Registrierkassenpflicht

Was ist die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht schreibt vor, dass Betriebe in Österreich ihre Barumsätze elektronisch erfassen müssen. Sie gilt, sobald zwei Grenzen gleichzeitig überschritten werden: mehr als 15.000 € Jahresumsatz und mehr als 7.500 € Barumsatz pro Jahr. Zu den Barumsätzen zählen nicht nur Münzen und Scheine, sondern auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, mobile Zahlungen und Gutscheine.

Damit du korrekt arbeitest, brauchst du ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) und musst jedem Kunden einen Beleg ausstellen. Der Beleg muss bestimmte Pflichtangaben enthalten und vom Unternehmen sieben Jahre archiviert werden. Die Vorschriften basieren auf der BAO §131b und der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV).

💡 Der Zweck ist klar: Manipulationen vermeiden und Umsätze nachvollziehbar machen. Für dich als Unternehmer bedeutet das: tägliche Aufzeichnung, klare Abläufe und ein System, das gesetzeskonform arbeitet. Moderne Kassensysteme übernehmen vieles automatisch, solange sie RKSV-konform eingerichtet sind.

Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht greift, sobald zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:

• mehr als 15.000 € Jahresumsatz und
• mehr als 7.500 € Barumsatz im selben Jahr.

Erst wenn beide Schwellen überschritten werden, musst du eine Registrierkasse verwenden. Entscheidend ist nicht der Gewinn, sondern der Umsatz, also alles, was du als Betrieb einnimmst. 💡

Sobald die Grenzen überschritten sind, musst du ab dem viertfolgenden Monat nach dem aktuellen Voranmeldezeitraum (Monat oder Quartal, je nach USt-Voranmeldung) auf eine gesetzeskonforme Kasse umstellen. Das bedeutet: Wenn du z. B. im März beide Grenzen überschreitest, startet die Pflicht mit 1. Juli.

👉 Wichtig: Als Barumsatz gelten nicht nur Bargeld, sondern alle Zahlungen, die sofort beim Verkauf überwiesen werden– also auch Kartenzahlungen und mobile Zahlungen. Dadurch greifen die Schwellen früher, als viele Unternehmer erwarten. Typische Fälle: Friseure, Gastronomie, Marktstände oder mobile Dienstleister, die hohe Kartenzahlungen haben.

Wer ist von der Registrierkassenpflicht betroffen?

Die Registrierkassenpflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen in Österreich, die Barumsätze erzielen – unabhängig von Branche, Rechtsform oder Betriebsgröße. Dazu gehören Gastronomie, Handel, Friseure, Beauty-Studios, Dienstleistungen, Werkstätten, mobile Anbieter und Marktstände. Entscheidend ist nicht, ob du ein Gewerbe hast, sondern ob du Umsätze gegen sofortige Zahlung erzielst.

Auch Kleinunternehmer sind betroffen, sobald die Umsatz- und Barumsatzgrenzen überschritten werden. Vereine fallen ebenfalls unter die Pflicht, sofern sie regelmäßige, entgeltliche Leistungen erbringen, die wie betriebliche Umsätze zu behandeln sind. Ausnahmen bestehen nur für bestimmte Fälle wie Onlineshop-Umsätze ohne physische Zahlung, bestimmte Automaten, oder Umsätze unter der Kalte-Hände-Regel.

👉 Wichtig: Auch wenn Kartenzahlungen für dich „unbar“ wirken – sie zählen in Österreich als Barumsätze und lösen damit früher die Registrierkassenpflicht aus.

Was bedeutet die Registrierkassenpflicht im Alltag?

Die Registrierkassenpflicht bedeutet, dass du jeden Barumsatz einzeln erfassen musst und jedem Kunden einen Beleg ausstellen musst. Der Beleg muss alle Pflichtangaben enthalten (z. B. Betrag, Datum, Kassenidentifikationsnummer). Der Kunde muss den Beleg entgegennehmen und aus dem Geschäft mitnehmen.

Für deinen Betrieb heißt das:

• Du brauchst eine RKSV-konforme Kasse mit Manipulationsschutz.
• Du führst tägliche Aufzeichnungen (Tagesabschluss, DEP).
• Du bewahrst Belege und Protokolle 7 Jahre auf.
• Du meldest Startbeleg, Jahresbeleg und eventuelle Ausfälle.

💡 Der Alltag wird damit strukturierter: Jeder Verkauf läuft über die Kasse, jeder Beleg zählt, und jedes Gerät muss korrekt angemeldet sein. Moderne Systeme machen das automatisch – Voraussetzung ist die korrekte Einrichtung von Startbeleg, Signatur und Sicherheitseinrichtung.

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Du kennst nun die Grundregeln: Was ist die Registrierkassenpflicht, ab wann gilt sie, wer ist betroffen und was bedeutet sie im Alltag? Damit weißt du, ob dein Betrieb grundsätzlich erfasst ist. Im nächsten Schritt geht es um die Details, die in der Praxis oft zu Unsicherheit führen: rechtliche Grundlagen, welche Umsätze zählen, welche Ausnahmen es wirklich gibt, wie Kleinunternehmer betroffen sind, wie du eine passende Kasse auswählst und wie die technische Anmeldung funktioniert.

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Die gesetzlichen Grundlagen

Die Registrierkassenpflicht in Österreich basiert auf zwei zentralen Rechtsquellen: §131b Bundesabgabenordnung (BAO) und der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Diese zwei Regelwerke bestimmen, wann eine Registrierkasse erforderlich ist, wie Umsätze aufgezeichnet werden müssen und welche technischen Anforderungen ein System erfüllen muss.

Der Ausgangspunkt ist die Einzelaufzeichnungspflicht. Jeder Barumsatz muss einzeln, vollständig und zeitnah erfasst werden. Sobald ein Betrieb mehr als 15.000 € Jahresumsatz und gleichzeitig mehr als 7.500 € Barumsatz erzielt, wird die elektronische Aufzeichnung verpflichtend. Die BAO definiert, dass Barumsätze in manipulationssicherer Form zu speichern sind und jederzeit nachvollziehbar sein müssen. Dazu gehört auch die Pflicht, jeden Umsatz mit einem Beleg zu dokumentieren und diesen dem Kunden zu übergeben. Die Belegerteilungspflicht gilt seit 1.1.2016 und bildet einen wesentlichen Bestandteil der Kontrolle.

Die RKSV regelt den technischen Schutz dieser Aufzeichnungen. Sie schreibt eine Sicherheitseinrichtung vor, die sicherstellt, dass nachträgliche Änderungen oder Löschungen von Umsätzen erkennbar wären. Bestandteil dieser Sicherheitseinrichtung sind die digitale Signatur, der verkettete Umsatzzähler, der Maschinenlesbare Code (QR-Code) und das Datenerfassungsprotokoll (DEP). Der QR-Code enthält u. a. Summen je Steuersatz, Kassenidentifikationsnummer, Zertifikatsdaten sowie die verschlüsselte Verkettung der Belege. Dadurch entsteht ein geschlossener Prüfpfad, der Manipulation praktisch ausschließt.

Die gesetzlichen Grundlagen legen auch fest, welche Belegarten erforderlich sind: Startbeleg, Monatsbelege, Jahresbeleg, Nullbeleg und Schlussbeleg. Der Startbeleg aktiviert die Sicherheitseinrichtung, der Jahresbeleg dient als Nachweis für das ordnungsgemäße Funktionieren über das gesamte Jahr hinweg. Beide müssen über FinanzOnline geprüft und 7 Jahre aufbewahrt werden. Zusätzlich verpflichtet die BAO zu einer lückenlosen Archivierung aller DEP-Daten auf einem externen Medium oder über ein automatisiertes Sicherungssystem.

Diese Vorgaben bilden den Rahmen, innerhalb dessen alle österreichischen Betriebe ihre Barumsätze erfassen müssen. Sie sorgen dafür, dass Aufzeichnungen transparent, manipulationssicher und jederzeit prüfbar sind – unabhängig davon, welche Branche oder Betriebsgröße betroffen ist.

Welche Umsätze gelten als Barumsätze?

Für die Registrierkassenpflicht ist entscheidend, welche Zahlungen als Barumsätze gelten. Die Definition ist breiter, als viele Unternehmer erwarten. Laut WKO und Finanzverwaltung gelten alle Umsätze als Barumsätze, die beim Verkauf sofort bezahlt werden – unabhängig davon, ob Bargeld fließt oder nicht. Damit soll verhindert werden, dass Umsätze ohne elektronische Erfassung abgewickelt werden können.

Zu den Barumsätzen zählen:

• Bargeld in jeder Form
• Bankomat- und Kreditkartenzahlungen
• Mobile Zahlungen wie Apple Pay oder Google Pay
• Zahlungen mit Wertgutscheinen
• Barschecks oder ähnliche sofortige Zahlungen

Diese Gleichstellung ist für viele Betriebe entscheidend: Auch wenn Kartenzahlungen technisch „unbar“ erscheinen, gelten sie steuerlich als Barumsatz und führen dazu, dass die Barumsatzgrenze von 7.500 € rascher überschritten wird. Besonders betroffen sind daher Branchen mit hohem Kartenanteil: Gastronomie, Handel, Friseure, Kosmetikstudios, mobile Dienstleister oder kleine Shops.

Nicht als Barumsätze gelten dagegen Zahlungen, die nicht unmittelbar beim Kauf stattfinden. Dazu gehören:

• Rechnungen mit späterer Überweisung
• Online-Banking-Zahlungen
• PayPal, Überweisung im Onlineshop oder SEPA-Lastschrift, sofern die Zahlung ohne physische Anwesenheit erfolgt
• Daueraufträge oder Einziehungsaufträge

Ebenfalls nicht zum Barumsatz zählen reine Online-Umsätze, wenn der Kunde ausschließlich über Internet bezahlt und die Abwicklung nicht vor Ort erfolgt. Sobald jedoch die Zahlung im Geschäft oder am mobilen Verkaufsort stattfindet – egal womit –, handelt es sich um einen Barumsatz.

Diese Unterscheidung hat große praktische Bedeutung: Viele Betriebe fallen allein aufgrund der Kartenzahlungen unter die Registrierkassenpflicht, obwohl der tatsächliche Bargeldanteil gering ist.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht

Trotz der grundsätzlichen Pflicht zur elektronischen Erfassung aller Barumsätze gibt es in Österreich mehrere klar definierte Ausnahmen. Sie betreffen bestimmte Betriebsformen, Tätigkeiten oder Zahlungssituationen, bei denen der Aufwand einer Registrierkasse nicht verhältnismäßig wäre. Diese Ausnahmen sind eng auszulegen und gelten nur, wenn die Voraussetzungen eindeutig erfüllt sind.

Kalte-Hände-Regel (bis 30.000 €)

Die Kalte-Hände-Regel gilt für Umsätze, die überwiegend im Freien erzielt werden – typischerweise Marktstände, mobile Verkäufer oder saisonale Outdoor-Angebote. Solange der Jahresumsatz dieser Tätigkeiten 30.000 € nicht überschreitet, muss keine Registrierkasse eingesetzt werden. Wird die Grenze überschritten oder findet ein relevanter Teil der Umsätze indoor statt, entfällt die Ausnahme.

Onlineshop-Umsätze ohne physische Barzahlung

Umsätze eines reinen Onlineshops fallen nicht unter die Registrierkassenpflicht, sofern die Zahlung nicht vor Ort erfolgt. Typische Beispiele: Vorkasse, Online-Überweisung, Zahlungsanweisung oder Kreditkartenzahlungen im Internet.

👉 Wichtig: „Abholung + Bezahlung im Geschäft“ erzeugt einen Barumsatz und ist registrierkassenpflichtig.

Bestimmte Automaten (Dart, Musik, Tischfußball)

Automaten, die als gering manipulationsanfällig gelten oder technisch nicht umrüstbar sind, sind ausgenommen. Dazu zählen u. a.:

• Tischfußballautomaten
• Dartautomaten
• Musikboxen

Andere Automaten wie Kaffee-, Snack- oder Warenautomaten sind davon nicht erfasst und grundsätzlich kassapflichtig.

Bestimmte Vereinstätigkeiten und kleine Kantinen

Vereine profitieren von Erleichterungen, wenn sie gelegentliche, kleine Veranstaltungen durchführen, die nicht wie ein normaler Geschäftsbetrieb zu beurteilen sind. Auch einfache Kantinen oder Hütten können ausgenommen sein, wenn sie nur geringe Umsätze erzielen oder in eine spezielle Sonderregelung fallen.

Weitere branchenspezifische Erleichterungen

Die WKO nennt zusätzliche Fälle, in denen vereinzelt Erleichterungen gelten, etwa bei losen Warenausgabestellen oder seltenen Tätigkeiten mit niedrigem Umsatzvolumen. Diese müssen jedoch im Einzelfall geprüft werden.

👉 Insgesamt gilt: Sobald Umsätze regelmäßig, indoor oder in spürbarer Höhe erzielt werden, ist die Ausnahme ausgeschlossen, und die Registrierkassenpflicht greift vollständig.

Registrierkassenpflicht für Kleinunternehmer

Auch als Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG musst du eine Registrierkasse verwenden, sobald du die beiden gesetzlichen Schwellen 15.000 € Jahresumsatz und 7.500 € Barumsatz überschreitest. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuerbefreiung – sie hat keinen Einfluss auf die Registrierkassenpflicht.

In der Praxis betrifft das viele kleine Dienstleister und Einzelunternehmer: Friseure, Kosmetikstudios, Werkstätten, mobile Anbieter, Marktstände oder Foodtrucks. Gerade hier entsteht schnell ein hoher Kartenumsatz, der vollständig als Barumsatz gewertet wird und die 7.500-€-Grenze zügig erreicht. Dadurch wird eine gesetzeskonforme Registrierkasse häufig früher nötig, als erwartet.

Wenn ein Kleinunternehmer seine Kasse über das FinanzOnline-Webservice anmelden möchte, benötigt er zusätzlich ein sogenanntes „U-Signal“. Dieses wird vom Finanzamt freigeschaltet und erlaubt es dem Kassensystem, die Registrierung automatisiert durchzuführen. Die Aktivierung erfolgt telefonisch über die FinanzOnline-Hotline.

Für Kleinunternehmer gilt außerdem: Sobald eine Registrierkasse erforderlich ist, müssen alle RKSV-Pflichteneingehalten werden – Startbeleg, Monatsbelege, Jahresbeleg, DEP-Führung, Signaturerstellungseinheit und Aufbewahrungspflichten. Eine „vereinfachte“ Version der RKSV gibt es nicht.

Die richtige Registrierkasse auswählen

Die Auswahl der passenden Registrierkasse hängt davon ab, wie dein Betrieb arbeitet und welche Funktionen du im Alltag benötigst. Prüfe vor der Entscheidung genau, wie viele Belege du erzeugst, ob du mobil arbeitest, ob mehrere Personen gleichzeitig kassieren und ob eine Anbindung an Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Bankomat-Terminals notwendig ist.

Grundfunktionen

Eine gesetzeskonforme Kasse muss folgende Basisfunktionen bereitstellen:

• vollständiges Datenerfassungsprotokoll (DEP)
• Schnittstelle zur Signaturerstellungseinheit
• Kassenidentifikationsnummer
• QR-Code-Ausgabe bzw. elektronische Belegübermittlung
• automatisierte Erstellung von Start-, Monats- und Jahresbelegen

Diese Grundfunktionen stellen sicher, dass das System die Vorgaben der BAO und RKSV einhält und Barumsätze nachvollziehbar erfasst.

Zusatzfunktionen

Für viele Branchen reichen Basisfunktionen nicht aus. Wichtige Erweiterungen können sein:

• Gutscheinverwaltung
• Kundenverwaltung
• Tischplan (Gastronomie)
• Mehrplatz-Betrieb für mehrere Kassen
• verschiedene Preissysteme (Varianten etc.)
• Auswertungen & Berichte
• Bankomat-/Kartenterminal-Integration

Solche Funktionen erleichtern Abläufe und sorgen dafür, dass die Kasse nicht nur gesetzeskonform ist, sondern im Tagesgeschäft effizient eingesetzt werden kann.

Kostenüberblick

Bei den Kosten solltest du Hardware, Software und Support zusammendenken. Rechne daher immer mit:

• Anschaffung oder Softwaremiete, ggf. Leasing
• Kosten für Signaturzertifikate
• Updates für RKSV-Konformität
• Support- und Serviceleistungen
• Schulungen für Mitarbeiter:innen

Viele Anbieter bieten Mietmodelle an, die sich über drei Jahre genau vergleichen lassen sollten, da hier Software, Zertifikat, Support und Hardware unterschiedlich kombiniert sein können.

Technische Vorgaben der RKSV

Die RKSV definiert die technischen Mindestanforderungen, die jede Registrierkasse erfüllen muss, um Barumsätze manipulationssicher aufzuzeichnen. Ziel ist eine lückenlose, unveränderbare Dokumentation aller relevanten Transaktionen. Dazu gehören eine verpflichtende Sicherheitseinrichtung, ein vollständiges Datenerfassungsprotokoll (DEP) und die eindeutige Identifikation der Kasse, der Belege und der Signatur.

Sicherheitseinrichtung

Die Sicherheitseinrichtung ist das Kernstück der RKSV. Sie erzeugt für jeden Barumsatz eine digitale Signatur, die im QR-Code des Belegs sichtbar wird. Diese Signatur enthält unter anderem die Belegnummer, Zeitstempel, Steuersätze, die Kassenidentifikationsnummer, die Seriennummer des Zertifikats und die Verkettung der Belege. Durch diese Verkettung ist sofort erkennbar, wenn ein vorheriger Umsatz gelöscht oder manipuliert worden wäre.

Datenerfassungsprotokoll (DEP)

Alle signierten Umsätze werden im DEP gespeichert. Es dient als vollständiges, maschinenlesbares Journal der Registrierkasse. Das DEP muss:

• fortlaufend geführt werden,
• exportierbar sein,
• mindestens vierteljährlich extern gesichert werden,
• 7 Jahre archiviert werden.

Pflichtbelege

Die RKSV schreibt zwingend bestimmte Belege vor, die den Funktionsstatus der Registrierkasse dokumentieren:

• Startbeleg (Inbetriebnahme)
• Monatsbelege (Ende jedes Monats)
• Jahresbeleg (= Monatsbeleg Dezember; muss wie der Startbeleg geprüft werden)
• Nullbeleg (zur Prüfung durch Finanz)
• Schlussbeleg (Abmeldung der Kasse)

Bei Ausfällen der Signaturerstellungseinheit oder der Kasse selbst gelten gesonderte Anforderungen wie Sammelbelege und Meldepflichten. Die technischen Vorgaben der RKSV sorgen dafür, dass jeder Umsatz verlässlich rekonstruiert werden kann — unabhängig davon, welche Kassensoftware oder Hardware eingesetzt wird.

Registrierung der Registrierkasse beim Finanzamt

Bevor eine Registrierkasse gesetzeskonform eingesetzt werden darf, müssen zwei Komponenten in FinanzOnline angemeldet werden:

1. die Signaturerstellungseinheit (Zertifikat)
2. die Registrierkasse selbst

Anmeldung der Signaturerstellungseinheit

Für die Registrierung benötigst du die Seriennummer des Zertifikats, die Art der Sicherheitseinrichtung (z. B. Signaturkarte, HSM, Online-Signatur) und den Vertrauensdiensteanbieter (A-Trust, GlobalTrust, PrimeSign, SwissCom). Diese Daten werden in FinanzOnline eingetragen und dort automatisch geprüft.

Anmeldung der Registrierkasse

Im nächsten Schritt wird die Kasse selbst angemeldet. Dazu müssen folgende Werte übertragen werden:

• Kassenidentifikationsnummer
• Benutzerschlüssel (zur Entschlüsselung des Umsatzzählers)
• optional eine Beschreibung (z. B. Standort oder Filialbezug)

Erst nach erfolgreicher Registrierung dürfen Start- und Betriebsbelege erstellt werden.

Startbeleg erstellen und prüfen

Nach der Anmeldung erzeugt die Kasse automatisch einen Startbeleg. Dieser ist ein Nullbeleg mit Signatur und aktiviert die Sicherheitseinrichtung. Der Startbeleg muss:

• ausgedruckt oder elektronisch gespeichert,
• über die BMF-Belegcheck-App geprüft,
• und 7 Jahre archiviert werden.

Wenn der Startbeleg erfolgreich geprüft wurde, ist die Registrierkasse vollständig betriebsbereit und kann Barumsätze rechtskonform erfassen.

Betrieb der Registrierkasse im Alltag

Im laufenden Betrieb muss die Registrierkasse alle Barumsätze vollständig, zeitgerecht und manipulationssicher erfassen. Die RKSV schreibt vor, dass jeder Beleg signiert wird, alle Daten im Datenerfassungsprotokoll (DEP) landen und sämtliche Pflichtbelege fristgerecht erstellt werden. Damit bleibt das System jederzeit prüfbar und entspricht den Vorgaben der BAO und RKSV.

Tagesgeschäft

Zum täglichen Ablauf gehören:

• Einzelaufzeichnung jedes Barumsatzes
• Belegerteilung (Ausdruck oder elektronische Übermittlung)
• korrekte Erfassung der Steuer- und Zahlungsarten
• ordnungsgemäße Speicherung im DEP
• täglicher oder regelmäßiger Tagesabschluss

Belege müssen vollständig und nachvollziehbar sein. Falsch erfasste Umsätze sind über Storno- oder Trainingsfunktionen eindeutig zu kennzeichnen.

Monats- und Jahresbelege

Die RKSV verpflichtet zu regelmäßigen Funktionsnachweisen der Sicherheitseinrichtung:

• Monatsbeleg: letzter Beleg eines Monats, Nullbeleg, signiert und gespeich­ert.
• Jahresbeleg: Monatsbeleg Dezember; muss wie der Startbeleg bis 15. Februar geprüft und 7 Jahre archiviert werden.

Diese Belege zeigen, dass die Signaturerstellungseinheit durchgehend funktionstüchtig ist.

Aufbewahrungspflichten

Alle Belege und DEP-Daten müssen mindestens 7 Jahre sicher gespeichert werden. Das DEP ist vierteljährlich extern zu sichern – etwa auf einem Datenträger oder über automatische Backups.

Umgang mit Ausfällen

Kommt es zu einem technischen Problem, gelten klare Regeln:

• Bei Ausfall der Signaturerstellungseinheit müssen Belege trotzdem erstellt werden; der QR-Code trägt den Hinweis „Signaturerstellungseinheit ausgefallen“.
• Dauert ein Ausfall länger als 48 Stunden, muss er innerhalb einer Woche in FinanzOnline gemeldet werden.
• Nach der Wiederinbetriebnahme ist ebenfalls eine Meldung erforderlich.

Im Fall eines Kassen-Ausfalls müssen Umsätze händisch erfasst und später korrekt nacherfasst werden. Dadurch bleiben Aufzeichnungen vollständig und revisionssicher.

Kassennachschau: Was wird geprüft?

Die Finanzverwaltung kann jederzeit eine Kassennachschau durchführen, um zu prüfen, ob die Registrierkassenpflicht und die technischen Vorgaben der RKSV eingehalten werden. Eine Ankündigung ist nicht erforderlich. Bei dieser Kontrolle konzentriert sich der Prüfer auf die Funktionsfähigkeit der Kasse, die Vollständigkeit der Aufzeichnungen und die ordnungsgemäße Belegerteilung.

Nullbeleg und Signaturprüfung

Ein zentraler Bestandteil der Kontrolle ist der Nullbeleg. Er zeigt, ob die Signaturerstellungseinheit korrekt arbeitet. Der Prüfer scannt den QR-Code des Nullbelegs mithilfe der BMF-Belegcheck-App. Dadurch überprüft er, ob die Signatur gültig ist und ob die Verkettung der Belege stimmt. Bei Fehlern wird sofort sichtbar, wenn Belege fehlen oder manipuliert wurden.

Datenerfassungsprotokoll (DEP)

Der Prüfer fordert in der Regel einen Export des Datenerfassungsprotokolls (DEP) für einen bestimmten Zeitraum. Dieses wird auf einem externen Datenträger oder elektronisch übermittelt. Die Finanz prüft das DEP automatisiert und erkennt dadurch:

• ob Belege korrekt signiert wurden,
• ob Beträge nach Steuersätzen richtig gespeichert wurden,
• ob Buchungen fehlen oder verändert wurden,
• ob Ausfälle korrekt gekennzeichnet und nacherfasst wurden.

Beschreibung der Registrierkasse

Zusätzlich wird ein Formular ausgefüllt, das die wichtigsten Informationen zur Kasse enthält:

• allgemeine Unternehmensdaten,
• Art der Registrierkasse,
• Einhaltung der Einzelaufzeichnungspflicht,
• Einhaltung der Belegerteilungspflicht,
• Funktionsstatus der Sicherheitseinrichtung.

Der Prüfer vergleicht diese Angaben mit den tatsächlichen Abläufen im Betrieb.

Was passiert bei Auffälligkeiten?

Unstimmigkeiten wie Lücken im DEP, fehlende Start- oder Jahresbelege, nicht geprüfte Signaturen oder Fehler in der Kassenführung können zu Nachschätzungen, Strafen oder einer tiefergehenden abgabenrechtlichen Prüfung führen. Die Kassennachschau ist daher ein wichtiger Bestandteil der Sicherstellung korrekter und vollständiger Aufzeichnungen.

Strafen bei Verstößen

Wer die Registrierkassenpflicht oder die Vorgaben der RKSV nicht einhält, muss mit spürbaren finanziellen und formellen Folgen rechnen. Die Finanzbehörde kann bei fehlenden oder fehlerhaften Aufzeichnungen Umsätze schätzen, Strafen verhängen oder eine weitergehende Prüfung einleiten. Die Sanktionen richten sich nach Art und Schwere des Verstoßes.

Geldstrafen

Ignorierst du die Registrierkassenpflicht vollständig, drohen Geldstrafen von bis zu 5.000 €. Diese Strafe betrifft sowohl das Nichtverwenden einer Kasse als auch das Nichtausstellen von Belegen. Bei vorsätzlicher Verfälschung oder Manipulation von Daten können auf Basis des Finanzstrafgesetzes sogar Strafen bis 25.000 € verhängt werden.

Schätzung der Umsätze

Fehlen Aufzeichnungen, Startbeleg, Monatsbelege, Jahresbeleg oder vollständige DEP-Daten, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Diese Schätzung fällt in der Regel zu Ungunsten des Betriebs aus, da die Behörde von höheren Umsätzen ausgeht.

Folgen bei technischen Fehlern

Auch technische Verstöße werden geahndet – zum Beispiel:

• nicht geprüfter Startbeleg,
• fehlender Jahresbeleg,
• nicht gemeldete Ausfälle der Sicherheitseinrichtung,
• fehlerhafte oder fehlende Signaturen.

Solche Verstöße gelten nicht als Manipulation, führen aber zu Auflagen, Nachbesserungen und in manchen Fällen zu Verwaltungsstrafen.

Fehlende oder falsche Belegerteilung

Wenn Belege nicht ausgestellt oder nicht korrekt übergeben werden, verstößt das gegen die Belegerteilungspflicht. Auch hier drohen Geldstrafen, zusätzlich kann die Finanz bei Kontrollen weitere Unterlagen einfordern.

Die Sanktionen zeigen deutlich: Für jeden Betrieb ist es notwendig, eine RKSV-konforme Registrierkasse korrekt zu betreiben und alle Pflichten vollständig einzuhalten, um finanzielle Nachteile zu vermeiden.

Häufige Fehler in der Praxis

In vielen Betrieben treten immer wieder ähnliche Fehler auf, die entweder zu formalen Mängeln oder zu Sanktionen bei einer Kassennachschau führen können. Diese Fehler entstehen oft durch Unwissen, falsche Einrichtung der Kasse oder fehlende Routine im Umgang mit RKSV-Belegen. Wer sie kennt, kann sie gezielt vermeiden und seine Kassenführung deutlich sicherer machen.

Falsche Uhrzeit oder falsches Datum

Eine der häufigsten Ursachen für Startbeleg- oder Jahresbelegfehler ist eine falsch eingestellte Systemzeit. Schon wenige Stunden Abweichung können dazu führen, dass Belege nicht korrekt geprüft werden oder die Signatur ungültig erscheint.

Nicht geprüfter Startbeleg

Der Startbeleg aktiviert die Sicherheitseinrichtung. Wird er nicht über die BMF-Belegcheck-App oder über die FinanzOnline-Schnittstelle geprüft, gilt die Kasse nicht als ordnungsgemäß in Betrieb genommen. Bei Kontrollen führt das sofort zu Beanstandungen.

Fehlender Jahresbeleg

Der Jahresbeleg muss bis 15. Februar geprüft werden. Fehlt er oder ist die Prüfung nicht dokumentiert, wertet das Finanzamt die Kassenführung als mangelhaft.

Unvollständige Belegerteilung

Belege werden gelegentlich gar nicht oder nur teilweise ausgegeben — insbesondere bei starkem Betrieb. Die Belegerteilungspflicht gilt jedoch bei jedem Barumsatz, ohne Ausnahme.

Nicht gemeldete Ausfälle

Wenn die Signaturerstellungseinheit länger als 48 Stunden ausfällt und nicht innerhalb einer Woche in FinanzOnline gemeldet wird, gilt das als Verletzung der RKSV-Pflichten. Auch die Wiederinbetriebnahme muss gemeldet werden.

Fehler im Datenerfassungsprotokoll (DEP)

Nicht gesicherte oder unvollständige DEP-Daten sind ein Warnsignal. Besonders riskant ist es, wenn das DEP nicht vierteljährlich extern gesichert oder bei Cloud-Systemen nicht regelmäßig überprüft wird.

Fehlende oder falsche Nacherfassung

Bei Ausfällen müssen Belege händisch erfasst und nachträglich korrekt nacherfasst werden. Werden diese Schritte ausgelassen oder unvollständig durchgeführt, entstehen Lücken, die in der Kassennachschau sofort sichtbar werden.

Diese Fehler zeigen, wie wichtig klare Abläufe und eine korrekte Einrichtung der Registrierkasse sind. Schon kleine Nachlässigkeiten können dazu führen, dass Belege nicht anerkannt werden oder die Finanz strengere Prüfungen anordnet.

FAQ

Was bedeutet die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht verpflichtet Unternehmen, alle Barumsätze elektronisch zu erfassen und dem Kunden einen Beleg zu geben. Entscheidend sind die Grenzen von 15.000 € Jahresumsatz und 7.500 € Barumsatz, ab denen eine RKSV-konforme Kasse verpflichtend wird.

Seit wann gibt es die Registrierkassenpflicht?

Die Pflicht gilt seit 1.1.2016, die technischen Anforderungen der RKSV (Sicherheitseinrichtung, QR-Code, DEP) seit 1.4.2017.

Welche Umsätze lösen die Registrierkassenpflicht aus?

Alle Barumsätze, also Bargeld, Bankomatkarte, Kreditkarte, mobile Zahlungen und Gutscheine. Online-Zahlungen, die nicht vor Ort erfolgen, gelten nicht als Barumsätze.

Muss ein Kleinunternehmer eine Registrierkasse verwenden?

Ja, sobald die beiden Schwellen überschritten werden. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Registrierkassenpflicht.

Was ist RKSV?

Die Registrierkassensicherheitsverordnung regelt den technischen Manipulationsschutz: Signaturerstellungseinheit, DEP, Verkettung der Belege, QR-Code, Pflichtbelege.

Welche Belege sind verpflichtend?

Startbeleg, Monatsbelege, Jahresbeleg, Nullbeleg, Schlussbeleg sowie signierte Belege für jeden Barumsatz.

Was ist eine Signaturerstellungseinheit?

Sie erzeugt die digitale Signatur, die im QR-Code des Belegs gespeichert wird. Anbieter sind z. B. A-Trust, GlobalTrust, PrimeSign oder SwissCom.

Wie prüft das Finanzamt die Registrierkasse?

Über die Kassennachschau. Dabei werden Nullbeleg, DEP und eine Beschreibung der Kasse verlangt. Der Prüfer kontrolliert Signaturen, Verkettung und Vollständigkeit der Daten.

Was passiert, wenn der Jahresbeleg fehlt?

Der Jahresbeleg muss bis 15. Februar geprüft werden. Fehlt er, gilt die Kassenführung als mangelhaft und es drohen Schätzungen oder Strafen.

Was tun bei Ausfall der Signaturerstellungseinheit?

Umsätze weiter erfassen; der QR-Code zeigt automatisch „Signaturerstellungseinheit ausgefallen“. Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, ist eine Meldung in FinanzOnline verpflichtend.

Müssen auch elektronische Belege übergeben werden?

Ja. Elektronische Belege müssen in die Verfügungsgewalt des Kunden gelangen, z. B. per E-Mail oder Link. Eine reine Anzeige am Bildschirm reicht nicht.

Darf ich mehrere Kassen verwenden?

Ja, aber jede Kasse benötigt eine eigene Kassenidentifikationsnummer und muss separat in FinanzOnline angemeldet werden.

Wie lange müssen DEP und Belege aufbewahrt werden?

Mindestens 7 Jahre. Das DEP muss zusätzlich vierteljährlich extern gesichert werden.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Bei Missachtung der Registrierkassenpflicht drohen bis zu 5.000 € Geldstrafe, bei Manipulation bis zu 25.000 € nach FinStrG.