GuV

Was ist eine GuV?

Bedeutung und Zweck

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist ein zentrales Element der Unternehmensbuchhaltung.

Sie zeigt, wie sich der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum – in der Regel ein Geschäftsjahr – entwickelt hat.

Dazu werden alle Erträge und Aufwendungen gegenübergestellt: also sämtliche betrieblichen Einnahmen und Ausgaben.

Das Ergebnis ist entweder ein Jahresüberschuss (Gewinn) oder ein Jahresfehlbetrag (Verlust).

Gesetzliche Grundlage

Nach § 242 Abs. 3 HGB ist die GuV ein Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses jedes buchführungspflichtigen Unternehmens.

Während die Bilanz zeigt, was ein Betrieb besitzt und schuldet, erklärt die GuV, wie dieses Ergebnis entstanden ist.

Sie ergänzt also die Bilanz um die zeitliche Entwicklung – den Erfolgsverlauf des Geschäftsjahres.

Aufbau der GuV

Alle Erträge und Aufwendungen werden auf sogenannten Erfolgskonten erfasst:

• Ertragskonten beinhalten z. B. Umsatzerlöse, Mieterträge oder Zinserträge.
• Aufwandskonten dokumentieren Material-, Personal-, Abschreibungs- oder Zinskosten.
  

Am Ende des Geschäftsjahres werden die Konten abgeschlossen.

Die Saldos der Aufwandskonten (Soll) und Ertragskonten (Haben) fließen in die GuV ein.

Daraus ergibt sich der Gewinn oder Verlust der Periode.

Da diese Konten periodenbezogen sind, beginnen sie jedes Geschäftsjahr ohne Anfangsbestand.

Hinweis:
Ein positives Ergebnis erhöht das Eigenkapital in der Bilanz, ein negatives Ergebnis mindert es.
Die GuV bildet damit die Verbindung zwischen Bilanz und Erfolgsrechnung und macht die Rentabilität eines Unternehmens transparent.

Formvorgaben nach HGB

Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, wie die GuV aufgebaut werden muss.

Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, sie in Staffelform darzustellen (§ 275 HGB).

Für die Gliederung sind zwei Verfahren zulässig:

• das Gesamtkostenverfahren
• das Umsatzkostenverfahren
  

Beide führen zum gleichen Ergebnis, unterscheiden sich aber in der Art der Darstellung – entweder nach Kostenarten oder nach Funktionsbereichen.

Abgrenzung zur EÜR

Von der GuV abzugrenzen ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Sie ist eine vereinfachte Methode der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG und richtet sich nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG).

Das bedeutet: Nur tatsächlich geflossene Zahlungen werden berücksichtigt.

Die EÜR dürfen Freiberufler:innen und kleine Gewerbetreibende nutzen, solange sie unter 800 000 € Umsatz oder 80 000 € Gewinn im Jahr bleiben.

Wer diese Grenzen überschreitet oder bilanzierungspflichtig ist, muss eine GuV erstellen.

Bedeutung in der Praxis

Die GuV liefert einen vollständigen Überblick über die Ertragslage eines Unternehmens.

Sie hilft, die Rentabilität zu beurteilen, betriebliche Entscheidungen vorzubereiten und Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.

Damit ist sie nicht nur Pflicht, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument für die Unternehmensplanung und Bewertung des Geschäftserfolgs.

Wer muss eine GuV erstellen?

Die Pflicht zur Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung ergibt sich direkt aus dem Handelsgesetzbuch (HGB).

Nach § 242 Abs. 3 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, am Ende eines Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen aufzustellen. Damit betrifft die GuV grundsätzlich alle Unternehmen, die buchführungspflichtig sind.

Pflicht zur doppelten Buchführung

Zur doppelten Buchführung und damit zur GuV verpflichtet sind insbesondere:

• Kapitalgesellschaften wie GmbH, AG oder UG,
• Personengesellschaften, sofern keine natürliche Person unbeschränkt haftet (z. B. GmbH & Co. KG),
• eingetragene Kaufleute (e. K.),
• und Unternehmen, die bestimmte Größen- oder Umsatzgrenzen überschreiten.

Die Abgrenzung ergibt sich aus § 141 Abgabenordnung (AO). Danach besteht Buchführungspflicht, wenn

• der Umsatz des vorangegangenen Jahres mehr als 600 000 €,
• oder der Gewinn mehr als 60 000 € beträgt.
  Überschreitet ein Betrieb eine dieser Grenzen, muss er ab dem folgenden Geschäftsjahr Bücher führen, eine Bilanz erstellen und damit auch eine GuV aufstellen.

Kleinunternehmen und Freiberufler

Kleinunternehmer:innen, Einzelunternehmen und Freiberufler:innen können sich häufig auf die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG beschränken.

Die EÜR ermittelt den Gewinn nach dem Zufluss-/Abflussprinzip, also auf Basis tatsächlicher Zahlungseingänge und -ausgänge. Eine doppelte Buchführung mit GuV ist erst erforderlich, wenn gesetzliche Schwellen überschritten werden oder eine freiwillige Bilanzierung erfolgt.

Auch Land- und Forstwirte unterliegen nur dann der GuV-Pflicht, wenn ihre Umsätze oder Flächen bestimmte Grenzen überschreiten (§ 141 AO).

Kapitalgesellschaften: Pflicht unabhängig von Umsatzhöhe

Für Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG gilt die GuV-Pflicht uneingeschränkt, unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Sie müssen zusätzlich einen Anhang erstellen, in dem die einzelnen GuV-Posten erläutert werden (§ 284 HGB). Gleiches gilt für haftungsbeschränkte Personengesellschaften (z. B. GmbH & Co. KG).

Kleinst- und Mittelgesellschaften: Erleichterungen möglich

Das HGB sieht jedoch Erleichterungen für kleinere Kapitalgesellschaften vor (§§ 276 ff. HGB). Diese dürfen bestimmte GuV-Positionen zusammenfassen – etwa Umsatzerlöse und Materialaufwand – und als „Rohergebnis“ ausweisen. Dadurch bleibt die Darstellung übersichtlicher, ohne die Informationspflicht zu verletzen.

Wozu dient die GuV?

Die Gewinn- und Verlustrechnung erfüllt mehrere zentrale Funktionen im Rechnungswesen und in der Unternehmenssteuerung. Ihr Kernzweck ist es, den wirtschaftlichen Erfolg einer Periode messbar zu machen – also transparent darzustellen, wie der Jahresgewinn oder Jahresverlust zustande kommt.

Erfolgsermittlung und Transparenz

Die GuV ist das wichtigste Instrument zur Erfolgsermittlung. Sie zeigt, ob ein Unternehmen mit seinen betrieblichen Tätigkeiten Werte geschaffen oder verbraucht hat. Durch die systematische Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen lässt sich erkennen, welche Bereiche zum Gewinn beitragen und wo Verluste entstehen.

So wird sichtbar, ob das operative Geschäft rentabel ist oder ob hohe Zins- oder Personalkosten den Ertrag schmälern.

Darüber hinaus sorgt die GuV für Transparenz gegenüber Dritten – etwa Banken, Investoren oder Behörden. Sie ist fester Bestandteil des Jahresabschlusses und damit Grundlage für Bonitätsprüfungen, Kreditentscheidungen und die steuerliche Gewinnermittlung.

Steuerliche und rechtliche Funktion

Für das Finanzamt dient die GuV als Nachweis der steuerlichen Bemessungsgrundlage. Sie zeigt, welcher Teil der Unternehmensgewinne steuerpflichtig ist.

Gleichzeitig erfüllt sie eine rechtliche Dokumentationspflicht: Nach § 264 Abs. 2 HGB muss der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermitteln („true and fair view“). Die GuV ist dafür das entscheidende Element.

Planungs- und Kontrollinstrument

Neben der externen Berichterstattung hat die GuV auch eine betriebsinterne Funktion. Sie ist eine wichtige Basis für Planung, Steuerung und Kontrolle.

Unternehmen können anhand der GuV:

• die Kostenstruktur analysieren (z. B. Anteil von Material-, Personal- oder Zinsaufwand),
• Entwicklungen über mehrere Jahre vergleichen,
• Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Ergebnis identifizieren,
• und daraus strategische Entscheidungen ableiten – etwa Preis-, Investitions- oder Kostensenkungsmaßnahmen.

Viele Betriebe erstellen daher nicht nur eine jährliche, sondern auch eine monatliche GuV. So lassen sich Fehlentwicklungen frühzeitig erkennen und gegensteuern. Besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen ersetzt sie häufig eine komplexe Kosten- und Leistungsrechnung.

Verbindung zur Bilanz

Während die Bilanz eine Stichtagsbetrachtung darstellt (Vermögen und Schulden an einem bestimmten Datum), ist die GuV eine Zeitraumrechnung. Beide zusammen bilden das vollständige Bild des Unternehmenserfolgs:

• Die Bilanz zeigt, wo ein Unternehmen steht.
• Die GuV erklärt, warum es dort steht.

Damit ist die Gewinn- und Verlustrechnung nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern ein zentrales Steuerungs- und Analysewerkzeug, um den wirtschaftlichen Kurs eines Unternehmens objektiv zu beurteilen.

Aufbau und Bestandteile der GuV

Die Gewinn- und Verlustrechnung folgt klaren gesetzlichen Vorgaben. Nach § 242 und § 275 HGB muss sie alle Erträgeund Aufwendungen eines Geschäftsjahres gegenüberstellen. Damit lässt sich nachvollziehen, wie sich das Jahresergebnis zusammensetzt – nicht nur, ob ein Gewinn oder Verlust entstanden ist.

Grundprinzip der GuV

Das Schema lautet:

Erträge – Aufwendungen = Jahresüberschuss (oder Jahresfehlbetrag)

Erträge sind alle Wertezuflüsse, die das Eigenkapital erhöhen; Aufwendungen dagegen mindern es. Entscheidend ist, dass es sich um betriebliche Vorgänge handelt – private Entnahmen oder Einlagen zählen nicht dazu.

Gliederung nach § 275 HGB

Das Handelsgesetzbuch schreibt zwei anerkannte Gliederungsformen vor: das Gesamtkostenverfahren (GKV) und das Umsatzkostenverfahren (UKV). Beide führen zum gleichen Ergebnis, unterscheiden sich jedoch in der Art der Darstellung.

a) Gesamtkostenverfahren (GKV)

Beim GKV werden sämtliche im Geschäftsjahr angefallenen Kosten berücksichtigt – unabhängig davon, ob die Produkte bereits verkauft wurden. Typische Positionen:

1. Umsatzerlöse
2. Bestandsveränderungen fertiger und unfertiger Erzeugnisse
3. Andere aktivierte Eigenleistungen
4. Sonstige betriebliche Erträge
5. Materialaufwand (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, bezogene Leistungen)
6. Personalaufwand (Löhne, Gehälter, Sozialabgaben)
7. Abschreibungen auf Sachanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände
8. Sonstige betriebliche Aufwendungen
9. Erträge und Aufwendungen aus Beteiligungen, Zinsen und Finanzerträgen
10. Steuern vom Einkommen und Ertrag
11. Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag

Hinweis: Das GKV wird in Deutschland am häufigsten verwendet, weil es direkt auf den Daten der Buchhaltung aufbaut und keine zusätzliche Kostenstellenrechnung erfordert.

b) Umsatzkostenverfahren (UKV)

Hier werden nur die Kosten der verkauften Produkte oder Dienstleistungen einbezogen. Aufwendungen werden nicht nach Art, sondern nach Funktionsbereichen gegliedert – z. B. Herstellung, Vertrieb und Verwaltung. Bestandsveränderungen und Eigenleistungen bleiben unberücksichtigt.

Das UKV ist international (nach IFRS und US-GAAP) üblich, in Deutschland vor allem bei größeren oder börsennotierten Unternehmen.

Darstellungsformen: Kontoform und Staffelform

Unternehmen dürfen grundsätzlich zwischen zwei Darstellungsarten wählen:

• Kontoform: Zwei Spalten, Soll und Haben. Links die Aufwendungen, rechts die Erträge. Der Saldo ergibt das Ergebnis der Periode.
• Staffelform: Alle Positionen werden untereinander aufgeführt; Zwischensummen zeigen Zwischen­ergebnisse (z. B. Betriebsergebnis, Finanzergebnis, Jahresüberschuss).

Hinweis: Für Kapitalgesellschaften ist die Staffelform nach § 275 Abs. 1 HGB Pflicht. Sie verbessert die Lesbarkeit und Vergleichbarkeit.

Brutto- und Nettoprinzip

Ein zentrales Gebot ist das Bruttoprinzip (§ 246 Abs. 2 Satz 1 HGB): Erträge und Aufwendungen dürfen nicht miteinander verrechnet werden. So bleibt die tatsächliche Ertragslage transparent.

Nur kleinere Gesellschaften dürfen bestimmte Posten zusammenfassen (§ 276 HGB).

Pro Tipp: Eine saubere Trennung von Aufwands- und Ertragskonten erleichtert nicht nur den Jahresabschluss, sondern auch interne Analysen – etwa bei Soll-/Ist-Vergleichen oder Kostenoptimierung.

Ergebnis und Bilanzbezug

Der Saldo der GuV bildet den Jahresüberschuss (oder Fehlbetrag) und wird in die Bilanz übernommen. Dort verändert er das Eigenkapital:

• Gewinn → Zunahme des Eigenkapitals
• Verlust → Abnahme des Eigenkapitals

Damit ist die GuV das Bindeglied zwischen Erfolgsrechnung und Bilanz: Sie erklärt, warum sich das Eigenkapital verändert hat.

Checkliste: Pflichtbestandteile nach HGB

• Umsatzerlöse
• Bestandsveränderungen
• Aktivierte Eigenleistungen
• Sonstige betriebliche Erträge
• Material- und Personalaufwand
• Abschreibungen
• Sonstige betriebliche Aufwendungen
• Finanzergebnis
• Steuern
• Jahresüberschuss / -fehlbetrag

Hinweis: Die GuV muss klar, übersichtlich und vollständig sein (§ 243 Abs. 2 HGB). Eine Verrechnung oder Verschleierung einzelner Posten ist unzulässig.

Damit liefert der Aufbau der GuV nicht nur ein gesetzlich vorgeschriebenes Berichtsschema, sondern auch eine wertvolle Grundlage für betriebliche Analysen – von der Kostenstruktur bis zur Rentabilitätsplanung.

GuV vs. EÜR

Sowohl die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) dienen demselben Zweck: Sie sollen den Gewinn eines Unternehmens ermitteln.

Der entscheidende Unterschied liegt jedoch im Verfahren und in der rechtlichen Verpflichtung, welche Methode anzuwenden ist.

Grundprinzip der GuV

Die GuV ist Bestandteil der doppelten Buchführung und nach § 242 Abs. 3 HGB für alle buchführungspflichtigen Unternehmen vorgeschrieben.

Sie stellt Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres gegenüber und folgt dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung:

Einnahmen und Ausgaben werden der Periode zugeordnet, in der sie wirtschaftlich entstanden sind – unabhängig davon, ob sie schon bezahlt wurden.

Beispiel: Eine im Dezember erbrachte Leistung, die erst im Januar bezahlt wird, zählt bereits zum alten Geschäftsjahr.

Das Ergebnis – der Jahresüberschuss oder -fehlbetrag – fließt in die Bilanz ein und verändert dort das Eigenkapital.

Grundprinzip der EÜR

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung basiert auf § 4 Abs. 3 EStG und ist die vereinfachte Methode der Gewinnermittlung für kleinere Betriebe und Freiberufler.

Sie folgt dem Zufluss-/Abfluss-Prinzip nach § 11 EStG:

Nur tatsächlich gezahlte Einnahmen und Ausgaben werden berücksichtigt – also erst, wenn Geld fließt.

Beispiel: Eine Rechnung aus Dezember, die erst im Januar bezahlt wird, zählt erst im neuen Jahr als Einnahme.

Damit zeigt die EÜR, wie viel Liquidität tatsächlich entstanden oder abgeflossen ist, nicht zwingend den wirtschaftlich richtigen Periodengewinn.

Wer muss welche Methode anwenden?

Die Grenze zwischen beiden Verfahren ergibt sich aus § 141 AO:

• EÜR erlaubt: Freiberufler, Einzelunternehmen und Kleingewerbetreibende mit Umsatz ≤ 600 000 € oder Gewinn ≤ 60 000 € im Jahr.
• GuV-Pflicht: Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG, UG) sowie Gewerbebetriebe, die die genannten Schwellen überschreiten oder freiwillig bilanzieren.

Überschreitet ein Unternehmen eine der Grenzen, muss es ab dem folgenden Geschäftsjahr Bücher führen, eine Bilanzerstellen und eine GuV nach HGB abgeben.

Praktische Unterschiede

Die GuV bietet ein vollständiges Bild der wirtschaftlichen Lage, da sie auch Forderungen, Verbindlichkeiten und Abschreibungen einbezieht.

Die EÜR hingegen liefert ein Liquiditätsergebnis, das einfacher zu erstellen, aber weniger aussagekräftig ist.

Kurz gesagt:

• GuV = genau, aber aufwendig
• EÜR = einfach, aber weniger detailliert

Hinweis zur Umstellung

Wird aus einem EÜR-Betrieb ein bilanzierungspflichtiges Unternehmen, muss eine Eröffnungsbilanz erstellt werden.

Offene Forderungen, Bestände und Verbindlichkeiten sind dabei erstmals zu erfassen – ab diesem Zeitpunkt gelten die Regeln der doppelten Buchführung.

GuV in der Bilanz

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eng mit der Bilanz verknüpft. Beide bilden gemeinsam den Jahresabschluss eines Unternehmens und ergänzen sich in ihrer Aussage. Während die Bilanz eine Stichtagsbetrachtung liefert – also zeigt, wie Vermögen und Schulden zu einem bestimmten Zeitpunkt verteilt sind –, beschreibt die GuV die Ertragslage eines gesamten Zeitraums.

Wechselwirkung zwischen Bilanz und GuV

Das Ergebnis der GuV – Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag – wird am Ende der Periode in die Bilanz übernommen. Dort verändert es das Eigenkapital auf der Passivseite:

• Ein Jahresüberschuss erhöht das Eigenkapital.
• Ein Jahresfehlbetrag mindert es.

Damit wird das wirtschaftliche Ergebnis eines Geschäftsjahres bilanziell nachvollziehbar. Die GuV erklärt also, warumsich das Eigenkapital im Vergleich zum Vorjahr verändert hat.

Der Zusammenhang zeigt sich buchungstechnisch über das GuV-Konto, das ein Unterkonto des Eigenkapitalkontosist.

• Ertragskonten werden über das GuV-Konto im Haben abgeschlossen.
• Aufwandskonten werden im Soll abgeschlossen.
  Der Saldo des GuV-Kontos wird schließlich auf das Eigenkapitalkonto übertragen.

Hinweis: Ein GuV-Konto weist zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres keine Anfangsbestände auf, da es ausschließlich periodenbezogene Vorgänge abbildet.

Bilanzielle Darstellung

In der Bilanz erscheint das Jahresergebnis meist unter dem Posten „Jahresüberschuss/-fehlbetrag“ oder – bei Kapitalgesellschaften – als Bestandteil des Eigenkapitals gemäß § 266 Abs. 3 HGB. Nach der Gewinnverwendung kann es in Rücklagen überführt oder an Gesellschafter ausgeschüttet werden.

Damit zeigt sich: Die GuV ist kein eigenständiger Abschluss, sondern ein dynamisches Element der Bilanz, das die Ertragslage erklärt und die Entwicklung des Eigenkapitals nachvollziehbar macht.

Kontenform und Staffelform

Unternehmen können die Gewinn- und Verlustrechnung grundsätzlich in zwei unterschiedlichen Darstellungsformenabbilden: der Kontenform und der Staffelform. Beide Varianten führen zum gleichen Ergebnis, unterscheiden sich jedoch in Aufbau und Aussagekraft.

Kontenform

Die Kontenform orientiert sich am klassischen Aufbau der doppelten Buchführung. Sie stellt Aufwendungen und Erträge nebeneinander in zwei Spalten dar – Soll und Haben.

Typischer Aufbau:

• Linke Seite (Soll): Aufwendungen wie Materialkosten, Löhne, Miete, Zinsen.
• Rechte Seite (Haben): Erträge wie Umsatzerlöse, Zinserträge, sonstige betriebliche Erträge.

Am Ende der Rechnung werden beide Seiten saldiert. Überwiegen die Erträge, entsteht ein Gewinn, überwiegen die Aufwendungen, ein Verlust.

Diese Form ist leicht verständlich und besonders für interne Auswertungen geeignet, da sie den direkten Bezug zu den Buchungskonten zeigt. In kleineren Betrieben oder bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird sie daher häufig in vereinfachter Form genutzt.

Pro Tipp: Die Kontenform eignet sich, wenn du schnell erkennen möchtest, welche Aufwands- oder Ertragsarten die größten Posten darstellen – etwa zur Kostenkontrolle oder Budgetplanung.

Staffelform

Die Staffelform listet die Posten untereinander und berechnet Zwischenergebnisse schrittweise. Diese Darstellung entspricht dem Aufbau eines mehrstufigen Ergebnisschemas:

1. Umsatzerlöse
2. +/- Bestandsveränderungen
3. + aktivierte Eigenleistungen
4. = Gesamtleistung
5. – Materialaufwand
6. – Personalaufwand
7. – Abschreibungen
8. = Betriebsergebnis
9. +/- Finanzergebnis
10. – Steuern
11. = Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag

Der Vorteil: Durch die Zwischensummen wird nachvollziehbar, wo genau das Ergebnis entsteht – etwa aus dem operativen Geschäft oder aus Finanzerträgen. Die Staffelform bietet also eine höhere Transparenz und Vergleichbarkeitüber mehrere Jahre hinweg.

Hinweis: Für Kapitalgesellschaften ist die Staffelform nach § 275 Abs. 1 HGB verpflichtend. Andere Unternehmen dürfen frei wählen, müssen die einmal gewählte Form aber beibehalten (Grundsatz der Bilanzkontinuität, § 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB).

Vergleich auf einen Blick

Aufbau:

• Kontenform: Zwei Spalten (Soll/Haben)
• Staffelform: Untereinander, stufenweise

Lesbarkeit:

• Kontenform: Einfach, kompakt
• Staffelform: Detailliert, transparent

Pflicht:

• Kontenform: Wahlweise
• Staffelform: Pflicht für Kapitalgesellschaften

Eignung:

• Kontenform: Kleine Betriebe, interne Zwecke
• Staffelform: Externe Abschlüsse, Vergleich über Jahre

Beide Formen dienen demselben Ziel: die Ertragslage eines Unternehmens klar und nachvollziehbar darzustellen. Die Staffelform hat sich jedoch in der Praxis durchgesetzt, weil sie die Entwicklung des Ergebnisses Schritt für Schritt offenlegt – und damit den gesetzlichen Anforderungen an Klarheit und Übersichtlichkeit am besten entspricht.

Gesamtkostenverfahren vs. Umsatzkostenverfahren

Das Handelsgesetzbuch unterscheidet in § 275 Abs. 2 und 3 HGB zwei zulässige Gliederungsarten der Gewinn- und Verlustrechnung: das Gesamtkostenverfahren (GKV) und das Umsatzkostenverfahren (UKV). Beide führen rechnerisch zum selben Ergebnis, unterscheiden sich jedoch deutlich in Aufbau und Aussage.

Gesamtkostenverfahren (GKV)

Beim Gesamtkostenverfahren werden alle im Geschäftsjahr angefallenen Aufwendungen den Gesamterträgengegenübergestellt – unabhängig davon, ob die produzierten Waren oder erbrachten Leistungen bereits verkauft wurden.

Damit zeigt das GKV die gesamte betriebliche Leistung eines Zeitraums: von der Produktion bis zum Lageraufbau.

Das Schema nach § 275 Abs. 2 HGB umfasst Positionen wie Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen, aktivierte Eigenleistungen, Material- und Personalaufwand, Abschreibungen, Zinsen und Steuern.

Es liefert damit ein vollständiges Bild aller Kostenarten, die im Unternehmen anfallen.

Vorteile des GKV:

• Es lässt sich direkt aus der Buchhaltung ableiten, ohne aufwändige Kostenstellenrechnung.
• Die Gesamtleistung des Unternehmens wird sichtbar, also auch der Anteil nicht verkaufter Erzeugnisse.
• Besonders geeignet für produzierende Unternehmen mit Lagerbeständen oder Eigenleistungen.

Nachteile:

• Die Bewertung von Bestandsveränderungen kann aufwendig sein.
• Das Verfahren zeigt weniger klar, wie rentabel die verkauften Produkte tatsächlich waren.

Hinweis: In Deutschland ist das GKV die mit Abstand am häufigsten verwendete Methode, da sie den GoB entspricht und den Aufwand der Kostenrechnung begrenzt.

Umsatzkostenverfahren (UKV)

Das Umsatzkostenverfahren verfolgt eine andere Logik: Es betrachtet nur die für den Umsatz relevanten Kosten. Aufwendungen werden hier nicht nach Art, sondern nach Funktionsbereichen gegliedert – etwa Herstellung, Verwaltung oder Vertrieb.

Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen werden nicht einbezogen, da sie keinen direkten Bezug zu den verkauften Leistungen haben.

Das Verfahren zeigt also, welche Kosten genau zur Erzielung der Umsatzerlöse angefallen sind. Dadurch eignet es sich besonders für Unternehmen mit internationaler Rechnungslegung oder ausgeprägten Vertriebsstrukturen.

Vorteile des UKV:

• Deutlichere Aussage über die Umsatzrentabilität und das operative Ergebnis.
• Internationale Vergleichbarkeit, da nach IFRS und US-GAAP Standard.
• Geeignet für Dienstleistungs- und Handelsunternehmen ohne Bestandsveränderungen.

Nachteile:

• Erfordert eine ausgeprägte Kostenstellenrechnung, um Aufwendungen den Funktionsbereichen korrekt zuzuordnen.
• Der Blick auf die interne Leistungserstellung (z. B. Lageraufbau) entfällt.

Pro Tipp: Wer regelmäßig nach Regionen, Produktlinien oder Kundengruppen auswertet, profitiert oft vom UKV – es zeigt präzise, welche Bereiche den Gewinn tatsächlich erwirtschaften.

Direkter Vergleich im Überblick

Das Gesamtkostenverfahren stellt die Wirtschaftlichkeit der Produktion insgesamt dar – es zeigt, welche Kosten im Zeitraum entstanden sind, unabhängig vom Absatz.

Das Umsatzkostenverfahren konzentriert sich dagegen auf die verkauften Leistungen und macht die Rentabilität des laufenden Geschäfts klar sichtbar.

Kurz gesagt:

• GKV = Produktionsorientiert, umfassend, HGB-Standard.
• UKV = Absatzorientiert, international, managementtauglich.

Beide Verfahren sind zulässig. Entscheidend ist die Konstanz der Anwendung (§ 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB): Ein Unternehmen darf das gewählte Verfahren nicht beliebig wechseln, um die Vergleichbarkeit der Jahresabschlüsse sicherzustellen.

Brutto- und Nettoprinzip

Die Gewinn- und Verlustrechnung muss nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs (HGB) klar, vollständig und nachvollziehbar aufgebaut sein. Ein zentraler Bestandteil dieser Grundsätze ist das sogenannte Bruttoprinzip (§ 246 Abs. 2 Satz 1 HGB). Es bestimmt, dass Erträge und Aufwendungen getrennt voneinander auszuweisen sind und nicht miteinander verrechnet werden dürfen.

Bruttoprinzip – Grundregel der Transparenz

Das Bruttoprinzip sorgt dafür, dass die tatsächliche Ertragslage eines Unternehmens nachvollziehbar bleibt.

Würden etwa Umsatzerlöse direkt mit Materialaufwand oder Zinskosten verrechnet, wäre nicht mehr erkennbar, wie sich das Ergebnis im Detail zusammensetzt.

Daher gilt: Jede Aufwands- und Ertragsart muss einzeln aufgeführt werden. Nur so können Dritte – etwa Banken, Finanzämter oder Investoren – die wirtschaftliche Lage objektiv beurteilen.

Beispiel:

Ein Unternehmen erzielt 1.000.000 € Umsatz und hat 800.000 € Aufwand.

Nach Bruttoprinzip werden beide Werte separat ausgewiesen. Eine Saldierung auf 200.000 € wäre unzulässig, weil sie wichtige Strukturen verdecken würde.

Hinweis: Das Bruttoprinzip gilt nicht nur für die GuV, sondern auch für die Bilanz (§ 246 Abs. 2 HGB). Aktiva und Passiva dürfen dort ebenfalls nicht gegeneinander verrechnet werden.

Nettoprinzip – Ausnahme für kleinere Gesellschaften

Das Nettoprinzip stellt eine gesetzliche Erleichterung dar, die vor allem kleinen und mittleren Kapitalgesellschaften(§ 276 HGB) offensteht.

Diese dürfen bestimmte GuV-Positionen – beispielsweise Umsatzerlöse und Materialaufwand – zu einem Rohergebnis zusammenfassen.

Der Zweck: Wettbewerbs­sensible Informationen, wie Margen oder Kostenstrukturen, sollen nicht vollständig offengelegt werden müssen.

Trotzdem bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung bestehen. Das Unternehmen muss intern nachvollziehbar dokumentieren, welche Posten saldiert wurden und wie sich das Gesamtergebnis zusammensetzt.

Fazit:

Das Bruttoprinzip steht für Transparenz und Vergleichbarkeit, das Nettoprinzip für Datenschutz und Vereinfachung.

Welche Variante gilt, hängt von der Unternehmensgröße ab – die Pflicht zur klaren und wahrheitsgetreuen Darstellungbleibt jedoch unverändert bestehen.

GuV Beispiel

Ein praktisches Beispiel macht den Aufbau und die Logik einer Gewinn- und Verlustrechnung besonders anschaulich. Im Folgenden wird eine vereinfachte GuV nach dem Gesamtkostenverfahren (§ 275 Abs. 2 HGB) dargestellt.

Ausgangsdaten des Musterbetriebs

Ein kleines Produktionsunternehmen erwirtschaftet im Geschäftsjahr folgende Werte:

• Umsatzerlöse: 500 000 €
• Bestandsmehrung fertiger Erzeugnisse: 20 000 €
• Sonstige betriebliche Erträge: 5 000 €
• Materialaufwand: 180 000 €
• Personalaufwand: 160 000 €
• Abschreibungen: 25 000 €
• Sonstige betriebliche Aufwendungen: 45 000 €
• Zinsaufwand: 5 000 €
• Steueraufwand: 30 000 €

Schritt-für-Schritt-Berechnung

1. Gesamtleistung ermitteln
   Umsatzerlöse (500 000 €) + Bestandsmehrung (20 000 €) + sonstige Erträge (5 000 €) = 525 000 € Gesamtleistung
2. Betriebliche Aufwendungen abziehen
   Material (180 000 €) + Personal (160 000 €) + Abschreibungen (25 000 €) + sonstige Aufwendungen (45 000 €) = 410 000 € Gesamtaufwand
3. Betriebsergebnis berechnen
   525 000 € – 410 000 € = 115 000 € Betriebsergebnis
4. Finanzergebnis berücksichtigen
   – Zinsaufwand 5 000 € ⇒ 110 000 € Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
5. Steuern abziehen
   110 000 € – 30 000 € = 80 000 € Jahresüberschuss

Damit erzielt das Unternehmen im abgelaufenen Geschäftsjahr einen Gewinn von 80 000 €. Dieser Betrag wird in die Bilanz übernommen und erhöht dort das Eigenkapital.

Interpretation des Ergebnisses

Das Beispiel zeigt, wie die GuV Schritt für Schritt zum Ergebnis führt und welche Stellschrauben die Rentabilität beeinflussen:

• Material- und Personalkosten sind meist die größten Blöcke. Schon kleine prozentuale Änderungen wirken stark auf den Gewinn.
• Abschreibungen zeigen die Belastung durch Anlagevermögen; sie beeinflussen das Ergebnis, ohne Zahlungsfluss zu erzeugen.
• Sonstige betriebliche Aufwendungen (z. B. Miete, Energie, Versicherungen) verdeutlichen die Fixkostenquote.

Ein solcher Aufbau macht sofort sichtbar, welche Faktoren den Gewinn treiben oder schmälern. Unternehmen nutzen diese Auswertung häufig als Basis für interne Plan- und Soll-Ist-Vergleiche.

Alternative Darstellung – Staffelform

In der Staffelform würde dieselbe Rechnung vertikal aufgebaut, mit klaren Zwischensummen:

Umsatzerlöse → Gesamtleistung → Betriebsergebnis → Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit → Jahresüberschuss.

Diese Darstellungsweise verdeutlicht den Verlauf der Ergebnisbildung und ist daher Standard bei Kapitalgesellschaften.

Pro Tipp: Für Analysen oder Gespräche mit Banken sollte stets die Staffelform verwendet werden – sie zeigt auf einen Blick, wie profitabel das operative Geschäft ist und wie stark Finanz- oder Steuerbelastungen das Endergebnis beeinflussen.

Digitale GuV und automatisierte Buchführung

Die Gewinn- und Verlustrechnung muss heute längst nicht mehr manuell erstellt werden. Moderne digitale Buchhaltungssysteme übernehmen einen Großteil der Arbeit automatisch – von der Belegerfassung bis zur fertigen GuV. Dadurch sinkt der Aufwand für Unternehmer:innen erheblich, und die Finanzdaten stehen jederzeit aktuell zur Verfügung.

Automatisierte Datenerfassung

In digitalen Systemen werden Einnahmen und Ausgaben fortlaufend erfasst, meist direkt aus Rechnungen, Kassenbüchern oder Banktransaktionen.

Jede Buchung wird automatisch dem passenden Erfolgs- oder Aufwandskonto zugeordnet. Damit entsteht im Hintergrund bereits die Grundlage für die spätere GuV.

Pro Tipp: Viele Programme bieten Schnittstellen zu Kassensystemen, Online-Banking oder E-Rechnungen. Das reduziert Eingabefehler und spart wertvolle Zeit.

Laufende Auswertungen und Transparenz

Digitale Buchhaltung ermöglicht eine monatliche oder sogar tägliche Erfolgskontrolle. Unternehmen sehen sofort, wie sich Umsätze, Kosten und Gewinne entwickeln – statt erst am Jahresende beim Steuerberater.

Gerade kleine Betriebe profitieren von dieser Transparenz: Abweichungen in Material- oder Personalkosten lassen sich frühzeitig erkennen, bevor sie den Jahresabschluss belasten.

Integration mit Steuerberatung und Finanzamt

Seit § 5b EStG besteht zudem die Pflicht, Bilanz und GuV elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln („E-Bilanz“). Sie gilt für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen. Elektronische Systeme erleichtern diese gesetzlich vorgeschriebene E-Bilanz-Übermittlung.

Daten aus der Buchhaltung fließen strukturiert in Bilanz und GuV, ohne dass manuelle Übertragungen nötig sind.

Auch Steuerberater:innen können direkt auf die laufenden Zahlen zugreifen, was Abstimmungen und Jahresabschlüsse erheblich beschleunigt.

Digitale Prozesse machen die GuV damit zu einem permanent verfügbaren Steuerungsinstrument statt zu einer einmal jährlichen Pflichtaufgabe. Unternehmen erhalten jederzeit einen realistischen Überblick über ihre Ertragslage – die Grundlage für fundierte Entscheidungen, Investitionen und eine zukunftssichere Planung.

Häufige Fragen zur GuV

Was ist eine GuV einfach erklärt?

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zeigt, ob ein Unternehmen im Geschäftsjahr Gewinn oder Verlust gemacht hat.

Dazu werden alle Erträge (z. B. Umsätze, Zinserträge) den Aufwendungen (z. B. Materialkosten, Löhne, Miete) gegenübergestellt.

Das Ergebnis ist der Jahresüberschuss oder der Jahresfehlbetrag.

Die GuV ist damit die zentrale Kennzahl, um den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens zu beurteilen.

Was ist der Unterschied zwischen GuV und Bilanz?

Die Bilanz zeigt den Bestand an Vermögen und Schulden zu einem bestimmten Stichtag.

Die GuV hingegen beschreibt den Erfolgsverlauf über das ganze Jahr.

Man kann sagen: Die Bilanz ist eine Momentaufnahme, die GuV eine Zeitrafferaufnahme.

Beide zusammen bilden den Jahresabschluss nach § 242 HGB.

Was ist der Unterschied zwischen GuV und EÜR?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung, die sich nach dem Zufluss- und Abflussprinzip (§ 11 EStG) richtet.

Es zählen nur tatsächlich gezahlte oder erhaltene Beträge.

Die GuV dagegen gehört zur doppelten Buchführung und richtet sich nach Buchungszeitpunkten.

Sie berücksichtigt auch Forderungen, Verbindlichkeiten und Abschreibungen.

Freiberufler und Kleinunternehmer dürfen meist die EÜR verwenden, bilanzierungspflichtige Unternehmen müssen eine GuV erstellen.

GuV vs. EÜR – wann welche Methode?

Die GuV ist für buchführungspflichtige Unternehmen vorgeschrieben (z. B. GmbH, AG, größere Gewerbebetriebe).

Die EÜR dürfen Freiberufler, Einzelunternehmer und Kleingewerbetreibende nutzen, sofern Umsatz und Gewinn unter den Schwellenwerten (§ 141 AO, § 4 Abs. 3 EStG) bleiben.

Die GuV liefert ein umfassenderes Bild, weil sie auch nicht liquiditätswirksame Vorgänge erfasst – ideal für Analyse, Planung und Bankenkommunikation.

Hinweis: Wer von der EÜR zur GuV wechselt (z. B. wegen Umsatzsteigerung), muss auf doppelte Buchführung umstellen und Eröffnungsbilanz sowie laufende Konten einführen.

Wie rechnet man eine GuV?

Die Berechnung folgt einem einfachen Schema:

Erträge – Aufwendungen = Jahresergebnis

Alle Ertragskonten (z. B. Umsatzerlöse) werden im Haben, alle Aufwandskonten (z. B. Personal- oder Zinsaufwand) im Soll geführt.

Am Jahresende werden sie über das GuV-Konto abgeschlossen.

Überwiegen die Erträge, ergibt sich ein Gewinn; überwiegen die Aufwendungen, ein Verlust.

Was ist ein GuV-Konto?

Das GuV-Konto ist ein Sammelkonto für Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres.

Alle Erfolgskonten werden darüber abgeschlossen.

Der Saldo des GuV-Kontos wird in das Eigenkapitalkonto übertragen und verändert somit das Eigenkapital – positiv bei Gewinn, negativ bei Verlust.