GmbH gründen

Was ist eine GmbH?

Eine GmbH ist eine Kapitalgesellschaft, die rechtlich als eigene Person gilt. Sie kann Verträge abschließen, Mitarbeiter einstellen oder ein Geschäftslokal mieten – unabhängig davon, wer sie gegründet hat. Für dich ist entscheidend: Du haftest nicht mit deinem Privatvermögen, sondern nur mit dem Vermögen der GmbH. Damit schützt du dich vor persönlichen Risiken, die im Geschäftsalltag auftreten können.

Die GmbH eignet sich für viele Betriebe – etwa wenn du einen Friseursalon, ein Café, ein Lokal, ein Studio, einen Handwerksbetrieb oder ein E-Commerce-Projekt aufbauen willst und dabei Risiken begrenzen möchtest. Auch wenn mehrere Personen gemeinsam gründen, schafft die GmbH klare Strukturen: Jeder bringt eine Einlage ein und erhält einen Geschäftsanteil.

Die Firma (also der Name) muss eindeutig sein, darf nicht täuschen und muss immer den Zusatz „GmbH“ tragen. Erst wenn die Eintragung im Firmenbuch erfolgt ist, entsteht die GmbH wirklich. Davor handelt es sich nur um eine „GmbH in Gründung“, und hier würdest du noch persönlich haften.

Die GmbH bietet dir:

• klare Trennung zwischen dir und deinem Betrieb
• Schutz vor privater Haftung
• einfache Beteiligung von Partnern
• professionelle Außenwirkung

💡 Merke: Die GmbH ist erst mit der Eintragung im Firmenbuch rechtsgültig. Vorher haftest du persönlich.

GmbH oder Einzelunternehmen?

Viele Gründer fragen sich, ob sie besser als Einzelunternehmen starten oder gleich eine GmbH wählen. Das Einzelunternehmen ist einfacher und günstiger – du kannst sofort starten, brauchst kein Stammkapital und keine Notarkosten. Dafür haftest du mit deinem gesamten Privatvermögen, was in Betrieben mit Kundenverkehr oder laufenden Verpflichtungen schnell riskant wird.

Die GmbH schützt dich vor dieser privaten Haftung und wirkt professioneller, verursacht aber höhere laufende Kosten.

Die GmbH lohnt sich, wenn du:

• Risiken reduzieren willst
• Partner aufnehmen möchtest
• größere Umsätze erwartest
• professionell auftreten musst (z. B. bei Banken oder Vermietern)

Einzelunternehmen passt für sehr kleine Starts, Tests oder risikolose Tätigkeiten.

💡 Merke: Du kannst jederzeit später in eine GmbH umgründen, wenn dein Betrieb wächst.

Voraussetzungen für die Gründung

Um eine GmbH zu gründen, brauchst du einige Grundlagen – rechtlich, organisatorisch und persönlich. Du kannst allein gründen oder gemeinsam mit Partnern. Wichtig ist, dass du einen klaren Unternehmenszweck definierst: also was dein Betrieb macht, z. B. Dienstleistungen, Handel oder Gastronomie. Dieser Zweck wird in den Gesellschaftsvertraggeschrieben und später beim Firmenbuch eingetragen.

Du brauchst außerdem einen passenden Standort. Reine Bürotätigkeiten sind unkompliziert. Betreibst du aber ein Lokal, Studio, Werkstatt oder eine körpernahe Dienstleistung, können je nach Art der Tätigkeit Gewerberecht, Betriebsanlagengenehmigung oder baurechtliche Anforderungen relevant werden. Die GmbH selbst benötigt – wenn deine Tätigkeit unter die Gewerbeordnung fällt – immer eine Gewerbeberechtigung.

Personenbezogene Voraussetzungen betreffen vor allem die künftigen Geschäftsführer. Sie müssen handlungsfähig sein und dürfen keine Ausschlussgründe (z. B. bestimmte Vorstrafen) aufweisen. Gesellschafter dagegen können auch juristische Personen sein, etwa eine andere Firma.

Diese Grundlagen brauchst du jedenfalls:

• Stammkapital (mind. 10.000 €)
• Gesellschaftsvertrag
• Geschäftsführer
• Firmenname, der den gesetzlichen Vorgaben entspricht
• Eintragung ins Firmenbuch

👉 Tipp: Kläre früh mit der Wirtschaftskammer oder dem Firmenbuch, ob dein geplanter Firmenname zulässig ist. Das erspart Verzögerungen.

Stammkapital und Einlagen

Für die Gründung brauchst du ein Stammkapital von mindestens 10.000 €. Die Hälfte – also 5.000 € – musst du sofort auf das Geschäftskonto der GmbH einzahlen. Das Geld bleibt nicht blockiert: Du darfst es später ganz normal für betriebliche Ausgaben verwenden, etwa Miete, Wareneinkauf oder Ausstattung.

Das Stammkapital zeigt, dass dein Unternehmen finanziell solide startet. Es dient als Sicherheit für Gläubiger und bildet die Basis der Geschäftsanteile. Jede Person bringt eine Stammeinlage ein, und daraus ergeben sich die Beteiligungsquoten.

Du kannst die Einlage als:

• Bareinlage (Standardfall)
• Sacheinlage (z. B. Maschinen, Geräte, Fahrzeuge)

leisten. Sacheinlagen müssen bewertet und im Vertrag genau beschrieben werden, sonst werden sie vom Firmenbuch nicht akzeptiert.

⚠️ Achtung: Die Einlage musst du wirklich leisten. „Luftkapital“ oder private Rückzahlungen an Gesellschafter sind verboten und führen zu Haftungsproblemen.

💡 Merke: Das eingezahlte Stammkapital gehört der GmbH – nicht dir persönlich. Du kannst aber jederzeit betriebliche Ausgaben damit bezahlen.

Gesellschaftsvertrag

Der Gesellschaftsvertrag ist das Grundgerüst deiner GmbH. Auch wenn du allein gründest, brauchst du ein schriftliches Dokument (dann heißt es „Errichtungserklärung“). Darin legst du fest, wie deine GmbH organisiert ist und welche Rechte und Pflichten die Gesellschafter haben.

Pflichtinhalte sind:

• Firma (Name)
• Sitz (politische Gemeinde)
• Unternehmensgegenstand
• Stammkapital und Stammeinlagen

Du kannst aber noch viele freiwillige Regelungen einbauen, z. B. wie Beschlüsse gefasst werden oder welche Geschäfte die Zustimmung der Gesellschafter brauchen.

Wichtige Fragen, die du klären solltest:

• Wie werden Gewinne verteilt?
• Wie wird ein Geschäftsführer bestellt oder abberufen?
• Dürfen Geschäftsanteile verkauft oder vererbt werden?
• Welche Mehrheiten müssen für wichtige Entscheidungen erreicht werden?

👉 Tipp: Auch als Ein-Personen-GmbH lohnt es sich, ein paar klare Regeln für spätere Entwicklungen vorzusehen – etwa Beteiligungen oder Übergaben.

Die Rolle der Geschäftsführer

Die Geschäftsführer führen die GmbH, treffen operative Entscheidungen und vertreten sie nach außen. Du kannst selbst Geschäftsführer sein oder eine andere geeignete Person bestellen. Geschäftsführer müssen voll handlungsfähig sein und dürfen keine gesetzlichen Ausschlussgründe haben.

Ihre Aufgaben reichen von der laufenden Geschäftsführung bis hin zu gesetzlichen Pflichten wie:

• Jahresabschluss erstellen
• Firmenbuchmeldungen durchführen
• steuerliche Verpflichtungen erfüllen
• Auskünfte an Gesellschafter geben
• rechtzeitig Insolvenz anmelden, falls nötig

Bei gewerbepflichtigen Tätigkeiten brauchst du zusätzlich einen gewerberechtlichen Geschäftsführer. Dieser kann die gleiche Person sein – muss aber alle Befähigungsnachweise erfüllen.

⚠️ Achtung: Geschäftsführer haften persönlich, wenn sie ihre gesetzlichen Pflichten verletzen – auch in der GmbH.

💡 Merke: Gesellschafter haften nicht für Schulden der GmbH, Geschäftsführer schon, wenn sie grob fahrlässig oder pflichtwidrig handeln.

Schritt für Schritt zur GmbH

Firmenname und Firmenbuchabfrage

Bevor du den eigentlichen Gründungsprozess startest, brauchst du einen zulässigen Firmenwortlaut. Der Name muss eindeutig sein, darf nicht irreführen und muss den Zusatz „GmbH“ tragen. Damit du später keine Verzögerungen hast, solltest du den Namen vorab beim Firmenbuch prüfen lassen. So stellst du sicher, dass keine ältere, ähnliche Firma existiert und dein Wunschname akzeptiert wird.

Neben dem Namen musst du auch den Unternehmensgegenstand definieren: also, was deine GmbH macht – zum Beispiel Dienstleistungen, Handel, Gastronomie oder Produktion.

Kontoeröffnung und Stammkapital

Im nächsten Schritt eröffnest du ein Geschäftskonto für deine zukünftige GmbH. Darauf zahlst du das notwendige Stammkapital von mindestens 10.000 € ein – zumindest die Hälfte davon (5.000 €) sofort. Die Bank bestätigt die Einzahlung schriftlich. Diese Bestätigung brauchst du später für den Notar und das Firmenbuch.

Das Konto legst du meist als „GmbH in Gründung“ an. Erst nach der Firmenbucheintragung wird es in ein reguläres Firmenkonto umgestellt. Das eingezahlte Geld steht dir nach der Gründung sofort für alle betrieblichen Ausgaben zur Verfügung.

Notariatsakt oder vereinfachte Gründung

Der zentrale Schritt ist der Notariatsakt. Der Notar erstellt den Gesellschaftsvertrag (oder die Errichtungserklärung bei Ein-Personen-GmbHs) und beurkundet die Gründung. Er prüft Identität, Inhalte und Unterlagen und reicht anschließend die Anmeldung zur Firmenbucheintragung ein.

💡 Eine Ausnahme gibt es: Wenn du eine Ein-Personen-GmbH gründest, kannst du – unter bestimmten Voraussetzungen – die Gründung elektronisch über das USP durchführen. Dafür brauchst du eine ID Austria, eine Bank, die diesen Prozess unterstützt, und standardisierte Vertragsinhalte. Diese Variante ist schneller, aber weniger flexibel.

Für alle anderen Fälle bleibt der Notariatsakt Pflicht.

Firmenbuchanmeldung und Entstehung der GmbH

Nachdem alle Unterlagen vollständig sind, meldet der Notar die GmbH beim Firmenbuchgericht an. Das Gericht prüft die Angaben und trägt deine GmbH ein.

Erst mit dieser Eintragung entsteht deine GmbH rechtlich. Vorher bist du eine „GmbH in Gründung“, und hier haftest du noch persönlich.

Nach dem Eintrag bekommst du eine Firmenbuchnummer, dein Firmenwortlaut wird öffentlich sichtbar, und du kannst offiziell im Namen der GmbH handeln – einschließlich Verträgen, Rechnungen und Mitarbeiteranmeldungen.

👉 Tipp: Bewahre alle Unterlagen aus diesem Schritt gut auf. Du brauchst sie regelmäßig für Banken, Behörden und Geschäftspartner.

GmbH in Gründung – was darfst du tun?

Zwischen dem Notartermin und der Eintragung im Firmenbuch bist du eine „GmbH in Gründung“. In dieser Phase darfst du ganz normal starten: Verträge abschließen, Waren kaufen, Lieferanten anmelden, Rechnungen ausstellen oder ein Lokal anmieten. Nach außen trittst du dabei mit dem Zusatz „GmbH i.G.“ auf.

Wichtig ist: Für alle Verträge und Schulden haftest du persönlich, solange die Eintragung noch nicht erfolgt ist. Sobald das Firmenbuch die GmbH einträgt, gehen die Rechte und Pflichten automatisch auf die GmbH über.

⚠️ Achtung: Handlungen, die bewusst riskant oder ungewöhnlich sind (z. B. hohe Kredite), können später zu persönlicher Haftung führen.

👉 Tipp: Plane alle Schritte so, als wäre die GmbH bereits eingetragen – aber vermeide unnötige Risiken in der Übergangszeit.

Vereinfachte elektronische Gründung

Voraussetzungen (Ein-Personen-GmbH)

Die vereinfachte elektronische Gründung ist nur möglich, wenn du allein gründest und gleichzeitig einziger Gesellschafter und Geschäftsführer bist. Diese Variante richtet sich an einfache Gründungen ohne komplexe Vertragsregelungen. Du brauchst dafür eine ID Austria, ein unterstützendes Kreditinstitut und musst die standardisierten Inhalte der Errichtungserklärung akzeptieren. Sobald zusätzliche Gesellschafter, Sonderrechte oder abweichende Regelungen geplant sind, musst du auf den klassischen Notariatsakt ausweichen.

ID Austria und Bankintegration

Für die elektronische Gründung meldest du dich im Unternehmensserviceportal (USP) mit deiner ID Austria an. Deine Bank spielt dabei eine wichtige Rolle: Sie bestätigt die Einzahlung des Stammkapitals, übermittelt deine Musterzeichnung und stellt die Identitätsdaten zur Verfügung. Nicht jede Bank unterstützt diesen Prozess – du solltest daher vorab klären, ob deine Hausbank die vereinfachte GmbH-Gründung anbietet.

USP-Ablauf

Im USP führst du Schritt für Schritt alle notwendigen Eingaben durch:

• persönliche Daten
• Firmenwortlaut
• Sitz der GmbH
• Unternehmensgegenstand
• Höhe des Stammkapitals
• Daten des Geschäftsführers

Das System erstellt automatisch die Errichtungserklärung und die Firmenbuchanmeldung. Beide Dokumente werden elektronisch signiert und an das Firmenbuch übermittelt. Sobald das Gericht die Unterlagen geprüft und die GmbH eingetragen hat, ist deine GmbH rechtsgültig entstanden. Der gesamte Vorgang ist in vielen Fällen innerhalb weniger Tage abgeschlossen.

Grenzen und Fallstricke

Die elektronische Gründung ist unkompliziert, hat aber klare Grenzen. Du kannst keine individuellen Vertragsbestimmungen vereinbaren, keine zusätzlichen Gesellschafter aufnehmen und keine besonderen Regelungen zu Stimmrechten oder Gewinnverteilung treffen.

Wenn später Änderungen nötig sind – etwa weil ein weiterer Gesellschafter einsteigt – brauchst du wieder einen Notariatsakt. Auch darfst du diese Variante nur wählen, wenn deine Tätigkeit keine aufwendigen Regelungen erfordert. Für viele Gründer ist die Flexibilität des klassischen Notariatsakts daher die bessere Wahl.

👉 Tipp: Wenn du längerfristig Partner aufnehmen oder die GmbH flexibel gestalten willst, wähle von Anfang an die klassische Gründung mit Notar.

Unterschiede zur FlexCo (Flexible Kapitalgesellschaft)

Die FlexCo (Flexible Kapitalgesellschaft) ist eine neuere Rechtsform und wurde geschaffen, um Gründungen in Österreich einfacher und moderner zu machen. Viele Regeln ähneln der GmbH, aber einige Punkte machen die FlexCo besonders attraktiv für junge Unternehmen und Start-ups.

Der wichtigste Unterschied betrifft das Stammkapital. Eine FlexCo kann bereits mit 1 € Mindestkapital gegründet werden. Das macht den Einstieg deutlich günstiger. Gleichzeitig müssen aber später Kapitalpuffer aufgebaut werden. Wenn du langfristig wachsen willst, kann diese Flexibilität ein Vorteil sein. Die GmbH verlangt dagegen sofort 10.000 € Stammkapital, wovon 5.000 € einzuzahlen sind.

Auch die Struktur der Geschäftsanteile ist bei der FlexCo moderner. Es gibt sogenannte Unternehmenswert-Anteile, die für Mitarbeiterbeteiligungen oder Investoren besonders interessant sind. Damit kannst du Beteiligungen flexibler gestalten, ohne gleich komplizierte Verträge zu schreiben.

Die Gesellschafterrechte sind bei der FlexCo etwas dynamischer ausgelegt. Beschlussfassungen können leichter angepasst oder digital abgewickelt werden. Gleichzeitig gelten jedoch strengere Transparenzregeln, wenn Investoren beteiligt sind. Für klassische Betriebe wie Friseure, Gastronomiebetriebe oder kleine Handelsunternehmen bleibt die GmbH oft die übersichtlichere und vertrautere Form.

Bei der Haftung unterscheiden sich GmbH und FlexCo nicht: Es gilt in beiden Fällen die beschränkte Haftung. Die Pflichten der Geschäftsführer ähneln sich ebenfalls – Jahresabschluss, Steuern, Sozialversicherung und Firmenbuchmeldungen gelten gleichermaßen.

💡 Merke: Die FlexCo eignet sich vor allem, wenn du wenig Startkapital hast, Mitarbeiter beteiligen willst oder schnell Investoren aufnehmen möchtest. Für traditionelle Betriebe ist die GmbH meist die bessere Wahl.

Gewerbeanmeldung

Welche Tätigkeiten ein Gewerbe brauchen

Ob deine GmbH ein Gewerbe anmelden muss, hängt vom Unternehmensgegenstand ab. Tätigkeiten wie Friseur, Kosmetik, Gastronomie, Handwerk, Handel, Transport, IT-Dienstleistungen oder Reparaturarbeiten fallen unter die Gewerbeordnung. Auch viele einfache Dienstleistungen gelten als Gewerbe.

Nur wenige Tätigkeiten kommen ohne Gewerbeberechtigung aus – etwa reine Vermögensverwaltung oder bestimmte freie Berufe. Sobald deine Tätigkeit gewerbepflichtig ist, musst du die Gewerbeanmeldung auf die GmbH durchführen, nicht auf dich als Person.

Gewerberechtlicher Geschäftsführer

Für gewerbliche Tätigkeiten braucht die GmbH einen gewerberechtlichen Geschäftsführer. Das kann dieselbe Person sein wie der handelsrechtliche Geschäftsführer – aber nur, wenn sie alle fachlichen Voraussetzungen erfüllt.

Der gewerberechtliche Geschäftsführer muss:

• fachlich befähigt sein (Befähigungsnachweis)
• voll sozialversicherungspflichtig im Betrieb tätig sein
• die tatsächliche Geschäftsführung im Gewerbe ausüben

Wenn du selbst diese Voraussetzungen nicht erfüllst, kannst du eine geeignete Person bestellen – etwa einen Mitarbeiter, der die Befähigung hat.

⚠️ Achtung: Der gewerberechtliche Geschäftsführer haftet verwaltungsrechtlich für die Einhaltung aller gewerberechtlichen Vorschriften.

Betriebsanlagen und Genehmigungspflicht

Je nach Tätigkeit kann zusätzlich eine Betriebsanlagengenehmigung nötig sein. Das betrifft vor allem Tätigkeiten, die Lärm, Gerüche, Maschinen, Chemikalien oder Kundenfrequenz erzeugen – zum Beispiel Gastronomie, Handwerk, Werkstätten, Fitnessstudios oder Produktionsbetriebe.

Ob du eine Genehmigung brauchst, hängt vom Standort und der Art der Tätigkeit ab.

Wichtige Kriterien sind:

• Lärm- und Geruchsentwicklung
• Maschinen und technische Anlagen
• Kunden- und Lieferverkehr
• Betriebszeiten
• Nachbarsituation
• Brandschutz

Bei Bürobetrieben ist oft keine Genehmigung notwendig. Bei Gastronomie oder Handwerk fast immer.

👉 Tipp: Kläre die Genehmigungspflicht früh mit der Behörde oder der WKO. Eine zu spät erkannte Genehmigungspflicht kann dein Projekt verzögern und zusätzliche Kosten verursachen.

Finanzamt und Sozialversicherung

Betriebseröffnung (Verf 15)

Nach der Eintragung im Firmenbuch musst du deine GmbH innerhalb eines Monats beim Finanzamt melden. Dafür verwendest du das Formular Verf 15. Du gibst an, welche Tätigkeit du ausübst, welche Umsätze du erwartest und ab wann dein Betrieb aktiv ist.

Diese Meldung ist verpflichtend. Sie dient dem Finanzamt als Grundlage, um deine Steuern richtig zuzuordnen – also Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer und gegebenenfalls Lohnabgaben, wenn du Mitarbeiter beschäftigst.

Steuerliche Registrierung

Die GmbH ist ein eigenes Steuersubjekt. Sie zahlt auf ihren Gewinn Körperschaftsteuer und muss regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Außerdem ist sie verpflichtet, jährlich einen Jahresabschluss einzureichen.

Bei der steuerlichen Registrierung gibst du an:

• ob du die Regelbesteuerung nutzt
• ob du innergemeinschaftliche Leistungen erbringst
• ob du Mitarbeiter anmeldest
• welche Geschäftstätigkeit du konkret ausübst

Das Finanzamt legt daraufhin fest, welche Meldungen du wann abgeben musst. Bei neuen GmbHs werden oft engere Kontrollen und kürzere Abstände bei Prüfungen angesetzt.

Pflichtversicherung nach GSVG

Als Geschäftsführer bist du meist pflichtversichert nach dem GSVG. Das gilt jedenfalls dann, wenn du die GmbH führst und maßgeblichen Einfluss hast – zum Beispiel als Alleingesellschafter oder mit einer Beteiligung über 25 %. Auch wenn du weniger hältst, aber weisungsfrei tätig bist, wirst du in der Regel der Selbstständigenversicherung zugeordnet.

Die Beiträge richten sich nach deinem Einkommen und werden quartalsweise vorgeschrieben. Wenn du zusätzlich als Angestellter der GmbH tätig bist, können parallel ASVG-Beiträge anfallen.

💡 Merke: Die GmbH selbst ist nicht sozialversicherungspflichtig – aber jene Personen, die sie führen oder darin arbeiten, sehr wohl. Eine korrekte Anmeldung verhindert spätere Nachzahlungen und Strafen.

Steuerliche Grundlagen der GmbH

Die GmbH ist ein eigenes Steuersubjekt. Das bedeutet, dass nicht du als Privatperson den Gewinn versteuerst, sondern die Gesellschaft selbst. Der wichtigste Punkt ist die Körperschaftsteuer. Sie fällt auf den Gewinn der GmbH an und beträgt festgelegte Prozentsätze, die je nach aktueller Gesetzeslage gelten. Auch wenn du keinen Gewinn machst, musst du die Mindest-Körperschaftsteuer zahlen. Sie beträgt derzeit 500 € pro Jahr und wird quartalsweise vorgeschrieben.

Die GmbH ist außerdem immer umsatzsteuerpflichtig. Wenn du Waren oder Dienstleistungen verkaufst, musst du Umsatzsteuer verrechnen, abführen und Vorsteuern geltend machen. Die Umsatzsteuer ist ein Durchlaufposten: Du hebst sie ein und leitest sie weiter. Die Vorsteuer ziehst du von deinen betriebsbezogenen Rechnungen ab. Dadurch ergibt sich deine Zahllast oder ein Guthaben.

Beschäftigst du Mitarbeiter, musst du zusätzlich Lohnabgaben abführen. Dazu zählen Lohnsteuer, Sozialversicherung und weitere Abgaben wie Dienstgeberbeitrag oder Kommunalsteuer. Diese Zahlungen erfolgen monatlich und müssen pünktlich gemeldet werden.

Ein Vorteil der GmbH ist der Verlustvortrag. Wenn du in den ersten Jahren Verluste machst, kannst du diese in zukünftige profitable Jahre übertragen. Dadurch sinkt später deine Körperschaftsteuer. Kleinere Betriebe nutzen diesen Effekt oft, um Investitionen in der Startphase zu erleichtern.

Bei Ausschüttungen an die Gesellschafter fällt Kapitalertragsteuer (KESt) an. Erst der Gewinn nach Körperschaftsteuer kann ausgeschüttet werden. Eine Ausschüttung ohne ausreichenden Bilanzgewinn ist verboten und führt zu Haftungsproblemen.

⚠️ Achtung: Eine GmbH muss jedes Jahr einen vollständigen Jahresabschluss erstellen. Bei Fehlern kann das Finanzamt Nachzahlungen, Strafen oder Außenprüfungen anordnen.

👉 Tipp: Eine sorgfältige steuerliche Planung hilft dir, Liquidität zu sichern und unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Laufende Pflichten einer GmbH

Rechnungslegung

Als GmbH musst du eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen. Das bedeutet: doppelte Buchführung, Jahresabschluss und laufende Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Der Jahresabschluss besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und – je nach Größe – einem Anhang und einem Lagebericht.

Der Abschluss zeigt, wie dein Betrieb wirtschaftlich dasteht und bildet die Grundlage für die Berechnung der Körperschaftsteuer.

Offenlegung im Firmenbuch

Jede GmbH muss ihren Jahresabschluss jährlich im Firmenbuch offenlegen. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob du Gewinn machst oder nicht. Die Frist beträgt grundsätzlich 9 Monate nach dem Bilanzstichtag.

Wenn du nicht rechtzeitig offenlegst, drohen Zwangsstrafen – für die GmbH und die Geschäftsführer persönlich.

⚠️ Achtung: Wiederholte Verspätungen können zu empfindlichen Strafen führen. Die Offenlegung ist kein „Kann“, sondern ein Muss.

Körperschaftsteuer und Mindest-KöSt

Die GmbH zahlt auf ihren Gewinn Körperschaftsteuer (KöSt). Zusätzlich fällt eine Mindest-Körperschaftsteuer an – auch wenn du keinen Gewinn machst. Sie beträgt derzeit 500 € pro Jahr.

Erzielst du Gewinne, zahlst du darauf die reguläre KöSt. Der genaue Steuersatz und mögliche Entlastungen hängen vom jeweils aktuellen Steuerrecht ab.

Ausschüttungen (KESt)

Wenn du Gewinne an die Gesellschafter ausschüttest, fällt Kapitalertragsteuer (KESt) an. Die GmbH führt diese Steuer direkt an das Finanzamt ab. Eine Ausschüttung ohne ausreichenden Bilanzgewinn ist nicht erlaubt – das würde gegen das Verbot der Einlagenrückgewähr verstoßen.

💡 Merke: Du kannst erst Gewinne ausschütten, wenn der Jahresabschluss erstellt und ein Bilanzgewinn vorhanden ist.

Sozialversicherung der Geschäftsführer

Geschäftsführer deiner GmbH sind meist GSVG-pflichtig, manchmal auch ASVG-pflichtig – je nachdem, wie sie im Unternehmen tätig sind.

Eine grobe Orientierung:

• Als Alleingesellschafter-Geschäftsführer: fast immer GSVG
• Als Geschäftsführer ohne wesentliche Beteiligung: meist ASVG
• Bei Mischformen: Einzelfallprüfung durch die ÖGK bzw. SVS

Eine falsche Einstufung führt später zu Nachzahlungen und Beitragszuschlägen.

👉 Tipp: Kläre die Einstufung deiner Geschäftsführer frühzeitig mit einem Steuerberater oder der SVS.

Kosten einer GmbH

Gründungskosten

Bei der Gründung entstehen mehrere einmalige Kosten. Dazu gehören der Notar, die Firmenbucheintragung, die Bankbestätigung und – falls notwendig – erste Beratungsleistungen.

Die Höhe hängt vom Umfang des Gesellschaftsvertrags und der Anzahl der Gesellschafter ab. Bei einer klassischen Gründung solltest du mit 1.000 bis 2.000 € rechnen.

Wenn du die vereinfachte elektronische Ein-Personen-Gründung nutzt, sinken die Kosten deutlich, weil einige Schritte automatisiert ablaufen und kein klassischer Notariatsakt notwendig ist.

Laufende Kosten

Nach der Gründung entstehen jährlich fixe Kosten, die du einplanen musst. Dazu zählen:

• Wirtschaftskammerumlage (Grundumlage je nach Branche)
• Kosten für den Steuerberater (Jahresabschluss, Buchhaltung)
• Mindest-Körperschaftsteuer
• Gebühren für Änderungen im Firmenbuch, falls notwendig
• Kosten für Versicherungen, Software oder branchenspezifische Auflagen

Diese laufenden Kosten fallen auch dann an, wenn du noch keine großen Umsätze machst. Sie gehören zum „Grundbetrieb“ jeder GmbH.

Kosten für Änderungen

Sobald du Änderungen vornimmst – etwa den Geschäftsführer wechselst, den Firmenwortlaut änderst oder den Sitz verlagerst –, entstehen zusätzliche Kosten.

Viele Änderungen erfordern wieder einen Notariatsakt. Dazu kommen Gebühren des Firmenbuchs und die laufenden Kosten deines Beraters.

Eine Kapitalerhöhung oder Herabsetzung verursacht ebenfalls zusätzliche Kosten, weil sie rechtlich komplex sind und mehrere Prüfschritte durchlaufen müssen.

💡 Merke: Eine GmbH ist stabil und bietet Schutz – aber sie ist auch die teuerste Rechtsform im laufenden Betrieb. Plane Fixkosten ein, damit deine Liquidität gesichert bleibt.

GmbH: Vor- und Nachteile

Vorteile

Die GmbH bietet dir eine klare Trennung zwischen dir und deinem Unternehmen. Du haftest grundsätzlich nicht mit deinem Privatvermögen, sondern nur mit dem Vermögen der GmbH. Das gibt dir Sicherheit – besonders in Branchen mit höheren Risiken wie Gastronomie, Handwerk oder Dienstleistungen mit Kundenkontakt.

Außerdem kannst du leichter Partner aufnehmen, Geschäftsanteile vergeben oder Investoren beteiligen. Die GmbH wirkt nach außen professionell und wird von Banken und Geschäftspartnern oft bevorzugt behandelt.

Ein weiterer Vorteil ist die steuerliche Planbarkeit. Du kannst Gewinne in der GmbH lassen, reinvestieren und über Ausschüttungen steuern, wann du privat Geld beziehst.

Nachteile

Die GmbH ist mit höheren Kosten und mehr Bürokratie verbunden. Du brauchst einen Notariatsakt, musst jährlich einen Jahresabschluss erstellen und den Abschluss im Firmenbuch offenlegen. Auch Steuer- und Buchhaltungskosten liegen deutlich höher als bei einem Einzelunternehmen.

Zusätzlich fallen jährliche Zusatzkosten wie Mindest-Körperschaftsteuer, Grundumlage und Beratungsleistungen an.

Wenn du Geschäftsführer bist, bist du außerdem sozialversicherungspflichtig – meist nach dem GSVG – und trägst die Verantwortung, gesetzliche Pflichten einzuhalten.

Geeignet für welche Unternehmensmodelle?

Eine GmbH eignet sich besonders, wenn du:

• finanzielle oder rechtliche Risiken begrenzen willst
• mit Partnern gründest
• Investoren oder Beteiligungen einplanst
• einen professionellen Außenauftritt brauchst
• mittlere oder hohe Umsätze erwartest

👉 Tipp: Wenn du allein startest und erst ausprobieren willst, ob deine Idee funktioniert, kann ein Einzelunternehmen sinnvoll sein. Wächst dein Betrieb, kannst du später immer noch in eine GmbH umgründen.

GmbH gründen mit Partnern: typische Konfliktpunkte

Wenn du eine GmbH gemeinsam mit Partnern gründest, brauchst du klare Regeln. In der Praxis entstehen viele Konflikte nicht wegen großer Themen, sondern wegen fehlender Absprachen. Besonders in Betrieben wie einem Salon, einem Café, einer Werkstatt oder im Handel ist eine gute Rollenverteilung entscheidend. Die GmbH bietet dafür den nötigen Rahmen – aber nur, wenn ihr ihn sauber definiert.

Ein häufiger Konfliktpunkt ist die Arbeitsverteilung. Wer übernimmt welche Aufgaben? Wer steht im Betrieb? Wer kümmert sich um Einkauf, Personal, Marketing oder Finanzen? Ohne klare Aufteilung fühlt sich schnell jemand überlastet oder unfair behandelt. Auch die Frage, wie Entscheidungen getroffen werden, führt oft zu Streit. Deshalb ist es wichtig, im Gesellschaftsvertrag festzulegen, welche Entscheidungen einfach, qualifiziert oder einstimmig getroffen werden müssen.

Ein weiterer kritischer Bereich ist die Gewinnverteilung. Standardmäßig werden Gewinne nach den eingezahlten Stammeinlagen verteilt. In der Praxis stimmt das aber nicht immer mit dem tatsächlichen Aufwand überein. Viele Gründer wollen „50/50“, obwohl einer deutlich mehr arbeitet. Das solltest du offen ansprechen und gegebenenfalls über Gehalt, Gewinnanteile oder Leistungsvergütungen regeln.

Konflikte entstehen auch, wenn einer der Partner später aussteigen will. Ohne klare Ausstiegsregeln wird es schnell teuer oder chaotisch. Du solltest daher festlegen:

• wie Geschäftsanteile verkauft werden dürfen
• ob die GmbH ein Aufgriffsrecht hat
• wie der Preis berechnet wird
• wie ein Eintritt neuer Gesellschafter abläuft

Besonders heikel ist das Thema Arbeitsleistung im Betrieb. Wenn ein Gesellschafter plötzlich weniger arbeitet oder ausfällt, muss klar sein, wie ihr damit umgeht – etwa über Gehaltsmodelle oder einvernehmliche Reduktionen.

💡 Merke: Je genauer ihr Abläufe, Entscheidungen und Ausstiegsszenarien definiert, desto stabiler läuft der Betrieb – besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind.

GmbH als Holding: warum manche Unternehmer zwei GmbHs haben

Viele Unternehmer entscheiden sich nach einigen Jahren dafür, zusätzlich zur operativen GmbH eine zweite GmbH als Holding zu gründen. Diese Struktur ist nicht nur etwas für große Firmen – auch kleine Betriebe wie Friseursalons, Gastronomiebetriebe, Studios oder Onlinehändler nutzen sie, weil sie klare Vorteile bringt.

Eine Holding hat meist keine Mitarbeiter und keinen laufenden Betrieb. Sie hält nur die Geschäftsanteile der operativen GmbH. Dadurch trennst du Vermögen, Beteiligungen und Gewinne vom riskanten Alltagsgeschäft. Wenn im operativen Betrieb etwas schiefgeht – etwa Streitigkeiten, Schulden, Haftungsfälle oder behördliche Probleme –, bleibt das Vermögen der Holding geschützt.

Ein großer Vorteil ist die steuerliche Gestaltung. Gewinne, die die operative GmbH an die Holding ausschüttet, sind in vielen Fällen nahezu steuerfrei – je nach Gesetzeslage. Dadurch kannst du Vermögen innerhalb der Holding aufbauen, ohne jedes Jahr hohe Steuern auf Ausschüttungen zu zahlen. Erst wenn du Geld privat entnimmst, fällt Kapitalertragsteuer an. Das verschafft dir Flexibilität.

Die Holding eignet sich auch hervorragend, wenn du später weitere Unternehmen gründen willst. Du kannst mehrere Betriebe unter einer Holding bündeln, Gewinne verschieben oder Strukturen vereinheitlichen. Das ist vor allem interessant, wenn du Filialen eröffnen willst – etwa einen zweiten Salon, ein weiteres Lokal oder einen zusätzlichen Online-Shop.

Ein weiterer Vorteil: Wenn du den Betrieb verkaufst, verkaufst du oft nur die operative GmbH. Der Verkaufserlös fließt in die Holding – und auch hier gibt es meist Steuerbegünstigungen. Dein Privatvermögen bleibt dabei geschützt, weil die operativen Risiken in der Tochtergesellschaft bleiben.

⚠️ Achtung: Eine Holding ist zwar steuerlich attraktiv, verursacht aber zusätzlichen Aufwand in Buchhaltung und Verwaltung. Sie lohnt sich erst ab einer gewissen Größenordnung oder wenn du mehrere Beteiligungen planst.

👉 Tipp: Eine Holding macht Sinn, wenn du langfristig wachsen willst, mehrere Standorte oder Betriebe planst oder Gewinne strukturiert im Unternehmen halten möchtest.

Änderungen im laufenden Betrieb

Änderungen im Gesellschaftsvertrag

Viele Entwicklungen im Betrieb wirken sich auf den Gesellschaftsvertrag aus. Wenn du zum Beispiel den Unternehmensgegenstand erweiterst, neue Beteiligte aufnimmst oder Regelungen zur Stimmverteilung ändern willst, brauchst du eine Anpassung des Vertrags.

Solche Änderungen müssen fast immer als Notariatsakt durchgeführt und anschließend beim Firmenbuch eingetragen werden. Erst dann sind sie wirksam. Bei wesentlichen Änderungen – etwa einer Kapitalerhöhung – müssen oft auch Gläubiger informiert werden.

Geschäftsführerwechsel

Wenn ein Geschäftsführer ausscheidet oder ein neuer hinzukommt, musst du das sofort beim Firmenbuch melden. Die Bestellung oder Abberufung erfolgt durch Gesellschafterbeschluss.

Wichtig ist, dass der neue Geschäftsführer alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt und seine Musterzeichnung beim Firmenbuch hinterlegt.

Ein Wechsel kann auch Auswirkungen auf die Gewerbeberechtigung haben – besonders wenn der gewerberechtliche Geschäftsführer betroffen ist.

Kapitalmaßnahmen

Kapitalerhöhungen und -herabsetzungen verändern die Struktur deiner GmbH. Eine Kapitalerhöhung stärkt die finanzielle Basis und ist oft nötig, wenn du investieren oder Partner aufnehmen möchtest. Eine Kapitalherabsetzung kann sinnvoll sein, wenn du überflüssiges Kapital ausschütten willst oder eine Neuordnung brauchst.

Beide Varianten sind rechtlich anspruchsvoll und verlangen einen Notariatsakt, eine Firmenbuchmeldung und teilweise Gläubigerschutzmaßnahmen.

Sitz- oder Firmenbuchänderungen

Wenn sich der Sitz deiner GmbH ändert oder du den Firmennamen neu gestalten willst, musst du die Änderungen ebenfalls im Firmenbuch eintragen lassen.

Auch Änderungen der Geschäftsanschrift, der Beteiligungsverhältnisse oder der Vertretungsbefugnisse der Geschäftsführer gehören zu den typischen Meldepflichten.

👉 Tipp: Jede Änderung, die du verpennst, kann zu Strafen führen – vor allem bei Geschäftsführerwechseln oder Änderungen des Firmensitzes. Halte das Firmenbuch immer aktuell.

GmbH im Alltag – was Gründer oft unterschätzen

Nach der Gründung beginnt der eigentliche Alltag mit deiner GmbH – und viele Abläufe sind strenger geregelt, als es auf den ersten Blick wirkt. Ein wichtiger Punkt ist die Trennung zwischen dir und der GmbH. Du darfst nicht einfach privat auf das Geschäftskonto zugreifen. Jede Zahlung muss eine betriebliche Grundlage haben, sonst drohen Probleme mit der Steuer oder sogar mit dem Strafrecht.

Auch die Buchhaltung ist umfangreicher als im Einzelunternehmen. Du musst jede Ausgabe und jeden Zahlungseingang korrekt erfassen. Belege, Kassabücher, Verträge oder Lieferantenrechnungen müssen ordentlich abgelegt werden. Besonders in Gastronomie, Handel oder Dienstleistungen mit vielen kleinen Transaktionen ist das eine tägliche Aufgabe.

Ein weiterer Punkt ist die Vertragspflicht. Wenn du etwas kaufst, mietest oder Mitarbeiter einstellst, tust du das im Namen der GmbH. Verträge müssen klar formuliert und nachweisbar abgeschlossen werden. Mündliche Absprachen können problematisch sein, wenn es später Unklarheiten gibt.

Viele Gründer unterschätzen außerdem die Meldefristen. Änderungen bei Geschäftsführern, dem Sitz oder dem Firmenwortlaut müssen sofort beim Firmenbuch angemeldet werden. Auch steuerliche Meldungen – wie Umsatzsteuervoranmeldungen oder Lohnabgaben – müssen pünktlich erfolgen.

⚠️ Achtung: Fehlende Meldungen führen schnell zu Strafen. Das Firmenbuch und das Finanzamt reagieren empfindlich auf verspätete oder falsche Angaben.

👉 Tipp: Lege dir fixe Routinen an – etwa wöchentliche Buchhaltungszeiten, monatliche Kontrollen und klare Abläufe für Dokumente. Das verhindert Chaos und spart Kosten beim Steuerberater.

Beendigung einer GmbH

Auflösung

Eine GmbH kann aus mehreren Gründen aufgelöst werden – zum Beispiel durch Gesellschafterbeschluss, durch Zeitablauf, durch Verschmelzung oder wenn das Gericht sie amtswegig löscht. In der Praxis wird die Auflösung meist freiwillig beschlossen, etwa weil der Betrieb eingestellt wird oder die Gesellschafter andere Wege gehen wollen.

Der Beschluss erfolgt in der Generalversammlung und muss notariell beurkundet werden. Ab diesem Zeitpunkt befindet sich die GmbH „in Liquidation“ – also im geregelten Abwicklungsprozess.

Liquidationsablauf

Nach der Auflösung beginnt die Liquidation. Dabei werden alle laufenden Geschäfte beendet, Forderungen eingezogen, Verträge gekündigt und das Vermögen versilbert. Offene Schulden müssen beglichen werden, bevor Geld an die Gesellschafter ausgeschüttet werden darf.

Die Liquidatoren – meist die bisherigen Geschäftsführer – übernehmen die Abwicklung. Sie müssen ein Eröffnungs- und Schlussvermögen erstellen, sämtliche Vorgänge dokumentieren und die Liquidation beim Firmenbuch offenlegen.

Erst wenn alle Gläubiger befriedigt und alle rechtlichen Schritte erfüllt sind, kann das verbleibende Vermögen verteilt werden.

Löschung

Wenn die Liquidation abgeschlossen ist, wird beim Firmenbuch die Löschung der GmbH beantragt. Mit dem Löschungsvermerk endet die Existenz der Gesellschaft endgültig.

Die GmbH darf ab diesem Zeitpunkt nicht mehr auftreten, keine Rechnungen stellen und keine Verträge abschließen. Das Firmenbuch kennzeichnet den Eintrag als gelöscht, und die Rechtspersönlichkeit erlischt.

💡 Merke: Auch nach der Löschung können Haftungsfragen entstehen – zum Beispiel bei Pflichtverletzungen der Geschäftsführer während der Liquidation. Eine saubere Abwicklung schützt davor.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie gründet man eine GmbH Schritt für Schritt?

Du benötigst einen zulässigen Firmenwortlaut, eröffnest ein Konto und zahlst das Stammkapital ein. Danach folgt der Notariatsakt, die Anmeldung beim Firmenbuch und die Gewerbeanmeldung. Erst mit der Firmenbucheintragung entsteht deine GmbH.

Was kostet die Gründung einer GmbH?

Je nach Umfang des Gesellschaftsvertrags liegen die Kosten meist zwischen 1.000 und 2.000 €. Die vereinfachte elektronische Ein-Personen-Gründung ist günstiger.

Wie hoch ist das Mindeststammkapital?

Das gesetzliche Minimum beträgt 10.000 €. Davon musst du 5.000 € sofort einzahlen.

Kann man eine GmbH alleine gründen?

Ja. Die sogenannte Ein-Personen-GmbH ist häufig. Du kannst auch die vereinfachte elektronische Gründung nutzen, wenn du alle Voraussetzungen erfüllst.

Was macht der Notar bei der Gründung?

Er erstellt den Notariatsakt, überprüft alle Daten, bestätigt die Unterschriften und reicht die Firmenbuchanmeldung ein. Ohne Notar entsteht keine GmbH – außer bei der elektronischen Ein-Personen-Gründung.

Wie lange dauert die Gründung?

Meist wenige Tage bis zwei Wochen – abhängig vom Notartermin, der Bankbestätigung und der Bearbeitungszeit des Firmenbuchs.

Wer darf Geschäftsführer sein?

Jede voll handlungsfähige Person ohne gesetzliche Ausschlussgründe. Fachliche Anforderungen bestehen nur für den gewerberechtlichen Geschäftsführer.

Was passiert mit den 10.000 € Stammkapital?

Das Geld dient als Startkapital der GmbH und darf nach der Gründung ganz normal für betriebliche Ausgaben verwendet werden.

Welche laufenden Kosten gibt es?

Steuerberater, Jahresabschluss, Wirtschaftskammerumlage, Mindest-KöSt und mögliche Änderungen im Firmenbuch. Dazu kommen branchenspezifische Kosten.

Wann lohnt sich eine GmbH?

Wenn du private Haftung vermeiden willst, Partner aufnehmen möchtest oder hohe Umsätze und Risiken erwartest.