UID-Nummer

Was ist eine UID-Nummer?

Die UID-Nummer ist eine eindeutige Kennziffer, mit der dein Unternehmen für umsatzsteuerliche Zwecke in Österreich und innerhalb der EU identifiziert wird. Sie dient der Finanzverwaltung dazu, grenzüberschreitende Umsätze eindeutig zuzuordnen und Missbrauch zu verhindern.

In Österreich erfolgt die Vergabe durch das zuständige Finanzamt – meist automatisch, sobald du umsatzsteuerpflichtig bist.

Eine österreichische UID-Nummer beginnt immer mit dem Ländercode „ATU“, gefolgt von acht Ziffern (z. B. ATU12345678). Das Kürzel „U“ steht für Umsatzsteuer, die restlichen Ziffern bilden eine fortlaufende Identifikationsnummer.

Beispiel: ATU 65432109 → A = Austria, T = Tax, U = Umsatzsteuer

Beispiele anderer EU-Länder
Deutschland: DE123456789 (9 Ziffern, kein Buchstabe)
Italien: IT12345678901 (11-stellig)
Frankreich: FRXX123456789 (Buchstabenpräfixe möglich)

Rechtlich ist die UID Nummer im § 27a UStG (EU-Richtlinie 2006/112/EG) verankert.

UID-Nummer vs. Steuernummer

Die Steuernummer identifiziert dein Unternehmen gegenüber dem Finanzamt allgemein – also auch für Einkommen- oder Körperschaftsteuer.

Die UID-Nummer dagegen wird ausschließlich für Umsatzsteuerzwecke verwendet, insbesondere bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU.

Wo finde ich meine UID Nummer

Wenn dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, findest du deine UID:

• auf dem Bescheid des Finanzamts über die UID-Vergabe,
• im FinanzOnline-Konto unter „Unternehmensdaten“,
• auf bereits ausgestellten Rechnungen, falls du ein Buchhaltungsprogramm oder Kassensystem nutzt,
• oder im Firmenbuchauszug, wenn du eine Kapitalgesellschaft führst.

Wer braucht eine UID-Nummer?

Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen, das umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, benötigt eine UID-Nummer. Sie wird vom Finanzamt vergeben und dient als eindeutige Identifikation im österreichischen und europäischen Umsatzsteuer-System.

Ob du verpflichtet bist, eine UID-Nummer zu beantragen, hängt davon ab, wie und an wen du deine Leistungen erbringst.

Unternehmer:innen im Sinne des UStG

Als Unternehmer:in gilt laut § 2 UStG 1994, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig und nachhaltig ausübt – unabhängig von der Rechtsform oder der Höhe des Umsatzes.

Das betrifft also:

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften
• GmbHs und Vereine mit wirtschaftlicher Tätigkeit
• Freiberufler:innen (z. B. Fotograf:innen, Ärzt:innen, Berater:innen)
• Land- und Forstwirt:innen mit Regelbesteuerung

Diese Betriebe erhalten ihre UID-Nummer in der Regel automatisch, sobald sie beim Finanzamt als umsatzsteuerpflichtig geführt werden.

Unternehmer:innen mit EU-Geschäften

Sobald du Waren oder Dienstleistungen in andere EU-Länder verkaufst oder von dort beziehst, benötigst du in jedem Fall eine UID-Nummer.

Sie ist die Grundlage dafür, dass dein Umsatz als innergemeinschaftliche Lieferung oder Erwerb gilt – und damit steuerfrei oder steuerbar im Empfängerland.

Beispiele:

• Du beziehst Waren von einem Lieferanten in Deutschland → UID-Pflicht.
• Du verkaufst Produkte an Kund:innen in Italien oder die Slowakei → UID-Pflicht.
• Du nutzt Online-Dienstleistungen eines EU-Anbieters (z. B. Software aus Irland) → UID-Pflicht für Reverse-Charge-Verfahren.

Vereine und Organisationen

Auch gemeinnützige Vereine brauchen eine UID-Nummer, wenn sie wirtschaftlich tätig werden – etwa durch den Verkauf von Speisen, Eintrittskarten oder Merchandise.

Solange sie nur ideelle Tätigkeiten ohne Entgelt durchführen (z. B. Sporttraining, Hobbygruppen), besteht keine Pflicht.

Privatpersonen

Privatpersonen erhalten keine UID-Nummer, da sie keine unternehmerische Tätigkeit ausüben. Auch wenn du als Privatperson Rechnungen schreibst – etwa für einen einmaligen Verkauf –, gilt das steuerlich nicht als unternehmerischer Umsatz.

Sonderfall: Neugründer:innen

Wenn du dein Unternehmen gerade gründest und noch keine Umsatzsteuer verrechnest, kannst du die UID-Nummer bereits vorsorglich beantragen.

Das ist sinnvoll, wenn du planst, bald EU-Geschäfte zu tätigen oder Vorsteuer geltend machen willst.

UID-Nummer für Kleinunternehmer:innen

Wenn dein Jahresumsatz unter 35.000 € liegt, gilt in Österreich die Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994). Du musst dann keine Umsatzsteuer verrechnen und keine UID-Nummer beantragen – kannst es aber freiwillig tun.

Wann die freiwillige UID sinnvoll ist

Eine UID-Nummer kann auch für Kleinunternehmer:innen nützlich sein, wenn du mit Firmenkunden in anderen EU-Ländern arbeitest. Nur mit UID kannst du steuerfreie innergemeinschaftliche Leistungen oder Lieferungen abrechnen.

Ohne UID würde dein ausländischer Geschäftspartner Umsatzsteuer in seinem Land verrechnen müssen – und du hättest keinen Vorteil durch das EU-weite Reverse-Charge-Verfahren.

Beispiel:
Du betreibst als Webdesignerin ein Ein-Personen-Unternehmen in Linz und erstellst eine Website für einen Kunden in Deutschland.
Mit einer UID kannst du ohne österreichische Umsatzsteuer fakturieren, die Steuerpflicht geht auf den Kunden über. Ohne UID wäre das nicht möglich.

Was du beachten musst:
Mit der freiwilligen UID giltst du für diese EU-Umsätze als Unternehmerin im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Das bedeutet:

• Du musst regelmäßig Zusammenfassende Meldungen (ZM) abgeben.
• Du bist für diese Leistungen an das EU-Meldewesen gebunden.
• Für inländische Umsätze bleibst du trotzdem umsatzsteuerbefreit, solange du die Grenze von 35.000 € nicht überschreitest.

Hinweis:
Wenn du dauerhaft steigende Umsätze erwartest oder bald über die Grenze kommst, lohnt es sich, die UID frühzeitig zu beantragen. So kannst du problemlos in die Regelbesteuerung wechseln, ohne deine Rechnungsstellung umstellen zu müssen.

UID-Nummer beantragen – so geht’s

Die Vergabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) erfolgt in Österreich durch das zuständige Finanzamt. In den meisten Fällen wird sie automatisch vergeben, sobald du dein Unternehmen anmeldest und umsatzsteuerpflichtig wirst.

Wenn das nicht der Fall ist – etwa bei Kleinunternehmer:innen oder neuen EU-Geschäften – kannst du die UID jederzeit manuell beantragen.

Antrag über FinanzOnline

Am einfachsten stellst du den Antrag über FinanzOnline.

Dazu benötigst du:

1. Eine Steuernummer (wird bei der Unternehmensgründung automatisch vergeben)
2. Ein aktives FinanzOnline-Konto
3. Einen kurzen formlosen Antrag oder das elektronische Formular „UID-Vergabe“

Im Antrag gibst du an, dass du als Unternehmer:in Umsätze mit anderen EU-Staaten tätigst oder tätig sein wirst.

Das Finanzamt prüft dann, ob du die Voraussetzungen für eine UID erfüllst. Bei Neugründer:innen kann zusätzlich ein Nachweis über die geplante Tätigkeit verlangt werden (z. B. Geschäftsplan, Kundenverträge).

Alternativ: Schriftlicher Antrag

Wenn du keinen FinanzOnline-Zugang hast, kannst du den Antrag auch schriftlich beim Finanzamt stellen.

Ein einfaches Schreiben genügt, zum Beispiel:
„Ich beantrage die Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, da ich künftig innergemeinschaftliche Leistungen und Lieferungen erbringe.“

Beifügen solltest du:

• Kopie deines Gewerbescheins oder Firmenbuchauszugs
• Steuernummer
• Begründung (z. B. geplanter Handel oder Dienstleistungen im EU-Raum)

Voraussetzungen für die Vergabe

Eine UID-Nummer wird erteilt, wenn du:

• eine unternehmerische Tätigkeit im Sinne des § 2 UStG 1994 ausübst,
• nicht ausschließlich steuerfreie Umsätze tätigst, die zum Vorsteuerabzug ausschließen,
• oder innergemeinschaftliche Leistungen oder Erwerbe planst.

Selbst Kleinunternehmer:innen können sie erhalten, wenn ein EU-Bezug oder eine Umsatzentwicklung absehbar ist.

Dauer und Zuteilung

Nach positiver Prüfung sendet dir das Finanzamt die UID-Nummer schriftlich per Bescheid.

Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel 7 bis 14 Tage, kann aber je nach Finanzamt variieren.

Die Nummer ist ab diesem Zeitpunkt gültig und kann sofort für Rechnungen, Online-Shops oder das Kassensystem hinterlegt werden.

Pro Tipp:
Speichere die UID in deinem Kassensystem oder Buchhaltungsprogramm. In modernen POS-Lösungen wie shoperate wird sie automatisch auf allen Belegen ausgegeben, sobald du sie einmal einträgst.

UID-Nummer auf Rechnungen

Die UID-Nummer ist ein Pflichtbestandteil jeder ordnungsgemäßen Rechnung, sobald du umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringst. Sie zeigt dem Finanzamt und deinem Geschäftspartner, dass du als Unternehmer registriert bist und berechtigt bist, Umsatzsteuer auszuweisen bzw. Vorsteuer geltend zu machen.

Die gesetzlichen Anforderungen findest du in § 11 UStG 1994. Dort ist genau festgelegt, wann und in welcher Form die UID auf einer Rechnung stehen muss.

1. UID des Rechnungsausstellers

Wenn du in Österreich steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen erbringst, musst du in der Regel deine eigene UID-Nummer auf der Rechnung angeben. Das gilt unabhängig davon, ob du an Kund:innen im Inland oder ins EU-Ausland verkaufst.

Beispiel:
Rechnungsaussteller: Café Melange e.U.
UID-Nr.: ATU12345678
Damit wird eindeutig klar, dass dein Unternehmen als umsatzsteuerpflichtig registriert ist.

Ausnahme Kleinbetragsrechnungen:
Für Rechnungen bis 400 € (inkl. USt) genügt ein vereinfachter Beleg.
Hier ist die UID nicht zwingend erforderlich. Es reicht dein Name, Anschrift, das Entgelt und der Steuerbetrag.

2. UID des Leistungsempfängers

Zusätzlich ist auch die UID deines Geschäftspartners anzugeben, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Der Rechnungsbetrag übersteigt 10.000 €, und
• der Umsatz wird an ein anderes Unternehmen (B2B) erbracht.

Diese Pflicht dient dazu, innergemeinschaftliche Geschäfte eindeutig zuordnen zu können.
Liegt keine gültige UID des Kunden vor, musst du den Umsatz mit österreichischer Umsatzsteuer abrechnen.

Beispiel:
Du verkaufst Gastronomiegeräte an einen Hotelbetrieb in Wien.
Betrag: 12.500 € netto
→ UID des Kunden muss auf der Rechnung stehen.

3. Besondere Fälle

a) Reverse-Charge-Verfahren

Bei bestimmten Leistungen (z. B. Bauleistungen, Metallhandel oder Dienstleistungen von ausländischen Unternehmen) geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über.

In diesen Fällen muss auf der Rechnung stehen:
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 19 UStG.“
Und: Sowohl deine UID als auch die UID des Empfängers sind verpflichtend.

b) Innergemeinschaftliche Lieferungen

Wenn du Waren in einen anderen EU-Mitgliedstaat lieferst, gilt die Lieferung nur dann als steuerfrei, wenn:

• der Empfänger eine gültige UID eines anderen Mitgliedstaats besitzt, und
• du diese UID auf der Rechnung anführst.

Ohne UID entfällt die Steuerbefreiung. Der Umsatz wäre dann in Österreich steuerpflichtig (§ 6 Abs. 1 Z 1 UStG).

4. Technische Umsetzung im Kassensystem

In digitalen Kassen wie shoperate wird die UID automatisch auf jeder Rechnung, Gutschrift oder Lieferschrift ausgegeben, sobald sie im Unternehmensprofil hinterlegt ist.

Dadurch sind alle Belege standardkonform nach § 11 UStG – auch bei elektronischen Rechnungen oder PDF-Exports.

Muss die UID auf jedem Beleg stehen?

Nein – aber auf vielen Belegen ist sie verpflichtend. Entscheidend ist, ob der Beleg eine Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinn darstellt oder nur ein Kassabon für Endkund:innen ist.

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet hier klar: Die UID-Nummer ist nur dann zwingend anzugeben, wenn der Beleg für eine steuerpflichtige Lieferung oder Leistung an ein anderes Unternehmen (B2B) ausgestellt wird.

1. UID auf Rechnungen

Sobald du eine vollständige Rechnung ausstellst – also ein Dokument, das zum Vorsteuerabzug berechtigt –, musst du deine UID anführen (§ 11 Abs. 1 lit. i UStG 1994).

Das gilt sowohl bei elektronischen als auch bei Papier-Rechnungen.

Beispiel:
Café Melange e.U.
UID-Nr.: ATU12345678
Leistungsempfänger: Hotel Donau GmbH – UID: DE987654321

Solche Rechnungen müssen außerdem eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Steuerbetrag und den Steuersatz enthalten.

2. UID auf Kassabelegen

Bei Barumsätzen an Privatkund:innen (B2C) ist die UID nicht verpflichtend.

Auf dem Kassabon reicht in der Regel der Name und die Anschrift des Unternehmens (§ 132a BAO).

Nur wenn der Beleg als vollwertige Rechnung über 400 € gilt (z. B. bei Geschäfts­kunden), muss die UID angegeben werden.

Beispiele:

• Verkauf eines Kaffees an einen Gast → keine UID erforderlich
• Verkauf einer Kaffeemaschine an ein Unternehmen über 400 € → UID erforderlich

Hinweis:
Wird der Kassabon elektronisch als Rechnung übermittelt (z. B. bei Online-Shops oder Lieferservices), kann das Kassensystem automatisch prüfen, ob eine UID erforderlich ist.

3. UID auf Gutschriften, Stornos und Lieferscheinen

• Gutschriften, die eine Rechnung ersetzen, müssen ebenfalls die UID enthalten.
• Lieferscheine oder Stornobelege sind dagegen keine Rechnungen im Sinne des UStG – eine UID ist dort nicht notwendig.

4. Besonderheit bei Kleinunternehmer:innen

Kleinunternehmer:innen, die keine Umsatzsteuer verrechnen, dürfen keine UID auf Rechnungen ausweisen, es sei denn, sie haben eine freiwillig beantragt (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG).

Die Angabe einer UID würde sonst den Anschein erwecken, dass Umsatzsteuer verrechnet wird.

UID-Nummer prüfen und suchen

Die Gültigkeit einer UID-Nummer ist in der täglichen Praxis entscheidend – vor allem, wenn du EU-weite Geschäfte mit anderen Unternehmen abwickelst. Nur eine gültige UID berechtigt dich, innergemeinschaftliche Lieferungen steuerfrei zu behandeln und Vorsteuer abzuziehen.

Darum schreibt das Finanzministerium ausdrücklich vor, UID-Nummern regelmäßig zu prüfen (§ 11 UStG i. V. m. Art. 6–7 UStG-Binnenmarktanhang).

1. UID-Nummer finden

Deine eigene UID findest du an mehreren Stellen:

• im Bescheid des Finanzamts über die Vergabe,
• im FinanzOnline-Portal unter Unternehmensdaten → UID,
• auf offiziellen Rechnungen oder Kassabelegen,
• im Firmenbuchauszug (bei Kapitalgesellschaften).

Wenn du die UID eines Geschäftspartners suchst, kannst du sie oft direkt auf dessen Rechnung, Website (Impressumspflicht nach § 5 ECG) oder über das EU-System VIES abrufen.

2. UID-Nummern prüfen (VIES)

Für die Überprüfung von UID-Nummern innerhalb der EU gibt es das VIES-System (VAT Information Exchange System) der Europäischen Kommission:

👉 https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies

Hier kannst du in Echtzeit prüfen, ob eine UID gültig ist.

Das System bietet zwei Prüfungsstufen:

Stufe 1 – einfache Prüfung: Gültigkeitscheck ohne Namensbezug -> Bestätigung, dass die UID existiert

Stufe 2 – qualifizierte Prüfung: Abgleich mit Firmenname und Adresse -> Nachweis, dass UID zur Firma gehört

Für österreichische Unternehmen ist auch eine Abfrage über FinanzOnline möglich. Das Ergebnis wird als amtlicher Nachweis gespeichert – wichtig bei Betriebsprüfungen.

3. Wann die Prüfung Pflicht ist

Eine UID-Prüfung ist immer erforderlich, wenn du steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen abrechnest.

Seit dem 1. 1. 2020 ist die gültige UID des Abnehmers materiell-rechtliche Voraussetzung für Steuerfreiheit. Fehlt sie, gilt der Umsatz als steuerpflichtig (§ 7 UStG-Binnenmarkt).

Beispiel:
Du lieferst Waren nach Deutschland. Dein Kunde teilt dir seine UID mit, die sich später als ungültig herausstellt. → Die Lieferung wird rückwirkend steuerpflichtig, du musst österreichische Umsatzsteuer nachzahlen.

4. UID ungültig oder nicht gefunden?

Wenn eine UID-Nummer im VIES-System nicht bestätigt wird:

1. Kontakt zum Geschäftspartner aufnehmen – eventuell Tippfehler oder kürzliche Änderung.
2. Erneut prüfen, ggf. über das nationale Finanzamt.
3. Lieferung erst nach Bestätigung steuerfrei abrechnen.

Bei wiederkehrenden Kundenbeziehungen empfiehlt sich eine regelmäßige Stichprobenprüfung.

5. Datenschutz und Nachweis

Das Prüfergebnis solltest du dokumentieren und archivieren (z. B. Screenshot oder PDF aus VIES). Es gilt als Beweis, dass du deine Sorgfaltspflicht erfüllt hast.

Kurz erklärt:

• UID über FinanzOnline oder VIES prüfen
• Stufe 1 = einfache, Stufe 2 = qualifizierte Prüfung
• Pflicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
• Ohne gültige UID keine Steuerfreiheit
• Nachweise sichern (Screenshot, PDF)

Warum ist die UID wichtig

Die UID-Nummer macht dein Unternehmen eindeutig identifizierbar und ist Voraussetzung für den steuerfreien Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU. Nur wenn sowohl Lieferant als auch Abnehmer über eine gültige UID verfügen, gilt eine Lieferung als innergemeinschaftlich steuerfrei – das ist in Art. 6 und 7 des UStG-Binnenmarkt-Anhangs geregelt.

Gleichzeitig sorgt die UID dafür, dass Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen nach § 11 UStG 1994 entsprechen und du den Vorsteuerabzug geltend machen kannst. Fehlt die UID auf einer Rechnung, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern – selbst, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Ein falscher oder fehlender UID-Eintrag kann daher direkt deine Liquidität beeinflussen.

Auch im Hintergrund spielt die UID eine große Rolle: Über das EU-weite VIES-System (VAT Information Exchange System) werden Umsatzdaten abgeglichen und UID-Nummern geprüft. Das hilft, Steuerbetrug zu vermeiden, bringt aber auch eine Sorgfaltspflicht für Unternehmen mit sich – UID-Daten sollten regelmäßig kontrolliert und dokumentiert werden.

Im täglichen Betrieb erleichtert die UID die Zuordnung von Geschäftspartnern und Belegen, besonders bei mehreren Standorten oder digitalen Kassensystemen. In modernen POS-Lösungen wie Shoperate wird sie automatisch verwaltet und auf Rechnungen oder Belegen korrekt ausgewiesen.

Hinweis: Privatpersonen erhalten keine UID-Nummer, da sie keine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze tätigen. Sie verwenden ausschließlich ihre Steuernummer, etwa für die Arbeitnehmerveranlagung.

UID-Nummer im EU-Binnenmarkt

Innerhalb der Europäischen Union ermöglicht die UID-Nummer, dass Waren und Dienstleistungen zwischen Unternehmer:innen grenzüberschreitend ausgetauscht werden können, ohne dass doppelt Umsatzsteuer anfällt.

Damit wird der Binnenmarkt steuerlich harmonisiert: Unternehmen liefern steuerfrei, die Erwerber versteuern im eigenen Land.

Die rechtliche Grundlage bilden die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG und in Österreich der Anhang (Binnenmarkt) zum Umsatzsteuergesetz 1994, insbesondere Art. 6 und 7 UStG.

1. Innergemeinschaftliche Lieferungen

Eine Lieferung ist innergemeinschaftlich steuerfrei, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 7 UStG):

1. Die Ware wird von Österreich in einen anderen EU-Staat befördert oder versendet,
2. der Abnehmer besitzt eine gültige UID-Nummer eines anderen Mitgliedstaats,
3. der Erwerb ist im Empfängerland steuerbar,
4. du gibst die Lieferung in deiner Zusammenfassenden Meldung (ZM) an,
5. du kannst buchmäßig nachweisen, dass die Ware tatsächlich ausgeführt wurde.

Erfüllst du diese Bedingungen, darfst du keine österreichische Umsatzsteuer verrechnen. Die Steuer wird im Empfängerland durch den Käufer abgeführt („Erwerbsbesteuerung“).

Beispiel:
Ein Händler aus Innsbruck liefert Bürobedarf an eine Firma in München.
Beide Unternehmen haben gültige UIDs.
Die Ware wird nach Deutschland versendet.
→ Die Lieferung ist steuerfrei (§ 6 i. V. m. Art. 7 UStG).

2. Innergemeinschaftlicher Erwerb

Auf der Gegenseite steht der innergemeinschaftliche Erwerb: Wenn du als österreichischer Unternehmer Waren aus einem anderen EU-Land beziehst, musst du diese in Österreich versteuern.

Du erhältst die Rechnung ohne Umsatzsteuer, gibst aber die Erwerbssteuer in deiner Umsatzsteuervoranmeldung an – und kannst sie im selben Zug als Vorsteuer geltend machen (§ 12 UStG).

Beispiel:
Du bestellst Haarschneidemaschinen von einem Lieferanten in Italien.
Rechnung netto (ohne USt).
Du meldest den Erwerb in Österreich an und zahlst (und ziehst) die Steuer gleichzeitig.
So bleibt das System steuerlich neutral, und Doppelbesteuerung wird vermieden.

3. Dienstleistungen innerhalb der EU

Auch bei Dienstleistungen (z. B. Software, Agenturleistungen, Online-Marketing) greift das Reverse-Charge-Verfahren:

• Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer,
• Der Leistende stellt die Rechnung ohne USt aus, weist aber beide UIDs aus und den Hinweis:
  „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 19 UStG)“

Damit bleibt die Umsatzsteuer im Land des Empfängers.

4. Nachweis und Dokumentation

Für jede steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung brauchst du einen buchmäßigen Nachweis, der zeigt:

• wohin die Ware geliefert wurde,
• dass der Kunde eine gültige UID hat,
• und dass der Transport tatsächlich in ein anderes EU-Land erfolgte (z. B. Lieferschein, Versandbestätigung).

Diese Nachweise sind Grundlage für die Steuerfreiheit und müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 18 UStG).

Hinweis:
Seit 2020 gilt die UID des Abnehmers als materiell-rechtliche Voraussetzung – liegt keine gültige UID vor, entfällt die Steuerbefreiung auch rückwirkend.

Kurz erklärt:

• UID ist Voraussetzung für steuerfreie EU-Lieferungen
• Erwerb im Empfängerland steuerpflichtig
• Reverse-Charge bei Dienstleistungen
• Gültige UID und Buchnachweis sind Pflicht
• Dokumentation 10 Jahre aufbewahren

Häufige Fehler

Die UID-Nummer wirkt auf den ersten Blick unscheinbar – doch kleine Fehler bei ihrer Verwendung können schnell steuerliche Folgen haben. Viele Nachzahlungen oder Vorsteuerkorrekturen entstehen genau dadurch, dass UID-Prüfung, Rechnung oder Buchnachweis nicht korrekt geführt wurden.

Damit dir das nicht passiert, findest du hier die häufigsten Fehler – und wie du sie vermeidest.

1. Fehlende UID auf Rechnungen

Einer der häufigsten Fehler: Die eigene UID-Nummer fehlt oder wurde auf der Rechnung vergessen.

Damit verliert der Beleg im schlimmsten Fall seine Gültigkeit für den Vorsteuerabzug (§ 12 UStG).

Tipp:
In deinem Kassensystem oder Buchhaltungsprogramm sollte die UID automatisch in jede Rechnung eingefügt werden. Systeme wie shoperate erledigen das, sobald du sie einmal hinterlegt hast.

2. Ungültige UID des Geschäftspartners

Viele Unternehmer:innen prüfen die UID des EU-Kunden nur bei der ersten Lieferung.

Wenn die UID später erlischt (z. B. wegen Unternehmensschließung oder Umgründung), riskierst du, dass die Steuerfreiheit der Lieferung aberkannt wird.

Tipp:
Regelmäßige VIES-Prüfungen (mindestens vierteljährlich) und Screenshots oder Ausdrucke als Nachweis aufbewahren.

3. UID des Leistungsempfängers bei Reverse-Charge fehlt

Beim Reverse-Charge-Verfahren ist es Pflicht, beide UIDs auf der Rechnung zu führen – sowohl deine als auch die des Empfängers.

Fehlt eine davon, kann die Rechnung steuerlich nicht korrekt verarbeitet werden.

Tipp:
Überprüfe bei jeder B2B-Leistung innerhalb der EU, ob beide Nummern angegeben sind und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 19 UStG)“ enthalten ist.

4. UID falsch oder formell fehlerhaft

Eine einzige falsche Ziffer genügt, damit das Finanzamt eine UID als ungültig ansieht.

Das kann passieren, wenn Daten manuell übertragen oder aus älteren Rechnungen kopiert werden.

Tipp:
UIDs immer automatisiert aus der Kundendatenbank übernehmen oder über VIES/FinanzOnline prüfen.

5. Kein Nachweis bei EU-Lieferungen

Für steuerfreie Lieferungen in andere EU-Länder reicht es nicht, eine gültige UID anzugeben.

Du musst zusätzlich buchmäßig nachweisen, dass die Ware tatsächlich ausgeführt wurde (z. B. durch Versandnachweis oder Spediteursbestätigung).

Tipp:
Lege dir eine Checkliste für EU-Lieferungen an (siehe unten).

Checkliste: UID-konforme Rechnungsstellung

Prüfpunkte

◻️ Eigene UID korrekt angegeben

◻️ UID des Kunden geprüft (VIES)

◻️ Reverse-Charge-Hinweis (falls nötig)

◻️ Buchnachweis bei EU-Lieferung vorhanden

◻️ UID-Prüfprotokoll abgelegt

6. UID auf Kleinbetragsrechnungen unnötig

Viele Kleinbetriebe fügen auf jedem Kassabon automatisch eine UID ein – obwohl sie dort nicht verpflichtend ist.

Das ist kein schwerer Fehler, wirkt aber unprofessionell und kann Kund:innen verwirren.

Tipp:
UID nur bei Rechnungen anführen, die über 400 € liegen oder an Unternehmen adressiert sind.

FAQ zur UID-Nummer

Im Alltag tauchen rund um die UID-Nummer immer wieder dieselben Fragen auf – besonders bei Gründer:innen, Kleinunternehmer:innen und Betrieben mit EU-Geschäften.

Hier findest du die wichtigsten Antworten kompakt zusammengefasst.

Was ist der Unterschied zwischen UID und Steuernummer?

Die Steuernummer dient der allgemeinen steuerlichen Identifikation deines Unternehmens beim Finanzamt (z. B. für Einkommen- oder Körperschaftsteuer).

Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist speziell für die Umsatzsteuer und wird EU-weit verwendet, z. B. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Hat man als Privatperson eine UID-Nummer?

Nein. UID-Nummern werden ausschließlich an Unternehmer:innen vergeben.

Privatpersonen, die keine selbstständige gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben, verwenden nur ihre Steuernummer – etwa für die Arbeitnehmerveranlagung.

Ab wann braucht man eine UID-Nummer?

Sobald du umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringst oder Waren/Dienstleistungen innerhalb der EU beziehst oder lieferst.

Kleinunternehmer:innen können sie freiwillig beantragen, wenn sie EU-Kund:innen haben oder innergemeinschaftliche Leistungen planen.

Wie sieht eine österreichische UID-Nummer aus?

Sie beginnt immer mit „ATU“, gefolgt von acht Ziffern, z. B. ATU12345678.

„AT“ steht für Österreich, „U“ für Umsatzsteuer.

Wo finde ich meine UID-Nummer?

• Auf dem Bescheid des Finanzamts
• In FinanzOnline unter Unternehmensdaten → UID
• Auf Rechnungen oder in deinem Kassensystem
• Im Firmenbuchauszug (bei Kapitalgesellschaften)

Wie prüfe ich, ob eine UID-Nummer gültig ist?

Über das EU-System VIES oder über FinanzOnline.

Nur mit gültiger UID ist eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei (§ 7 UStG).

Das Prüfergebnis solltest du als Nachweis abspeichern.

Was passiert, wenn die UID-Nummer ungültig ist?

Dann gilt die Lieferung als steuerpflichtig, auch wenn sie ins EU-Ausland geht.

Du müsstest nachträglich österreichische Umsatzsteuer verrechnen und abführen.

Darum UID-Nummern regelmäßig prüfen!

Darf ich die UID auf dem Kassabon anführen?

Ja, aber sie ist nicht immer Pflicht.

Nur bei Rechnungen über 400 € oder bei B2B-Belegen muss die UID angegeben werden.

Bei Barumsätzen an Privatkund:innen genügt der Unternehmensname (§ 132a BAO).

Was tun, wenn ich meine UID verloren habe?

Du kannst sie jederzeit über FinanzOnline abrufen oder beim zuständigen Finanzamt anfordern.

Die UID ändert sich nur, wenn dein Unternehmen eine neue Steuernummer erhält (z. B. bei Umgründung).

Können mehrere Filialen unterschiedliche UIDs haben?

Nein. In Österreich gilt eine UID pro Unternehmen.

Auch wenn du mehrere Standorte hast, verwendest du immer dieselbe UID.

Muss ich meine UID auf meiner Website angeben?

Ja, wenn du ein Unternehmen betreibst, das online Waren oder Dienstleistungen anbietet.

Die UID gehört laut § 5 ECG (E-Commerce-Gesetz) zur Impressumspflicht.