Vorsteuer

Was ist Vorsteuer einfach erklärt?

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlt.

Rechtlich ist sie im § 12 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Sie gehört damit zum System der Umsatzsteuer, ist aber kein zusätzlicher Steuerbetrag, sondern ein durchlaufender Posten: Die Steuer wird nur vorübergehend vom Unternehmer getragen und anschließend wieder abgezogen.

Beispiel:
Ein Friseur kauft Shampoo und Handtücher für seinen Salon um 1 000 € netto. Darauf kommen 20 % Umsatzsteuer = 200 €. Diese 200 € zahlt der Lieferant an das Finanzamt weiter.
Der Friseur wiederum darf diese 200 € als Vorsteuer geltend machen – also in seiner Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) von seiner eigenen Umsatzsteuerzahllast abziehen.

So entsteht keine Doppelbelastung:
Unternehmen führen nur den Mehrwert, den sie selbst schaffen, als Steuer ab. Die Umsatzsteuer wird auf jeder Stufe eingehoben, die Vorsteuer gleicht sie wieder aus.

Hinweis:
Nur unternehmerische Einkäufe berechtigen zum Vorsteuerabzug. Private Ausgaben bleiben außen vor.

Wann zahle ich Vorsteuer, wann Umsatzsteuer?

Der Unterschied liegt in der Rolle des Unternehmens:

• Umsatzsteuer: Du stellst sie deinen Kund:innen in Rechnung. Sie erhöht den Verkaufspreis und wird an das Finanzamt abgeführt.
• Vorsteuer: Du zahlst sie selbst beim Einkauf und kannst sie – sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist – vom Finanzamt zurückholen.

Beide Beträge begegnen sich monatlich oder quartalsweise in deiner Umsatzsteuervoranmeldung.

Zuerst summierst du die Umsatzsteuer, die du eingenommen hast. Davon ziehst du die Vorsteuer ab, die du selbst gezahlt hast.

Ergebnis:

• Positiv → du schuldest dem Finanzamt den Restbetrag (Umsatzsteuerzahllast)
• Negativ → du bekommst die Differenz gutgeschrieben (Vorsteuerüberhang)

Beispiel:
Ein Café verkauft im Monat Kaffee und Snacks um 10 000 € netto → 2 000 € Umsatzsteuer.
Es kauft Waren und Betriebsmittel um 5 000 € netto → 1 000 € Vorsteuer.
2 000 € – 1 000 € = 1 000 € Zahllast an das Finanzamt.

Praxis-Tipp:
Achte darauf, dass alle Eingangsrechnungen die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsmerkmale enthalten (Name, UID, Betrag, Steuersatz). Fehlt etwas, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Wer zahlt die Vorsteuer?

Grundsätzlich alle Unternehmer:innen, die umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielen.

Privatpersonen sind davon ausgenommen, weil sie keine Umsatzsteuer verrechnen dürfen.

Damit du Vorsteuer abziehen kannst, musst du:

1. Unternehmer:in im Sinne des UStG sein,
2. steuerpflichtige Umsätze ausführen,
3. eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhalten haben.

Kleinunternehmer:innen (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) sind ein Sonderfall:
Wer unter 35 000 € Jahresumsatz bleibt, ist von der Umsatzsteuer befreit – darf aber auch keine Vorsteuer abziehen.
Wer auf die Befreiung verzichtet („Optierung zur Umsatzsteuerpflicht“), kann wiederum Vorsteuer geltend machen, muss dann aber regelmäßig UVA einreichen.

Beispiel:
Ein selbstständiger Fotograf erzielt 25 000 € Umsatz. Er nutzt die Kleinunternehmerregelung und schreibt Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Für seine Kamera kauft er Zubehör um 3 000 € + 600 € USt. → Kein Vorsteuerabzug, da er selbst keine Umsatzsteuer abführt.
Entscheidet er sich im Folgejahr für die Regelbesteuerung, kann er künftig die Vorsteuer ziehen.

Hinweis:
Die Vorsteuer gilt immer pro Rechnung. Sammelabrechnungen oder Kleinbetragsrechnungen (bis 400 € brutto) müssen ebenfalls Mindestangaben enthalten, sonst ist kein Abzug möglich.

Wann bekommt man Vorsteuer zurück?

Die Rückerstattung erfolgt über die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) oder im Rahmen der Jahreserklärung.

Hier verrechnest du deine gezahlte Vorsteuer mit der Umsatzsteuer aus deinen Verkäufen.

Ablauf in der Praxis

1. Alle Eingangsrechnungen erfassen (Datum, Lieferant, Nettobetrag, USt).
2. Summe der Vorsteuer bilden.
3. Summe der Umsatzsteuer aus deinen Ausgangsrechnungen bilden.
4. Differenz berechnen.
5. Ergibt sich ein Guthaben, überweist das Finanzamt den Betrag oder verrechnet ihn mit künftigen Zahllasten.

Beispiel:
Ein Handelsbetrieb hat im Quartal 12 000 € Vorsteuer und 10 000 € Umsatzsteuer.
Differenz = 2 000 € Vorsteuerüberhang → Rückzahlung ans Unternehmen.
Umgekehrt: 15 000 € Umsatzsteuer – 12 000 € Vorsteuer = 3 000 € Zahllast.

Hinweis:
Bei Istbesteuerung (Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten) darfst du die Vorsteuer erst nach Bezahlung der Eingangsrechnung geltend machen.
Bei Sollbesteuerung (nach vereinbarten Entgelten) bereits mit Rechnungseingang.

Pro Tipp:
Achte auf die Fristen:

• Monatliche UVA bis zum 15. des zweitfolgenden Monats (z. B. Februar für Dezember).
• Rückerstattungen aus dem EU-Ausland bis 30. September des Folgejahres über FinanzOnline.

Gesetzliche Grundlage & Voraussetzungen

Der Vorsteuerabzug ist in § 12 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.

Er erlaubt Unternehmer:innen, die von ihnen bezahlte Umsatzsteuer für betriebliche Einkäufe von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Umsatzsteuer nur den tatsächlichen Endverbraucher trifft.

Damit du den Vorsteuerabzug ausüben darfst, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Unternehmerische Nutzung:
   Die Leistung muss mindestens zu 10 % betrieblich genutzt werden. Bei gemischter Nutzung (z. B. Firmenwagen + Privatfahrten) darfst du nur den anteiligen Betrag geltend machen.
   Wird die Grenze von 10 % nicht erreicht, ist kein Vorsteuerabzug möglich.
2. Ordnungsgemäße Rechnung:
   Sie muss alle gesetzlich geforderten Merkmale enthalten:
   Name + Anschrift von Lieferant und Leistungsempfänger, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag, sowie die UID-Nummer des Ausstellers.
   Fehlt eines dieser Merkmale, kann das Finanzamt den Abzug verweigern.
3. Leistung wurde bereits erbracht:
   Der Vorsteuerabzug entsteht grundsätzlich erst, wenn die Lieferung oder Leistung vollständig ausgeführt wurde.
4. Zahlungspflicht je nach Besteuerungsart:
   
   • Soll-Besteuerung: Abzug bereits mit Rechnungseingang möglich.
   • Ist-Besteuerung: Erst, wenn die Rechnung bezahlt ist.
5. Verwendung für steuerpflichtige oder echt steuerbefreite Umsätze:
   Die bezogene Leistung muss für Umsätze genutzt werden, die der Umsatzsteuer unterliegen oder echt steuerbefreit sind (z. B. Exporte).

Hinweis:
Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto gelten vereinfachte Angaben (§ 11 UStG). Trotzdem müssen Steuersatz und Betrag klar ersichtlich sein.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug ist eine Verrechnung zwischen gezahlter und eingenommener Umsatzsteuer.

Er wird regelmäßig über die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) abgewickelt.

Schritt für Schritt

1. Eingangsrechnungen prüfen:
   Nur Rechnungen mit gültiger UID und ordnungsgemäßen Angaben dürfen berücksichtigt werden.
   Tipp: Überprüfe UID-Nummern über FinanzOnline (Stufe 2-Prüfung).
2. Vorsteuerbeträge addieren:
   Addiere alle inländischen Rechnungen, aus denen du Vorsteuer ziehen darfst, getrennt nach Steuersatz (10 %, 13 %, 20 %).
3. Eigene Ausgangsumsätze erfassen:
   Summiere die Umsatzsteuer aus deinen ausgestellten Rechnungen.
4. Differenz bilden:
   Umsatzsteuer – Vorsteuer = Zahllast oder Guthaben.
5. Ergebnis melden:
   In der monatlichen oder vierteljährlichen UVA an das Finanzamt übermitteln.

Beispiel:
Eine Tischlerei erzielt im Mai Umsätze von 50 000 € netto → 10 000 € USt.
Sie kauft Holz, Lack und Werkzeug um 25 000 € netto → 5 000 € Vorsteuer.
10 000 € – 5 000 € = 5 000 € Zahllast.
Der Betrag wird ans Finanzamt überwiesen.
Wären die Vorsteuern höher als die eingenommene Umsatzsteuer, entstünde ein Guthaben, das refundiert oder mit künftigen Zahllasten verrechnet wird.

Hinweis:
Bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern (z. B. Laptop für Büro und privat) darfst du den Vorsteueranteil nur im Verhältnis der unternehmerischen Nutzung abziehen. Für den privaten Anteil ist ein Eigenverbrauch zu versteuern.

Vorsteuer bei Ist- und Soll-Besteuerung

Die Unterscheidung zwischen Ist- und Soll-Besteuerung beeinflusst, wann du die Vorsteuer abziehen darfst.

Soll-Besteuerung („nach vereinbarten Entgelten“)

Hier entsteht die Umsatzsteuerschuld bereits mit Ausführung der Leistung oder Rechnungslegung, unabhängig vom Zahlungseingang.

Der Vorsteuerabzug ist somit sofort möglich, sobald du eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten hast.

Diese Regel gilt automatisch für buchführungspflichtige Unternehmen.

Ist-Besteuerung („nach vereinnahmten Entgelten“)

Sie darf nur angewendet werden, wenn der Umsatz des Vorjahres nicht über 2 Mio. € lag (§ 17 UStG).

Die Umsatzsteuerschuld entsteht erst, wenn du das Geld tatsächlich erhältst.

Umgekehrt darfst du die Vorsteuer erst abziehen, wenn du selbst bezahlt hast.

Beispiel:
Ein freiberuflicher Grafiker arbeitet nach Ist-Besteuerung.
Er kauft Software um 1 200 € + 240 € USt. – die Rechnung bezahlt er erst im Folgemonat.
→ Vorsteuerabzug erst im Monat der Zahlung möglich.

Überrechnung der Umsatzsteuer

Wie TPA beschreibt, kann zwischen Leistungsempfänger und -erbringer eine Überrechnung vereinbart werden: Das Finanzamt verrechnet die Vorsteuer des Empfängers direkt mit der Umsatzsteuer des Lieferanten.

Dadurch entfällt der Zwischenfinanzierungsbedarf, funktioniert aber nur, wenn beide Vorgänge im selben Monat liegen.

Bei Ist-Besteuerung ist das meist nicht möglich, weil Leistung und Zahlung zeitlich auseinanderfallen.

Praxis-Tipp:
Unternehmen mit regelmäßigen Großrechnungen (z. B. Bauträger, Vermieter) können zur Soll-Besteuerung optieren, um den Vorsteuerabzug früher zu erhalten. Der Antrag erfolgt bis 15. März (monatliche UVA) bzw. 15. Mai (vierteljährliche UVA).

Vorsteuer berechnen – Beispiel

Die Berechnung ist einfach:
Vorsteuer = Nettobetrag * Steuersatz

In Österreich gelten folgende Umsatzsteuersätze – sie bestimmen zugleich die Höhe der Vorsteuer:

Beispielrechnung

Eine Bäckerei kauft Rohstoffe (Mehl, Zucker, Milch) um 2 000 € netto + 10 % USt = 2 200 €.

Die Vorsteuer beträgt 200 €.

Im selben Monat verkauft sie Backwaren um 6 000 € netto + 10 % USt = 6 600 €.

Berechnung:

• Umsatzsteuer: 600 €
• Vorsteuer: 200 €
  → Zahllast = 400 €.

Sonderfälle

• Mehrere Steuersätze: Addiere Vorsteuern je Satz separat.
• Reverse-Charge-Leistungen: Bei Leistungen aus dem Ausland berechnest du die USt selbst – und darfst sie gleichzeitig als Vorsteuer abziehen.
• Kleinunternehmer: Kein Vorsteuerabzug möglich.
• Gemischt genutzte Wirtschaftsgüter: Abzug nur anteilig nach Nutzung.

Beispiel Reverse Charge:
Eine Werbeagentur bezieht eine Online-Dienstleistung aus Deutschland über 1 000 € netto.
Sie berechnet selbst 20 % USt = 200 €.
In der UVA erscheint dieser Betrag sowohl als Umsatzsteuer (Kennzahl 057) als auch als Vorsteuer (Kennzahl 066) – die Beträge heben sich auf.

Hinweis:
Bei größeren Anschaffungen, z. B. Maschinen oder Immobilien, kann eine Vorsteuerberichtigung notwendig werden, wenn sich die Nutzung in den Folgejahren ändert (Details → siehe späteres Kapitel).

Vorsteuer-Pauschalierung

Nicht jedes Unternehmen muss die tatsächliche Vorsteuer auf Basis einzelner Rechnungen berechnen.

Für bestimmte Berufsgruppen erlaubt das Finanzamt eine pauschale Ermittlung der abziehbaren Vorsteuer, um den Aufwand zu reduzieren.

Wer darf pauschalieren?

Die Vorsteuerpauschalierung richtet sich an Unternehmer:innen, die keine doppelte Buchführung führen müssen – also vor allem Einnahmen-Ausgaben-Rechner:innen und Kleinbetriebe.

Typische Beispiele:

• freie Berufe (z. B. Ärzt:innen, Künstler:innen, Journalist:innen),
• land- und forstwirtschaftliche Betriebe,
• Kleingewerbetreibende mit überschaubten Wareneinsätzen.

Voraussetzung: Der Jahresumsatz liegt unter 400 000 €.

Wie funktioniert die Pauschalierung?

Statt alle Eingangsrechnungen zu prüfen, wird ein fixer Prozentsatz der Umsätze als Vorsteuer angenommen.

Der Satz hängt von der Branche ab und liegt meist zwischen 1,8 % und 6 %.

Beispiel:
Ein selbstständiger Grafiker erzielt 60 000 € Umsatz. Bei einem Pauschalsatz von 6 % ergibt sich eine pauschale Vorsteuer von 3 600 €, unabhängig von den tatsächlichen Eingangsrechnungen.

Die Pauschalierung kann freiwillig gewählt werden, solange keine Pflicht zur Buchführung besteht. Sie ist allerdings bindend für fünf Jahre.

Ein Wechsel zur tatsächlichen Berechnung ist danach nur mit Zustimmung des Finanzamts möglich.

Hinweis:
Wer pauschaliert, darf keine zusätzlichen Vorsteuern (z. B. aus Großinvestitionen) geltend machen. Für investitionsintensive Branchen ist daher die tatsächliche Berechnung meist günstiger.

Vorsteuer bei Elektroautos & Fahrzeugen

Beim Thema Fahrzeuge gelten in Österreich besondere Regeln. Grundsätzlich sind Personenkraftwagen (PKW), Kombis und Motorräder vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 12 Abs. 2 Z 2 UStG).

Keine Vorsteuer für PKW und Kombi

Selbst wenn das Auto betrieblich genutzt wird, darfst du die Vorsteuer aus Anschaffung, Leasing, Treibstoff, Wartung oder Versicherung nicht abziehen.

Der Gesetzgeber behandelt diese Fahrzeuge als nicht zum Unternehmen gehörig – unabhängig vom Nutzungsanteil.

Ausnahmen vom Abzugsverbot:

• Fahrschulfahrzeuge (mind. 80 % Fahrschulbetrieb)
• Vorführfahrzeuge (z. B. Autohändler)
• Taxis und Mietwagen (mind. 80 % gewerbliche Personenbeförderung)
• Klein-LKW und Kleinbusse
• Fahrzeuge mit 0 g CO₂-Ausstoß (reine Elektrofahrzeuge)

Fiskal-LKW und Kleinbusse

Damit ein Fahrzeug als Klein-LKW gilt, muss es sich konstruktiv deutlich von einem PKW unterscheiden:

• nur eine Sitzreihe,
• feste Trennwand oder Gitter,
• keine hinteren Seitenfenster,
• Laderaumlänge mind. 1 500 mm.

Nur wenn diese Merkmale werkseitig vorliegen, ist der Vorsteuerabzug zulässig.

Umbauten im Nachhinein ändern die Einstufung nicht.

Elektrofahrzeuge

Für Elektro-PKW ist der Vorsteuerabzug möglich, wenn sie ausschließlich elektrisch betrieben werden (keine Hybride).

Dabei gelten Angemessenheitsgrenzen:

Beispiel:
Ein Elektroauto kostet 60 000 € brutto.
→ Vorsteuer 10 000 €.

Da der Preis 20 000 € über der Grenze liegt, ist eine Eigenverbrauchssteuer auf diesen Luxusteil fällig: 20 000 € × 16,67 % = 3 333 €.

Bei gebrauchten Fahrzeugen zählt der ursprüngliche Neupreis. Nach mehr als 60 Monaten darf jedoch der tatsächliche Kaufpreis herangezogen werden.

Betriebskosten

Für Strom, Service oder Reifen darf die Vorsteuer nach den allgemeinen Regeln abgezogen werden – auch bei älteren, bereits abgeschriebenen Fahrzeugen.

Hinweis:
Die Liste der vorsteuerabzugsberechtigten Fahrzeuge veröffentlicht das BMF laufend online. Dort kannst du prüfen, ob dein Modell anerkannt ist.

Vorsteuer bei Reisekosten & Nächtigungsgeldern

Auch Reise- und Nächtigungskosten können Vorsteuer enthalten.

Allerdings nur, wenn die Reise innerhalb Österreichs und ausschließlich betrieblich erfolgt.

Tagesgelder

Für Dienstreisen im Inland dürfen aus den pauschalen Tages- und Nächtigungsgeldern anteilige Vorsteuerbeträge herausgerechnet werden.

Die Pauschalen gelten als Bruttobeträge, die enthaltene Vorsteuer wird mit 10 % geschätzt.

Formel:
Vorsteueranteil = 9,09 % des Bruttobetrags

Beispiel:
Eine Unternehmerin reist von Wien nach Villach, bleibt dort über Nacht und kehrt am Folgetag zurück.
Sie erhält Tages- und Nächtigungsgelder von insgesamt 68,50 € (inkl. 10 % USt).
Davon kann sie 68,50 * 9,09 / 100 = 6,23 € Vorsteuer geltend machen.

Nächtigungen

Anstelle der Pauschale dürfen auch die tatsächlichen Hotelkosten verwendet werden – inklusive Frühstück.

Wichtig: Die Hotelrechnung muss den Anforderungen des § 11 UStG entsprechen.

Es spielt keine Rolle, ob die Rechnung auf den Betrieb oder auf den reisenden Mitarbeiter lautet; entscheidend ist die unternehmerische Veranlassung.

Ausländische Unternehmen

Die gleichen Regeln gelten auch für Unternehmen aus anderen EU-Staaten, wenn sie in Österreich betriebliche Reisen unternehmen.

Nachweis:
Für den Vorsteuerabzug ist ein Beleg nötig, der Zweck, Ziel, Zeitraum und Betrag der Reise dokumentiert.

Hinweis:
Auslandsreisen fallen nicht unter diese Pauschalregelung; dort gelten die jeweiligen nationalen Bestimmungen und ggf. das EU-Erstattungsverfahren.

Vorsteuer bei Auslandsgeschäften & Reverse Charge

Beziehst du Waren oder Leistungen aus dem Ausland, gelten besondere Regelungen.

Ziel ist, dass die Umsatzsteuer immer im Land des Verbrauchs anfällt.

Innergemeinschaftlicher Erwerb (EU)

Kaufst du als österreichisches Unternehmen Waren aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, wird keine Umsatzsteuer verrechnet, sofern beide Parteien eine gültige UID-Nummer besitzen.

Du musst die Umsatzsteuer selbst berechnen (Erwerbsteuer) und kannst sie gleichzeitig als Vorsteuer abziehen.

Beispiel:
Du kaufst Maschinen aus Deutschland um 10 000 € netto.
→ 20 % USt = 2 000 €.

In der UVA:

• Umsatzsteuer (Kennzahl 057) = 2 000 €,
• Vorsteuer (Kennzahl 066) = 2 000 €.
  Ergebnis: 0 €, da sich Beträge ausgleichen.

Einfuhr aus Drittstaaten

Bei Importen aus Nicht-EU-Ländern fällt Einfuhrumsatzsteuer an.

Diese wird von der Zollverwaltung eingehoben und kann als Vorsteuer in der UVA geltend gemacht werden, sobald die Zahlung erfolgt ist und ein Zollbescheid vorliegt.

Reverse-Charge-Verfahren

Bei bestimmten Dienstleistungen – etwa elektronischen Leistungen, Bau- oder Reinigungsarbeiten – geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über (§ 19 UStG).

Der ausländische Auftragnehmer stellt ohne Umsatzsteuer in Rechnung; du berechnest die Steuer selbst und ziehst sie als Vorsteuer wieder ab.

Praxisbeispiel:
Ein italienisches IT-Unternehmen erbringt eine Software-Dienstleistung für ein Wiener Büro.
Rechnungsbetrag: 5 000 €.
Das Wiener Unternehmen berechnet 20 % = 1 000 € Umsatzsteuer.
Diese 1 000 € sind gleichzeitig Vorsteuer, sodass kein Zahlungsfluss entsteht.

Erstattung ausländischer Vorsteuer

Hast du im EU-Ausland Vorsteuern bezahlt (z. B. Messekosten, Hotel), kannst du sie über FinanzOnline zurückfordern.

Frist: bis 30. September des Folgejahres.

Der Antrag wird elektronisch an das jeweilige EU-Land übermittelt.

Hinweis:
Unternehmen aus Drittländern (außerhalb der EU) müssen einen Erstattungsantrag über das Bundesministerium für Finanzen stellen.

Wann kein Vorsteuerabzug möglich ist

Nicht jede Ausgabe berechtigt zum Vorsteuerabzug.

Das Umsatzsteuergesetz (§ 12 Abs. 2 UStG) nennt ausdrücklich Fälle, in denen der Abzug ausgeschlossen ist.

Ziel ist, dass nur jene Aufwendungen entlastet werden, die unmittelbar betrieblich veranlasst sind.

Typische Ausschlüsse

• Repräsentationsaufwendungen
  Kosten für Bewirtung, Kundengeschenke oder PR-Events gelten als privat mitveranlasst.
  Selbst wenn Umsatzsteuer ausgewiesen ist, darf keine Vorsteuer geltend gemacht werden.
• Personenkraftwagen, Kombis, Motorräder
  Ausnahme: Fahrschulen, Taxis, Elektroautos, Klein-LKW (siehe vorheriges Kapitel).
• Reisevorleistungen (§ 23 UStG)
  Bei Pauschal- oder Vermittlungsleistungen (z. B. Reisebüros) wird die Steuer pauschal berechnet; der Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen.
• steuerbefreite Umsätze (unecht befreit)
  Wer etwa Versicherungs-, Arzt- oder Vermietungsleistungen ohne Umsatzsteuer erbringt, kann die Vorsteuer aus Eingangsleistungen nicht abziehen.
• Leistungen im Ausland, sofern sie nicht unmittelbar der inländischen unternehmerischen Tätigkeit dienen.

Beispiel:
Ein Immobilienmakler lädt Kund:innen zu einem exklusiven Abendessen ein.
Die Rechnung enthält 20 % USt, aber der Aufwand gilt als Repräsentation → kein Vorsteuerabzug.

Hinweis:
Bei gemischten Aufwendungen (z. B. Fortbildung + Freizeitanteil) muss der betriebliche Teil nachweisbar getrenntwerden.

Berichtigung & Rückforderung

Ändern sich nachträglich die Verhältnisse, muss der Vorsteuerabzug berichtigt werden (§ 12 Abs. 10–13 UStG).

Das betrifft vor allem Anlagevermögen wie Immobilien oder Fahrzeuge.

Beispiel Immobilie

Ein Unternehmen errichtet 2023 ein Betriebsgebäude und zieht die Vorsteuer aus den Baukosten ab.

Wird das Gebäude 2026 zu 50 % privat genutzt, ist der Vorsteuerabzug anteilig zu korrigieren.

Der Berichtigungszeitraum beträgt:

• 20 Jahre bei Grundstücken (einschließlich Großreparaturen)
• 10 Jahre bei Gebäuden mit nachträglicher Eigentumsübertragung (§ 15c WGG)
• 5 Jahre bei sonstigem Anlagevermögen

Pro Jahr wird 1/20 bzw. 1/10 des ursprünglich abgezogenen Betrags rückgerechnet.

Rückforderung aus EU-Staaten

Unternehmer:innen können sich im EU-Ausland gezahlte Vorsteuern (z. B. Hotel, Messe) bis 30. September des Folgejahres erstatten lassen.

Der Antrag erfolgt über FinanzOnline → „Vorsteuerrückerstattung EU“.

Wichtig:

• Rechnungen müssen auf das Unternehmen lauten.
• Mindesterstattungsbetrag: 400 € (Jahresantrag 50 €).
• Entscheidungen erfolgen elektronisch über die jeweilige Finanzverwaltung.

Praxis-Tipp:
Bewahre ausländische Belege digital auf (PDF + Scan) und vermerke, zu welchem Auftrag die Reise gehört.

Checkliste: Vorsteuer korrekt abziehen

Kurze Übersicht, damit keine Vorsteuer verloren geht:

✅ Du bist Unternehmer:in und führst steuerpflichtige Umsätze aus.

✅ Die Rechnung liegt vor und enthält alle Pflichtangaben (§ 11 UStG).

✅ Leistung wurde bereits erbracht (und bezahlt – bei Istbesteuerung).

✅ Die UID-Nummer des Lieferanten ist gültig (FinanzOnline-Prüfung Stufe 2).

✅ Die Ausgabe dient zu mindestens 10 % unternehmerischen Zwecken.

✅ Du nutzt den richtigen Steuersatz (10 / 13 / 20 %).

✅ Vorsteuerbeträge sind in der UVA korrekt erfasst.

✅ Fristen für UVA und Rückerstattung eingehalten.

Pro Tipp:
Erstelle monatlich eine Vorsteuer-Kontrolle: Prüfe alle neuen Eingangsrechnungen auf UID, Rechnungsnummer und Steuersatz, bevor du sie buchst.

Häufige Fehler beim Vorsteuerabzug

Fehlende oder fehlerhafte Rechnungsmerkmale

Ohne vollständige Angaben (UID, Leistungsbeschreibung, Steuersatz) kein Abzug.
→ Abhilfe: Rechnung vom Lieferanten korrigieren lassen.

Private oder gemischte Nutzung

Vorsteuer darf nur anteilig abgezogen werden; der Privatanteil ist steuerpflichtig.

Rechnung auf falschen Namen

Nur Rechnungen, die auf das Unternehmen ausgestellt sind, berechtigen zum Abzug.
→ Bei Mitarbeiterreisen immer den Firmennamen angeben.

Falscher Zeitraum

Vorsteuer darf nur in jenem Zeitraum geltend gemacht werden, in dem Leistung und Rechnung vorliegen (bzw. Zahlung bei Istbesteuerung).

Nicht überprüfte UID-Nummern

Fehlende Gültigkeit kann bei Betriebsprüfungen zum Verlust des Abzugs führen.

Verlust von Belegen

Elektronische Archivierung ist Pflicht. Scans oder PDF-Belege sind zulässig, wenn sie unveränderbar gespeichertwerden.

Hinweis:
Bei systematischen Fehlern (z. B. falscher Steuersatz in der Buchhaltungssoftware) können mehrere UVA-Zeiträume betroffen sein. Eine Selbstanzeige kann Nachzahlungen und Strafen vermeiden.

Häufige Fragen

Was ist die Vorsteuer einfach erklärt?

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlt. Sie kann gemäß § 12 UStG vom Finanzamt zurückgeholt werden, wenn die Leistung betrieblich genutzt wird.

Wie berechnet man die Vorsteuer?

Die Vorsteuer ergibt sich aus dem Nettobetrag × Steuersatz (10 %, 13 % oder 20 %). Beispiel: 1 000 € × 20 % = 200 € Vorsteuer. Sie wird in der Umsatzsteuervoranmeldung mit der eigenen Umsatzsteuer verrechnet.

Wer darf die Vorsteuer abziehen?

Nur Unternehmer:innen, die steuerpflichtige Umsätze erzielen. Kleinunternehmer:innen ohne Umsatzsteuerpflicht sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen, können aber zur Regelbesteuerung optieren.

Wann bekommt man Vorsteuer zurück?

Wenn die Vorsteuer höher ist als die eigene Umsatzsteuerzahllast, entsteht ein Vorsteuerüberhang. Dieser wird vom Finanzamt refundiert oder mit künftigen Zahlungen verrechnet.

Welche Ausgaben sind nicht vorsteuerabzugsfähig?

Kein Vorsteuerabzug ist erlaubt bei Repräsentationsaufwendungen, Pkw und Kombis (außer Elektroautos), Reisevorleistungen oder unecht steuerbefreiten Umsätzen.

Gibt es eine Pauschalregelung für Vorsteuer?

Ja. Für bestimmte Berufsgruppen erlaubt das Finanzamt eine Vorsteuer-Pauschalierung – meist 1,8 % bis 6 % des Umsatzes. Sie vereinfacht die Berechnung für kleine Betriebe.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug bei Auslandsgeschäften?

Bei innergemeinschaftlichen Einkäufen oder Reverse-Charge-Leistungen wird die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger selbst berechnet und gleichzeitig als Vorsteuer abgezogen. Dadurch entsteht keine Zahllast.