Christian Luger
Gründer von shoperate
Die smarte Registrierkasse
Die Offene Ladenkasse ist eine beliebte Art der Kassenführung in Deutschland. Aber ist sie seit 2020/2021 überhaupt noch erlaubt? Wer darf eine Offene Ladenkasse führen und was muss man dabei beachten? Wie sieht eine ordnungsgemäße Kassenführung mit Kassenbuch und Kassenbericht aus? Und was ist ein Zählprotokoll? Das und mehr erkläre ich dir schnell und einfach in diesem Artikel.
Eine Offene Ladenkasse ist ein Vorratsbehälter für Bargeld ohne jegliche elektronische Ausstattung. Also zum Beispiel eine Schublade in der Ladentheke, eine Geldkassette oder einfach eine Schachtel.
Ja! Offene Ladenkassen sind trotz mancher Nachteile gegenüber Registrierkassen in der Praxis noch oft anzutreffen. Das wird sich auch in Zukunft nicht ändern, da es in Deutschland aktuell keine Registrierkassenpflicht gibt und Offene Ladenkassen in der Anschaffung kostengünstiger sind als Registrierkassen.
Aber Achtung: Auch ohne “Registrierkasse” musst du eine ordnungsgemäße Kassenführung beachten! Das heißt, bestimmte Vorschriften sind zu beachten, wie du deine Verkäufe, Barentnahmen, Bareinlagen, usw aufzeichnen musst.
2016 wurde das neue Kassengesetz erlassen (“Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen”), das bestimmte Pflichten ab 2020 eingeführt hat. Die Pflicht zur Führung einer elektronischen Registrierkasse war aber nicht dabei. Also nein, es besteht weiterhin keine Registrierkassenpflicht.
Seit 2020 bzw mit Übergangsfristen seit 2021 müssen elektronische Registrierkassen eine “zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung” (=“TSE”) enthalten (Stichworte KassenSichV und DSFinV-K). Diese Pflicht betrifft aber nur elektronische Registrierkassen und verbietet ebenso nicht die Verwendung von Offenen Ladenkassen.
Du kannst dich frei entscheiden, ob du entweder eine Registrierkasse oder eine Offene Ladenkasse benutzt. Beides ist für jedermann erlaubt. Weder gibt es Grenzwerte, die man nicht überschreiten darf, noch ist es entscheidend, ob du buchführungspflichtig bist oder nicht.
Vielmehr solltest du bei deiner Entscheidung berücksichtigen, wie praktikabel die eingesetzte Lösung ist. Denn obwohl eine Registrierkasse in der Anschaffung etwas teurer ist, so hat sie doch im Alltag und auch bei Finanzprüfungen einige Vorteile.
Aus der offiziellen Beschreibung der Offenen Ladenkasse geht hervor, dass auch für sie bestimmte Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung bestehen.
„Als offene Ladenkasse gelten eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.“
Diese Anforderungen sind meist mit hohem Aufwand verbunden und nachteilige Umsatzschätzungen bei Finanzprüfungen (Kassennachschau) recht häufig. Wählst du dennoch diese Art der Kassenführung, dann achte unbedingt darauf, dass du folgende Punkte beachtest.
Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Kassenführung mit einer Offenen Ladenkasse ist zunächst eine Geschäftskasse. Das ist ein Aufbewahrungsbehältnis, in das nur betriebliche aber keine privaten Gelder abgelegt werden. Dein privater Geldbeutel oder die Hosentasche sind daher nicht geeignet, eine Schublade, Geldkassette oder eine einfache Box dagegen schon.
Du musst bei der Offenen Ladenkasse deine Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten. Wie du deine Kasseneinnahmen und -ausgaben festhalten musst, ist abhängig davon, ob du buchführungspflichtig bist oder nicht.
Buchführungspflichtig bist du, wenn
a) dein Unternehmen eine Kapitalgesellschaft (GmbH, AG, UG, usw) oder eine Personenhandelsgesellschaft (OHG, KG, GmbH & Co. KG, usw) ist, oder
b) du ein Handelsgewerbe mit der Rechtsform “Personenvereinigung” führst (GbR, PartG, usw), oder
c) du ein Einzelunternehmer bist, der im Handelsregister eingetragen ist oder in zwei aufeinanderfolgenden Jahren über 600.000€ Umsatz oder über 60.000€ Gewinn erzielt hat, oder
d) du ein Land- oder Forstwirt bist mit über 60.000€ Gewinn, oder über 600.000€ Umsatz, oder deine Flächen einen Wirtschaftswert von über 25.000€ haben.
Im Umkehrschluss bedeutet das, dass nicht buchführungspflichtig zB alle Freiberufler (Künstler, Journalisten, Anwälte, Ärzte, usw), Einzelunternehmer oder Land-/Forstwirte unter den oben genannten Schwellenwerten sowie Personenvereinigungen ohne Handelsgewerbe sind.
Bist du buchführungspflichtig, dann musst du ein detailliertes Kassenbuch führen.
Bist du nicht buchführungspflichtig, du ermittelst dein Ergebnis also mittels Einnahmen-Überschussrechnung, kannst du entweder freiwillig ein Kassenbuch führen oder stattdessen tägliche Kassenberichte zur Ermittlung der Tageslosung verwenden.
In einem Kassenbuch erfasst du handschriftlich möglichst unmittelbar nach dessen Entstehung jeden einzelnen Geschäftsvorfall mit folgenden Daten:
Besonderheit für Beträge: Bei Kleinbetragsrechnungen (max. 250€ inkl Umsatzsteuer) können Preise und darauf entfallende Steuerbeträge auch zu einer Summe zusammengefasst werden (vgl § 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV).
Besonderheit für Artikelbezeichnung: Werden artgleiche Waren oder Dienstleistungen mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst, wird das nicht beanstandet, wenn die verkaufte Menge weiterhin ersichtlich bleibt.
Spezielle Kassenbücher zum händischen Eintragen der Geschäftsvorfälle können im Fachhandel erworben werden. Die Kassenbuchseite kommt hier meist zu den Buchführungsunterlagen, während die Durchschläge als Buch gebunden bleiben.
Wichtig: EC- und Kreditkartenzahlungen sind keine Barzahlungen und daher nicht in Kassenbuch oder -bericht zu berücksichtigen. Allerdings existiert auch bei unbaren Zahlungen keine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht. Diese Zahlungen sind daher gesondert und ebenso einzeln in den Aufzeichnungen festzuhalten.
Achtung: „Keine Buchung ohne Beleg!”: Zu jedem Eintrag im Kassenbuch musst du entweder ein Duplikat für erstellte Ausgangsrechnungen, einen Fremdbeleg für Ausgaben (zB Rechnung eines anderen Unternehmens) oder einen selbst erstellten Eigenbeleg (zB für Entnahmen und Einlagen, Trinkgelder etc) in den Aufzeichnungen aufbewahren.
Kassenberichte musst du am Ende jedes Geschäftstages erstellen, fortlaufend nummerieren, optimalerweise mit Datum und Uhrzeit versehen und unterzeichnen.
Achte dabei auf die “retrograde” Festhaltung der Bareinnahmen: du zählst zuerst den Kassenstand am Endes des aktuellen Tages (optimalerweise mit Zählprotokoll, siehe unten) und reduzierst diesen um den Kassenstand am Beginn des Tages (Endbestand laut Kassenbericht des letzten Geschäftstages). Davon ziehst du die durch Eigenbeleg zu belegenden Bareinlagen ab und rechnest die Ausgaben und durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen dazu. Das ergibt retrograd die Tagesbareinnahmen (Tageslosung).
Auch bei der Ermittlung mit Kassenberichten musst du alle Belege der Bareinnahmen und -ausgaben geordnet (dh zum Beispiel fortlaufend nummeriert) sammeln, um die sogenannten “Einzelaufzeichnungspflicht” einzuhalten.
Nicht einzelaufzeichnungspflichtig bist du nur, wenn es dir nicht zumutbar ist. Das ist dann der Fall, wenn du Waren (oder Dienstleistungen mit kurzem Bestell- und Bezahlvorgang (also zB nicht Friseurdienstleistungen)) an eine Vielzahl dir nicht bekannte Personen gegen Barzahlung verkaufst. Dann genügt die Erstellung der Kassenberichte.
KASSENBERICHT VORLAGE:
Datum des Geschäftstags, fortlaufende Nummer des Kassenberichts
Endbestand (ausgezählter Kassenendbestand bei Geschäftsschluss) (optionaler Nachweis: Zählprotokoll: Anzahl Scheine und Münzen)
- Anfangsbestand (Kassenendbestand des Vortages) (Nachweis: Kassenbericht Vortag)
= Zwischensumme (Saldo aus Tagesbareinnahmen und Tagesbarausgaben)
+ Barausgaben (zB Wareneinkauf, Nebenkosten, Geschäftsausgaben) (Nachweis: Belege)
+ Sonstige Ausgaben (zB Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen) (Nachweis: Eigenbeleg)
+ Private Barentnahmen (Nachweis: Eigenbeleg)
= Zwischensumme (Tageseinnahmen)
- Private Bareinlagen (Nachweis: Eigenbeleg)
- Sonstige Tageseinnahmen (zB Geldtransit von betrieblichem Konto oder weiteren Kassen) (Nachweis: Eigenbeleg)
= Tagesbareinnahmen (Tageslosung)
Datum, Uhrzeit, Signatur
Ein sogenanntes „Zählprotokoll“ am Tagesende, also die Auflistung der genauen Anzahl an Geldscheinen und -münzen in deiner Geschäftskasse, ist nicht verpflichtend, aber bei einer Finanzprüfung meist vorteilhaft, da es das tatsächliche Auszählen des Kassenstands nachweist. Das Zählprotokoll ist optimalerweise mit Datum und Uhrzeit versehen und durch den Zählenden unterschrieben.
In jedem Fall gilt: Deine Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (sogenannte “Kassensturzfähigkeit”).
Sämtliche Aufzeichnungen (inkl Belegsammlung) müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Ebenso gilt stets der Grundsatz der Unveränderbarkeit: Ein Kassenbuch im Programm Excel wird vom Finanzamt regelmäßig nicht anerkannt, da nachträgliche Änderungen nicht ersichtlich sind. Leerzeilen sind im Kassenbuch nicht gestattet. Eventuelle Leerzeilen am Ende der Seite solltest du mit einer „Buchhaltungsnase” durchstreichen. Eintragungen solltest du nicht mit Bleistift sondern mit Kugelschreiber tätigen. Korrekturen im Kassenbuch musst du abzeichnen, dh der alte und neue Eintrag müssen lesbar bleiben. Schreibst du eine Seite des Kassenbuchs wegen Unübersichtlichkeit neu, so musst du auch die fehlerhafte, ursprüngliche Kassenbuchseite aufbewahren. Hast du eine Geldbewegung irrtümlicherweise nicht im Kassenbuch vermerkt, so ist diese im Zeitpunkt des Erkennens in der nächsten freien Zeile nachzutragen (dh nie zwischen zwei Zeilen nachtragen).
Die gleichzeitige Nutzung einer Offenen Ladenkasse und einer Registrierkasse ist nur dann erlaubt, wenn diese nicht im selben Raum eingesetzt werden (erlaubt ist somit zB Registrierkasse im Ladengeschäft und Offener Ladenkasse am Marktstand).
Bei mehreren Kassen muss je Kasse ein Kassenbuch bzw ein Kassenbericht separat aufgezeichnet werden, und der Bargeldbestand der jeweiligen Kasse zuordenbar sein.
Typische Fehler bei der Führung einer Offenen Ladenkasse sind:
Bei nicht ordnungsgemäßer Führung einer Offenen Ladenkasse kommt es oft zu einer Schätzung des Umsatzes, weil die Besteuerungsgrundlage aufgrund der vorgelegten Unterlagen nicht ermittelt werden kann. In einem solchen Fall werden zumeist Bareinnahmen hinzu geschätzt.
Wird außerdem die Aufbewahrungspflicht verletzt, kann zusätzlich ein Bußgeld in Höhe von bis zu 5.000 Euro erteilt werden.
Wie du siehst, ist es nicht so einfach und mit ziemlich hohem Aufwand verbunden, eine ordnungsgemäße Offene Ladenkasse zu führen.
Wenn in deinem Geschäft auch Bargeldgeschäfte vorkommen, ist die lückenlose, gesetzeskonforme Kassenführung von sehr hoher Bedeutung. Fehler könnten deine gesamte Buchhaltung infizieren und daraus folgende Steuerstrafverfahren eventuell deine Existenz gefährden.
Daher ist es meist empfehlenswert, statt einer Offenen Ladenkasse eine Registrierkasse zu führen. Registrierkassen müssen von Vornherein alle aktuellen gesetzlichen Vorschriften aus dem Kassengesetz 2020/2021, der GoBD, der KassenSichV und DSFinV-K einhalten. Das was die typischen Fehler einer Offenen Ladenkasse im Regelfall schon von Vornherein eliminiert und die Registrierkasse daher sicherer bei Finanzprüfungen macht.
Hast du noch Fragen, dann stehen wir dir gerne zur Verfügung!
lg Christian und das Team von shoperate
Alle Angaben in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen können wir aber keine Gewähr übernehmen. Insbesondere stellt dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung dar.
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