Steuernummer beantragen

Steuernummer beantragen: Kurz erklärt

Die Steuernummer ist die Nummer, unter der das Finanzamt deine betriebliche Tätigkeit führt. Du brauchst sie, damit dein Betrieb steuerlich „angelegt“ ist und das Finanzamt deine Unterlagen eindeutig zuordnen kann.

Für Gründer ist die Steuernummer vor allem relevant, weil du damit:

• mit dem Finanzamt korrekt kommunizierst (Bescheide, Rückfragen, Zahlungen),
• steuerliche Pflichten für deinen Betrieb erfüllst (z. B. Erklärungen, ggf. Voranmeldungen),
• Rechnungen sauber aufsetzen kannst, ohne später alles korrigieren zu müssen.

Die Steuernummer „beantragst“ du praktisch so: Du reichst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein. Das geht in der Regel online über ELSTER. Danach vergibt das Finanzamt die Steuernummer und teilt sie dir schriftlich mit.

💡 Hinweis: Plane das nicht erst nach der Eröffnung. Erledige die steuerliche Erfassung direkt nach der Gewerbeanmeldung (Café/Shop/Salon) bzw. direkt zum Start, wenn du ohne Gewerbeanmeldung beginnst.

⚠️ Achtung: Die Steuernummer ist nicht deine Steuer-ID. Die Steuer-ID gehört zu dir als Person. Die Steuernummer betrifft deine Tätigkeit beim Finanzamt und kann sich z. B. bei einem Zuständigkeitswechsel ändern.

Steuernummer vs. Steuer-ID vs. USt-IdNr.

Diese drei Nummern werden in der Gründung ständig verwechselt. Für Café/Salon/Shop reicht eine klare Einordnung:

Steuer-ID (Identifikationsnummer)

• Gehört dir als Person.
• 11-stellig und bleibt lebenslang gleich (auch bei Umzug oder Namensänderung).
• Du nutzt sie z. B. in Formularen und in deiner privaten Steuererklärung.

Steuernummer

• Gehört zu deiner Steuersache beim Finanzamt – also zu deinem Betrieb bzw. deiner selbstständigen Tätigkeit.
• Du bekommst sie, wenn du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgegeben hast und das Finanzamt deinen Fall angelegt hat.
• Sie kann sich ändern, z. B. wenn ein anderes Finanzamt zuständig wird (Umzug).

USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

• Relevant vor allem für EU-Geschäfte (z. B. B2B in der EU, bestimmte Plattformen, innergemeinschaftliche Lieferungen/Leistungen).
• Für rein lokale Umsätze im Café/Salon/Laden ist sie am Anfang oft nicht der Engpass – die Steuernummer ist wichtiger.

💡 Tipp: Wenn du am Anfang nur eine Nummer „fürs Unternehmen“ suchst, ist es fast immer die Steuernummer(Finanzamt), nicht die Steuer-ID (Person).

Wer muss eine Steuernummer beantragen?

Für Gründer ist die Antwort fast immer: Ja. Sobald du mit einem Café, Salon oder Shop startest, muss das Finanzamt deine Tätigkeit steuerlich erfassen. Erst danach bekommst du deine Steuernummer.

Gewerbe (Café, Salon, Shop): der Normalfall

Wenn du ein Lokal eröffnest, einen Friseursalon betreibst oder Waren verkaufst, bist du in der Regel gewerblich unterwegs. Der Ablauf ist dann typischerweise:

1. Gewerbe anmelden (Gewerbe-/Ordnungsamt)
2. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen (meist online über ELSTER)
3. Finanzamt vergibt deine Steuernummer

Freiberuf (nur zur Abgrenzung)

Einige Tätigkeiten gelten als freiberuflich. Dann entfällt die Gewerbeanmeldung – die steuerliche Erfassung über ELSTER bleibt aber trotzdem der entscheidende Schritt. Für Café/Salon/Shop ist das eher selten.

Kleingewerbe vs. Kleinunternehmer: bitte nicht verwechseln

⚠️ Hier passieren die meisten Missverständnisse:

• Kleingewerbe ist kein „Steuer-Status“, sondern beschreibt meist nur, dass dein Betrieb klein startet. Steuerlich bist du trotzdem ein Unternehmen, das erfasst werden muss.
• Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer: Du weist keine Umsatzsteuer auf Rechnungen aus und führst keine ab, wenn du die Voraussetzungen erfüllst.

✅ Praxispunkt: Auch wenn du Kleinunternehmer bist, brauchst du in der Regel trotzdem die steuerliche Erfassung – und damit bekommst du auch eine Steuernummer.

Privatperson

Wenn du keine selbstständige Tätigkeit hast und nur privat eine Steuererklärung abgibst, kann die Steuernummer auch erst im Zuge der ersten Steuererklärung entstehen. Für Gründer ist das aber meist nicht der relevante Fall.

Schritt-für-Schritt: Steuernummer online über ELSTER beantragen

Ziel: Du erledigst die steuerliche Erfassung so, dass das Finanzamt dir schnell die Steuernummer zuteilt. ELSTER ist bundesweit einheitlich – du musst dafür nicht vorher ein bestimmtes Finanzamt „heraussuchen“. Entscheidend ist, dass du im Fragebogen die richtige Betriebsadresse angibst (z. B. dein Café/Salon/Shop), damit die Zuständigkeit automatisch passt.

Schritt 1: ELSTER-Zugang früh einrichten

Du brauchst einen ELSTER-Zugang (typisch: Zertifikatsdatei). Das kann ein paar Tage dauern.

🚀 Praxistipp: Richte ELSTER ein, bevor du eröffnest – dann kannst du den Fragebogen sofort abschicken.

Schritt 2: Den richtigen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ starten

In ELSTER wählst du den Fragebogen für:

• Gewerbebetrieb (typisch für Café/Salon/Shop) oder
• Freiberufliche Tätigkeit (nur wenn das wirklich zutrifft)

Wähle hier sauber, weil sonst Rückfragen kommen oder du neu starten musst.

Schritt 3: Diese Angaben sind für Gründer die wichtigsten (und sparen Rückfragen)

ELSTER zeigt viele Felder. Für die Steuernummer sind vor allem diese Punkte entscheidend:

1. Betriebsadresse / Tätigkeitsort
   Gib die Adresse an, unter der du tatsächlich arbeitest (Lokal/Laden/Salon). Das steuert die Zuständigkeit im Hintergrund.
2. Startdatum der Tätigkeit
   Realistisch angeben (z. B. Eröffnung/erste Umsätze/erster Auftrag). Das Datum beeinflusst, ab wann Pflichten starten.
3. Tätigkeitsbeschreibung
   Kurz und eindeutig: „Betrieb eines Cafés“, „Friseursalon“, „Einzelhandel mit …“. Je klarer, desto weniger Rückfragen.
4. Umsatz- und Gewinnschätzung
   Eine Prognose fürs erste (Rumpf-)Jahr. Muss nicht perfekt sein, aber plausibel.
   💡 Praxis: Denk in Blöcken: Miete, Wareneinsatz, Personal, Leasing/Software, Marketing.
5. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): ja oder nein?
   
   • Ja: keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, i. d. R. keine USt-Voranmeldungen.
   • Nein: Umsatzsteuer auf Rechnungen, Vorsteuer möglich, oft USt-Voranmeldungen.
6. Bankverbindung (SEPA)
   Wichtig für Erstattungen und Zahlungen.

Schritt 4: Absenden – und danach schnell reagieren

Nach dem Versand prüft das Finanzamt deine Angaben. Typisch ist:

• ggf. Rückfrage (z. B. unplausible Schätzung oder fehlende Angaben),
• anschließend kommt die Steuernummer meist schriftlich per Post.

💡 Praxistipp: Schau in ELSTER regelmäßig in die Nachrichten und reagiere zügig. Das ist der schnellste Hebel, wenn es hakt.

Checkliste: Diese Angaben/Unterlagen brauchst du

Wenn du den Fragebogen in ELSTER ausfüllst, willst du nicht mittendrin abbrechen, weil etwas fehlt. Mit dieser Liste bist du in 10–15 Minuten durch.

✅ Basisdaten zu dir (Inhaber/in)

• Vollständiger Name, Geburtsdatum
• Aktuelle Adresse
• Steuer-ID (falls vorhanden; oft genügt, dass du sie zur Hand hast)
• Kontaktdaten (Telefon/E-Mail)

✅ Daten zum Betrieb (Café/Salon/Shop)

• Betriebsadresse (Lokal/Laden/Salon)
• Startdatum der Tätigkeit (realistisch, nicht „irgendwann“)
• Kurzbeschreibung der Tätigkeit (1 Satz)
• Falls vorhanden: Gewerbeanmeldung / Datum der Anmeldung (bei Gewerbe)

✅ Bankverbindung (SEPA)

• IBAN (und Kontoinhaber, falls abweichend)

✅ Umsatz & Gewinn: einfache, plausible Schätzung

Du brauchst keine perfekte Planung – aber eine nachvollziehbare Größenordnung.

💡 Praktischer Ansatz:

• Umsatz grob: Was ist realistisch pro Woche/Monat (z. B. Anzahl Kunden × Durchschnittsbon)?
• Kosten grob (typische Gründerblöcke):
  
  • Miete/Nebenkosten
  • Wareneinsatz (Café/Shop) bzw. Material (Salon)
  • Personal (falls geplant)
  • Leasing/Finanzierung (z. B. Kaffeemaschine, Einrichtung)
  • Software/Kasse, Buchhaltung
  • Marketing (Eröffnung, laufend)

✅ Umsatzsteuer-Entscheidung (Kleinunternehmer ja/nein)

Halte vorab fest, ob du die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzen willst:

• Ja: keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, weniger laufender USt-Aufwand
• Nein: Umsatzsteuer + Vorsteuer (kann bei hohen Anfangsinvestitionen relevant sein)

💡 Tipp: Wenn du zum Start viel investierst (Umbau, Geräte, Einrichtung), kann „nicht Kleinunternehmer“ sinnvoll sein – aber das ist eine Entscheidung, die man kurz mit Steuerberatung oder zumindest mit sauberer Rechnung durchdenken sollte.

6) Optional: Dinge, die oft Rückfragen vermeiden

• Gibt es eine zweite Betriebsstätte?
• Planst du Mitarbeiter (ja/nein)?
• Verkauft du auch online oder über Plattformen (ja/nein)?

🚀 Diese Checkliste ist bewusst pragmatisch: Alles, was du hier vorbereitet hast, reduziert Rückfragen – und bringt dich schneller zur Steuernummer.

Wie lange dauert das – und was kostet es?

Dauer: realistisch planen

Die Vergabe der Steuernummer dauert in der Praxis meist einige Wochen. Wie schnell es geht, hängt vor allem davon ab, ob:

• dein Fragebogen vollständig ist,
• deine Umsatz-/Gewinnschätzung plausibel wirkt,
• und ob das Finanzamt Rückfragen hat.

👉 Praxis: Wenn du nach dem Absenden schnell auf Rückfragen reagierst, verkürzt du die Wartezeit oft deutlich.

Kosten: für die Vergabe selbst meist keine Gebühr

Für die Zuteilung der Steuernummer fallen in der Regel keine direkten Gebühren an. Kosten entstehen eher indirekt, z. B. wenn du Hilfe brauchst (Steuerberatung) oder wenn du wegen Verzögerungen Rechnungen später korrigieren musst.

Frist: nicht ewig liegen lassen

Als Gründer solltest du die steuerliche Erfassung zeitnah erledigen, sobald du startest. Je früher du den Fragebogen abgibst, desto weniger Stress hast du rund um Eröffnung, erste Umsätze und Rechnungen.

💡 Pro Tipp: Mach das als Teil deiner „Eröffnungs-Checkliste“ – genau wie Gewerbeanmeldung, Bankkonto, Kasse, Versicherungen. Dann rutscht es nicht nach hinten.

Rechnungen schreiben, bevor die Steuernummer da ist?

Das ist ein typisches Gründerproblem: Du eröffnest, machst die ersten Umsätze – aber die Steuernummer ist noch unterwegs. Entscheidend ist, dass du nicht „blind losrechnest“, sondern sauber vorgehst, damit du später keine Rechnungen einsammeln und korrigieren musst.

1) Idealfall: Warten, bis die Steuernummer da ist (wenn es geht)

Wenn du in den ersten Tagen nur wenige Rechnungen schreibst (z. B. Eröffnungsphase, ein paar B2B-Kunden), ist es oft am einfachsten, kurz zu warten – gerade bei Rechnungen an Unternehmen, die Vorsteuer ziehen wollen.

2) Wenn du trotzdem Rechnung schreiben musst: praktisch sauber bleiben

Wenn du vor der Steuernummer schon Rechnungen erstellen musst, sind zwei Punkte wichtig:

• Keine falschen Nummern verwenden.
  Nimm nicht „irgendeine“ Nummer (z. B. deine Steuer-ID) als Ersatz, wenn es um die Steuernummer fürs Unternehmen geht.
• Umsatzsteuer-Logik muss stimmen.
  Ob du Umsatzsteuer ausweist oder nicht, hängt nicht an der Steuernummer, sondern an deiner Einordnung (Kleinunternehmer ja/nein). Wenn du als Kleinunternehmer startest, schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer – mit entsprechendem Hinweis. Wenn du regelbesteuert bist, musst du Umsatzsteuer korrekt ausweisen.

3) Wenn du schon Rechnungen geschrieben hast: lieber einmal sauber korrigieren

Wenn du in der Anfangsphase Rechnungen ohne Steuernummer erstellt hast und du später feststellst, dass Angaben fehlen, ist die pragmatische Lösung meist:

• Korrektur/Rechnungsberichtigung erstellen, sobald die Steuernummer vorliegt,
• bei B2B-Kunden aktiv nachreichen (spart Diskussionen).

Neue Steuernummer beantragen: Wann brauchst du eine (weitere)?

Im Gründeralltag taucht die Frage meist in zwei Situationen auf: Umzug oder Änderung der Struktur (z. B. neue Tätigkeit, neue Rechtsform). Wichtig ist: Du „bestellst“ nicht einfach eine neue Nummer – die Steuernummer ergibt sich aus der Zuständigkeit und der steuerlichen Führung beim Finanzamt.

Typische Fälle

1) Umzug / Finanzamtswechsel

Wenn dein Betrieb umzieht und dadurch ein anderes Finanzamt zuständig wird, kann sich die Steuernummer ändern. Das passiert dann im Rahmen der Umstellung durch das Finanzamt.

2) Mehrere Steuernummern parallel

Du kannst auch mehrere Steuernummern haben, z. B. weil das Finanzamt verschiedene Steuerarten oder Bereiche getrennt führt (das wirkt von außen manchmal wie „zweite Steuernummer“, ist aber nicht automatisch ein Problem).

3) Neue Tätigkeit / neue Rechtsform

Wenn du z. B. vom Einzelunternehmen zur GmbH wechselst oder eine neue Tätigkeit startest, kann das zu neuen steuerlichen Zuordnungen führen.

Was du praktisch tun solltest

• In den meisten Fällen reicht: Änderung über ELSTER melden bzw. dem Finanzamt die neue Adresse/Änderung mitteilen.
• Wenn du unsicher bist, ob du „nur“ eine Änderung melden musst oder ob eine neue steuerliche Erfassung nötig ist: kurzer Anruf beim Finanzamt spart Zeit.

Häufige Fehler (und wie du sie vermeidest)

Gerade in der Gründungsphase sind es fast nie komplizierte Steuerthemen – sondern kleine Unsauberkeiten im Fragebogen, die Rückfragen auslösen und dich Wochen kosten.

⚠️ ELSTER zu spät eingerichtet

Wenn du ELSTER erst nach der Eröffnung einrichtest, verlierst du oft die wertvollste Zeit.

👉 Lösung: Zugang früh anlegen, idealerweise parallel zu Gewerbeanmeldung/Business-Konto.

⚠️ Falsches oder „unschlüssiges“ Startdatum

Viele setzen ein Datum, das nicht zu den übrigen Angaben passt (z. B. Umsatz geplant, aber Start „in 3 Monaten“).

👉 Lösung: Das Startdatum so wählen, wie du tatsächlich startest (Eröffnung/erste Umsätze).

⚠️ Kleinunternehmerregelung „aus Versehen“ gewählt (oder vergessen)

Das ist eine der größten Stellschrauben für deinen Alltag: Rechnungen, Vorsteuer, Voranmeldungen.

👉 Lösung: Entscheidung bewusst treffen – besonders, wenn du am Anfang stark investierst (Einrichtung, Geräte, Umbau).

⚠️ Umsatz-/Gewinnschätzung wirkt unrealistisch

Wenn die Zahlen „zu schön“ oder komplett unplausibel sind, kommt oft eine Rückfrage.

👉 Lösung: Grob rechnen, aber nachvollziehbar. Denke in typischen Kostenblöcken (Miete, Wareneinsatz/Material, Personal).

⚠️ Rückfragen liegen lassen

Viele warten auf die Steuernummer, schauen aber nicht in ELSTER-Nachrichten oder reagieren spät.

👉 Lösung: Nach dem Absenden 1–2x pro Woche prüfen und zügig antworten.

FAQ

Wie beantrage ich die Steuernummer am schnellsten?

Am schnellsten geht es über ELSTER: Du füllst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vollständig aus und reagierst zügig auf Rückfragen. Dann vergibt das Finanzamt die Steuernummer und teilt sie dir schriftlich mit.

Wie lange dauert es, bis ich die Steuernummer bekomme?

In der Praxis dauert es meist einige Wochen. Es geht schneller, wenn deine Angaben vollständig und plausibel sind und du Rückfragen sofort beantwortest.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Steuernummer?

Meist ja. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Deine Tätigkeit muss trotzdem steuerlich erfasst werden – dadurch erhältst du in der Regel auch eine Steuernummer.

Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Steuer-ID?

Die Steuer-ID gehört dir als Person und bleibt lebenslang gleich. Die Steuernummer gehört zu deiner betrieblichen Steuersache beim Finanzamt und kann sich z. B. bei einem Finanzamtswechsel ändern.

Kann ich ohne Steuernummer Rechnungen schreiben?

Wenn es sich vermeiden lässt: lieber warten. Wenn du trotzdem starten musst, achte darauf, dass deine Umsatzsteuer-Logik (Kleinunternehmer ja/nein) stimmt und du keine falschen Nummern als Ersatz verwendest. Bei Bedarf korrigierst du die Rechnung später, sobald die Steuernummer vorliegt.

Wann bekomme ich eine neue oder weitere Steuernummer?

Das passiert typischerweise bei Umzug/Finanzamtswechsel oder bei größeren Änderungen (z. B. neue Rechtsform). Oft reicht es, Änderungen über ELSTER zu melden – das Finanzamt regelt die Zuordnung dann korrekt.