Registrierkassenpflicht

Registrierkassenpflicht 2027?

Bis Ende 2026 gibt es in Deutschland noch keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Du kannst also weiterhin frei entscheiden, ob du mit einer elektronischen Kasse oder mit einer Offenen Ladenkasse arbeitest. Wichtig bleibt nur: Sobald du Bargeld annimmst, musst du eine ordnungsgemäße Kassenführung sicherstellen – unabhängig vom System.

Ab 01.01.2027 plant die Politik jedoch eine klare Änderung. Laut aktuellem Koalitionsvertrag (CDU/CSU & SPD) soll eine Registrierkassenpflicht für alle Geschäfte über 100.000 € Jahresumsatz eingeführt werden. Die gesetzliche Grundlage ist noch in Arbeit, aber die Richtung ist vorgegeben. 💡

Was heißt das für dich heute?

Du musst noch keine Registrierkasse haben – aber du solltest wissen, dass viele Punkte ab 2027 verbindlich werden könnten: elektronische Kassensysteme, TSE, einheitliche Datenformate (DSFinV-K) und strengere Meldepflichten.

👉 Bis das finale Gesetz steht, bleibt die bestehende Regelung gültig. Trotzdem ist klar: Die meisten Betriebe sollten mit einer Einführung der Pflicht ab 2027 rechnen.

Was sich 2027 (vermutlich) ändert

Die Bundesregierung plant ab 01.01.2027 eine verpflichtende Nutzung elektronischer Kassensysteme für Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz. Das Ziel: weniger Manipulationen, mehr Transparenz und eine einheitliche digitale Prüfgrundlage. Viele Details stehen allerdings noch nicht fest – genau das sorgt derzeit für Unsicherheit.

Unklar ist vor allem, was der Begriff „Geschäfte“ bedeutet. Gemeint sein könnten Verkaufsstellen, Betriebe mit Barumsatz oder generell alle Unternehmen über der Umsatzgrenze – unabhängig davon, ob viel oder wenig Bargeld beteiligt ist. Auch ob die Grenze auf den Gesamtumsatz oder nur auf Barumsätze angewendet wird, ist politisch nicht abschließend geklärt.

Zusätzlich steht die Abschaffung der Bonpflicht im Raum. Einige Stimmen (z. B. fiskaly) warnen davor, weil ohne Beleg ein wichtiges Kontrollinstrument fehlen würde. Andere begrüßen die Entlastung im Alltag und weniger Papiermüll. Wie die neue Regel konkret ausgestaltet wird – digitaler Bon, freiwillige Ausgabe oder branchenbezogene Ausnahmen – ist bisher offen.

💡 Fest steht: Die Anforderungen an Kassen, Datenexport (DSFinV-K) und TSE werden bleiben oder sogar strenger werden. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig planen, auch wenn noch nicht jede Detailfrage beantwortet ist.

Wer ist von der Pflicht betroffen?

Die geplante Registrierkassenpflicht ab 2027 soll für alle Geschäfte mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz gelten. Diese Grenze ist politisch festgelegt, aber noch nicht vollständig definiert. Unklar bleibt, ob sich die 100.000 € auf den gesamten Unternehmensumsatz beziehen oder nur auf Barumsätze. Genau diese Unschärfe sorgt aktuell für Unsicherheit – besonders in Branchen, die zwischen Bar- und Kartenzahlungen stark schwanken.

Betroffen sind voraussichtlich viele kleine Betriebe: Gastronomie, Kioske, Bäckereien, Friseure, Kosmetikstudios, Foodtrucks und Dienstleister mit regelmäßigem Kundenkontakt. Auch Mischbetriebe – etwa ein Laden mit integriertem Café – müssen prüfen, ob der Gesamtumsatz die Schwelle überschreitet.

Für reine Dienstleister ohne Barumsätze könnte die Pflicht ebenfalls greifen, falls die Politik „Geschäfte“ als allgemeine Betriebsstätten interpretiert. Branchen wie Vereine, mobile Verkäufer oder saisonale Anbieter warten noch auf konkrete Ausnahmeregeln.

💡 Aktuell gilt: Wer 2025/2026 nahe an der Umsatzschwelle liegt, sollte frühzeitig evaluieren, ob eine elektronische Kasse notwendig wird – denn eine kurzfristige Umstellung kann Aufwand, Kosten und Engpässe verursachen.

Offene Ladenkasse: weiterhin erlaubt?

Bis einschließlich 2026 darfst du weiterhin mit einer Offenen Ladenkasse arbeiten – vorausgesetzt, du erfüllst alle formalen Pflichten wie tägliche Kassenberichte, geordnete Belegablage und eine saubere Dokumentation der Tageslosung. Diese Form der Kassenführung ist erlaubt, aber deutlich fehleranfälliger. Kleine Unsauberkeiten führen bei der Kassennachschau schnell zu Problemen oder Schätzungen.

Mit der geplanten Registrierkassenpflicht ab 2027 wird die Offene Ladenkasse voraussichtlich nur noch für Betriebe unter 100.000 € Jahresumsatz möglich bleiben. Wer darüber liegt, müsste zwingend auf ein elektronisches Kassensystem umstellen. Ob es zusätzliche Ausnahmen – etwa für mobile Verkäufer, Marktstände oder bestimmte Vereine – geben wird, ist politisch noch offen.

Wichtig: Auch wenn du eine Offene Ladenkasse nutzt, gilt weiterhin die Einzelaufzeichnungspflicht, sofern diese zumutbar ist. Nur wenn die Aufzeichnung jedes einzelnen Vorgangs praktisch nicht möglich ist (z. B. hoher Kundenlauf mit Kleinstbeträgen), kann eine Ausnahme greifen.

💡 Tipp: Wer heute schon merkt, dass der Betrieb organisatorisch an seine Grenzen kommt, ist mit einem elektronischen Kassensystem langfristig sicherer unterwegs – unabhängig von der kommenden Pflicht.

Registrierkassenpflicht 2025

Auch im Jahr 2025 gibt es in Deutschland keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Du kannst weiterhin selbst entscheiden, ob du eine elektronische Kasse oder eine Offene Ladenkasse nutzt. Trotzdem gelten bereits jetzt mehrere verbindliche Vorgaben, die viele Betriebe häufig unterschätzen.

Zentral ist die TSE-Pflicht: Jede elektronische Registrierkasse muss seit 2020 mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Diese TSE zeichnet jeden Vorgang manipulationssicher auf und bildet die Grundlage für spätere Prüfungen. Dazu kommt die DSFinV-K, das einheitliche Datenformat für Kassenexporte – relevant für Betriebsprüfungen und die Kassennachschau.

Seit 2025 wird außerdem die Kassenmeldepflicht wieder stärker in den Fokus gerückt. Jede neue Registrierkasse muss nach Anschaffung ans Finanzamt gemeldet werden. Parallel bleibt die Belegausgabepflicht bestehen: Für jeden Vorgang muss ein Bon ausgegeben werden – gedruckt oder digital, wenn der Kunde zustimmt.

Für Betriebe ohne Registrierkasse gilt: Die GoBD müssen vollständig eingehalten werden. Dazu gehören tägliche Kassenberichte, nachvollziehbare Aufzeichnungen, Aufbewahrungspflichten und eine saubere Trennung privater und betrieblicher Gelder.

💡 Zusammengefasst: 2025 ändert sich an der Pflichtlage noch nichts Grundsätzliches – aber die bestehenden Regeln werden konsequenter kontrolliert. Wer die geplanten Änderungen 2027 im Blick behalten will, sollte seine Kassenprozesse bereits jetzt stabil und revisionssicher aufstellen.

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Nach diesen ersten Kurzantworten lohnt sich ein genauerer Blick auf die bestehende Rechtslage und die kommenden Änderungen. Viele Formulierungen im Koalitionsvertrag lassen wichtige Punkte offen, gleichzeitig bleiben die aktuellen Pflichten vollständig bestehen. Damit du sicher planen kannst, findest du im folgenden Hauptteil alle zentralen Regeln, Hintergründe und praktischen Auswirkungen – von der neuen Umsatzgrenze über die Bonpflicht bis zur Frage, wie lange die Offene Ladenkasse noch sinnvoll ist.

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Hintergrund der Registrierkassenpflicht

Die Diskussion über eine verpflichtende elektronische Kasse ist nicht neu. Seit Jahren warnen Finanzbehörden vor hohen Steuerausfällen durch fehlerhafte oder manipulative Kassenführung. Besonders Offene Ladenkassen gelten als risikoreich, weil sie vollständig handschriftlich dokumentiert werden und jede Ungenauigkeit zu Schätzungen führen kann. Elektronische Kassensysteme mit TSE bieten hier deutlich mehr Nachvollziehbarkeit.

Mit dem Koalitionsvertrag 2025 haben CDU/CSU und SPD nun einen politischen Richtungswechsel eingeleitet. Ab 2027 sollen Betriebe über einer bestimmten Umsatzgrenze verpflichtend ein elektronisches Kassensystem nutzen. Die Regierung begründet das mit einem moderneren Steuervollzug, weniger Manipulationsmöglichkeiten und einer einheitlichen digitalen Datenbasis für Prüfungen.

Kritik kommt vor allem von Steuerberatern und Verbänden: Die Regelung sei noch zu unpräzise formuliert, insbesondere der Begriff „Geschäfte“ und die Frage, ob sich die 100.000-€-Grenze auf alle Umsätze oder nur auf Barumsätze bezieht. Auch die Belastung kleiner Betriebe steht im Raum – nicht nur finanziell, sondern auch organisatorisch.

Trotz offener Details ist klar: Die elektronische Kasse soll in Zukunft Standard werden. Für viele Betriebe bedeutet das, rechtzeitig Prozesse, Abläufe und Technik zu prüfen, um nicht erst kurz vor 2027 reagieren zu müssen.

Neue Regeln ab 2027

Ab 1. Januar 2027 soll eine verpflichtende Nutzung elektronischer Kassensysteme für Unternehmen über 100.000 € Jahresumsatz eingeführt werden. Die politische Entscheidung ist gefallen – aber viele Details stehen noch nicht endgültig fest. Genau deshalb besteht aktuell große Unsicherheit in Gastronomie, Handel, Handwerk und persönlichen Dienstleistungsbetrieben.

Klar ist bislang Folgendes: Betriebe über der Umsatzgrenze sollen eine elektronische Registrierkasse mit zertifizierter TSE, standardisiertem Datenexport (DSFinV-K) und vollständiger Einzelaufzeichnung nutzen. Gleichzeitig soll die Bonpflicht in ihrer heutigen Form abgeschafft oder grundlegend verändert werden. Ob daraus eine verpflichtende digitale Belegausgabe wird, ist noch offen.

Die Formulierung im Koalitionsvertrag sorgt zusätzlich für Fragen. Der Begriff „Geschäfte“ ist nicht eindeutig definiert. Es ist also unklar, ob die Pflicht nur für Verkaufsstellen, für alle Betriebe mit Barumsatz oder generell für alle Unternehmen über der Umsatzschwelle gilt – unabhängig von der Branche oder Zahlungsart.

💡 Für die Praxis bedeutet das: Die meisten Betriebe müssen davon ausgehen, dass sie ab 2027 ein elektronisches Kassensystem benötigen. Wer heute nahe der Schwelle liegt oder stark wächst, sollte sich bereits jetzt mit Umstellung, Schulung und Abläufen beschäftigen.

Wer ist betroffen? / Ausnahmen

Grundsätzlich gilt: Eine Registrierkassenpflicht besteht in Deutschland erst ab 2027 und soll nur Betriebe betreffen, die mehr als 100.000 € Jahresumsatz erzielen. Unterhalb dieser Grenze bleibt die Entscheidung zwischen elektronischer Registrierkasse und Offener Ladenkasse weiterhin möglich.

Unternehmen ohne Barumsätze – also reine Rechnungs- oder Überweisungsbetriebe – benötigen auch künftig keine Kasse. Sobald jedoch Bargeld angenommen wird, musst du entweder eine Registrierkasse oder eine Offene Ladenkasse korrekt führen. Auch für Vereine, mobile Verkäufer oder saisonale Betriebe ist noch nicht abschließend geklärt, ob Ausnahmen geschaffen werden. Die Politik arbeitet hier noch an klaren Definitionen und möglichen Sonderregelungen.

Für die heutige Rechtslage gilt außerdem: Die Einzelaufzeichnungspflicht besteht immer – außer sie ist im Einzelfall unzumutbar. Das betrifft etwa sehr hohen Kundenlauf ohne technische Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung. Solche Ausnahmen müssen bei Bedarf geprüft und dokumentiert werden.

💡 Bis das endgültige Gesetz zur Registrierkassenpflicht vorliegt, bleiben alle bisherigen Ausnahmen gültig. Betriebe mit steigenden Umsätzen sollten jedoch früh prüfen, ob sie ab 2027 oberhalb der Grenze liegen könnten.

Umsatzgrenze 100.000 €

Die geplante Grenze von 100.000 € Jahresumsatz ist der zentrale Faktor der neuen Registrierkassenpflicht. Sie entscheidet darüber, ob du ab 2027 zwingend ein elektronisches Kassensystem nutzen musst oder weiterhin frei wählen kannst. Noch offen ist jedoch, wie diese Grenze genau berechnet wird – und genau das sorgt bei vielen Betrieben für Unsicherheit.

Politisch ist bislang nicht definiert, ob sich die Grenze auf den Gesamtumsatz deiner Firma bezieht oder nur auf Barumsätze. Für die Praxis macht das einen großen Unterschied:

• Ein Café mit vielen Barzahlungen überschreitet die Schwelle schnell.
• Ein Friseur mit vielen Kartenzahlungen könnte unter 100.000 € Barumsatz bleiben – aber über 100.000 € Gesamtumsatz liegen.
• Auch Mischbetriebe (z. B. Verkauf + Dienstleistungen) müssen beide Umsatzarten im Blick behalten.

Unklar ist außerdem, wie mit Umsätzen umgegangen wird, die erst im laufenden Jahr die Schwelle überschreiten. Müssen Betriebe dann sofort umstellen? Oder erst im Folgejahr? Diese Fragen sollen erst im Gesetzesentwurf beantwortet werden.

💡 Grundregel: Wenn dein Betrieb heute über 8.333 € Monatsumsatz macht, liegst du voraussichtlich über der Schwelle. Wer nah an dieser Grenze arbeitet oder stark wächst, sollte die Einführung eines elektronischen Kassensystems spätestens 2026 einplanen.

Was ist eine Registrierkasse?

Eine elektronische Registrierkasse ist ein digitales Aufzeichnungssystem, das alle Bar- und unbaren Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig und unveränderbar speichert. Viele Betriebe nutzen sie bereits heute, weil sie sicherer, schneller und weniger fehleranfällig ist als eine Offene Ladenkasse. Ab 2027 wird sie für Unternehmen über 100.000 € Umsatz voraussichtlich verpflichtend.

Elektronische Kassen erfüllen automatisch zentrale Anforderungen der GoBD und der KassenSichV. Dazu gehören die lückenlose Erfassung jedes Vorgangs, eine klare Trennung von baren und unbaren Umsätzen sowie die revisionssichere Speicherung der Daten. Viele Systeme unterstützen außerdem den einheitlichen Export nach DSFinV-K, den Finanzämter bei Prüfungen verlangen.

Wichtig bleibt: Auch mit Registrierkasse musst du alle buchhalterischen Pflichten einhalten. Dazu zählt eine vollständige Verfahrensdokumentation, regelmäßige Sicherungen der Kassendaten und eine korrekte Einrichtung der Kassenprofile (Steuersätze, Zahlungsarten, Artikel). Änderungen an Stammdaten müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

💡 Für die meisten Betriebe ist eine elektronische Kasse heute bereits der praktikablere Weg – nicht nur wegen 2027, sondern auch wegen der laufenden Prüfungs- und Dokumentationsanforderungen.

TSE-Pflicht

Seit 2020 müssen elektronische Registrierkassen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)ausgestattet sein. Die TSE schützt alle Kassenvorgänge vor nachträglichen Änderungen, indem sie jeden Vorgang mit Startzeit, Endzeit, Signaturzähler und Prüfwert manipulationssicher protokolliert. Diese Vorgaben bleiben auch 2025 und 2026 vollständig bestehen – unabhängig von der geplanten Registrierkassenpflicht ab 2027.

Für dich bedeutet das: Nutzt du eine elektronische Kasse, muss die TSE aktiv, korrekt eingerichtet und funktionstüchtig sein. Ob Hardware-TSE, Cloud-TSE oder integrierte Lösung spielt keine Rolle – entscheidend ist die Zertifizierung. Alle Vorgänge wie Verkäufe, Stornos, Trainingsbuchungen oder Trinkgelder müssen erfasst und signiert werden.

Wichtig ist auch die DSFinV-K, das einheitliche Datenformat, in dem jede TSE-Kasse ihre Daten exportieren können muss. Dieses Format wird bei Kassennachschauen und Betriebsprüfungen verwendet. Eine ordnungsgemäße TSE allein reicht daher nicht – der Export muss vollständig, maschinenlesbar und fehlerfrei sein.

💡 TSE ist keine neue Pflicht und unabhängig von 2027. Wenn du bereits eine Registrierkasse nutzt, muss sie heute schon zu 100 % konform sein – sonst drohen Schätzungen und Bußgelder.

Kassenbonpflicht

Die Kassenbonpflicht gilt seit 2020 und verlangt, dass für jeden Kassenvorgang ein Beleg ausgegeben wird – gedruckt oder digital, sofern der Kunde zustimmt. Diese Pflicht besteht weiterhin, und zwar unabhängig davon, ob du eine Registrierkasse oder eine Offene Ladenkasse nutzt. Alle Belege müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, darunter Datum, Uhrzeit, Verkäuferdaten, Steuersätze, Betrag je Zahlungsart sowie die TSE-Daten wie Signaturzähler und Transaktionsnummer.

Mit Blick auf 2027 steht die Bonpflicht politisch zur Diskussion. Laut Koalitionsvertrag soll sie „abgeschafft oder neu gestaltet“ werden. Ob das eine vollständige Abschaffung bedeutet oder eine Umstellung auf verpflichtende digitale Belege, ist noch offen. Branchenexperten und Verbände warnen davor, den Bon vollständig zu streichen – denn ohne Beleg könnte eine wichtige Kontrollfunktion verloren gehen. Möglich wäre daher eine digitale Lösung über QR-Codes oder Belegabruf.

Bis zur Einführung der neuen Regeln ist die Bonpflicht unverändert gültig. In der Praxis bedeutet das: Jeder Verkauf braucht einen Beleg, egal wie klein der Betrag ist. Wer keine Belege ausgibt oder falsche Angaben druckt, riskiert Bußgelder.

💡 Stand heute bleibt die Bonpflicht bestehen. Erst das finale Gesetz entscheidet, wie sie ab 2027 konkret aussehen wird.

Kassenmeldepflicht

Die Kassenmeldepflicht verlangt, dass jede elektronische Registrierkasse beim Finanzamt angemeldet wird – und zwar innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Auch wenn die technische Umsetzung der elektronischen Meldung in den letzten Jahren verzögert war, gilt die gesetzliche Pflicht weiterhin. Betriebe müssen ihre Kassen daher vollständig und korrekt registrieren, sobald die Finanzverwaltung das Verfahren freigibt.

Für dich bedeutet das: Jede neue Kasse, jeder Austausch und jede Außerbetriebnahme ist meldepflichtig. Das betrifft sowohl fest installierte Registrierkassen als auch mobile Geräte, Cloud-Kassen, Tablet-Kassen und Kassensysteme mit mehreren Terminals. Die Meldung soll künftig digital erfolgen und Informationen wie Seriennummer, TSE-Daten und Anschaffungsdatum enthalten.

Die Meldepflicht steht auch ab 2027 weiterhin im Gesetz. Sie ist unabhängig von der geplanten Registrierkassenpflicht und wird für alle elektronischen Kassensysteme gelten – auch für solche unter der Umsatzgrenze. Die Finanzämter nutzen diese Meldungen, um Kassennachschauen zielgerichteter durchzuführen und Manipulationsrisiken zu reduzieren.

💡 Halte deine Kassendaten bereit und dokumentiere jeden Gerätewechsel sauber. Sobald die elektronische Meldung aktiv geschaltet ist, müssen alle Betriebe ihre Kassen fristgerecht eintragen, um Bußgelder und Rückfragen zu vermeiden.

Kassennachschau

Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung der Finanzbehörde. Seit 2018 dürfen Prüfer jederzeit deine Geschäftsräume betreten, ohne Vorwarnung, und sich ein Bild von deiner Kassenführung machen. Dabei wird kontrolliert, ob deine Aufzeichnungen vollständig, richtig und zeitnah sind – unabhängig davon, ob du eine Registrierkasse oder eine Offene Ladenkasse nutzt.

Typische Prüfpunkte sind der aktuelle Kassenbestand, die Tagesabschlüsse, Belege, TSE-Funktionen und der DSFinV-K-Export. Der Prüfer kann außerdem eine sogenannte „Kassensturzfähigkeit“ verlangen, also die sofortige Berechnung des aktuellen Bargeldbestands anhand deiner Unterlagen. Jede Unstimmigkeit kann zu einer vertieften Betriebsprüfung oder zu Schätzungen führen.

Auch ab 2027 bleibt die Kassennachschau ein zentrales Kontrollinstrument. Selbst Betriebe unter der geplanten Umsatzgrenze von 100.000 € müssen nachweisen können, dass ihre Kasse ordnungsgemäß geführt wird. Die neue Registrierkassenpflicht ändert nichts daran, dass Fehler – egal ob digital oder handschriftlich – Konsequenzen haben können.

💡 Wichtig: Eine saubere, tägliche Dokumentation schützt dich bei der Kassennachschau mehr als jedes technische System.

GoBD & GoB

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die GoBD gelten für alle Betriebe – unabhängig davon, ob du eine Registrierkasse oder eine Offene Ladenkasse nutzt. Sie legen fest, wie Geschäftsvorfälle aufgezeichnet, aufbewahrt und dokumentiert werden müssen. Ziel ist eine vollständige, nachvollziehbare und unveränderbare Kassenführung, die jederzeit geprüft werden kann.

Zu den zentralen Anforderungen gehört, dass alle baren und unbaren Vorgänge einzeln, zeitnah, wahrheitsgemäß und lückenlos erfasst werden. Belege dürfen nicht verloren gehen, Änderungen müssen protokolliert werden, und jede Buchung braucht einen erkennbaren Belegbezug. Auch eine Verfahrensdokumentation ist Pflicht: Darin erklärst du, wie deine Kasse funktioniert, welche Abläufe gelten und wie Änderungen gehandhabt werden.

Auch digitale Systeme unterliegen diesen Regeln. Eine elektronische Registrierkasse nimmt dir vieles ab, aber sie ersetzt nicht deine Pflicht zur organisatorischen Sorgfalt. Daten müssen vollständig exportierbar sein (DSFinV-K), zehn Jahre aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein.

💡 Egal ob digital oder handschriftlich: Die GoBD bilden die Grundlage jeder Kassenführung. Ohne sie ist weder eine Prüfung noch eine rechtssichere Dokumentation möglich.

Offene Ladenkasse

Eine Offene Ladenkasse ist ein Bargeldbehälter ohne technische Funktionen – also eine Schublade, Kasse oder Box, in der du Münzen und Scheine aufbewahrst. Sie ist in Deutschland weiterhin erlaubt, solange du alle formalen Anforderungen erfüllst. Dazu gehören tägliche Kassenberichte, sauber geführte Belege und ein nachvollziehbarer Tagesabschluss. Fehler passieren hier allerdings schnell, weil alles handschriftlich dokumentiert werden muss.

Auch wenn die Offene Ladenkasse einfach wirkt, gelten strenge Regeln: Jede Bareinnahme und -ausgabe muss vollständig und zeitnah erfasst werden. Du musst Belege sammeln, den Bargeldbestand täglich dokumentieren und eine klare Trennung zwischen privaten und betrieblichen Geldern sicherstellen. Die sogenannte „retrograde Ermittlung der Tageslosung“ – also Kassenendbestand minus Anfangsbestand plus Ausgaben minus Einlagen – ist Pflicht.

Ab 2027 wird die Offene Ladenkasse voraussichtlich nur noch für Betriebe unter 100.000 € Jahresumsatz möglich bleiben. Wer darüber liegt, muss mit einer elektronischen Registrierkasse arbeiten. Unabhängig davon bleibt die Offene Ladenkasse die fehleranfälligste Variante – schon kleine Unstimmigkeiten können bei der Kassennachschau zu Schätzungen führen.

💡 Wenn deine Abläufe komplexer werden, lohnt sich oft frühzeitig der Umstieg auf ein elektronisches System – auch unabhängig von der kommenden Regelung.

Kassenbericht

Der Kassenbericht ist die zweite Möglichkeit, eine Offene Ladenkasse korrekt zu führen – und wird oft genutzt, wenn viele kleine Barumsätze anfallen. Statt jeden Vorgang einzeln ins Kassenbuch zu schreiben, sammelst du alle Barbelege geordnet und ermittelst am Tagesende die Tageslosung. Diese muss zwingend retrograd berechnet werden:

Kassenendbestand
– Kassenanfangsbestand
– Bareinlagen
+ Barausgaben
= Tageslosung (also die Tageseinnahmen)

Entscheidend ist, dass diese Berechnung täglich durchgeführt wird. Nachträgliche Zusammenfassungen oder Schätzungen sind nicht erlaubt. Alle Belege müssen vollständig sein, durchnummeriert oder erkennbar sortiert. Ein Zählprotokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, hilft aber bei Prüfungen, weil es den Bargeldbestand nachvollziehbar macht.

Wichtig bleibt auch hier: Die Belege und die Kassenberichte müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, und du musst jeden Tag einen neuen Bericht erstellen – selbst bei geringem Umsatz. Die Finanzbehörde prüft besonders genau, ob die retrograde Berechnung schlüssig ist und ob der Bargeldbestand zur Dokumentation passt.

💡 Der Kassenbericht reduziert zwar Schreibaufwand, aber Fehler in Belegen, fehlende Nummerierungen oder Differenzen beim Kassensturz führen schnell zu Problemen.

Strafen

Verstöße gegen die Regeln der Kassenführung können schnell teuer werden. Werden bei einer Prüfung Mängel festgestellt – etwa fehlende Belege, unklare Tageslosungen oder nicht nachvollziehbare Bargeldbestände – kann das Finanzamt eine Umsatzschätzung durchführen. Diese fällt in der Praxis häufig zu Ungunsten des Betriebs aus und kann zu erheblichen Steuernachzahlungen führen.

Bei elektronischen Kassensystemen gelten zusätzliche Anforderungen. Wird eine Registrierkasse ohne funktionierende TSE, ohne korrekten DSFinV-K-Export oder ohne vollständige Protokolle betrieben, können Bußgelder von bis zu 25.000 € verhängt werden. Auch die fehlende oder falsche Belegausgabe kann mit bis zu 5.000 € sanktioniert werden.

Die Behörden achten insbesondere auf Manipulationsmöglichkeiten, fehlende Dokumentationen, nicht protokollierte Kassenänderungen und nicht aufbewahrte Daten. Gerade bei Offenen Ladenkassen sind kleine Fehler oft schwer nachweisbar zu korrigieren – was bei der Kassennachschau schnell zu formellen Beanstandungen führt.

💡 Je sauberer die täglichen Abläufe dokumentiert werden – egal ob elektronisch oder handschriftlich –, desto geringer das Risiko von Sanktionen.