Kassenbuch

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch in Österreich ist ein laufendes Verzeichnis aller Bareinnahmen und Barausgaben eines Unternehmens. Es zeigt zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Kassenbestand und dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Jede Bargeldbewegung — ob Verkauf, Einkauf, Privatentnahme oder Wechselgeldeinlage — wird chronologisch erfasst. Das Kassenbuch bildet damit die Grundlage für eine ordnungsgemäße Kassenführung und ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung.

Wichtig ist die Abgrenzung: Das Kassenbuch erfasst ausschließlich Bargeldvorgänge. Überweisungen und Kartenzahlungen, die direkt auf das Bankkonto gehen, gehören nicht hinein. Sie werden im Bankkonto oder Journal verbucht.

💡 Hinweis: Ein Kassenbuch ist nicht dasselbe wie ein Kassenbericht. Der Kassenbericht fasst die Tageseinnahmen einer offenen Ladenkasse zusammen — das Kassenbuch dokumentiert dagegen jeden einzelnen Barvorgang laufend. Mehr dazu findest du in unserem separaten Artikel zum Kassenbericht.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich müssen in Österreich alle Unternehmen, die regelmäßig Bargeschäfte abwickeln, ihre Barumsätze nachvollziehbar dokumentieren. Die konkreten Pflichten hängen dabei von der Umsatzhöhe und der Art des Betriebs ab.

Die Bundesabgabenordnung (BAO) regelt die Aufzeichnungspflichten in den §§ 127, 128 und 131. Besonders relevant ist § 131b BAO: Sobald die jährlichen Barumsätze 7.500 Euro übersteigen und der Gesamtjahresumsatz über 15.000 Euro liegt, besteht die Pflicht, eine Registrierkasse zu verwenden. In diesem Fall wird das Kassenbuch in der Regel elektronisch geführt.

Eine Ausnahme bildet die sogenannte Kalte-Hände-Regelung: Unternehmen, die überwiegend im Freien oder mobil tätig sind — etwa Marktstandbetreiber oder Eisverkäufer — sind bis zu einem Jahresumsatz von 30.000 Euro von der Registrierkassenpflicht befreit.

Auch Kleinunternehmer mit Barumsätzen unterhalb der Schwelle sind nicht automatisch befreit. Sobald Bargeld fließt, muss es dokumentiert werden — zumindest in vereinfachter Form im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

⚠️ Achtung: Auch wenn keine Registrierkassenpflicht besteht, verlangt das Finanzamt eine nachvollziehbare Dokumentation der Barumsätze. Wer darauf verzichtet, riskiert bei einer Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung — das Finanzamt schätzt den Umsatz dann nach oben.

Was muss im Kassenbuch stehen?

Jede Bargeldbewegung muss vollständig, chronologisch und belegbar dokumentiert werden. Das Finanzamt prüft dabei nicht nur, ob Einträge vorhanden sind, sondern ob sie lückenlos und nachvollziehbar sind.

Folgende Angaben gehören zu jedem Eintrag:

• Datum des Geschäftsvorfalls
• Belegnummer (fortlaufend, ohne Lücken)
• Beschreibung des Vorgangs (z. B. „Warenverkauf", „Büromaterial")
• Betrag (Einnahme oder Ausgabe)
• Steuersatz (20 %, 10 % oder 0 %) und Steuerbetrag
• Laufender Kassenbestand nach jedem Eintrag

Neben regulären Einnahmen und Ausgaben werden auch Privatentnahmen (z. B. Bargeld für private Zwecke) und Privateinlagen (z. B. frisches Wechselgeld aus eigener Tasche) erfasst. Beide sind keine betrieblichen Erträge oder Aufwendungen, müssen aber lückenlos dokumentiert werden.

Bei Betrieben mit mehreren Steuersätzen — etwa in der Gastronomie, wo Speisen mit 10 % und Getränke mit 20 % besteuert werden — müssen die Beträge getrennt nach Steuersatz ausgewiesen werden.

👉 Tipp: Für jeden Eintrag sollte ein Beleg vorhanden sein. Fehlt ein externer Beleg (z. B. bei Trinkgeld oder Privatentnahme), erstellst du einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift.

Kassenbuch führen – Schritt für Schritt

Das Kassenbuch wird laufend geführt — idealerweise täglich. Jeder Barvorgang wird sofort eingetragen, damit der dokumentierte Kassenbestand jederzeit mit dem tatsächlichen Bargeld übereinstimmt.

Schritt 1: Anfangsbestand eintragen: Zu Beginn jedes Tages trägst du den Kassenbestand vom Vortag als Anfangsbestand ein. Am ersten Tag ist das der Betrag, mit dem du die Kasse bestückst.

Schritt 2: Einnahmen und Ausgaben erfassen: Jeder Barvorgang wird einzeln eingetragen — mit Datum, Belegnummer, Beschreibung, Betrag und Steuersatz. Nach jedem Eintrag wird der laufende Kassenbestand neu berechnet:

Vorheriger Bestand + Einnahmen − Ausgaben = neuer Kassenbestand

Schritt 3: Tagesabschluss und Kassensturz: Am Ende des Tages zählst du das Bargeld in der Kasse (Kassensturz) und vergleichst es mit dem im Kassenbuch errechneten Bestand. Stimmen beide Werte überein, ist alles korrekt. Bei Abweichungen musst du die Ursache suchen und dokumentieren.

Alternativ: Tageslosung per Rückrechnung

Betriebe mit offener Ladenkasse — also ohne elektronische Registrierkasse — können die Tageseinnahmen auch per Rückrechnung ermitteln:
👉 Kassenbestand am Abend − Kassenbestand am Morgen + Ausgaben − Einlagen = Tageslosung

Ein Beispiel: Du startest mit € 200, am Abend zählst du € 870, hast € 50 für Büromaterial ausgegeben und € 100 Wechselgeld eingelegt. Die Tageslosung beträgt dann: 870 − 200 + 50 − 100 = € 620.

⚠️ Achtung: Der Kassenbestand darf nie negativ werden. Ein negativer Kassenstand ist rechnerisch unmöglich — es kann nicht mehr Bargeld ausgegeben werden, als vorhanden ist. Für das Finanzamt ist das ein klares Signal für fehlerhafte Buchführung.

Kassenbuch Beispiel

Ein typischer Tagesauszug aus dem Kassenbuch eines kleinen Friseursalons sieht so aus:

Dieses Beispiel zeigt die wichtigsten Vorgangstypen: Bareinnahmen aus Dienstleistung und Produktverkauf, eine Betriebsausgabe und eine Privatentnahme. Der Kassensturz am Tagesende bestätigt, dass der gezählte Bestand mit dem errechneten übereinstimmt.

Kassenbuch Vorlage

Wenn du ein Kassenbuch manuell führen möchtest, hilft eine Kassenbuch Vorlage als feste Struktur. Sie enthält alle Spalten, die für eine ordnungsgemäße Kassenführung notwendig sind und sorgt dafür, dass Einträge vollständig und chronologisch erfolgen.

Die folgende Tabelle zeigt eine einfache Kassenbuch Vorlage, wie sie in vielen kleinen Betrieben verwendet wird:

Eine solche Vorlage hilft, Pflichtangaben im Kassenbuch korrekt zu erfassen. Besonders bei handschriftlichen Kassenbüchern oder einfachen Excel-Dateien ist eine klare Tabellenstruktur wichtig.

Bei höherem Barverkehr oder Registrierkassenpflicht empfiehlt sich jedoch ein digitales Kassenbuch, da Einträge revisionssicher gespeichert und Änderungen automatisch protokolliert werden.

Handschriftlich, Excel oder Software?

Kassenbücher können auf verschiedene Arten geführt werden. Jede Methode hat ihre Berechtigung — entscheidend sind Betriebsgröße, Transaktionsvolumen und die Anforderungen des Finanzamts.

Ein handschriftliches Kassenbuch reicht für Kleinstbetriebe mit sehr wenigen Bartransaktionen. Jede Seite muss datiert und unterschrieben sein. Korrekturen dürfen nicht überschrieben, sondern müssen sichtbar durchgestrichen und neu erfasst werden.

Excel ist in der Praxis weit verbreitet, aber aus Sicht des Finanzamts problematisch. Der Grund: Einträge können nachträglich verändert oder gelöscht werden, ohne dass eine Änderungshistorie existiert. Excel-Kassenbücher gelten deshalb nicht als revisionssicher und werden bei Betriebsprüfungen in vielen Fällen nicht anerkannt.

Ein digitales Kassenbuch über eine zertifizierte Software oder ein modernes Kassensystem bietet die meiste Sicherheit. Die Einträge werden automatisch protokolliert, Änderungen sind nachvollziehbar und der Tagesabschluss wird digital gesperrt. Wer eine Registrierkasse gemäß RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) betreibt, erfüllt die Anforderungen in der Regel automatisch.

💡 Merke: Wenn du eine Registrierkasse nutzt, erzeugt diese täglich einen Z-Bon (Tagesabschluss). Dieser Z-Bon wird als Beleg ins Kassenbuch übernommen und zusammen mit den Kassenrollen archiviert.

Häufige Fehler beim Kassenbuch

Fehler in der Kassenführung fallen in vielen Fällen erst bei einer Betriebsprüfung auf — und können teuer werden. Das Finanzamt prüft nicht nur Vollständigkeit, sondern auch Plausibilität und Chronologie.

Die häufigsten Fehler:

• Negativer Kassenbestand: Rechnerisch unmöglich und das deutlichste Warnsignal. Entsteht meist durch vergessene Einnahmen oder falsch gebuchte Ausgaben.
• Fehlende Belege: Jeder Eintrag braucht einen Beleg. Ohne Beleg gilt der Vorgang als nicht nachgewiesen.
• Nachträgliche Änderungen: Einträge im Kassenbuch dürfen nicht überschrieben, gelöscht oder umsortiert werden. Korrekturen müssen als Stornobuchung sichtbar erfasst werden.
• Falsche Reihenfolge: Alle Einträge müssen chronologisch erfolgen. Lücken in der Belegnummerierung oder Zeitsprünge deuten auf nachträgliche Eingriffe hin.
• Keine Trennung nach Steuersätzen: Wer Umsätze mit verschiedenen Steuersätzen in einer Summe verbucht, verletzt die Einzelaufzeichnungspflicht.
• Kein regelmäßiger Kassensturz: Ohne physische Zählung fehlt der Nachweis, dass der Buchbestand mit der Realität übereinstimmt.

Mögliche Konsequenzen: Stellt das Finanzamt bei einer Prüfung Mängel in der Kassenführung fest, kann es eine Hinzuschätzung vornehmen. Das bedeutet: Die Behörde schätzt die tatsächlichen Einnahmen — in der Regel deutlich nach oben. Zusätzlich können Strafzuschläge und Nachzahlungen fällig werden.

👉 Tipp: Besprich die Kassenführung regelmäßig mit deinem Steuerberater. Gerade bei der Ersteinrichtung oder einem Systemwechsel lohnt sich eine kurze Abstimmung.

Aufbewahrungspflicht

Alle Kassenbuchunterlagen müssen in Österreich mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Aufzeichnung erstellt wurde.

Das betrifft nicht nur das Kassenbuch selbst, sondern auch alle zugehörigen Belege, Tagesabschlüsse, Z-Bons und Kassenrollen. Auch digitale Aufzeichnungen unterliegen dieser Frist — sie müssen so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht verändert werden können und jederzeit für eine Prüfung abrufbar sind.

Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt unangekündigt Einsicht in die Kassenunterlagen verlangen (Kassennachschau). Wer Unterlagen nicht vorweisen kann, riskiert eine Schätzung der Umsätze.

⚠️ Achtung: Auch bei Betriebsaufgabe läuft die 7-Jahres-Frist weiter. Unterlagen aus dem letzten Geschäftsjahr müssen also bis zu 7 Jahre nach Schließung aufbewahrt werden.

Häufige Fragen

Was ist ein Kassenbuch einfach erklärt?

Ein Kassenbuch ist ein Verzeichnis, in dem du alle Bareinnahmen und Barausgaben deines Unternehmens festhältst. Es zeigt dir jederzeit, wie viel Bargeld in der Kasse sein sollte. Jede Bewegung — ob Verkauf, Einkauf oder Privatentnahme — wird mit Datum, Betrag und Beleg eingetragen. Das Kassenbuch dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt und ist ein fester Bestandteil der Buchhaltung.

Wer muss in Österreich ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich alle Unternehmen, die regelmäßig Bargeschäfte abwickeln. Sobald die jährlichen Barumsätze 7.500 Euro und der Gesamtumsatz 15.000 Euro übersteigen, gilt zusätzlich die Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO). Eine Ausnahme bildet die Kalte-Hände-Regelung für mobile Betriebe bis 30.000 Euro Jahresumsatz. Auch Kleinunternehmer unterhalb der Schwelle müssen Bargeldvorgänge dokumentieren.

Welches Kassenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Das Finanzamt verlangt ein Kassenbuch, das chronologisch, vollständig und revisionssicher geführt wird. Jeder Eintrag muss mit einem Beleg nachweisbar sein. Nachträgliche Änderungen dürfen nicht unbemerkt möglich sein. Handschriftliche Kassenbücher werden akzeptiert, wenn sie korrekt geführt sind. Excel-Kassenbücher gelten in vielen Fällen als nicht ausreichend, weil Einträge nachträglich veränderbar sind. Am sichersten bist du mit einer RKSV-konformen Software oder einem modernen Kassensystem.

Kann ich ein Kassenbuch in Excel führen?

Technisch ja, aber mit Einschränkungen. Excel-Dateien sind nicht manipulationssicher — Einträge können nachträglich geändert oder gelöscht werden, ohne dass dies sichtbar ist. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt ein Excel-Kassenbuch deshalb beanstanden. Für die interne Übersicht ist Excel geeignet, als alleiniger Nachweis gegenüber dem Finanzamt in der Regel aber nicht ausreichend. Eine zertifizierte Kassensoftware bietet mehr Sicherheit.

Was passiert bei einem fehlerhaften Kassenbuch?

Mängel in der Kassenführung können bei einer Betriebsprüfung zu einer Hinzuschätzung führen. Das bedeutet: Das Finanzamt schätzt deine tatsächlichen Einnahmen — erfahrungsgemäß deutlich höher als dokumentiert. Typische Auslöser sind ein negativer Kassenbestand, fehlende Belege, Lücken in der Nummerierung oder nachträgliche Änderungen. Neben der Steuernachzahlung können Strafzuschläge anfallen.

Wie oft muss ich einen Kassensturz machen?

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Häufigkeit, aber in der Praxis wird ein täglicher Kassensturz empfohlen — besonders bei hohem Barverkehr wie in der Gastronomie oder im Einzelhandel. Beim Kassensturz zählst du das Bargeld in der Kasse und vergleichst es mit dem im Kassenbuch errechneten Bestand. Bei einer Betriebsprüfung muss der Kassenbestand jederzeit nachweisbar sein.