Umsatzsteuer-ID

Was ist die Umsatzsteuer ID?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – kurz USt-ID – ist die steuerliche Kennung deines Unternehmens im europäischen Binnenmarkt.

Sie zeigt, dass du als Unternehmer:in umsatzsteuerpflichtig bist und innerhalb der EU Geschäfte tätigst.

Jede USt-ID ist eindeutig. Sie besteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen DE und neun Ziffern – zum Beispiel DE123456789.

Damit lässt sich dein Unternehmen sofort einem Land und einer steuerlichen Registrierung zuordnen.

Wozu dient die USt-ID?

Die Nummer wird immer dann gebraucht, wenn du Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen in der EUverkaufst oder von dort beziehst.

Sie sorgt dafür, dass die Umsatzsteuer richtig im jeweiligen Land abgeführt wird und keine Doppelbesteuerung entsteht.

In Deutschland wird die USt-ID vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben.

Die Vergabe richtet sich nach § 27a Umsatzsteuergesetz (UStG).

Du kannst sie freiwillig beantragen – verpflichtend ist sie nur, wenn du grenzüberschreitend mit anderen EU-Unternehmen arbeitest.

Beispiel:
‍Du betreibst einen Friseursalon in München und verkaufst Pflegeprodukte an ein Studio in Wien.
Auf deiner Rechnung steht deine USt-ID DE123456789 und die des österreichischen Studios.
Dadurch erkennt das Finanzamt, dass die Lieferung steuerfrei ist – eine sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung.

Abgrenzung zur Steuernummer

Die Steuernummer bekommst du von deinem Finanzamt.

Sie gilt für alle deine steuerlichen Vorgänge in Deutschland.

Die USt-ID ist zusätzlich erforderlich, wenn du Geschäfte über die Grenze machst.

Beide Nummern können auf Rechnungen stehen – bei innerdeutschen Geschäften genügt aber die Steuernummer.

Hinweis:
‍Die USt-ID ist nur für den betrieblichen Bereich gedacht.
Für private Einkäufe oder deine persönliche Steuererklärung verwendest du die Steuer-Identifikationsnummer.

Wann brauchst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Ob du eine USt-ID brauchst, hängt davon ab, mit wem du Geschäfte machst – und wo deine Kund:innen sitzen.

Innerhalb Deutschlands reicht meist die normale Steuernummer.

Sobald du jedoch Waren oder Dienstleistungen in andere EU-Länder verkaufst oder von dort beziehst, kommst du ohne Umsatzsteuer-ID nicht mehr aus.

Pflicht bei EU-Geschäften (B2B)

Sobald du mit einem anderen Unternehmen in einem EU-Mitgliedstaat handelst, ist die USt-ID Pflicht – auf beiden Seiten.

Sie dient dazu, die Umsatzsteuer zwischen den Ländern korrekt abzuwickeln.

Ohne diese Nummer darfst du keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausweisen.

Beispiel:
Du betreibst einen Online-Shop in Deutschland und verkaufst Friseurbedarf an ein Studio in Italien.
Beide Unternehmen geben auf der Rechnung ihre USt-ID an.
Das italienische Finanzamt weiß dadurch: Die Lieferung stammt aus einem anderen EU-Land – und die Steuer wird dort abgeführt.

Reverse-Charge-Verfahren

Bei Dienstleistungen innerhalb der EU greift häufig das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren.

Das bedeutet: Nicht du, sondern dein Kunde schuldet die Umsatzsteuer.

Damit das funktioniert, muss auf der Rechnung die USt-ID beider Unternehmen stehen – deine und die deines Geschäftspartners.

So kann das Finanzamt die Steuer im Empfängerland korrekt zuordnen.

Freiwillige Nutzung im Inland

Auch wenn du nur in Deutschland tätig bist, kann die USt-ID nützlich sein.

Du darfst sie anstelle der Steuernummer auf Rechnungen angeben.

Das schützt deine vertrauliche Steuernummer vor Missbrauch – vor allem, wenn deine Rechnungen öffentlich einsehbar sind (etwa bei Onlineshops oder im Impressum).

Hinweis:
Die USt-ID gehört in jedes Impressum, wenn sie vorhanden ist (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 TMG).
Die Angabe ist verpflichtend, sobald du eine Nummer erhalten hast.

Sonderfälle: Kleinunternehmer und Freiberufler

• Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG sind von der Umsatzsteuer befreit.
  Sie müssen keine USt-ID beantragen – können es aber, wenn sie EU-weit Geschäfte machen.
• Freiberufler:innen (z. B. Designer:innen, Übersetzer:innen) gelten umsatzsteuerlich ebenfalls als Unternehmer.
  Auch sie können eine USt-ID beantragen, sobald sie für Kund:innen im Ausland arbeiten.

Checkliste – Du brauchst eine USt-ID, wenn …

• du an Unternehmen in der EU verkaufst oder von ihnen einkaufst
• du Dienstleistungen grenzüberschreitend anbietest oder beziehst
• du innergemeinschaftliche Lieferungen steuerfrei abrechnen willst
• du im Impressum keine Steuernummer nennen möchtest

Die Umsatzsteuer-ID auf Rechnungen und im Impressum

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) gehört zu den wichtigsten Pflichtangaben auf einer Rechnung – vor allem bei EU-Geschäften.

Aber auch im Impressum deiner Website kann sie vorgeschrieben sein.

Hier erfährst du, wann sie erforderlich ist, wie sie angegeben wird und welche Fehler du vermeiden solltest.

USt-ID auf Rechnungen

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss jede Rechnung die Steuernummer oder die USt-ID des leistenden Unternehmens enthalten.

Du darfst also wählen, welche Nummer du angibst.

Empfohlen wird jedoch die USt-ID, weil sie datenschutzfreundlicher ist: Sie gibt keine Rückschlüsse auf dein zuständiges Finanzamt oder deine persönlichen Steuerdaten.

Beispiel:
Du schreibst eine Rechnung an ein deutsches Unternehmen über 500 €.
Du kannst entweder deine Steuernummer oder deine USt-ID angeben.
Beide Varianten erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.

Pflicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen

Bei Geschäften mit anderen EU-Unternehmen gilt eine zusätzliche Pflicht:

Sowohl deine als auch die USt-ID des Kunden müssen auf der Rechnung stehen (§ 14a Abs. 1 UStG).

Nur dann wird die Lieferung als steuerfrei anerkannt.

Das gilt unabhängig vom Betrag – ob du 100 € oder 10.000 € fakturierst, spielt keine Rolle.

Entscheidend ist, dass es sich um eine B2B-Leistung innerhalb der EU handelt.

Hinweis:
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) sind weder Steuernummer noch USt-ID notwendig.
Alle höheren Rechnungen müssen eine dieser beiden Angaben enthalten.

USt-ID im Impressum

Nach § 5 Telemediengesetz (TMG) musst du deine USt-ID im Impressum angeben, wenn du eine besitzt.

Das gilt unabhängig davon, ob du sie auf Rechnungen nutzt oder nicht.

Die Steuernummer darf dagegen nicht veröffentlicht werden – sie ist vertraulich.

So sollte die Angabe aussehen:
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a UStG: DE123456789

Wenn du keine USt-ID hast, kannst du diesen Punkt im Impressum einfach weglassen.

Häufige Fehler

• ❌ Steuernummer statt USt-ID im Impressum angegeben
• ❌ falsches Format (z. B. Leerzeichen, fehlendes Länderkennzeichen)
• ❌ USt-ID vergessen bei EU-Rechnungen
• ❌ unterschiedliche Angaben in Rechnung und Impressum

Solche Fehler wirken unprofessionell und können im schlimmsten Fall zu Abmahnungen führen.

Mit einer korrekten USt-ID-Angabe bist du auf der sicheren Seite – sowohl rechtlich als auch steuerlich.

Pro Tipp:
In shoperate wird deine USt-ID automatisch auf Rechnungen und Belegen ausgewiesen, sobald du sie in den Unternehmenseinstellungen hinterlegst. So sind alle Dokumente rechtssicher formatiert – auch für den EU-Versand.

Unterschied: Umsatzsteuer-ID, Steuernummer und Steuer-ID

In Deutschland gibt es drei verschiedene Steuerkennungen, die oft verwechselt werden:

Umsatzsteuer-ID, Steuernummer und steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.).

Alle drei dienen der Zuordnung zu einer Person oder einem Unternehmen – aber in unterschiedlichen Zusammenhängen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Die USt-ID brauchst du, wenn du als Unternehmer:in grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig bist.

Sie identifiziert dein Unternehmen im europäischen Mehrwertsteuersystem.

Sie beginnt immer mit einem Länderkürzel (z. B. DE für Deutschland) und dient ausschließlich umsatzsteuerlichen Zwecken.

Vergeben wird sie zentral vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Beispiel:
Du verkaufst Waren an ein Geschäft in den Niederlanden.
Beide Unternehmen geben auf der Rechnung ihre USt-ID an – damit wird die Steuer korrekt im Empfängerland verbucht.

Steuernummer

Die Steuernummer erhält jedes Unternehmen automatisch vom zuständigen Finanzamt.

Sie gilt für alle steuerlichen Belange – Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer usw.

Du verwendest sie vor allem für nationale Geschäfte und für den Schriftverkehr mit dem Finanzamt.

Auf Rechnungen innerhalb Deutschlands kannst du entweder deine Steuernummer oder deine USt-ID angeben (§ 14 Abs. 4 UStG).

Viele Unternehmer:innen entscheiden sich für die USt-ID, um ihre interne Steuernummer nicht öffentlich zu machen.

Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.)

Die steuerliche Identifikationsnummer ist persönlich und wird an jede natürliche Person vergeben – also auch an Privatpersonen ohne Gewerbe.

Sie dient zur Einkommensteuer und hat nichts mit der Umsatzsteuer zu tun.

Freiberufler:innen oder Einzelunternehmer:innen dürfen sie nicht auf Rechnungen angeben.

Übersicht: Drei Nummern im Vergleich

Hinweis:

Auf deiner Website gehört immer nur die USt-ID ins Impressum, nicht die Steuernummer oder Steuer-ID.

So schützt du vertrauliche Daten und erfüllst gleichzeitig die Impressumspflicht (§ 5 TMG).

Umsatzsteuer-ID beantragen – so geht’s

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bekommst du nicht automatisch.

Du musst sie aktiv beantragen – entweder über dein Finanzamt oder direkt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Das Verfahren ist kostenlos und dauert meist nur wenige Wochen.

Wer darf eine USt-ID beantragen?

Antragsberechtigt sind alle Unternehmer:innen im Sinne des § 2 UStG, also Selbstständige, Gewerbetreibende und juristische Personen (z. B. GmbHs).

Auch Vereine oder Körperschaften ohne Umsatzsteuerpflicht können eine USt-ID beantragen, wenn sie innergemeinschaftliche Erwerbe tätigen – also Waren aus anderen EU-Staaten beziehen.

Beispiel:
Ein Friseursalon kauft Produkte in Italien ein.
Damit die Lieferung steuerfrei erfolgen kann, braucht der Salon eine eigene USt-ID.

Weg 1: Beantragung bei Neugründung

Wenn du gerade ein Unternehmen gründest, kannst du die USt-ID gleich im Fragebogen zur steuerlichen Erfassungmitbeantragen.

Im Formular gibt es dafür ein eigenes Feld.

Das Finanzamt leitet deine Angaben automatisch an das BZSt weiter.

Wichtig:
Zwischen dem Eingang deines Fragebogens und der Weiterleitung ans BZSt können ein bis drei Wochen liegen.
Erst danach wird die Nummer erstellt und per Post an deine Geschäftsadresse geschickt.

Weg 2: Online-Beantragung beim BZSt

Hast du dein Unternehmen schon länger angemeldet, kannst du die USt-ID jederzeit online beantragen.

Das Formular findest du auf der offiziellen Seite des BZSt:

👉 www.formulare-bfinv.de

So funktioniert’s:

1. Formular ausfüllen (Steuernummer, Finanzamt, Unternehmensdaten)
2. absenden und Bestätigung abwarten
3. innerhalb weniger Tage erhältst du die USt-ID per Post

Die Daten werden dabei automatisch mit deinem Finanzamt abgeglichen.

Eine Vergabe ist nur möglich, wenn dein Unternehmen dort bereits umsatzsteuerlich erfasst ist.

Weg 3: Schriftlicher Antrag

Alternativ kannst du den Antrag auch per Post stellen – sinnvoll etwa, wenn du eine Vertretung oder Vollmacht nutzt.

Sende ein formloses Schreiben an:
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis

Das Schreiben sollte enthalten:

• Name und Anschrift deines Unternehmens
• Steuernummer und zuständiges Finanzamt
• Ansprechpartner:in oder Vollmacht
• kurze Begründung („Beantragung einer USt-ID nach § 27a UStG“)

Checkliste: Unterlagen für den Antrag

• ✅ Steuernummer und Finanzamt
• ✅ Unternehmensbezeichnung und Anschrift
• ✅ ggf. Handelsregister- oder Vereinsnummer
• ✅ Kontaktperson (Telefon oder E-Mail)
• ✅ Vollmacht bei Vertretung

Hinweis:
Die USt-ID wird immer per Post zugestellt – nie per E-Mail oder Telefon.
Offizielle Schreiben kommen ausschließlich vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in Saarlouis.

Umsatzsteuer-ID prüfen

Wenn du mit Unternehmen aus anderen EU-Ländern arbeitest, musst du sicherstellen, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deiner Geschäftspartner gültig ist.

Nur dann darfst du steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen oder Dienstleistungen ohne deutsche Umsatzsteuer abrechnen.

Warum die Prüfung wichtig ist

Die USt-ID ist der Nachweis, dass dein Kunde ein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist.

Wenn die Nummer ungültig ist oder gar nicht existiert, kann das Finanzamt die Steuerbefreiung nachträglich streichen.

Du müsstest dann die Umsatzsteuer selbst nachzahlen – oft inklusive Zinsen.

Beispiel:
Du lieferst Friseurprodukte nach Frankreich und weist keine Umsatzsteuer aus.
Wenn sich später herausstellt, dass die angegebene französische USt-ID ungültig war, musst du die Steuer nachträglich abführen.

Zwei Arten der Prüfung

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bietet zwei Stufen der Bestätigung an:

1. Einfache Bestätigung
   Du erfährst, ob die angegebene USt-ID zum jeweiligen EU-Land gehört und gültig ist.
2. Qualifizierte Bestätigung
   Zusätzlich erhältst du Informationen zum Namen, der Anschrift und dem Unternehmensstatus des Inhabers.
   Nur diese Variante gilt als vollständiger Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Tipp:
Führe immer eine qualifizierte Abfrage durch, wenn du neue Geschäftspartner in der EU hast.

So funktioniert die Prüfung

Du kannst die USt-ID online prüfen – kostenlos und ohne Registrierung:

👉 evatr.bff-online.de

Vorgehen:

1. Gib deine eigene USt-ID und die deines Geschäftspartners ein.
2. Wähle das entsprechende EU-Land aus.
3. Starte die Abfrage und speichere die Bestätigung (PDF oder Screenshot).

Diese Bestätigung dient als Belegnachweis für das Finanzamt (§ 17c UStDV).

Am besten archivierst du sie zusammen mit der Rechnung.

Prüfung über das EU-System (MIAS)

Alternativ kannst du die Gültigkeit auch über das MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission abfragen:

👉 ec.europa.eu/taxation_customs/vies

Dort kannst du alle EU-USt-IDs prüfen – auch außerhalb Deutschlands.

Das System gleicht die Angaben direkt mit den nationalen Datenbanken der Mitgliedstaaten ab.

Vorsicht vor Fake-Seiten

Immer wieder tauchen gefälschte Webseiten auf, die eine „kostenpflichtige USt-ID-Prüfung“ anbieten.

Diese Seiten haben nichts mit dem BZSt oder der EU zu tun.

Die echte Abfrage ist immer kostenlos und nur über die offiziellen Portale möglich.

Checkliste – So prüfst du eine USt-ID richtig:

• Nutze das offizielle BZSt- oder MIAS-Portal
• Wähle die qualifizierte Bestätigung
• Speichere den Nachweis (Screenshot, PDF)
• Wiederhole die Prüfung regelmäßig bei neuen Kund:innen

Wie setzt sich die Umsatzsteuer-ID zusammen?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer folgt in jedem EU-Land einem festen Aufbau.

Damit lässt sich sofort erkennen, aus welchem Staat ein Unternehmen stammt und ob die Nummer formal gültig ist.

Aufbau in Deutschland

In Deutschland besteht die USt-ID aus elf Zeichen:

• zwei Buchstaben für das Länderkürzel (DE)
• neun Ziffern als fortlaufende Nummer

Beispiel: DE123456789

Diese Struktur wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben.

Die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer, die sicherstellt, dass keine Eingabefehler auftreten.

Aufbau in anderen EU-Staaten

Jedes EU-Land nutzt ein eigenes Kürzel – meist den zweistelligen ISO-Ländercode.

Danach folgen Ziffern, gelegentlich Buchstaben.

Einige Beispiele:

So kannst du schnell prüfen, ob eine Nummer formal korrekt aufgebaut ist.

Die tatsächliche Gültigkeit lässt sich aber nur über das BZSt-Portal oder das EU-MIAS-System kontrollieren – das erkläre ich im Abschnitt zur Prüfung.

Warum der Aufbau wichtig ist

Bei Rechnungen innerhalb der EU prüft das Finanzamt automatisch, ob die verwendeten USt-IDs formal richtig sind.

Fehlerhafte oder ungültige Nummern führen dazu, dass deine Lieferung nicht mehr steuerfrei ist.

Deshalb lohnt es sich, jede neue Kundennummer kurz zu überprüfen, bevor du sie verwendest.

Pro Tipp:
Verwende die USt-ID immer exakt im offiziellen Format, also mit Länderkürzel und ohne Leerzeichen.
Beispiel: DE123456789, nicht 123/456/789 oder DE 123 456 789.

Änderung, Verlust und Gültigkeit

Eine einmal vergebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bleibt in der Regel dauerhaft gültig.

Es gibt jedoch Fälle, in denen sie geändert, neu beantragt oder überprüft werden muss.

Adressänderung oder Umzug

Wenn du mit deinem Unternehmen umziehst, musst du keine neue USt-ID beantragen.

Die hinterlegten Daten werden automatisch durch dein Finanzamt an das BZSt weitergegeben.

Deine Nummer bleibt gleich – lediglich die Adresse wird im Register angepasst.

Beispiel:
Du ziehst mit deinem Salon von München nach Augsburg.
Deine USt-ID DE123456789 bleibt bestehen, sie verweist nun nur auf die neue Geschäftsadresse.

Änderung der Rechtsform

Anders ist es, wenn du die Rechtsform deines Unternehmens änderst – etwa von Einzelunternehmen auf GmbH oder UG.

In diesem Fall entsteht eine neue juristische Person, und du musst eine neue USt-ID beantragen.

Das gilt auch bei einer Fusion oder Betriebsaufspaltung.

Verlust oder Unauffindbarkeit

Falls du deine Nummer verlegt hast, kannst du sie jederzeit erneut abrufen:

• über den letzten Steuerbescheid oder die BZSt-Mitteilung
• über das Online-Suchtool des BZSt (Servicebereich „USt-ID-Abfrage“)
• oder durch Nachfrage bei deinem Finanzamt

Achtung: Das BZSt verschickt keine Nummern per E-Mail.

Wenn du sie nicht mehr findest, erhältst du ein neues Schreiben per Post.

Gültigkeitsprüfung

Deine USt-ID bleibt gültig, solange dein Unternehmen existiert und steuerlich erfasst ist.

Wird das Gewerbe abgemeldet, wird die Nummer automatisch deaktiviert.

Du kannst ihre Gültigkeit jederzeit prüfen – z. B. im MIAS-System der EU oder auf evatr.bff-online.de.

Pro Tipp:
Überprüfe einmal jährlich, ob deine Firmendaten beim BZSt noch aktuell sind.
Eine veraltete Adresse kann zu Problemen bei der Bestätigung durch Geschäftspartner führen.

Häufige Fragen

Die Regeln rund um die Umsatzsteuer-ID gelten grundsätzlich für alle Unternehmer:innen.

Es gibt aber einige Sonderfälle, die oft für Verwirrung sorgen.

Hier findest du die wichtigsten Antworten auf typische Fragen aus der Praxis.

Brauchen Kleinunternehmer:innen eine USt-ID?

Nein, grundsätzlich nicht.

Wenn du nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist, musst du keine USt-ID haben.

Du darfst aber trotzdem eine beantragen – zum Beispiel, wenn du Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU einkaufst oder verkaufst.

Das kann nützlich sein, wenn du z. B. Produkte aus einem anderen EU-Land beziehst.

Ohne USt-ID musst du dort meist brutto mit ausländischer Umsatzsteuer bezahlen.

Mit einer USt-ID kannst du den innergemeinschaftlichen Erwerb steuerlich korrekt abwickeln.

Müssen Freiberufler:innen eine USt-ID haben?

Nicht automatisch, aber häufig sinnvoll.

Auch Freiberufler:innen sind umsatzsteuerpflichtig, wenn sie regelmäßig Leistungen erbringen.

Sobald du Kund:innen in anderen EU-Staaten hast, brauchst du eine USt-ID – etwa für Übersetzungen, Design- oder Beratungsleistungen.

Innerhalb Deutschlands genügt weiterhin die Steuernummer.

Ist die USt-ID bei Plattformen wie Amazon oder Etsy Pflicht?

Ja – wenn du als Verkäufer:in an Kund:innen in anderen EU-Staaten lieferst.

Online-Marktplätze sind seit 2021 verpflichtet, steuerrelevante Daten zu übermitteln (§ 22f UStG).

Dazu gehört auch deine USt-ID.

Ohne gültige Nummer kann dein Verkäuferkonto gesperrt oder deine Registrierung abgelehnt werden.

Wie ist es bei Geschäften mit Drittländern (außerhalb der EU)?

Für Lieferungen in Nicht-EU-Staaten (z. B. Schweiz, USA) brauchst du keine USt-ID.

Diese Umsätze gelten als Ausfuhrlieferungen und werden über andere Zoll- und Steuerverfahren abgewickelt.

Die USt-ID ist nur innerhalb der EU relevant.

Kann ich mehrere USt-IDs haben?

Grundsätzlich nein.

Jedes Unternehmen erhält eine eindeutige Nummer.

Nur bei mehreren rechtlich selbstständigen Firmen (z. B. GmbH + UG) gibt es jeweils eine eigene USt-ID.

Wenn du innerhalb eines Konzerns mehrere Filialen betreibst, nutzt du überall dieselbe.

Wie lange gilt die USt-ID?

Unbegrenzt – solange dein Unternehmen aktiv ist.

Erst bei einer Löschung, Umwandlung oder Betriebsaufgabe wird sie vom BZSt deaktiviert.

Eine Verlängerung ist nicht nötig.

Was gilt nach dem Brexit?

Seit dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU gilt:

• Für Großbritannien (GB) wird keine EU-USt-ID mehr vergeben.
• Für Nordirland gilt eine Sonderregelung: USt-IDs beginnen dort mit „XI“.
  Lieferungen zwischen Deutschland und Nordirland werden weiterhin als innergemeinschaftliche Geschäfte behandelt.

USt-ID Beispiele und Tipps

Wie die Umsatzsteuer-ID in der Buchhaltung oder im Geschäftsalltag eingesetzt wird, zeigt sich am besten an konkreten Beispielen.

Diese typischen Fälle helfen dir, die Anwendung sicher zu verstehen.

Beispiel 1: Innergemeinschaftliche Lieferung (B2B, steuerfrei)

Du betreibst einen Kosmetik-Großhandel in München und lieferst Ware an ein Friseurgeschäft in Wien.

Beide Unternehmen haben eine gültige USt-ID: DE123456789 und ATU12345678.

Da beide Nummern registriert und geprüft sind, ist die Lieferung steuerfrei (§ 6a UStG).

Du gibst beide IDs auf der Rechnung an und bewahrst den Nachweis der Prüfung auf.

Praxis-Tipp:
Ohne gültige USt-ID darfst du die Rechnung nicht steuerfrei stellen.
Die Umsatzsteuer müsstest du sonst nachträglich zahlen.

Beispiel 2: Reverse-Charge-Verfahren bei Dienstleistungen

Eine Grafikdesignerin aus Köln gestaltet eine Website für ein Unternehmen in den Niederlanden.

Da der Kunde Unternehmer ist und eine niederländische USt-ID hat, gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG).

Die Designerin stellt eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, weist aber den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ aus.

Der niederländische Kunde versteuert die Leistung in seinem Land selbst.

Hinweis:
Das Reverse-Charge-Verfahren ist bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen der Regelfall.
Beide USt-IDs müssen auf der Rechnung stehen.

Beispiel 3: Onlinehandel innerhalb der EU

Ein deutscher Onlinehändler verkauft Produkte an Kund:innen in mehreren EU-Ländern.

Er nutzt das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS), um die Umsatzsteuer zentral abzuführen.

Trotz OSS benötigt er eine USt-ID, weil sie auf Rechnungen und in Händlerplattformen wie Amazon oder Etsy verlangt wird.

Die USt-ID ist auch Teil der steuerlichen Registrierung im OSS-System.

Beispiel 4: Nutzung im Kassensystem

In modernen Kassensystemen – wie shoperate – wird die USt-ID automatisch auf den Kassenbelegen ausgegeben, sobald du sie in den Unternehmenseinstellungen hinterlegst.

Das ist besonders wichtig, wenn du an andere Unternehmen verkaufst oder Rechnungen direkt aus der Kasse generierst.

So werden alle Dokumente rechtskonform erstellt und du musst dich nicht selbst um Format oder Position der Angabe kümmern.

Weitere Praxistipps

• Prüfe neue Kund:innen vor dem ersten Geschäft: Über das BZSt-Portal kannst du die USt-ID in Minuten validieren.
• Archiviere jede Bestätigung: Bei Betriebsprüfungen wird oft ein Nachweis der USt-ID-Prüfung verlangt.
• Pflege deine Daten aktuell: Eine veraltete Anschrift im Register kann zu Problemen bei EU-Kunden führen.
• Verwende das korrekte Format: Keine Leerzeichen, keine Sonderzeichen – immer DE123456789.

Pro Tipp:

Wenn du regelmäßig EU-Geschäfte tätigst, richte in deinem Kassensystem eine automatische USt-ID-Prüfung ein.

Damit stellst du sicher, dass alle Kundendaten aktuell und korrekt sind – bevor du steuerfreie Lieferungen abrechnest.