Handelskalkulation

Was ist die Handelskalkulation?

Die Handelskalkulation ist das Verfahren, mit dem Händler ihren Verkaufspreis berechnen. Sie erfasst alle Kosten — vom Einkauf über Lagerung und Verwaltung bis hin zu Gewinn, Kundenrabatten und Umsatzsteuer — und liefert als Ergebnis den Preis, den dein Kunde an der Kasse bezahlt.

Im Kern beantwortet die Handelskalkulation drei Fragen: Was darf ich maximal einkaufen? Was muss ich mindestens verlangen? Und wie viel Gewinn bleibt übrig?

Dafür stehen drei Methoden zur Verfügung:

• Vorwärtskalkulation: Du kennst den Einkaufspreis und rechnest vorwärts zum Verkaufspreis.
• Rückwärtskalkulation: Du kennst den Marktpreis und rechnest rückwärts zum maximalen Einkaufspreis.
• Differenzkalkulation: Einkaufs- und Verkaufspreis stehen fest — du prüfst, ob genug Gewinn übrig bleibt.

Die Handelskalkulation ist Pflichtprogramm für jeden Betrieb, der Waren einkauft und weiterverkauft — egal ob Einzelhandel, Großhandel, Gastronomie oder E-Commerce. Ohne saubere Preiskalkulation riskierst du, unter deinen Selbstkosten zu verkaufen.

👉 Tipp: Auch wenn du deine Preise bisher aus dem Bauch heraus festlegst — rechne mindestens einmal durch, ob deine Marge tatsächlich stimmt.

Das vollständige Kalkulationsschema

Das Kalkulationsschema zeigt alle Rechenschritte von der Lieferantenrechnung bis zum Endkundenpreis. Es ist die Blaupause jeder Handelskalkulation — und gilt für Vorwärts-, Rückwärts- und Differenzkalkulation gleichermaßen.

Jede Zeile baut auf der vorherigen auf. Der obere Teil (Zeilen 1–7) bildet die Bezugskalkulation, der mittlere Teil (8–11) die Selbstkosten- und Gewinnrechnung, der untere Teil (12–17) die Verkaufskalkulation.

💡 Merke: In Deutschland beträgt der reguläre Umsatzsteuersatz 19 %, in Österreich 20 %. Ermäßigte Sätze gelten für bestimmte Warengruppen (7 % in DE, 10 % bzw. 13 % in AT). Die gesamte Kalkulation läuft netto — die Umsatzsteuer wird erst ganz am Ende aufgeschlagen.

Bezugskalkulation — vom Einkaufspreis zum Bezugspreis

Die Bezugskalkulation beantwortet eine entscheidende Frage: Was kostet dich die Ware tatsächlich, wenn sie in deinem Lager steht? Der Bezugspreis — auch Einstandspreis genannt — ist genau diese Zahl und bildet die Basis für alle weiteren Rechenschritte.

Listeneinkaufspreis und Lieferantenrabatt

Der Listeneinkaufspreis (LEP) ist der Katalogpreis deines Lieferanten — in der Regel netto, also ohne Umsatzsteuer. Davon ziehst du den Lieferantenrabatt ab. Rabatte können mengenabhängig, treuebasiert oder saisonbedingt sein und liegen in der Praxis häufig zwischen 5 und 15 %.

Das Ergebnis ist der Zieleinkaufspreis (ZEP) — also der Betrag, den du bei Zahlung innerhalb der regulären Zahlungsfrist bezahlen würdest.

Skonto, Bezugskosten und Einstandspreis

Vom Zieleinkaufspreis ziehst du das Liefererskonto ab. Das ist ein Preisnachlass für schnelle Bezahlung — in der Praxis meistens 2–3 %. Zahlst du z. B. innerhalb von 10 statt 30 Tagen, sparst du den Skontobetrag. Das Ergebnis ist der Bareinkaufspreis (BEP).

Dazu kommen die Bezugskosten: Fracht, Transportversicherung, Verpackung und gegebenenfalls Zoll. Diese Kosten addierst du zum Bareinkaufspreis.

Das Ergebnis ist der Bezugspreis — er zeigt dir, was dich die Ware tatsächlich kostet, frei Lager.

⚠️ Achtung: Bezugskosten werden in der Praxis häufig vergessen oder unterschätzt. Gerade bei schweren, sperrigen oder international bezogenen Waren können Fracht und Zoll den Einstandspreis deutlich erhöhen.

Handlungskosten und Selbstkostenpreis

Die Handlungskosten umfassen alle Betriebskosten, die zwischen Einkauf und Verkauf anfallen: Miete, Personal, Lagerhaltung, Energie, Verwaltung, Werbung und Vertrieb. Sie werden als prozentualer Zuschlag auf den Bezugspreis aufgeschlagen.

Die Formel für den Handlungskostenzuschlagssatz lautet:

Handlungskostenzuschlagssatz (in %) = (Handlungskosten ÷ Wareneinsatz) × 100

Typische Werte in der Praxis:

Der Bezugspreis plus Handlungskostenzuschlag ergibt den Selbstkostenpreis (SKP). Dieser Wert ist deine absolute Preisuntergrenze — verkaufst du darunter, machst du mit jedem Stück Verlust.

👉 Tipp: Ermittle deinen Handlungskostenzuschlagssatz mindestens einmal jährlich anhand deiner tatsächlichen Betriebskosten. Pauschale Schätzungen führen langfristig zu Fehlkalkulationen — vor allem, wenn Miete, Energiekosten oder Löhne steigen.

Verkaufskalkulation — vom Barverkaufspreis zum Listenverkaufspreis

Die Verkaufskalkulation baut auf dem Selbstkostenpreis auf. Zuerst schlägst du deinen Gewinnzuschlag auf — in der Regel ein Prozentsatz bezogen auf die Selbstkosten. Das Ergebnis ist der Barverkaufspreis (BVP).

Ab hier wird es rechnerisch etwas anders: Kundenskonto und Kundenrabatt werden nicht einfach addiert, sondern „im Hundert" gerechnet. Das bedeutet: Der Barverkaufspreis ist nicht die 100-%-Basis, sondern der bereits reduzierte Wert.

Warum? Weil du nach Gewährung von Skonto und Rabatt immer noch deinen vollen Barverkaufspreis erhalten musst. Rechnest du nur einfach drauf, kalkulierst du zu niedrig.

So funktioniert die Rechnung im Hundert:

• Barverkaufspreis = 305,90 € (das sind 98 % nach Abzug von 2 % Skonto)
• Zielverkaufspreis = 305,90 ÷ 0,98 = 312,14 €
• Zielverkaufspreis = 312,14 € (das sind 90 % nach Abzug von 10 % Rabatt)
• Listenverkaufspreis netto = 312,14 ÷ 0,90 = 346,82 €
• Bruttoverkaufspreis = 346,82 × 1,19 = 412,72 €

💡 Merke: Die „im-Hundert-Rechnung" bei Kundenskonto und Kundenrabatt ist der häufigste Stolperstein in der Handelskalkulation. Wer hier einfach aufschlägt statt hochrechnet, verschenkt mehrere Prozent Marge.

Vorwärtskalkulation — Listenverkaufspreis berechnen mit Beispiel

Die Vorwärtskalkulation ist die gebräuchlichste Methode, um den Listenverkaufspreis zu berechnen. Du startest beim Einkaufspreis und rechnest Schritt für Schritt vorwärts — über Bezugspreis, Selbstkosten und Gewinn bis zum Bruttoverkaufspreis.

Beispiel: Ein Einzelhändler kauft ein Produkt ein. Lieferantenrabatt 10 %, Liefererskonto 3 %, Bezugskosten 15,40 €, Handlungskosten 40 %, Gewinn 15 %, Kundenskonto 2 %, Kundenrabatt 10 %, USt 19 %.

Der Händler muss das Produkt also für mindestens 412,72 € brutto anbieten, um alle Kosten zu decken und 15 % Gewinn zu erzielen — nach Abzug aller Kundenvergünstigungen.

⚠️ Achtung: Prüfe am Ende immer, ob dein errechneter Preis marktfähig ist. Liegt er deutlich über der Konkurrenz, musst du entweder Kosten senken, den Gewinnzuschlag anpassen oder bessere Einkaufskonditionen verhandeln.

Rückwärtskalkulation — vom Marktpreis zum Einkaufspreis

Die Rückwärtskalkulation funktioniert genau umgekehrt: Du kennst den Marktpreis — z. B. den üblichen Ladenpreis der Konkurrenz — und rechnest rückwärts, um den maximalen Listeneinkaufspreis zu ermitteln, den du dir leisten kannst.

Wichtig ist die Rechenlogik: Bei Zuschlagssätzen (Gewinn, Handlungskosten) rechnest du rückwärts nicht mit „minus X %", sondern teilst durch den Zuschlagsfaktor. Bei Kundenrabatt und Kundenskonto ziehst du den jeweiligen Prozentsatz direkt ab. Und bei Liefererskonto und Lieferantenrabatt rechnest du „im Hundert" hoch — also durch den Restfaktor dividieren.

• Selbstkostenpreis = Barverkaufspreis ÷ (1 + Gewinnsatz)
• Bezugspreis = Selbstkostenpreis ÷ (1 + Handlungskostensatz)
• Zieleinkaufspreis = Bareinkaufspreis ÷ (1 − Skontosatz)
• Listeneinkaufspreis = Zieleinkaufspreis ÷ (1 − Rabattsatz)

Beispiel: Der Marktpreis für ein vergleichbares Produkt liegt bei 299,00 € brutto. Der Händler kalkuliert mit denselben Zuschlagssätzen und Bezugskosten von 12,00 €.

Ergebnis: Der maximale Listeneinkaufspreis beträgt 143,92 € netto. Liegt das Angebot des Lieferanten darüber, bleibt unter den gegebenen Bedingungen kein ausreichender Gewinn.

👉 Tipp: Die Rückwärtskalkulation eignet sich besonders für Preisverhandlungen mit Lieferanten. Du weißt genau, wo deine Schmerzgrenze liegt — und kannst gezielt argumentieren.

Differenzkalkulation — Gewinnspanne prüfen

Die Differenzkalkulation kommt zum Einsatz, wenn sowohl der Einkaufspreis als auch der Marktpreis feststehen. Du rechnest von beiden Seiten und prüfst, wie viel Spielraum dazwischen bleibt.

Dafür ermittelst du den Selbstkostenpreis über die Vorwärtskalkulation (vom Einkauf aufwärts) und den Barverkaufspreis über die Rückwärtskalkulation (vom Marktpreis abwärts). Die Differenz zwischen Barverkaufspreis und Selbstkosten ist dein tatsächlicher Gewinn. Ist sie zu gering — oder sogar negativ — lohnt sich das Geschäft nicht.

Die Differenzkalkulation eignet sich besonders für Branchen mit festgelegten Marktpreisen, saisonale Aktionsware oder Situationen, in denen du den Einkaufspreis nicht mehr verhandeln kannst.

⚠️ Achtung: Eine negative Differenz bedeutet nicht automatisch „Finger weg". Manche Produkte dienen als Frequenzbringer — sie locken Kunden in den Laden, die dann weitere Artikel kaufen. Trotzdem solltest du bewusst kalkulieren und die Verlustgrenze kennen.

Typische Fehler bei der Handelskalkulation

Selbst erfahrene Händler machen bei der Preiskalkulation immer wieder dieselben Fehler. Die häufigsten im Überblick:

• Bezugskosten vergessen: Fracht, Verpackung und Versicherung werden nicht einkalkuliert. Der Bezugspreis ist zu niedrig — und damit der gesamte Verkaufspreis.
• Handlungskosten unterschätzen: Wer Miete, Personal und Verwaltung nur grob schätzt, kalkuliert oft 10–20 % unter den tatsächlichen Kosten. Besonders in Branchen mit hohen Fixkosten (Gastronomie, stationärer Handel) ist das riskant.
• Skonto und Rabatt falsch berechnen: Kundenskonto und Kundenrabatt müssen „im Hundert" hochgerechnet werden — nicht einfach aufgeschlagen. Sonst fehlen am Ende mehrere Prozent Marge.
• Umsatzsteuer falsch einbezogen: Die gesamte Kalkulation läuft netto. Die USt kommt erst ganz am Ende dazu. Wer zwischendurch brutto rechnet, verfälscht alle Zwischenergebnisse.
• Keine regelmäßige Nachkalkulation: Kosten verändern sich — Lieferantenpreise steigen, Mieten werden angepasst, Energiekosten schwanken. Wer seine Kalkulation nicht mindestens jährlich überprüft, verkauft irgendwann unter Selbstkosten, ohne es zu merken.
• Liefererskonto nicht nutzen: Viele Händler zahlen Rechnungen erst zum Fälligkeitsdatum und verschenken damit 2–3 % Skonto. Hochgerechnet auf den gesamten Wareneinkauf ist das ein erheblicher Betrag.

Handelskalkulation mit Excel oder Rechner

Wer regelmäßig kalkuliert, spart mit einer Excel-Vorlage oder einem Kalkulationsrechner erheblich Zeit. Eine gute Vorlage bildet das vollständige Kalkulationsschema ab und lässt dich folgende Werte flexibel anpassen:

• Listeneinkaufspreis
• Lieferantenrabatt und Liefererskonto (in %)
• Bezugskosten (in €)
• Handlungskostenzuschlagssatz (in %)
• Gewinnzuschlag (in %)
• Kundenskonto und Kundenrabatt (in %)
• Umsatzsteuersatz (19 % DE oder 20 % AT)

Der Vorteil: Ändern sich Einkaufspreise, Frachtkosten oder Handlungskosten, kannst du sofort nachkalkulieren und siehst in Echtzeit, wie sich dein Bruttoverkaufspreis und deine Marge verändern. Besonders bei größeren Sortimenten mit vielen Artikeln ist das unverzichtbar.

👉 Tipp: Achte bei fertigen Vorlagen darauf, dass Kundenskonto und Kundenrabatt korrekt „im Hundert" gerechnet werden — viele kostenlose Templates rechnen hier falsch.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Vorwärts- und Rückwärtskalkulation?

Bei der Vorwärtskalkulation kennst du den Einkaufspreis und rechnest Schritt für Schritt vorwärts zum Verkaufspreis. Bei der Rückwärtskalkulation steht der Marktpreis fest, und du rechnest rückwärts zum maximalen Einkaufspreis. Die Vorwärtskalkulation nutzt du, wenn du den Preis selbst bestimmen kannst. Die Rückwärtskalkulation hilft dir, wenn der Markt den Preis vorgibt — z. B. bei starkem Wettbewerb oder unverbindlichen Preisempfehlungen. In der Praxis werden beide Methoden häufig kombiniert, um den optimalen Preis zu finden.

Wie berechne ich den Bezugspreis?

Der Bezugspreis ergibt sich aus: Listeneinkaufspreis − Lieferantenrabatt − Liefererskonto + Bezugskosten. Er zeigt dir, was die Ware tatsächlich kostet, wenn sie bei dir im Lager liegt. Bezugskosten umfassen Fracht, Transportversicherung, Verpackung und gegebenenfalls Zoll. Der Bezugspreis wird in der Praxis oft auch als Einstandspreis bezeichnet — beide Begriffe meinen dasselbe.

Was ist der Handlungskostenzuschlagssatz — und wie ermittle ich ihn?

Der Handlungskostenzuschlagssatz gibt an, wie viel Prozent du auf den Bezugspreis aufschlagen musst, um deine Betriebskosten zu decken. Die Formel: Handlungskosten ÷ Wareneinsatz × 100. Um ihn zu ermitteln, addierst du alle Betriebskosten eines Jahres — Miete, Personal, Energie, Verwaltung, Werbung — und setzt sie ins Verhältnis zu deinem gesamten Wareneinsatz. Branchenübliche Werte liegen grundsätzlich zwischen 25 und 50 %. Bei individuellen Fragen zur Ermittlung empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater.

Welche Rolle spielt die Umsatzsteuer in der Handelskalkulation?

Die Umsatzsteuer ist für dich als vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer grundsätzlich ein durchlaufender Posten — du zahlst sie beim Einkauf und berechnest sie beim Verkauf weiter. Deshalb rechnest du in der gesamten Kalkulation netto. Die USt wird erst ganz am Ende auf den Listenverkaufspreis aufgeschlagen. In Deutschland gilt der Regelsatz von 19 %, in Österreich 20 %. Für bestimmte Warengruppen gelten ermäßigte Sätze (7 % in DE, 10 % bzw. 13 % in AT).

Wann verwende ich die Differenzkalkulation?

Die Differenzkalkulation nutzt du, wenn sowohl Einkaufs- als auch Verkaufspreis weitgehend feststehen. Das ist typisch bei Markenartikeln mit unverbindlicher Preisempfehlung (UVP), saisonaler Aktionsware oder Produkten mit starkem Wettbewerbs- und Preisdruck. Du prüfst dabei, ob der verbleibende Spielraum zwischen Kosten und Erlös ausreicht, um deine Handlungskosten zu decken und einen angemessenen Gewinn zu erzielen.

Welche typischen Prozentsätze gelten in der Praxis?

Richtwerte variieren je nach Branche und Betriebsgröße. Als Orientierung: Lieferantenrabatte liegen häufig bei 5–15 %, Liefererskonto bei 2–3 %. Der Handlungskostenzuschlag bewegt sich je nach Branche zwischen 25 und 50 %, Gewinnzuschläge zwischen 10 und 25 %. Kundenskonto wird in der Regel mit 2–3 % kalkuliert, Kundenrabatte mit 5–10 %. Diese Werte sind Richtwerte — deine tatsächlichen Sätze hängen von deiner individuellen Kostenstruktur ab.