Ob Wirtshaus oder Café – ohne korrekte Kalkulation arbeitet kein Betrieb rentabel. Erfahre, wie du in der österreichischen Gastronomie Preise richtig berechnest, Wareneinsatz und Gewinn optimierst und typische Fehler vermeidest.

Die Kalkulation ist das Fundament eines jeden Gastronomiebetriebs. Sie zeigt dir, ob du mit jedem verkauften Gericht tatsächlich Gewinn machst – oder ob du unbemerkt Verluste schreibst. Viele Betriebe scheitern nicht an zu wenigen Gästen, sondern an falsch berechneten Preisen.
Gerade in der Gastronomie mit hohen Fixkosten und schwankender Auslastung wirkt schon eine kleine Preisabweichung stark auf das Ergebnis: Eine Änderung von nur 5 % kann den Gewinn um bis zu 15 % verschieben.
Eine saubere Kalkulation sorgt dafür, dass du deine Selbstkosten deckst, Investitionen planst und Preisanpassungen begründen kannst. Sie schützt dich außerdem vor typischen Fehlern wie unterbewerteten Portionsgrößen, falsch angesetzter Umsatzsteuer oder zu knapp kalkulierten Menüs.
Hinweis: Laut Wirtschaftskammer Österreich ist der Preis der stärkste Hebel für den Betriebserfolg – stärker als Kostensenkungen oder zusätzliche Gäste.
Kurz gesagt: Wer nicht kalkuliert, arbeitet auf Risiko. Eine verlässliche Preisbasis gibt dir Sicherheit und Spielraum für unternehmerische Entscheidungen.
Die Preiskalkulation legt fest, welchen Verkaufspreis du verlangen musst, damit alle Kosten gedeckt sind und ein Gewinn bleibt. Dabei geht es nicht nur um den Einkaufspreis, sondern um sämtliche Aufwände, die in deinem Betrieb anfallen.
Grundformel:
Verkaufspreis = Wareneinsatz + Personalkosten + Gemeinkosten + Gewinn + Steuer
Der Preis sollte also alle Kostenblöcke widerspiegeln. Typische Richtwerte in der österreichischen Gastronomie:
Damit bleibt eine Gewinnmarge von 10–15 %, wenn der Betrieb effizient arbeitet.
Eine regelmäßige Kontrolle ist Pflicht – steigende Energiepreise oder höhere Löhne verändern den nötigen Verkaufspreis schnell.
Eine korrekte Kalkulation beginnt mit dem Verständnis der wichtigsten Kostenarten:
Beispiel:
Kostet dein Gericht im Einkauf 4 €, kommen rund 8–9 € an Personal- und Fixkosten hinzu. Mit Gewinn und Steuer ergibt sich ein Endpreis von etwa 14 €.
In der Gastronomie haben sich drei Grundmethoden etabliert, um Verkaufspreise zu berechnen. Welche du wählst, hängt von der Größe deines Betriebs, deiner Datenlage und deinem gewünschten Genauigkeitsgrad ab.
Diese Methode liefert das präziseste Ergebnis. Sie berücksichtigt alle Kostenpositionen: Einkauf, Personal, Miete, Energie, Steuern und Gewinn.
Du berechnest für jedes Gericht den Wareneinsatz pro Portion, addierst anteilige Fixkosten und schlägst deine gewünschte Marge auf.
Beispiel: Eine Suppe kostet dich im Einkauf 1,80 €. Mit 40 % Zuschlag für Fixkosten, 30 % für Personal und 15 % Gewinn ergibt sich ein Nettoverkaufspreis von rund 4,50 € (plus 10 % USt).
Vorteil: realistische Ergebnisse.
Nachteil: hoher Aufwand bei vielen Gerichten.
Diese Methode nutzt den bekannten Multiplikator:
Verkaufspreis = Wareneinsatz × 3 bis 4.
Sie ist schnell und für kleine Betriebe geeignet, aber ungenau. Ein Gericht für 5 € im Einkauf ergibt bei Faktor 3 einen Preis von 15 €. Ob das rentabel ist, hängt von deinen tatsächlichen Fixkosten ab.
Hier werden schwächere Artikel durch margenstarke Produkte ausgeglichen.
Ein klassisches Beispiel:
Diese Methode ist marktorientiert und funktioniert besonders gut, wenn du dein Angebot regelmäßig analysierst und anpasst.
Richtwerte laut WKO:
Küche ≈ 30 % Wareneinsatzquote, Getränke ≈ 25 %. Je niedriger die Quote, desto profitabler der Artikel.
Eine gute Kalkulation ist kein Ratespiel – sie folgt klaren Schritten. Mit dieser Methode kannst du für jedes Gericht den optimalen Preis festlegen:
Ermittle die genauen Kosten pro Portion: Einkaufspreis + Lieferkosten + eventuelle Verluste bei der Zubereitung.
Beispiel: 1 kg Rindfleisch kostet 20 €. Für eine Portion von 200 g ergibt das 4 €.
Schätze, wie viel Prozent deines Umsatzes Fixkosten und Personal ausmachen.
Übliche Richtwerte in Österreich:
Diese Anteile werden auf den Wareneinsatz aufgeschlagen.
Plane deine Zielmarge (meist 10–15 %), um Rücklagen und Investitionen zu finanzieren.
In Österreich gilt:
So erhältst du den Bruttoverkaufspreis – also den Preis auf deiner Karte.
Beispiel:
Wareneinsatz 4 € → + 60 % Fix- und Personalkosten = 6,40 € → + 15 % Gewinn = 7,36 € → + 10 % USt = 8,10 € Verkaufspreis
Einmal erstellt, solltest du die Kalkulation regelmäßig prüfen – etwa bei steigenden Einkaufspreisen oder Energiekosten. Nur so bleiben deine Preise realistisch und deine Marge stabil.
Das Wiener Schnitzel ist ein Klassiker auf fast jeder Speisekarte – und ideal, um das Kalkulationsprinzip zu zeigen.
1. Wareneinsatz:
Für ein Schnitzel aus Schwein:
2. Gemein- und Personalkosten:
3. Gewinnmarge (15 %)
4. Zwischensumme netto:
= 7,50 €
5. Umsatzsteuer (10 %)
= 0,75 €
👉 Verkaufspreis brutto: 8,25 €
Das liegt im unteren Mittelfeld österreichischer Gastropreise – hochwertige Betriebe verlangen für dasselbe Gericht 12 – 14 €, je nach Standort und Qualität.
Praxis-Tipp:
Speisen mit aufwendiger Zubereitung oder hohen Lohnkosten sollten höher kalkuliert werden als einfache Gerichte.
Bei Getränken sind die Margen deutlich höher – sie finanzieren in vielen Betrieben die geringen Gewinne aus Speisen.
Eine Flasche à 0,75l ergibt 6 Gläser und kostet im Einkauf 7,50 €.
Hinweis:
Laut WKO gilt: Küche 30 %, Keller 25 % Wareneinsatzanteil sind wirtschaftliche Zielwerte. Liegt dein Betrieb darüber, solltest du Einkauf, Portionierung oder Verkaufspreise prüfen.
Getränke sind die Profitquelle vieler Betriebe – ihre Kalkulation verdient besondere Aufmerksamkeit. Der Wareneinsatz ist hier meist deutlich niedriger als in der Küche, dafür spielt die Preiswahrnehmung der Gäste eine größere Rolle.
Beispiel:
Eine Flasche Rotwein kostet 9 €. Daraus ergeben sich 6 Gläser à 1,50 € Einkauf. Mit Faktor 3 ergibt sich ein Preis von 4,50 € netto, plus 20 % USt = 5,40 € brutto.
Wichtig ist, den Verlust durch Probeschlucke, Ausgießungen und Restmengen mit einzukalkulieren. Bei offenen Weinen oder frisch gezapftem Bier kann der reale Wareneinsatz um 5–10 % höher liegen.
Die Kalkulation endet nicht beim Verkaufspreis – entscheidend ist, wie viel wirklich übrig bleibt. Genau das zeigt der Deckungsbeitrag.
Der Deckungsbeitrag (DB) ist der Betrag, der nach Abzug des Wareneinsatzes vom Verkaufspreis übrig bleibt, um die restlichen Kosten (Personal, Miete, Energie usw.) zu decken. Erst wenn diese gedeckt sind, entsteht Gewinn.
Formel:
Deckungsbeitrag = Verkaufspreis – Wareneinsatz
Ein einfaches Beispiel:
Ein Gericht kostet dich 3 € im Einkauf und wird um 12 € verkauft.
→ DB = 12 € – 3 € = 9 €
Diese 9 € stehen zur Verfügung, um Fixkosten zu decken und Gewinn zu erzielen.
Der Break-Even-Point (Gewinnschwelle) zeigt, ab welcher Verkaufsmenge du kostendeckend arbeitest.
Beispiel:
Fixkosten pro Monat: 20.000 €
Durchschnittlicher DB pro Gericht: 9 €
→ 20.000 € / 9 € = ca. 2.222 verkaufte Gerichte pro Monat
Ab dieser Menge machst du weder Gewinn noch Verlust. Alles darüber ist dein Reingewinn.
Hinweis:
In der Praxis rechnet man mit Deckungsbeitragsstufen (nach dem STAHR-System):
Diese Kennzahlen helfen dir, gezielt zu erkennen, welche Bereiche deines Betriebs rentabel sind – Küche, Bar oder etwa Liefergeschäft.
Nicht jedes Gericht trägt gleich viel zum Gewinn bei. Die Renner-/Penner-Analyse hilft, die wahren Umsatztreiber zu erkennen.
Du bewertest jedes Gericht nach zwei Kriterien:
Daraus ergeben sich vier Gruppen:
Pro Tipp:
Einfache Excel-Listen oder POS-Berichte reichen oft, um diese Daten auszuwerten.
Eine visuelle DB-Matrix (x = Menge, y = DB) zeigt schnell, wo Optimierungspotenzial liegt.
Das Ergebnis: Du erkennst auf einen Blick, welche Gerichte dein Geld verdienen – und welche es kosten.
Hinweis: Einfache POS-Reports oder Excel-Dashboards reichen völlig aus – Hauptsache, du prüfst regelmäßig und erkennst Trends früh.
In der Küche entscheidet Präzision über den Gewinn. Rezepturen und Portionsgrößen sind das Fundament einer verlässlichen Kalkulation.
Für jedes Rezept wird der exakte Mengenbedarf pro Portion berechnet – inklusive Gewürze, Öl, Butter, Beilagen und Deko. Auch Schwund (z. B. beim Parieren von Fleisch oder Schälen von Gemüse) gehört dazu.
Faustwert: + 5–10 % Zuschlag auf den Rohbedarf für Zubereitungsverluste.
Die Vorbereitungskosten sind oft unterschätzt. Mise en Place, Garzeiten oder Nacharbeiten erhöhen die effektiven Personalkosten. Plane pro Gericht einen realistischen Anteil der Arbeitszeit ein, z. B. 5 Minuten pro Portion = ca. 1 € Personalkosten.
Kalkulationstools oder einfache Excel-Listen helfen, jedes Rezept als Datensatz zu pflegen. Eine Änderung im Einkaufspreis wird automatisch in allen Gerichten nachgeführt – das spart Zeit und verhindert Rechenfehler.
Pro Tipp: Erstelle pro Warengruppe eine eigene Kalkulationsvorlage – Küche, Bar, Frühstück – um bessere Vergleichswerte zu erhalten.
Ein einfaches Excel-Sheet reicht für die meisten Betriebe.
Beispielstruktur:
Formel für Nettoverkaufspreis:
=Wareneinsatz*(1+Gemeinkosten%+Personal%+Gewinn%)
Formel für Bruttoverkaufspreis:
=Netto*(1+USt%)
Damit siehst du sofort, wie sich Preisänderungen auswirken. Excel eignet sich besonders für den Einstieg – später können POS- oder Warenwirtschaftssysteme dieselbe Logik automatisch übernehmen..
Viele Gastronomen kalkulieren zu knapp – und merken es erst, wenn am Monatsende trotz voller Kasse kein Gewinn bleibt. Die folgenden Fehler sind die häufigsten Ursachen:
Ein klassischer Rechenfehler: Die Einkaufspreise werden pro Kilogramm notiert, kalkuliert wird aber pro Portion. Schon 20 g zu viel Fleisch pro Schnitzel können im Monat hunderte Euro kosten.
Tipp: Arbeite mit fixen Rezepturen und Wiegeeinheiten.
Ein Zielwert von 30 % Wareneinsatz in der Küche und 25 % im Getränkebereich gilt als wirtschaftlich. Liegt dein Betrieb darüber, ist meist der Einkauf oder die Lagerhaltung ineffizient.
Tipp: Überprüfe regelmäßig Preise, Lieferanten und Verderb.
Ein häufiger Fehler: Speisen (10 %) und Getränke (20 %) werden falsch erfasst. Das führt nicht nur zu fehlerhaften Preisen, sondern auch zu steuerlichen Problemen bei der Kassenprüfung.
Servicezeiten, Vor- und Nachbereitung oder Urlaubsvertretungen werden oft nicht einkalkuliert. Folge: Du deckst zwar den Wareneinsatz, arbeitest aber ohne Gewinn.
Viele Betriebe scheuen Preiserhöhungen. Doch steigende Energie- oder Rohstoffkosten fressen Margen auf. Eine moderate Anpassung von 2–3 % pro Jahr ist normal – Gäste akzeptieren sie, wenn Qualität stimmt.
Hinweis:
Laut WKO-Impulsvortrag gilt: „Einmal kalkuliert heißt nicht für immer richtig.“ Preise sollten mindestens halbjährlich überprüft werden.
Eine einmalige Kalkulation reicht nicht – sie muss laufend überprüft und angepasst werden. Die wirtschaftlichsten Betriebe arbeiten mit kontinuierlicher Nachkalkulation: Was hat sich verändert? Wo kann ich optimieren, ohne Qualität zu verlieren?
Der größte Hebel liegt im Einkauf. Vergleiche regelmäßig Lieferanten, prüfe Staffelpreise und saisonale Angebote.
Beispiel: Frische Kräuter sind im Sommer günstiger als im Winter – nutze saisonale Menüs, um Kosten zu steuern.
Auch eine bessere Lagerhaltung reduziert Verluste: kurze Lieferintervalle, korrekte Kühltemperaturen und das Prinzip „First in, first out“ verhindern Verderb.
Personalkosten machen oft 40 % des Umsatzes aus. Plane Schichten nach tatsächlichem Gästeaufkommen, nicht nach Gewohnheit.
Beispiel: Viele Betriebe schließen an schwachen Tagen mittags – und erhöhen so die Auslastung abends.
Digitale Dienstpläne oder Kassendaten helfen, Stoßzeiten zu analysieren und Einsätze präziser zu steuern.
Reduziere dein Angebot auf das, was wirklich läuft. Eine kompaktere Karte senkt Lagerkosten, verringert Reste und vereinfacht die Abläufe.
Kombiniere hochmargige Artikel (z. B. Getränke, Desserts) mit Zugprodukten (z. B. Mittagsgerichte), um den Gesamtumsatz zu stabilisieren.
Pro Tipp:
Eine quartalsweise Menüanalyse nach Deckungsbeitrag zeigt, welche Gerichte sich lohnen und welche von der Karte verschwinden sollten.
Runde Preise wirken kundenfreundlich, aber ungerade Endungen (z. B. 13,90 € statt 14 €) werden besser akzeptiert.
Passe Preise lieber regelmäßig leicht an, statt selten und stark. So bleibt dein Betrieb rentabel – und Gäste bleiben.
Eine exakte Kalkulation ist nur so gut wie ihre Pflege. Digitale Tools helfen, Zahlen aktuell zu halten und Preisentscheidungen mit Daten zu untermauern.
Für kleine Betriebe genügt oft eine einfache Excel-Tabelle. Sie sollte folgende Spalten enthalten:
Beispiel:
Du gibst 3,50 € Wareneinsatz ein, 65 % Fixkosten und 15 % Gewinn – das Tool zeigt dir sofort den Netto- und Bruttoverkaufspreis.
Moderne POS-Systeme (Kassensoftware) bieten automatische Auswertungen: Wareneinsatz, Deckungsbeiträge, Verkaufsmengen und Personalzeiten. Damit erkennst du, welche Gerichte profitabel sind – ganz ohne manuelle Nachrechnung.
Tipp: Wähle ein System, das Getränke und Speisen getrennt auswertet, um Wareneinsatz und Umsatzsteuersätze korrekt zu trennen (10 % / 20 %).
Online-Dashboards verbinden Warenwirtschaft, Einkauf und Buchhaltung. Preisänderungen im Einkauf werden sofort sichtbar – du siehst, wann ein Artikel neu kalkuliert werden muss.
Automatische Berichte helfen, Zielwerte zu überwachen:
Diese Kennzahlen zeigen auf einen Blick, wo du handeln musst – noch bevor der Monat vorbei ist.
Neben der reinen Kalkulation beeinflusst auch die Wahrnehmung den Erfolg. Gäste reagieren emotional auf Preisgestaltung – das kannst du gezielt nutzen.
Beispiel:
Ein 16 €-Steak verkauft sich leichter, wenn daneben „aus österreichischer Landwirtschaft, 21 Tage gereift“ steht.
Grundlage ist der Wareneinsatz pro Portion. Addiere anteilig deine Personal- und Fixkosten sowie eine Gewinnmarge, und schlage die Umsatzsteuer auf.
Formel:
Verkaufspreis = Wareneinsatz + Gemein- & Personalkosten + Gewinn + Steuer
Richtwerte:
Beispiel: 4 € Einkauf + 65 % Fixkosten + 15 % Gewinn = 7,60 € netto → +10 % USt = 8,36 € Verkaufspreis
In der Praxis gilt die Aufschlagskalkulation als Faustregel:
Beispiel: Eine Flasche Wein um 8 € Einkauf ergibt 6 Gläser à 0,125 l → Wareneinsatz 1,33 € → Verkaufspreis ca. 4,90 €.
Ein gut geführter Betrieb erzielt 10–15 % Gewinn vom Umsatz nach Abzug aller Kosten.
Liegt der Gewinn darunter, ist meist der Wareneinsatz zu hoch oder der Personaleinsatz ineffizient.
Tipp: Prüfe monatlich deine Deckungsbeiträge – schon kleine Anpassungen bei Portionsgröße oder Einkauf wirken stark auf die Marge.
In Österreich empfiehlt die WKO die Kombination aus genauer Kalkulation für Hauptgerichte und Mischkalkulation für Getränke.
Mindestens halbjährlich, bei stark schwankenden Einkaufspreisen auch öfter. Rohstoffe, Energie und Personal ändern sich laufend – wer zu spät reagiert, verliert Marge.

Eine durchdachte Kalkulation ist der wichtigste Erfolgsfaktor in der Gastronomie. Sie zeigt dir, welche Gerichte wirklich Geld bringen – und wo du nachjustieren musst.
Mit wenigen, aber konsequent umgesetzten Regeln lässt sich deine Rentabilität langfristig sichern:
Richtig kalkulieren heißt nicht, möglichst billig zu sein – sondern bewusst und rentabel zu wirtschaften. So bleibt dein Betrieb auch bei steigenden Kosten stabil und profitabel.
lg Christian und das Team von shoperate
Alle Angaben in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Eine Garantie kann dafür aber nicht abgegeben werden. Insbesondere stellt dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung dar.
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