst den Zahlungsempfänger bitten, eine Zweitschrift auszustellen. Diese muss als „Ersatzquittung" oder „Zweitschrift" gekennzeichnet sein und alle Pflichtangaben der Originalquittung enthalten. Die Ersatzquittung ist steuerlich gleichwertig.

2. Eigenbeleg
Ist der Zahlungsempfänger nicht mehr erreichbar, kannst du als Unternehmer einen Eigenbeleg erstellen. Dieser dokumentiert die Zahlung aus deiner eigenen Perspektive und enthält: Datum, Betrag, Grund der Zahlung, Erklärung, warum kein Originalbeleg vorliegt, und deine Unterschrift.

⚠️ Achtung: Ein Eigenbeleg ist ein Notbehelf. Das Finanzamt prüft Eigenbelege besonders kritisch. Ein Vorsteuerabzug ist auf Basis eines Eigenbelegs in der Regel nicht möglich. Nutze ihn deshalb nur, wenn keine andere Option besteht — und dokumentiere den Grund für das Fehlen des Originals.

Aufbewahrungspflicht für Quittungen in Österreich

In Österreich unterliegen Quittungen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht. Laut Bundesabgabenordnung (BAO)müssen Geschäftsunterlagen — darunter auch Quittungen — grundsätzlich 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Quittung ausgestellt wurde.

Beispiel:
Eine Quittung vom 15. März 2026 muss bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden.
Das gilt sowohl für ausgestellte als auch für erhaltene Quittungen. Bei Grundstücksgeschäften verlängert sich die Frist auf 22 Jahre.

💡 Merke: Digitale Quittungen dürfen elektronisch archiviert werden — vorausgesetzt, die Lesbarkeit bleibt über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet. Eine Papierquittung, die du einscannst und digital ablegst, muss im Original nicht zusätzlich aufbewahrt werden, sofern das digitale Abbild vollständig und unverändert ist.

Häufige Fehler bei Quittungen

Viele der folgenden Fehler führen dazu, dass das Finanzamt eine Quittung nicht als gültigen Beleg anerkennt. Das kann den Betriebsausgabenabzug oder Vorsteuerabzug kosten.

• Bezeichnung fehlt: Das Dokument ist nicht als „Quittung" gekennzeichnet — das Finanzamt kann es als formlosen Beleg einstufen.
• Betrag nur in Zahlen: Der Betrag in Worten fehlt. Damit ist die Quittung formal unvollständig.
• Keine Unterschrift: Ohne Unterschrift des Zahlungsempfängers ist die Quittung nicht gültig.
• Falscher oder fehlender Steuersatz: Besonders häufig bei Kleinunternehmern, die versehentlich USt ausweisen — oder bei Unternehmen, die den Steuersatz vergessen.
• Unleserliche Handschrift: Was nicht lesbar ist, wird im Zweifelsfall nicht anerkannt.
• Durchstreichungen und Korrekturen: Manipulationsverdacht — lieber eine neue Quittung ausstellen.
• Kassenbon statt Quittung: Der Kassenbon ersetzt grundsätzlich keine vollständige Quittung.

FAQ

Ist ein Kassenbon dasselbe wie eine Quittung?

Nein. Ein Kassenbon ist ein maschinell erstellter Beleg aus der Registrierkasse. Ihm fehlt in der Regel die Unterschrift des Zahlungsempfängers — ein Pflichtbestandteil jeder Quittung. Ein Kassenbon kann eine Quittung nur dann ersetzen, wenn er alle Pflichtangaben enthält und vom Zahlungsempfänger unterschrieben wird.

Muss eine Quittung unterschrieben werden?

Ja. Die Unterschrift des Zahlungsempfängers ist eine der Pflichtangaben auf einer Quittung. Ohne Unterschrift ist die Quittung formal nicht vollständig. Bei einer E-Quittung kann alternativ eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden.

Ab welchem Betrag ist eine Quittung Pflicht?

Es gibt keinen Mindestbetrag. Grundsätzlich hat der Schuldner laut § 1426 ABGB bei jeder Zahlung Anspruch auf eine Quittung — unabhängig von der Höhe. In der Praxis wird bei Kleinbeträgen oft auf eine formelle Quittung verzichtet, rechtlich besteht der Anspruch aber immer.

Kann ich eine Quittung nachträglich ausstellen?

Ja, das ist grundsätzlich möglich. Allerdings sollte die Quittung das tatsächliche Zahlungsdatum tragen, nicht das Ausstellungsdatum. Ein Vermerk wie „nachträglich ausgestellt am …" erhöht die Glaubwürdigkeit gegenüber dem Finanzamt.

Wie lange muss ich Quittungen in Österreich aufbewahren?

Laut BAO beträgt die Aufbewahrungspflicht in Österreich grundsätzlich 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Bei Grundstücksgeschäften gilt eine Frist von 22 Jahren.