Kassenbericht

Was ist ein Kassenbericht?

Ein Kassenbericht dokumentiert sämtliche Bargeldbewegungen eines Geschäftstages. Er erfasst alle Bareinnahmen und Barausgaben und ermittelt daraus die sogenannte Tageslosung — also den tatsächlichen Barumsatz eines Tages.

Der Kassenbericht dient als Nachweis für eine ordnungsgemäße Kassenführung. Gerade bei einer offenen Ladenkasse ist er die einzige Möglichkeit, die täglichen Bargeldbewegungen lückenlos zu dokumentieren. Ohne Kassenbericht fehlt dem Finanzamt die Grundlage, um die Richtigkeit deiner Barumsätze nachzuvollziehen.

Konkret zeigt ein Kassenbericht:

• den Kassenbestand zu Beginn des Tages (Anfangsbestand)
• alle Bareinnahmen (z. B. Verkäufe, Trinkgeld)
• alle Barausgaben (z. B. Einkäufe, Bankeinzahlungen)
• den gezählten Kassenbestand am Ende des Tages (Endbestand)
• die daraus berechnete Tageslosung

Die Tageslosung ist nicht der Endbestand der Kasse, sondern der rechnerische Barumsatz des Tages. Die Formel dafür lautet:
👉 Tageslosung = Endbestand − Anfangsbestand + Ausgaben − Einlagen

Kassenbericht Beispiel: Tagesbericht eines Cafés

Dieses Beispiel zeigt, wie ein Kassenbericht in der Praxis aufgebaut ist. Der gezählte Endbestand dient als Grundlage für die Berechnung der Tageslosung.

Wer muss einen Kassenbericht führen?

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen in Österreich einen Kassenbericht führen, das Bargeschäfte tätigt und der Buchführungspflicht unterliegt. Die rechtliche Grundlage ergibt sich aus der Bundesabgabenordnung (BAO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG).

Zwei Paragrafen sind dabei zentral:

• § 18 Abs. 1 UStG: Der Unternehmer ist verpflichtet, Aufzeichnungen zur Feststellung der Steuer zu führen.‍
• § 131 Abs. 1 Z 2 lit. b BAO: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.

⚠️ Achtung: Sobald die Umsatzgrenzen des § 131b BAO überschritten werden, gilt die Registrierkassenpflicht — und damit in der Regel auch die Pflicht zur Führung eines Kassenberichts. Das betrifft auch Freiberufler.

Wenn du ausschließlich bargeldlose Zahlungen abwickelst, entfällt die Kassenberichtpflicht. In der Praxis werden Bargeldbewegungen meist über tägliche Kassenberichte dokumentiert.

Kassenbericht und Kassenbuch – der Unterschied

Der Kassenbericht und das Kassenbuch hängen zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Ein häufiger Fehler ist, beide Begriffe gleichzusetzen.

Kurz gesagt: Der Kassenbericht ist der tägliche Baustein, das Kassenbuch das Gesamtwerk. Ohne korrekte tägliche Kassenberichte kann auch das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt werden.

👉 Tipp: Alles Weitere zum Thema Kassenbuch — Aufbau, Pflichten, Praxistipps — findest du in unserem separaten Leitfaden zum Kassenbuch.

Aufbau eines Kassenberichts

Damit ein Kassenbericht vom Finanzamt als ordnungsgemäß anerkannt wird, muss er bestimmte Pflichtangaben enthalten. Fehlt eine dieser Angaben, kann der Bericht bei einer Betriebsprüfung beanstandet werden.

Pflichtfelder im Überblick:

• Datum des Geschäftstages
• Fortlaufende Nummer (lückenlose Nummerierung)
• Anfangsbestand (= Endbestand des Vortags)
• Bareinnahmen des Tages (einzeln oder als Summe)
• Barausgaben des Tages (einzeln oder als Summe)
• Endbestand (tatsächlich gezählter Kassenbestand)
• Tageslosung (berechneter Barumsatz)
• Unterschrift des Kassenverantwortlichen

⚠️ Achtung: Der Endbestand muss immer durch einen Kassensturz ermittelt werden — also durch tatsächliches Zählen des Bargelds. Ein rein rechnerischer Endbestand genügt nicht.

Kassenbericht richtig erstellen – Schritt für Schritt

Die Erstellung eines Kassenberichts folgt einer klaren Reihenfolge. Wenn du diesen Ablauf täglich einhältst, erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen und bist bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Schritt 1 – Anfangsbestand übernehmen Trage den Kassenbestand zu Beginn des Geschäftstages ein. Dieser entspricht dem Endbestand des Vortags. Am ersten Tag nach einer Neueröffnung ist der Anfangsbestand das eingelegte Wechselgeld.

Schritt 2 – Einnahmen erfassen Dokumentiere alle Bareinnahmen des Tages. Das können Verkäufe, Dienstleistungen oder sonstige Bareinzahlungen sein. Jede Einnahme wird mit Belegnummer und Betrag erfasst.

Schritt 3 – Ausgaben erfassen Halte alle Barausgaben fest — zum Beispiel den Einkauf von Verbrauchsmaterial, Bankeinzahlungen oder Privatentnahmen. Auch hier: Belegnummer und Betrag angeben.

Schritt 4 – Kassensturz durchführen Zähle das Bargeld in der Kasse am Ende des Tages. Dieser gezählte Betrag ist der Endbestand. Am besten verwendest du dafür ein Zählprotokoll, in dem jede Stückelung einzeln erfasst wird.

Schritt 5 – Tageslosung berechnen Berechne die Tageslosung nach der Formel:
Tageslosung = Endbestand − Anfangsbestand + Ausgaben − Einlagen

Schritt 6 – Unterschreiben und ablegen Der Kassenverantwortliche unterschreibt den Bericht. Anschließend wird der Kassenbericht chronologisch abgelegt — entweder in Papierform oder digital.

Retrograder Kassenbericht

Ein retrograder Kassenbericht berechnet die Tageslosung rückwärts — also vom gezählten Endbestand ausgehend. Diese Methode ist in der Praxis die gängigste, weil sie auf dem tatsächlichen Kassensturz basiert.

Die Berechnung folgt dieser Logik:

1. Endbestand zählen (Kassensturz)
2. Anfangsbestand abziehen
3. Ausgaben addieren (weil sie den Kassenbestand gesenkt haben)
4. Einlagen abziehen (weil sie den Kassenbestand erhöht haben, ohne Umsatz zu sein)

Formel:
👉 Tageslosung = Endbestand − Anfangsbestand + Ausgaben − Einlagen

Der Vorteil dieser Methode: Du gehst vom tatsächlich vorhandenen Bargeld aus — nicht von gebuchten Zahlen. So werden Zählfehler oder vergessene Buchungen schneller sichtbar.

💡 Merke: Der retrograde Kassenbericht gilt als die zuverlässigste Methode und wird vom Finanzamt bevorzugt, weil er auf dem realen Kassenbestand basiert.

Kassenbericht bei offener Ladenkasse

Wer eine offene Ladenkasse führt — also eine Bargeldkasse ohne elektronische Registrierkasse — hat besonders strenge Dokumentationspflichten. Der tägliche Kassenbericht ist hier unverzichtbar, weil keine automatische Aufzeichnung der Umsätze erfolgt.

Bei der offenen Ladenkasse gilt:

• Der Kassenbericht muss täglich erstellt werden — auch an umsatzschwachen Tagen.
• Jede Bargeldbewegung muss manuell dokumentiert werden.
• Ein Zählprotokoll ist dringend empfohlen, um den Endbestand nachweisbar zu belegen.
• Der Kassenbericht bildet die Grundlage für die laufende Kassenaufzeichnungen.

Typische Branchen mit offener Ladenkasse sind Gastronomiebetriebe, Friseursalons, Marktstände, kleine Einzelhändler und Beauty-Studios.

⚠️ Achtung: Bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt wird die offene Ladenkasse besonders genau geprüft. Fehlende oder lückenhafte Kassenberichte können zu Hinzuschätzungen führen — das Finanzamt schätzt dann die Umsätze höher ein, als sie tatsächlich waren.

Zählprotokoll im Kassenbericht

Das Zählprotokoll dokumentiert, wie sich der gezählte Kassenbestand zusammensetzt — aufgeschlüsselt nach Münzen und Scheinen. Es ist die Grundlage für einen nachvollziehbaren Kassensturz und stärkt die Beweiskraft des Kassenberichts.

Ein Zählprotokoll enthält jede Stückelung mit Anzahl und Teilsumme:

Auch wenn ein Zählprotokoll gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist, empfehlen Steuerberater es grundsätzlich — besonders bei offener Ladenkasse. Es dokumentiert, dass der Endbestand tatsächlich gezählt und nicht nur rechnerisch ermittelt wurde.

👉 Tipp: Verwende ein vorgedrucktes Zählprotokoll oder eine Excel-Vorlage, um den täglichen Kassensturz schnell und fehlerfrei zu erledigen.

Was tun bei Kassendifferenz im Kassenbericht?

Eine Kassendifferenz entsteht, wenn der gezählte Kassenbestand nicht mit dem rechnerischen Bestand übereinstimmt. Das kann in jedem Betrieb vorkommen — entscheidend ist, wie du damit umgehst.

Zwei Fälle werden unterschieden:

• Kassenminus: Weniger Geld in der Kasse als rechnerisch erwartet.
• Kassenplus: Mehr Geld in der Kasse als rechnerisch erwartet.

Typische Ursachen:

• Einnahme oder Ausgabe nicht sofort verbucht
• Wechselgeld falsch herausgegeben
• Zählfehler beim Kassensturz
• Beleg vergessen oder verloren

Eine Differenz darf nicht ignoriert oder stillschweigend korrigiert werden. Sie muss im Kassenbericht als eigene Position dokumentiert werden:

⚠️ Achtung: Folgende Punkte gelten bei einer Betriebsprüfung als Warnsignal:

• häufige Kassendifferenzen über einen längeren Zeitraum
• große Abweichungen ohne nachvollziehbare Ursache
• eine negative Kasse — also ein rechnerischer Kassenbestand unter null Euro
• fehlende Zählprotokolle, die den Endbestand belegen

Eine negative Kasse ist grundsätzlich unzulässig, weil physisches Bargeld nicht unter null fallen kann. Tritt sie rechnerisch auf, deutet das auf fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen hin.

Kassenbericht mit Excel oder Software erstellen

Du kannst deinen Kassenbericht manuell auf Papier, mit einer Excel-Vorlage oder mit einer Kassensoftware erstellen. Jede Methode hat Vor- und Nachteile.

Eine Excel-Vorlage eignet sich gut für Betriebe mit wenigen täglichen Bargeschäften — etwa ein kleiner Friseursalon oder ein Marktstand. Die Vorlage sollte alle Pflichtangaben enthalten und die Tageslosung automatisch berechnen.

Für Betriebe mit hohem Bargeldumsatz — etwa in der Gastronomie oder im Einzelhandel — ist eine digitale Kassenlösung in der Regel die bessere Wahl. Ein elektronischer Kassenbericht wird automatisch erstellt, ist manipulationssicher und lässt sich direkt in die Buchhaltung übernehmen.

💡 Merke: Egal welche Methode du wählst — die gesetzlichen Pflichtangaben bleiben dieselben. Eine Excel-Vorlage muss genauso vollständig sein wie ein handschriftlicher Bericht.

Häufige Fehler beim Kassenbericht

Fehler im Kassenbericht können bei einer Betriebsprüfung schwerwiegende Folgen haben — von Hinzuschätzungen bis hin zu Bußgeldern. Diese Fehler kommen in der Praxis besonders häufig vor:

• Kein täglicher Kassensturz: Der Endbestand wird rechnerisch statt durch Zählen ermittelt. Das reicht dem Finanzamt nicht.
• Lücken in der Nummerierung: Kassenberichte müssen fortlaufend nummeriert sein — ohne Lücken.
• Anfangsbestand stimmt nicht mit Vortag überein: Der Anfangsbestand muss exakt dem Endbestand des Vortages entsprechen.
• Negative Kasse: Ein rechnerischer Minusbestand ist ein klares Warnsignal.
• Fehlende Belege: Jede Barausgabe sollte durch einen Beleg nachgewiesen werden.
• Nachträgliche Änderungen: Korrekturen müssen nachvollziehbar sein — Durchstreichen und neu eintragen, nicht überschreiben.
• Kassenbericht wird nicht täglich erstellt: Auch an Tagen mit wenig Umsatz muss ein Bericht vorliegen.

👉 Tipp: Erstelle den Kassenbericht immer direkt am Ende des Geschäftstages — nicht erst am nächsten Morgen oder gar rückwirkend für die ganze Woche.

FAQ

Ist der Kassenbericht Pflicht in Österreich?

Ja, grundsätzlich schon — sofern du Bargeschäfte tätigst und der Buchführungspflicht unterliegst. Die BAO verlangt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Gewerbetreibende, Gesellschaften und Land- und Forstwirte mit Bargeschäften sind in der Regel verpflichtet, tägliche Kassenberichte zu erstellen. Freiberufler ohne Bilanzierungspflicht sind davon ausgenommen, können aber freiwillig einen Kassenbericht führen.

Wie oft muss ein Kassenbericht erstellt werden?

Der Kassenbericht sollte täglich erstellt werden — an jedem Geschäftstag, an dem Bargeldbewegungen stattfinden. Das ergibt sich aus § 131 BAO. Auch an umsatzschwachen Tagen ist ein Kassenbericht erforderlich, wenn die Kasse geöffnet war. Eine wöchentliche oder monatliche Erstellung genügt in der Regel nicht den gesetzlichen Anforderungen.

Was bedeutet retrograder Kassenbericht?

Beim retrograden Kassenbericht wird die Tageslosung rückwärts berechnet — vom gezählten Endbestand ausgehend. Die Formel lautet: Tageslosung = Endbestand − Anfangsbestand + Ausgaben − Einlagen. Diese Methode ist in der Praxis am weitesten verbreitet, weil sie auf dem tatsächlichen Kassensturz basiert und Fehler schneller sichtbar macht.

Brauche ich bei einer Registrierkasse trotzdem einen Kassenbericht?

In vielen Fällen ja. Die Registrierkasse zeichnet zwar automatisch alle Einzelumsätze auf, aber der Kassenbericht fasst die Bargeldbewegungen eines Tages zusammen und dokumentiert den gezählten Endbestand. Besonders wenn du neben der Registrierkasse auch eine Handkasse führst, brauchst du einen separaten Kassenbericht für die Handkasse.

Kann ich den Kassenbericht auch monatlich erstellen?

Das ist grundsätzlich nicht empfehlenswert. Laut § 131 BAO sollen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden. Eine rein monatliche Erstellung birgt das Risiko, dass das Finanzamt die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß einstuft. In Ausnahmefällen — etwa bei sehr geringem Bargeldverkehr — kann ein weniger häufiger Rhythmus akzeptabel sein. Sprich das im Zweifel mit deinem Steuerberater ab.