Seit dem Kassengesetz 2020 müssen elektronische Kassensysteme mit einer TSE, also einer “zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung” ausgerüstet sein. Was genau ist eine TSE, ab wann und für wen ist die TSE Pflicht, und wie funktioniert eine TSE, ist eine TSE Meldung beim Finanzamt notwendig? Das und mehr erfährst du in diesem Artikel.
Was bedeutet TSE?
“TSE” ist die Abkürzung für “Zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung”. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ist Teil des neuen Kassengesetzes, das Ende 2016 in Deutschland eingeführt wurde: das “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen”.
Nach diesem Kassengesetz muss jedes elektronische Kassensystem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten. Die Finanzbehörden sind mit dieser TSE in der Lage, die aufgezeichneten Kassentransaktionen auszulesen und mögliche Manipulationen ausfindig zu machen. Somit können die Finanzprüfer sicherstellen, dass die digitalen Kassenaufzeichnungen nachträglich nicht verändert wurden.
Teile des Kassengesetzes sind auch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die DSFinV-K, von denen du vielleicht schon gehört hast. In diesen werden zB die Belegausgabepflicht oder die technischen Anforderungen an die TSE genauer erläutert.
Ist die TSE Pflicht?
Ja, wenn du ein elektronisches Kassensystem (Kassen-App, Kassen-Software, elektronisches Registrierkassengerät) benützt und damit vor Ort Zahlungen mit Bargeld, Karte, Gutschein oder Ähnlichem annehmen kannst, dann ist die TSE Pflicht. Dh in diesem Fall muss dein Kassensystem eine TSE enthalten.
Die TSE Pflicht besteht nicht, wenn mit dem Kassensystem keine Barzahlungen möglich sind. So müssen also zB Webshops keine TSE einbinden, weil hier nicht vor Ort bar bezahlt werden kann. Als Barzahlung gelten übrigens auch alle vor Ort verwendeten, mit Bargeld vergleichbaren elektronischen Zahlungsformen wie Kreditkarten, EC-Karten, Bonuspunktesysteme oder virtuelle Konten, Gutscheine, Guthabenkarten und dergleichen.
Noch gibt es aber keine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Das heißt, du musst nicht unbedingt ein elektronisches Kassensystem benützen. Du kannst alternativ auch einfach eine sogenannte “Offene Ladenkasse” führen und die Geschäftsvorfälle anderweitig einzeln aufzeichnen. Und wenn du unter bestimmte Ausnahmen fällst, dann musst du nicht einmal das. In beiden Fällen gibt es hier keine TSE Pflicht.
Eine Offene Ladenkasse ist ein einfaches Bargeld-Behältnis, also zB eine Schublade, Schachtel, Geldkassette, etc.
Die bestimmten Ausnahmen liegen vor, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, einzeln Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Ein Beispiel wäre zB der Einzelhandel, wo der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an eine Vielzahl von Kunden gegen Barzahlung vorliegt, sofern der Kundenkontakt hauptsächlich auf Bestellung und Bezahlvorgang beschränkt ist. Die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnung musst du aber nachweisen können.
Ab wann ist die TSE Pflicht?
Du möchtest dir eine neue Kasse zulegen? Oder du hast deine Kasse vor dem 26.11.2010 oder nach dem 31.12.2019 gekauft?
Dann muss diese seit 1. April 2021 (in Bremen seit 1. Oktober 2020) über eine TSE verfügen.
Du hast deine Kasse zwischen 26.11.2010 und 31.12.2019 angeschafft, und sie ist laut dem Hersteller nicht mit einer TSE aufrüstbar?
Dann musst du dir spätestens mit 1. Jänner 2023 eine neue TSE Kasse zulegen.
Mit 1. Jänner 2023 muss also schließlich jedes elektronische Kassensystem eine TSE enthalten.
Eine kleine Geschichte der TSE Fristen:
Die ursprüngliche TSE Frist war der 1. Jänner 2020 (Link), bzw der 1. Jänner 2023 für zwischen 25. November 2010 und 1. Jänner 2020 angeschaffte Registrierkassen, die nicht mit einer TSE aufrüstbar waren.
Da die erste Frist 1.1.2020 zu kurzfristig angesetzt und in der Praxis nicht umsetzbar war, wurde vom Bundesfinanzministerium eine sogenannte “Nichtbeanstandungsregelung” beschlossen. Die besagte, dass die Finanzbehörden es nicht beanstanden (also strafen), wenn Kassen bis 30. September 2020 noch keine TSE enthielten. Dh die Frist wurde de facto auf den 1. Oktober 2020 verschoben. (Link)
Doch auch diese Frist war wegen der Corona-Pandemie und den daraus folgenden Lieferengpässen der TSE-Anbieter schwer einzuhalten. Nachdem das Bundesfinanzministerium eine weitere Nichtbeanstandungsregelung aber abgelehnt hatte, haben 15 Bundesländer (alle außer Bremen) eine weitere Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 beschlossen. Die Frist wurde also auf den 1. April 2021 verschoben. (Link Bayern).
Voraussetzung hierfür war aber, dass der Kassenbenutzer eine Hardware-TSE bestellt oder eine Cloud-TSE vorgesehen aber nachweislich noch nicht verfügbar war. Die Fristverlängerung musste der Unternehmer nicht gesondert beantragen, sondern nur die Voraussetzungen bei einer Prüfung vorweisen können.
Wegen anhaltender Lieferprobleme vor allem von cloud-basierten TSE-Lösungen konnten Kassenbenutzer schließlich unter den obigen Voraussetzungen eine weitere Verlängerung dieser Frist auf den 1. Oktober 2021 beantragen.
Wird die TSE überprüft?
Die Korrektheit der TSE-Anbindung wird von Finanzprüfern bei einer sogenannten “Kassennachschau” überprüft. Dabei besucht ein Finanzprüfer inkognito deinen Betrieb und tätigt eine Bestellung. Du musst ihm dabei ungefragt den Kassenbeleg aushändigen, weil es neben der TSE Pflicht auch eine Kassenbonpflicht gibt.
Der Finanzprüfer überprüft dann die TSE-Daten am Kassenbon und vergleicht sie mithilfe einer speziellen Software mit den gespeicherten TSE-Daten im Kassensystem. Sind die Daten stimmig, ist die Prüfung beendet. Sind sie nicht stimmig, beginnt eine längere Betriebsprüfung, wofür zusätzliche Daten mit der einheitlichen digitalen Schnittstelle aus der Kasse exportiert und kontrolliert werden.
Was kostet eine TSE?
Im Schnitt kostet eine TSE ca 100-150 Euro pro Jahr.
Die TSE Kosten sind abhängig von der Art der TSE. Es gibt nämlich grundsätzlich zwei verschiedene TSE-Arten: die Hardware-TSE und die Cloud-TSE.
Bei der Hardware-TSE ist die TSE etwa in einem USB-Stick oder einer SD-Karte enthalten, die in das Kassensystem oder in den Bondrucker eingesteckt werden. Hier ist mit Kosten von einmalig ca 500 Euro und danach alle 5 Jahre mit ca 250 Euro zu rechnen. Alle 5 Jahre deshalb, weil das in der TSE enthaltene Signaturzertifikat eine maximale Laufzeit von 5 Jahren hat und dann ersetzt werden muss.
Beispiele für Hardware-TSE: Epson Drucker TSE, Epson Server TSE, Swissbit TSE USB-Stick oder SD-Karte, Diebold Nixdorf TSE USB-Stick, Bundesdruckerei TSE microSD-Karte
Bei der Cloud-TSE werden alle Aufzeichnungen aus dem Kassensystem über das Internet signiert und gespeichert. Dh es ist vor Ort für die Registrierkasse keine zusätzliche Hardware nötig, dafür aber ein permanenter Internetzugang. Cloud-TSE kosten ca 100-150 Euro pro Jahr.
Beispiele für Cloud-TSE: fiskaly Cloud TSE, Swissbit Cloud TSE
Das shoperate Kassensystem hat sowohl die Cloud-TSE von fiskaly als auch die Hardware-TSE von Epson (Epson Drucker TSE) integriert. Die Cloud-TSE kostet bei shoperate 99 Euro pro Jahr, die Epson Drucker TSE 459 Euro inklusive Bondrucker und danach alle 5 Jahre 219 Euro.
Vorteile für Kassenbenutzer
Eine TSE verursacht aber nicht nur Kosten, sondern hat für dich als Kassenbenutzer auch erhebliche Vorteile:
1. Rechtssicherheit:
Hat deine Kasse eine TSE integriert, dann gehen die Finanzbehörden von vornherein von vollständigen und korrekten Aufzeichnungen aus. Du bist so vor Umsatzschätzungen und daraus resultierenden Nachzahlungen geschützt. Bisher mussten Kassenbenutzer die Richtigkeit ihrer Kassenaufzeichnungen selbst beweisen können, was oft nicht so einfach war.
2. Manipulationssicherheit:
Deine Kassenaufzeichnungen sind mit einer TSE vor nachträglicher Manipulation geschützt. Das hat für dich auch innerhalb deines Unternehmens den Vorteil, dass Mitarbeiter nicht unentdeckt Gelder abzweigen können.
3. Einfachheit:
Mit der in der TSE enthaltenen einheitlichen digitalen Schnittstelle können Kassenprüfer einfacher als zuvor alle Kassendaten auslesen und auswerten. Das erleichtert die Arbeit sowohl für dich als auch für den Finanzbeamten und verkürzt die Zeit einer Kassennachschau erheblich.
TSE: Was ist zu tun?
Egal ob Hardware- oder Cloud-TSE, dein Kassenhersteller muss die TSE und alle damit verbundenen technischen Richtlinien im Kassensystem umsetzen. Du musst nur innerhalb der oben genannten Fristen sicherstellen, dass du deine TSE Kasse benutzt. Kann deine aktuelle Kasse nicht mit einer TSE aufgerüstet werden, musst du dir eine neue TSE Kasse zulegen.
TSE Meldung beim Finanzamt
Innerhalb eines Monats nach Aktivierung deiner TSE Kasse musst du diese beim zuständigen Finanzamt anmelden.
Meldepflicht bis auf Weiteres ausgesetzt: Solange keine elektronische Übermittlungsmöglichkeit an das Finanzamt vorhanden ist, muss die TSE Kasse auch nicht gemeldet werden. Nach aktuellem Stand soll diese elektronische Meldemöglichkeit im Jahr 2023 umgesetzt werden. Bis dorthin ist von deiner Seite also keine Meldung an das Finanzamt notwendig.
Beachte auch, dass die Außerbetriebnahme eines Kassensystems bzw einer TSE ebenfalls gemeldet werden muss. Dazu zählen auch Diebstahl und Defekt.
Diese Informationen muss deine Kassenmeldung enthalten:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Strafen bei Nichtbeachtung
Ein Kassensystem ohne TSE-Anbindungsmöglichkeit darf seit dem 1. Jänner 2020 nicht mehr in den Verkehr gebracht werden. Wenn bei deiner Kasse eine TSE-Anbindungsmöglichkeit besteht, du diese aber nicht nutzt, dann ist das nicht das Risiko des Kassenherstellers. Du bist dann selbst verantwortlich für den ordnungsgemäßen Einsatz der TSE.
Wenn du der TSE Pflicht daher nicht nachkommt, musst du mit empfindlichen Strafen wegen Steuerordnungswidrigkeit rechnen. Dafür kann ein Bußgeld in einer Höhe von bis zu 25.000 Euro erhoben werden. Halte daher unbedingt die TSE Frist und eine korrekte Nutzung der TSE Kasse ein.
Die geltende Rechtslage ist diesbezüglich eindeutig, Ausnahmen gibt es keine. Die Finanzverwaltungen haben bereits damit begonnen, das Kassengesetz gegen bisher säumige Steuerpflichtige anzuwenden. Falls du also noch keine TSE installiert hast, setze dich unverzüglich mit deinem Kassenanbieter in Verbindung.
Gibt es ein TSE Zertifikat?
Ja, technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) müssen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Daher auch der Name “zertifizierte” technische Sicherheitseinrichtung. Das heißt, jede TSE muss über ein BSI Zertifikat verfügen.
Ein offizielles Zertifikat für Kassensysteme gibt es allerdings nicht. Kassenhersteller müssen nur sichergehen, eine zertifizierte TSE in Ihr Kassensystem zu integrieren.
Im shoperate Kassensystem ist sowohl die BSI-zertifizierte Hardware-TSE von Epson (Epson Drucker TSE) als auch die BSI-zertifizierte Cloud-TSE von fiskaly integriert.
Epson-Konformitätsbescheid, Fiskaly-Zertifikate
Woher weiß ich, ob eine TSE zertifiziert ist?
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen werden auf der Website des BSI veröffentlicht: Link. Das Sicherheitsmodul in der TSE muss gesondert zertifiziert werden. Den Zertifizierungsstatus findest du ebenso auf der BSI Website: Link. Am besten informierst du dich aber beim Hersteller deiner TSE Kasse.
Wie funktioniert eine TSE?
Eine TSE besteht aus 3 Teilen:
- dem Sicherheitsmodul,
- dem Speichermedium und
- einer einheitlichen digitalen Schnittstelle
Sicherheitsmodul
Das Sicherheitsmodul der TSE muss nach § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 2 KassenSichV gewährleisten, dass die Geschäftsvorgänge in der Kasse korrekt protokolliert werden. Jeder Geschäftsvorgang muss mindestens eine Transaktion in der TSE mit mehreren Protokollierungsschritten auslösen.
Bei der Protokollierung eines Vorgangs werden folgende Daten erzeugt:
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie der -beendigung (auch bei Vorgangsabbruch),
- eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
- ein Prüfwert,
- die Seriennummer der TSE, sowie
- der Signaturzähler.
Mit diesen Daten werden alle Vorgänge so miteinander verknüpft, dass Lücken in den Aufzeichnungen leicht erkennbar sind.
Die Architektur des Sicherheitsmoduls ist übrigens in der technischen Richtlinie BSI TR-03153 festgelegt.
Speichermedium
Im sogenannten Speichermedium werden die Vorgangs- bzw Protokolldaten gespeichert. Dieser Speicher kann sich sowohl auf einem herkömmlichen Datenträger wie einem USB-Stick, aber auch in der Cloud auf einem Server befinden.
Außerdem hat das Speichermedium die Aufgabe, alle abgesicherten Anwendungs- und Protokolldaten zum Abruf zwecks Prüfung im Rahmen einer Kassennachschau und zwecks Export in ein externes Aufbewahrungssystem bereit zu halten.
Wie der Speicher technisch umgesetzt sein muss, wird im Kapitel 6 der technischen Richtlinie BSI TR-03153 bestimmt.
Einheitliche digitale Schnittstelle
Jede TSE muss außerdem über eine “einheitliche digitale Schnittstelle” verfügen. Diese muss gemäß Kapitel 5 der technischen Richtlinie BSI TR-03153 aus zwei Teilen bestehen: der Einbindungsschnittstelle und der Exportschnittstelle.
Die Einbindungsschnittstelle regelt die Integration der TSE in die Kasse, also den Datenfluss vom Kassensystem in die TSE. Sie ist gesondert als "Secure Element API" in der technischen Richtlinie BSI TR-03151 festgelegt.
Die Exportschnittstelle regelt dagegen, wie die exportierten Daten aus der TSE einheitlich aussehen müssen, dh sie beschreibt einen standardisierten Datensatz für den Export aus einer TSE.
DSFinV-K: Darüber hinaus gibt es noch die Schnittstelle für den Export von Daten für die Datenträgerüberlassung im Rahmen einer “Kassennachschau”. Diese Schnittstelle muss unabhängig von der TSE zusätzlich im Kassensystem integriert sein. Die DSFinV-K (“Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme”) beschreibt die einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der zu exportierenden Dateien und Datenfelder. Bei einer Kassennachschau musst du die Kassendaten gemäß der Konventionen der DSFinV-K auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung stellen.
Ausfall der TSE
Wenn die TSE in deiner Kasse ausfällt, dann muss die Ausfallszeit und der Ausfallsgrund dokumentiert werden. Entweder macht das die Kasse automatisch für dich, oder du musst es händisch festhalten. Informiere dich darüber am Besten bei deinem Kassenhersteller.
Kann die TSE Kasse während des Ausfalls weiter benutzt werden, so muss der Ausfall zusätzlich zur zeitlichen Dokumentation auch am Beleg ersichtlich sein (zB durch eine fehlende Transaktionsnummer oder eine anderweitige Kennzeichnung).
Du musst die Ausfallursache so schnell wie möglich selbst beheben oder unverzüglich Maßnahmen treffen, damit der Ausfall zB vom Kassenhersteller beseitigt wird.
TSE-Daten am Kassenbeleg
Du kannst am Kassenbeleg deiner Kasse überprüfen, ob die TSE aktiv ist. Es müssen nämlich auf jedem Beleg, der mit einer TSE Kasse erstellt wird, folgende Daten aufscheinen:
- Kassennummer
- TSE-Nummer
- Startzeitpunkt der Transaktion
- Endzeitpunkt der Transaktion
- Prüfwert
- Signaturzähler
- QR-Code (optional)
FAQ - Häufige Fragen
Kann man bei Ausfall einer TSE auf eine zweite TSE zugreifen?
Ja. Jede Kasse muss bei störungsfreier Verwendung genau einer TSE zugeordnet sein. Fällt diese aus, darf stattdessen auf eine andere zugegriffen werden.
Können mehrere Kassen ein und dieselbe TSE verwenden?
Ja, mehrere Kassen können an eine TSE angebunden sein.
Kann ich eine TSE weitergeben oder verkaufen?
Ja, TSE werden an sich nicht personalisiert sondern nur über die Kassenmeldung beim Finanzamt mit dem Steuerpflichtigen verknüpft. Du musst allerdings innerhalb eines Monats die Außerbetriebnahme beim Finanzamt melden. Außerdem musst du alle Daten der TSE vorher sichern. Der neue Anwender muss schließlich den Stand des Transaktionszählers und des Signaturzählers dokumentieren (optimalerweise direkt im Übertragungsvertrag).
Was ist zu tun, wenn ich die TSE Kasse nicht mehr verwende, weil ich zB meinen Betrieb auflöse?
In diesem Fall musst du alle Daten der TSE sichern und innerhalb eines Monats die Außerbetriebnahme deiner TSE beim Finanzamt melden.
Was ist zu tun bei einem Diebstahl oder Verlust meiner TSE?
Du musst binnen eines Monats beim Finanzamt die Außerbetriebnahme der TSE melden.
Ist eine Internet-Verbindung nötig, um eine TSE Kasse zu betreiben?
Wenn deine Kasse eine Cloud-TSE verwendet, ist eine ständige Internetverbindung notwendig. Sollte diese hier und da unterbrechen, ist das natürlich kein Problem, sofern du die Störung so schnell wie möglich behebst.
Meine Kasse ist nicht mit der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufrüstbar. Was muss ich tun?
Hast du deine elektronische Registrierkasse zwischen 26.11.2010 und 1.1.2020 angeschafft, und erfüllt sie die Anforderungen des Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010, kann aber bauartbedingt nicht um die TSE aufgerüstet werden, dann darfst du diese Kasse ausnahmsweise bis einschließlich 31.12.2022 ohne TSE weiterverwenden.
Kann ich meine offene Ladenkasse weiter verwenden?
Ja, denn es gibt in Deutschland keine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse. Du kannst deine offene Ladenkasse weiterführen und musst keine TSE integrieren. Aber auch hier musst du alle Geschäftsvorgänge einzeln erfassen und das bei einer Finanzprüfung glaubhaft nachweisen. Führst du dagegen eine TSE-Kasse, kannst du in wenigen Sekunden prüfungskonforme Daten zur Verfügung stellen und machst dadurch Finanzprüfungen zum Kinderspiel!
Was ändert sich durch die TSE für mich?
Für dich ändert sich nichts, denn der Kassenhersteller muss die TSE in der Kasse integrieren. Die TSE arbeitet dann im Hintergrund und zeichnet alle Kassendaten rechtskonform auf. Diese werden bei einer Kassennachschau auch immer korrekt und vollständig exportiert. Somit hast du im Alltag keinen Mehraufwand sondern eher eine Arbeitserleichterung! Alles, was du tun musst, ist dir rechtzeitig eine TSE Kasse zuzulegen und diese innerhalb der Frist beim Finanzamt zu melden.
Gilt neben der KassenSichV auch noch die GoBD?
Ja. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beschreiben ganz grob und allgemein, nach welchen Prinzipien eine Buchführung gestaltet werden muss. Die KassenSichV dagegen geht ins Detail und beschreibt konkrete technischen Anforderungen an manipulationssichere Aufzeichnungssysteme.
Was bedeutet Fiskalisierung?
Unter “Fiskalisierung” versteht man die gesetzeskonforme Umsetzung von manipulationssicheren Aufzeichnungs- und Kassensystemen. Also zusammenfassend das, was in diesem Artikel beschrieben ist.
Gründer von shoperate
Spätestens mit Jänner 2023 ist also eine TSE für dein elektronisches Kassensystem verpflichtend. Die Integration in deine Registrierkasse übernimmt dein Kassenhersteller - entweder als Hardware-TSE oder als reine Internet-Cloud-TSE. Die TSE kostet im Schnitt 100-150 Euro pro Jahr.
Für dich ändert sich nicht viel. Neu ist die verpflichtende Meldung der TSE Kasse beim Finanzamt. Und die TSE-Prüfung im Rahmen der “Kassennachschau”, bei welcher der Finanzbeamte die TSE-Daten am Kassenbon mit den standardisierten TSE-Daten der Kasse vergleicht. Das ist einfacher und schneller als bisher und daher definitiv ein Vorteil für dich.
Hast du noch Fragen, dann stehen wir dir gerne zur Verfügung!
lg Christian und das Team von shoperate
Alle Angaben in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen können wir aber keine Gewähr übernehmen. Insbesondere stellt dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung dar.
