Christian Luger
Gründer von shoperate
Die smarte Registrierkasse
Das Kassengesetz 2020 bringt einige Neuerungen für das Führen von Registrierkassen. Die wichtigsten für dich sind die Kassenbonpflicht, die Pflicht zur TSE Kasse (ein Manipulationsschutz für Kassensysteme) und die Pflicht der Kassenmeldung beim Finanzamt.
Was das jetzt im Detail bedeutet, haben wir für dich kompakt und leicht verständlich zusammengefasst. Aber gleich vorweg: eine Registrierkassenpflicht wurde nicht eingeführt.
Tauchen wir jetzt etwas tiefer ein in das neue Kassengesetz:
Ende 2016 wurde das "Kassengesetz 2020" erlassen. Eigentlich heißt es "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen".
Dieses Gesetz hat also zum Ziel, die nachträgliche Veränderung von Aufzeichnungen in Registrierkassen und anderen elektronischen Aufzeichnungssystemen zu verhindern.
Um dieses Ziel zu erreichen, wurde zusammenfassend folgendes beschlossen:
Hinweis: Die Pflicht zur TSE Kasse wurde mit der Nichtbeanstandungsregelung auf 1. Oktober 2020 “verschoben”. Die Kassenmeldepflicht (Anmeldung der Kasse bei der Finanzbehörde) wurde bis auf Weiteres verschoben, bis eine Meldung auf elektronischem Wege möglich ist.
Update: Wegen der Corona-Pandemie haben alle Länder bis auf Bremen die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 verlängert (Voraussetzungen siehe unten).
Keine Registrierkassenpflicht
Eine Registrierkassenpflicht wurde übrigens nicht mit dem Kassengesetz 2020 beschlossen. Das heißt, du musst kein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem oder eine Registrierkasse verwenden.
Was du aber zumindest benötigst, ist eine sogenannte Offene Ladenkasse. Hier musst du jedoch ein paar Dinge beachten, außerdem hat diese Art der Kassenführung auch Nachteile - mehr dazu weiter unten.
Schauen wir uns jetzt die einzelnen Bestimmungen genauer an:
Außerdem besteht eine Kassenbonpflicht ab 2020 bei elektronischen Kassen und anderen Aufzeichnungssystemen. Dem Geschäftspartner, z. B. dem Kunden, musst du also sofort nach der Aufzeichnung in der Registrierkasse einen Kassenbon ausstellen und übergeben.
Der Geschäftspartner muss den Beleg übrigens nicht mitnehmen.
Der Kassenbon muss nicht in Papierform, sondern kann mit Zustimmung des Kunden auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden, z. B. per Email.
Die Darstellung des Kassenbons auf einem Bildschirm, z. B. auf einem Kassendisplay für Kunden, reicht nicht aus.
Die Bonpflicht 2020 soll im Kampf gegen Steuerbetrug helfen. Es werden nämlich auf den Beleg zusätzliche Daten aufgedruckt, die bei einer Kassennachschau die Aufzeichnung des Geschäftsvorfalls leichter nachprüfbar machen.
Kassenbon Inhalte
Ein Kassenbon muss gemäß Kassengesetz 2020 mindestens enthalten:
Hinweis: Auch wenn du nach umsatzsteuerlichen Vorschriften eigentlich keine Belege ausstellen müsstest, muss dennoch ein Beleg nach KassenSichV mit den TSE-Vorgangsdaten erstellt werden.
Ausnahmen
Die Kassenbonpflicht besteht nur für Geschäftsvorfälle, an denen ein Dritter beteiligt ist (z. B. ein Kunde). Für Entnahmen oder Einlagen zum Beispiel muss kein Beleg gedruckt werden.
Betreibst du eine sogenannte Offene Ladenkasse (Details siehe unten), dann bist du von der Belegerteilungspflicht ausgenommen, das heißt du musst keine Belege ausgeben.
Von der Bonpflicht 2020 kann man sich gegebenenfalls (auch rückwirkend) befreien lassen, sofern diese Pflicht Härten mit sich bringen würde, und die Besteuerung durch die Befreiung nicht beeinträchtigt werden würde. Zugesprochene Befreiungen können durch die Behörden jederzeit widerrufen werden.
Die moderne Technik ermöglicht es, dass man unerlaubte Änderungen an der Buchhaltung durchführen kann - z. B. das nachträgliche Löschen von bereits erfolgten Buchungen.
Da dieses Problem auch in Deutschland immer größer geworden ist, wurde mit dem Kassengesetz 2020 die Pflicht zur Nutzung von zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE), also der TSE Kasse eingeführt.
Ab 1.1.2020 müssen also alle elektronischen Registrierkassen jeden aufgezeichneten Geschäftsvorfall mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulation schützen.
AUFSCHUB DER PFLICHT BIS 1. OKTOBER 2020:: Da erst Ende 2019 die ersten zertifizierten TSE zur Verfügung standen, und somit zu wenig Zeit für die Kassenhersteller war, diese zu integrieren, wurde die Pflicht “aufgeschoben” bis 1. Oktober 2020.
Rein rechtlich besteht die Pflicht schon ab 1. Jänner, aber es wurde eine sogenannte “Nichtaufgriffsregelung” erlassen. Das bedeutet, dass bis Ende September 2020 nicht gestraft wird, wenn noch keine TSE im Einsatz ist.
UPDATE: Wegen der Corona-Pandemie haben alle Länder bis auf Bremen die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 verlängert.
Das gilt allerdings nur für Unternehmen, die die TSE bei einem Kassen(app)hersteller bis zum 30. September 2020 nachweislich verbindlich bestellt haben, oder wenn der Einbau einer cloud-basierten TSE vorgesehen, eine solche jedoch nachweislich noch nicht verfügbar ist.
Die Pflicht zur TSE Kasse gilt nur für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Nutzt du eine Offene Ladenkasse, musst du keine TSE haben.
Die Pflicht besteht auch nur, wenn mit der Kasse bare Zahlungsvorgänge möglich sind. Das heißt, dass z. B. Webshops keine TSE Kasse benötigen, weil nicht vor Ort im Geschäft bar gezahlt wird.
WAS GILT ALS BAR?: Als bar gelten auch vor Ort verwendete, vergleichbare elektronische Zahlungsformen (EC-Karten, Kreditkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern) sowie statt Geld angenommene Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen.
Die TSE wird in der Regel vom Hersteller des Kassensystems mitgeliefert. Das heißt, du musst beim Kauf einer Registrierkasse nur darauf achten, dass sie eine TSE inkludiert hat. Hast du bereits eine Kasse, dann frage den Hersteller, ob sie nachgerüstet wird.
Ende 2017 wurde die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) erlassen, die beschreibt, wie die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) genau ausgestaltet sein muss.
TSE
Geschäftsvorfälle und andere Kassenvorgänge müssen ab 2020 mit einer TSE manipulationssicher gespeichert werden. Gemäß Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) besteht eine TSE aus drei Teilen:
Eine TSE kann z. B. ein kleines Speicherkarten-Modul an deinem Bondrucker sein, oder komplett über das Internet mit einer Cloud-TSE umgesetzt sein.
Kassenvorgänge
Folgende Kassenvorgänge müssen vom TSE-Sicherheitsmodul protokolliert werden:
TSE Transaktion
Für den Beginn, jede Änderung sowie das Beenden jedes Vorgangs erstellt das Sicherheitsmodul eine TSE-Transaktion. Diese Transaktion wird am TSE-Speichermedium gespeichert und enthält folgende Daten:
WOZU SIGNATURZÄHLER?: Der Signaturzähler und die Transaktionsnummer ermöglichen das Erkennen von Lücken in der Aufzeichnung. Durch deren Verkettung wird ersichtlich, wenn eine Transaktion im Nachhinein verändert oder gelöscht wurde.
Mit der digitalen Schnittstellen wird beschrieben, wie die für den Finanzprüfer exportierten Daten aufbereitet sein müssen. Sie stellt sicher, dass die Daten ein einheitliches Datenschema und einheitliche Datenfeldbeschreibungen aufweisen.
Übergangsfrist für bestehende Kassen
Hast du nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Jänner 2020 eine elektronische Registrierkasse oder ein anderes elektronisches Aufzeichnungssystem angeschafft, und kann dieses nicht mit einer TSE aufgerüstet werden, dann kannst du es noch bis Ende 2022 weiterverwenden. Ab 1.1.2023 brauchst du dann aber ein System mit TSE.
Was bedeutet "zertifiziert"?
Die Kassensysteme und Aufzeichnungssysteme müssen eine TSE verwenden, die vom Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert ist. Die Kassen selbst werden nie zertifiziert, nur die Sicherheitseinrichtungen. Auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik kann laufend der aktuelle Stand der Zertifizierungen abgefragt werden.
Seit dem 1.1.2018 ist die sogenannte Kassennachschau vorgesehen. Bei der Kassennachschau wird bei dir vor Ort von der Finanzbehörde überprüft, ob deine Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß in der Registrierkasse erfasst werden.
Diese Prüfung kann ohne vorherige Ankündigung und während der Geschäftszeiten stattfinden (auch außerhalb der Geschäftszeiten, wenn du oder Mitarbeiter schon im Geschäft sind).
Übrigens: Die Kassen-Nachschau betrifft neben elektronischen oder computergestützen Kassensystemen und Registrierkassen auch App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und Offene Ladenkassen.
Mitwirkungspflicht
Nachdem sich der Finanzprüfer ausgewiesen hat, bist du zur Mitwirkung verpflichtet. Dann musst du dem Prüfer auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher und sonstige für die Kassenführung relevanten Unterlagen vorlegen und darüber bei Bedarf Auskünfte erteilen.
Wurden diese Aufzeichnungen elektronisch geführt, darf der Prüfer diese einsehen und auf Übermittlung der Daten über die TSE-Schnittstelle oder mittels maschinell auswertbaren Datenträger nach Vorgabe der einheitlichen Schnittstelle bestehen.
Die Kosten für den Datenträger musst du tragen, er wird allerdings wieder retourniert.
Zutritt Geschäftsräume
Der Finanzprüfer kann bei der Kassennachschau deine Geschäftsgrundstücke und -räume betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung relevant sein können.
Privatwohnräume dürfen gegen den Willen des Steuerpflichtigen nur bei ernstzunehmendem Verdacht auf Verlust von steuerlichen Informationen betreten werden.
KANN ICH DEN ZUTRITT VERWEIGERN?: Grundsätzlich darfst du das Betreten deiner Räumlichkeiten und damit auch die Kassennachschau verweigern. Allerdings dürfte die Verweigerung dem Prüfer die Möglichkeit eröffnen, direkt zu einer Außenprüfung überzugehen. Und diese startet dann sicherlich nicht unter allzu positiven Vorzeichen.
Die Kassennachschau berechtigt den Finanzprüfer nicht zu einer umfassenden Durchsuchung der Geschäftsräume. Die Nachschau muss sich lediglich auf den Bereich der Kassen einschränken. Öffnen von Schränken oder Schubladen durch den Prüfer oder entsprechende Aufforderungen an den Steuerpflichtigen sind nicht rechtmäßig.
Kassensturz
Oft wird vom Finanzprüfer ein sogenannter “Kassensturz” verlangt. Hierbei zählst du das Bargeld in der Kasse (Kassen-Ist-Bestand) und vergleichst ihn mit dem Soll-Kassenstand laut deinen Aufzeichnungen in der Registrierkasse bzw. im Kassenbuch. Damit kann der Finanzprüfer die Ordnungsmäßigkeit deiner Kassenaufzeichnungen überprüfen.
Prüfung der TSE
Seit 1.1.2020 (bzw. nach dem “Aufschub” ab 1.10.2020) wird bei der Kassennachschau auch kontrolliert, ob die eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme (Registrierkasse etc.) den Vorschriften bzgl. Manipulationsschutz entsprechen. Das heißt, es kann die Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle der TSE verlangt werden.
Befinden sich die Daten bei einem Dritten, zum Beispiel einem Cloud-Speicher-Anbieter, muss der dieser Dritte den Behörden entweder Einsicht in die Daten gewähren, diese Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde maschinell auswerten oder die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung stellen.
Auch muss ab 1.1.2020 dem zuständigen Finanzamt die Inbetriebnahme und Außerbetriebnahme der verwendeten elektronischen Registrierkasse und TSE gemeldet werden.
Aufschub der Pflicht:: Mit der “Nichtbeanstandungsregelung” von Ende 2019 wurde festgelegt, dass diese Meldung erst dann verpflichtend ist, wenn sie elektronisch durchführbar ist.
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels war das noch nicht möglich und die Meldung daher noch nicht verpflichtend. Der Zeitpunkt wird im Bundessteuerblatt gesondert bekannt gegeben.
Frist
Die Frist für die Meldung beträgt einen Monat nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme. Hast du deine elektronische Kasse schon vor dem 1.1.2020 angeschafft, dann musst du diese Meldung bis spätestens 31. Jänner 2020 durchführen.
Meldeformular
Für die Meldung gibt es ein offizielles Formular. Darin müssen folgende Daten ausgefüllt werden:
Dass Kassengesetz sieht ab Ende 2016 auch eine Einzelaufzeichnungspflicht vor. Das heißt, dass alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle laufend und einzeln aufgezeichnet und aufbewahrt werden müssen.
Das hat den Grund, dass damit die Finanzbehörde die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen kann.
Geschäftsvorfälle
Aufzeichnungspflichtig sind alle Geschäftsvorfälle, die für deinen Betrieb steuerrelevant sind. Und steuerrelevant ist, was den Gewinn oder das Vermögen deines Unternehmens verändert oder dokumentiert.
Also zum Beispiel Verkäufe im Geschäft, Kasseneinlagen und -entnahmen, Betriebseinnahmen und -ausgaben, Ein- und Ausgänge von Handelswaren, nachträgliche Stornierung eines Umsatzes, Trinkgeld (Unternehmer, Arbeitnehmer), Gutschein (Ausgabe, Einlösung), Wechselgeld-Einlage, Lohnzahlung aus der Kasse, Geldtransit, usw.
HINWEIS WAAGEN:: Daten von Waagen (Artikel, Menge, Preis) sind ebenso einzeln aufzuzeichnen und aufzubewahren. Werden diese Daten aber zusätzlich in einem elektronischen Kassensystem aufgezeichnet, müssen die Waagendaten nicht extra aufgezeichnet werden.
Welche Daten müssen bei einem Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden? Vor allem die Belegnummer, eine Beschreibung des Geschäftsvorfalls, der Betrag mit Währung, das Datum und der Umsatzsteuersatz und -betrag.
Details zu den genauen Inhalten siehe die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern - GoBD.
Ausnahmen
Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Arten von Kassenführung, also auch für Offene Ladenkassen.
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung entfällt, wenn sie nicht zumutbar ist. Das ist der Fall, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Der Steuerpflichtige muss das Vorliegen dieser Voraussetzung selbst nachweisen.
Nicht zumutbar ist die Einzelaufzeichnung zum Beispiel beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an eine Vielzahl von Kunden gegen Barzahlung, sofern der Kundenkontakt im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt ist (z. B. Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen). Das gilt allerdings nur, wenn eine offene Ladenkasse und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird.
Generell besteht keine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Das heißt, es muss kein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem oder ein elektronische Registrierkasse verwendet werden. Zumindest muss aber eine sogenannte Offene Ladenkasse benutzt werden (mehr dazu unten)
Wird jedoch eine elektronische Registrierkasse verwendet, dann muss diese wie oben beschrieben spätestens ab 1.1.2020 eine TSE gemäß Kassengesetz 2020 enthalten.
Entscheidest du dich gegen eine elektronische Registrierkasse, dann musst du zumindest eine “Offene Ladenkasse” führen.
Eine Offene Ladenkasse ist ein einfacher Bargeld-Vorratsbehälter ohne technische Ausstattung (Schublade, Geldkassette, Kiste, Schachtel oder Ähnliches).
Aber auch bei Offenen Ladenkassen musst du die Einzelaufzeichnungspflicht beachten. Denn auch hier müssen alle steuerrelevanten Geschäftsvorfälle einzeln aufgezeichnet werden (außer das ist unzumutbar, siehe Ausnahmen von der Einzelaufzeichnung oben).
Die Einzelaufzeichnung kann bei Offenen Ladenkassen auf zwei Arten erfolgen:
A) Einerseits können die Einzelaufzeichnungen statt mit einer Registrierkasse durch die vollständige und detaillierte Erfassung aller baren Geschäftsvorfälle in Form eines Kassenbuchs erfolgen.
In einem Kassenbuch werden alle Bareinnahmen, -ausgaben, -einlagen und -entnahmen mit Datum, Belegnummer, Steuersatz, Steuerbetrag, sowie der aktuelle Kassenstand erfasst.
B) Die zweite Möglichkeit ist die Ermittlung der “Tageslosung” (= Tageseinnahmen) mittels Kassenbericht. Statt alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen müssen hier alle Barbelege geordnet (also z. B. nummeriert) gesammelt werden. Am Ende des Tages erfolgt die Erstellung des Kassenberichts und die Ermittlung der Tageslosung. Die Kassenberichte müssen jeden Tag geführt werden und sind für jeden Tag fortlaufend zu nummerieren.
Kassenbericht = Kassenendbestand des Geschäftstages - Kassenendbestand des Vortages - Bareinlagen + Ausgaben + Barentnahmen. Diese Rechnung muss unbedingt und in dieser Reihenfolge (“retrograd”) im Kassenbericht aufscheinen. Die Bareinlagen und -entnahmen müssen durch Eigenbelege belegt werden.
Diese Variante muss zumindest angewendet werden, wenn aus Zumutbarkeitsgründen keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht (siehe oben).
Ein sogenanntes "Zählprotokoll" (also die Auflistung der genauen Stückzahl vorhandener Geldscheine und -münzen) ist übrigens nicht erforderlich. Allerdings kann man bei einer Kassenprüfung so den Kassenstand leichter nachweisen.
Der Nachteil einer Offenen Ladenkasse ist, dass du deine Einnahmen schwieriger als bei elektronischen Registrierkassen nachweisen kannst. Es kommt daher leichter zu Umsatzschätzungen durch die Finanzbehörde.
Bei Betriebsprüfungen werden oft Kassenberichte bemängelt, die in Excel erstellt worden sind. Das deshalb, weil diese Kassenberichte technisch jederzeit geändert werden können. Es ist daher davon abzuraten, Kassenberichte mit Excel zu führen. Stattdessen sollten sie handschriftlich erstellt werden.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Werden Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ausnahmsweise erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet, ist das noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Aufzeichnungen und Unterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat.
Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (“Kassensturzfähigkeit”).
Entspricht dein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse o. Ä.) nicht den Vorschriften des Kassengesetz 2020, kann eine Strafe von bis zu 25.000 Euro verhängt werden.
Kommst du nicht den Vorschriften zu Belegausgabe nach, oder werden unrichtige Belege ausgestellt, so drohen Strafen von bis zu 5.000 Euro.
Verstöße gegen die generellen Vorschriften zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen (siehe Paragraphen 140 bis 147 der Abgabenordnung) können z. B. eine Umsatzschätzung zur Folge haben.
Es gibt weiterhin keine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Führst du allerdings eine Registrierkasse, dann muss diese beim Finanzamt angemeldet werden und eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) beinhalten.
Außerdem besteht seit 1.1.2020 eine Pflicht zur Ausgabe eines Kassenbons unmittelbar nach Aufzeichnung in der Kasse (gilt nicht für Offene Ladenkassen).
Hast du noch Fragen, dann stehen wir dir gerne zur Verfügung!
lg Christian und das Team von shoperate
Alle Angaben in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen können wir aber keine Gewähr übernehmen. Insbesondere stellt dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung dar.
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