Vorsteuer

Was ist Vorsteuer einfach erklärt?

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf von betrieblichen Waren oder Leistungen bezahlst. Sie wird auf der Eingangsrechnung deines Lieferanten oder Dienstleisters ausgewiesen.

Im Unterschied zur Umsatzsteuer, die du auf deinen eigenen Rechnungen an Kund:innen ausweist, betrifft die Vorsteuer deine Einkäufe. Beide Begriffe beschreiben also dieselbe Steuer, nur aus unterschiedlicher Perspektive:

• Bei Verkäufen erhebst du Umsatzsteuer.
• Bei Einkäufen zahlst du Vorsteuer.

Nach § 15 UStG kannst du diese gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückfordern – vorausgesetzt, du bist unternehmerisch tätig und die Ausgabe war betriebsbedingt.

Für dich als Unternehmer:in ist die Vorsteuer daher kein Aufwand, sondern ein durchlaufender Posten. Sie mindert nicht deinen Gewinn, weil du sie über den Vorsteuerabzug mit deiner vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnen kannst.

Beispiel:
Du kaufst ein Notebook für dein Büro um 1.000 € netto. Der Händler berechnet 19 % Umsatzsteuer, also 190 €. Du bezahlst 1.190 € brutto, kannst aber die 190 € Vorsteuer in deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung angeben und vom Finanzamt zurückholen.

Damit gilt: Die Vorsteuer ist keine eigene Steuer, sondern die Umsatzsteuer auf deine betrieblichen Einkäufe. Sie sorgt dafür, dass die Mehrwertsteuer letztlich nur vom Endverbraucher bezahlt wird – nicht vom Unternehmen.

Wann zahle ich Vorsteuer & Umsatzsteuer?

Ob du Vorsteuer oder Umsatzsteuer zahlst, hängt davon ab, auf welcher Seite des Geschäfts du stehst – Einkauf oder Verkauf.

Wenn du Waren oder Dienstleistungen einkaufst, wird dir von deinem Lieferanten oder Dienstleister Umsatzsteuer berechnet. Diese Umsatzsteuer ist für dich Vorsteuer, weil du sie zunächst mitbezahlst, aber später über die Umsatzsteuer-Voranmeldung wieder abziehen kannst.

Wenn du hingegen selbst verkaufst oder Leistungen erbringst, stellst du deinen Kund:innen eine Rechnung mit Umsatzsteuer aus. Diese vereinnahmte Umsatzsteuer musst du an das Finanzamt abführen – abzüglich der Vorsteuer, die du selbst gezahlt hast.

Beispiel: Du betreibst ein Café.

• Beim Einkauf von Kaffeebohnen oder Milch zahlst du die Vorsteuer (z. B. 7 % oder 19 %).
• Beim Verkauf von Cappuccino an Gäste erhebst du die Umsatzsteuer und führst sie ab.

In deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung verrechnest du beides miteinander:
vereinnahmte Umsatzsteuer – gezahlte Vorsteuer = Zahllast oder Erstattungsbetrag

So stellst du sicher, dass nur der Mehrwert, den dein Unternehmen schafft, tatsächlich besteuert wird.

Wer zahlt die Vorsteuer?

Die Vorsteuer zahlen ausschließlich Unternehmer:innen, die selbst umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. Sie entsteht immer dann, wenn du für dein Unternehmen etwas einkaufst – also Waren, Rohstoffe, Geräte oder Dienstleistungen, die du betrieblich nutzt.

Privatpersonen zahlen zwar ebenfalls Umsatzsteuer, etwa beim Einkaufen im Supermarkt, können diese aber nicht als Vorsteuer abziehen, weil sie keine Unternehmer im Sinne des § 2 UStG sind. Die Steuer bleibt also endgültig bei ihnen hängen.

Auch Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG sind von der Umsatzsteuer befreit. Sie dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen – und können im Gegenzug keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.

Beispiel:
Eine Friseurin kauft Shampoo für den Salon und bezahlt 119 € (inkl. 19 € Umsatzsteuer).
→ Als umsatzsteuerpflichtige Unternehmerin darf sie die 19 € als Vorsteuer abziehen.
Ein privater Kunde, der dasselbe Shampoo kauft, kann das nicht: Er zahlt die 19 € Umsatzsteuer endgültig.

Damit gilt:
Die Vorsteuer ist ein Vorteil für Unternehmen, nicht für Verbraucher. Sie sorgt dafür, dass nur der Endverbraucher die Steuerlast trägt, während Betriebe die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt rückfordern können.

Wann bekommt man Vorsteuer zurück?

Du bekommst Vorsteuer vom Finanzamt zurück, wenn du im betreffenden Zeitraum mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen hast. Dieses Verhältnis nennt man Vorsteuerüberhang.

Die Rückerstattung erfolgt im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung: Dort trägst du ein,

• wie viel Umsatzsteuer du eingenommen hast (aus deinen Rechnungen) und
• wie viel Vorsteuer du gezahlt hast (aus Eingangsrechnungen).

Ist die gezahlte Vorsteuer höher als die vereinnahmte Umsatzsteuer, ergibt sich ein Guthaben, das dir das Finanzamt überweist. Hast du hingegen mehr Umsatzsteuer eingenommen, musst du die Differenz zahlen – das nennt man Umsatzsteuerzahllast.

Beispiel:

• Vorsteuer (Einkäufe): 3.800 €
• Umsatzsteuer (Verkäufe): 3.000 €
  → Vorsteuerüberhang von 800 €, den du zurückbekommst.

Wie oft du die Vorsteuer geltend machst, hängt von deinem Umsatz ab (§ 18 UStG):

• monatlich, wenn du hohe Umsätze erzielst,
• vierteljährlich bei mittleren Beträgen,
• jährlich, wenn dein Umsatz gering ist.

Die Vorsteuer wird also nicht automatisch erstattet – du musst sie aktiv über die Voranmeldung oder Jahreserklärungbeantragen.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Der Vorsteuerabzug ist das zentrale Prinzip der Umsatzsteuer. Er sorgt dafür, dass Unternehmen nicht selbst mit der Steuer belastet werden, sondern sie nur durchleiten.

Sobald du als Unternehmer:in eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erhältst, darfst du diesen Betrag als Vorsteuer in deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung abziehen. Voraussetzung ist, dass:

• die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält,
• der Kauf betriebsbedingt ist und
• du umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielst.

In der Voranmeldung verrechnest du dann die gezahlte Vorsteuer mit der Umsatzsteuer, die du selbst auf deinen Verkäufen berechnet hast:

Umsatzsteuer – Vorsteuer = Zahllast oder Erstattungsbetrag

Beispiel:
Du hast im Monat 4.000 € Umsatzsteuer eingenommen und 3.800 € Vorsteuer gezahlt.
→ Du musst nur 200 € an das Finanzamt abführen.

Liegt die gezahlte Vorsteuer dagegen höher als die eingenommene Umsatzsteuer, entsteht ein Vorsteuerüberhang, den du erstattet bekommst.

Hinweis:
Für die Berechnung ist entscheidend, ob du nach der Soll- oder Ist-Versteuerung arbeitest (§ 16 UStG).

• Bei der Soll-Versteuerung zählt das Rechnungsdatum.
• Bei der Ist-Versteuerung zählt der Zahlungseingang.

So stellt das System sicher, dass die Umsatzsteuer immer nur auf den tatsächlichen Mehrwert eines Unternehmens erhoben wird – nicht auf jede einzelne Stufe der Lieferkette.

Wer darf Vorsteuer abziehen?

Grundsätzlich darf jede:r unternehmerisch tätige Steuerpflichtige die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen – sofern die Bedingungen des § 15 UStG erfüllt sind. Entscheidend ist, dass du umsatzsteuerpflichtige Leistungenanbietest und die bezogenen Waren oder Dienstleistungen für dein Unternehmen nutzt.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug:

• Du bist Unternehmer:in im Sinne des § 2 UStG.
• Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 14 UStG).
• Die Leistung wurde für dein Unternehmen bezogen.
• Die Vorsteuer ist nicht nach § 15 Abs. 1a oder 1b UStG ausgeschlossen (z. B. bei Pkw oder Bewirtung).

Kein Vorsteuerabzug besteht, wenn du:

• unter die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) fällst,
• steuerfreie Umsätze tätigst (z. B. Arztpraxen, Versicherungsvermittlung),
• oder die Rechnung auf eine Privatperson lautet.

Beispiel:
Ein Malerbetrieb kauft Farbe für einen Kundenauftrag. Da der Einkauf eindeutig betrieblich ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, darf die Firma die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.
Ein freiberuflicher Arzt hingegen kann das nicht, weil ärztliche Leistungen umsatzsteuerfrei sind – damit entfällt auch der Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Der Vorsteuerabzug ist also ein steuerlicher Vorteil, der nur jenen offensteht, die selbst Umsatzsteuer erheben und abführen. Er stellt sicher, dass die Umsatzsteuer am Ende nur vom Endverbraucher getragen wird – nicht von Unternehmen.

Wann ist Vorsteuer abzugsfähig?

Die Vorsteuer ist abzugsfähig, sobald du als Unternehmer:in alle Voraussetzungen erfüllst und die zugrunde liegende Leistung für dein Unternehmen erbracht wurde. Die rechtliche Grundlage bildet § 15 Abs. 1 UStG.

Entscheidend ist, wann du die Vorsteuer geltend machen darfst:

• Bei der Soll-Versteuerung (nach vereinbarten Entgelten) entsteht der Anspruch mit Erhalt der Rechnung, unabhängig davon, ob du sie bereits bezahlt hast.
• Bei der Ist-Versteuerung (nach vereinnahmten Entgelten) darfst du die Vorsteuer erst nach Zahlung der Rechnung abziehen.

Damit gilt: Der Zeitpunkt hängt von deiner gewählten Besteuerungsart ab.

Voraussetzungen für den Abzug:

• Die Rechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG (Name, Anschrift, Leistungszeitraum, Steuersatz etc.).
• Die Leistung wurde für betriebliche Zwecke bezogen.
• Du bist nicht Kleinunternehmer:in und hast die Rechnung im eigenen Namen erhalten.

Checkliste: Wann ist Vorsteuer abziehbar?

✅ Rechnung liegt vollständig vor

✅ Umsatzsteuer separat ausgewiesen

✅ Zahlung erfolgt (bei Ist-Versteuerung)

✅ Leistung dient betrieblichen Zwecken

Beispiel:
Ein Gastronom bestellt neue Gläser für das Lokal. Die Rechnung mit 19 % Umsatzsteuer trifft im März ein, die Zahlung erfolgt im April.

• Bei Soll-Versteuerung: Vorsteuer im März abziehbar
• Bei Ist-Versteuerung: Vorsteuer erst im April abziehbar

Damit stellt das Umsatzsteuerrecht sicher, dass du die Vorsteuer immer nur dann geltend machst, wenn sie tatsächlich angefallen und ordnungsgemäß dokumentiert ist.

Nicht abziehbare Vorsteuer

Nicht jede gezahlte Umsatzsteuer darf als Vorsteuer abgezogen werden. Das Umsatzsteuergesetz (§ 15 Abs. 1a und 1b UStG) nennt mehrere Fälle, in denen der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist – meist, weil die Ausgabe nicht ausschließlich betrieblich genutzt wird oder bestimmten Einschränkungen unterliegt.

Typische Fälle nicht abziehbarer Vorsteuer:

• Private Nutzung: Wenn du Gegenstände teils privat nutzt (z. B. Laptop oder Pkw), darfst du nur den betrieblichen Anteil der Vorsteuer abziehen.
• Bewirtungskosten: Bei Geschäftsessen ist der Vorsteuerabzug nur anteilig möglich (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
• Geschenke an Kund:innen oder Geschäftspartner:innen über 35 € netto: keine Vorsteuerabzugsberechtigung.
• Nicht abzugsfähige Repräsentationsaufwendungen: Etwa für Luxusgüter, die keinen geschäftlichen Zweck erfüllen.
• Fahrzeuge und Grundstücke: Wenn sie sowohl privat als auch betrieblich genutzt werden, ist der Abzug nach § 15 Abs. 1b UStG teilweise ausgeschlossen.

Beispiel:
Eine Architektin nutzt ihr Dienstfahrzeug auch privat. Der betriebliche Anteil liegt bei 70 %. Sie darf daher nur 70 % der gezahlten Vorsteuer abziehen.

Hinweis:
Wenn du solche gemischten oder nicht abzugsfähigen Ausgaben hast, ist eine korrekte Aufteilung entscheidend. Finanzämter prüfen hier genau, ob die betriebliche Nutzung glaubhaft belegt ist.

Nicht abziehbare Vorsteuer ist damit keine steuerliche Strafe, sondern eine Abgrenzung, um sicherzustellen, dass nur echte Betriebsausgaben steuerlich entlastet werden.

Vorsteuer berechnen: Formeln & Beispiele

Die Berechnung der Vorsteuer ist einfach, sobald du weißt, ob du vom Netto- oder vom Bruttobetrag ausgehst. Grundlage ist immer der Mehrwertsteuersatz, der auf der Rechnung ausgewiesen ist – in Deutschland meist 19 %(Regelsteuersatz) oder 7 % (ermäßigter Steuersatz).

1. Vorsteuer aus dem Nettobetrag berechnen

Wenn du den Nettobetrag kennst, multiplizierst du ihn einfach mit dem Steuersatz:
Vorsteuer = Nettobetrag × Mehrwertsteuersatz

Beispiel:
Ein Fotograf kauft ein Objektiv für 1.000 € netto.
→ 1.000 € × 0,19 = 190 € Vorsteuer
→ Gesamtbetrag = 1.190 € brutto

2. Vorsteuer aus dem Bruttobetrag berechnen

Wenn dir nur der Bruttopreis vorliegt, kannst du die Vorsteuer so berechnen:
Vorsteuer = Bruttobetrag – (Bruttobetrag / 1,19)
(bei 19 % MwSt)

Beispiel:
Bruttobetrag: 1.190 €
→ 1.190 € – (1.190 € / 1,19) = 190 € Vorsteuer

Bei 7 % MwSt lautet die Formel entsprechend:
Vorsteuer = Bruttobetrag – (Bruttobetrag / 1,07)

3. Vorsteuerüberhang berechnen

Wenn deine gezahlte Vorsteuer die vereinnahmte Umsatzsteuer übersteigt, entsteht ein Vorsteuerüberhang:
Vorsteuerüberhang = Vorsteuer – Umsatzsteuer

Beispiel:

• Gezahlte Vorsteuer: 3.800 €
• Eingenommene Umsatzsteuer: 3.000 €
  → 800 € Erstattung vom Finanzamt

Diese einfache Systematik macht klar: Die Vorsteuer ist kein Kostenfaktor, sondern ein temporärer Geldfluss, den du mit der Umsatzsteuer verrechnest. Digitale Buchhaltungsprogramme berechnen diese Beträge automatisch – du musst nur die korrekten Beträge und Steuersätze hinterlegen.

Vorsteuer in der Buchhaltung

Buchungslogik (Aktiv- vs. Passivkonto)

• Vorsteuer wird auf ein Aktivkonto gebucht (Forderung ggü. Finanzamt).
• Umsatzsteuer wird auf ein Passivkonto gebucht (Verbindlichkeit ggü. Finanzamt).
• In der USt-Voranmeldung werden beide Salden gegeneinander verrechnet:
  Umsatzsteuer – Vorsteuer = Zahllast / Erstattung.

Typische Buchungssätze (Einkauf & Verkauf)

Einkauf (mit Vorsteuer):
Wareneingang (Soll)
Vorsteuer (Soll)
an Verbindlichkeiten aus LuL (Haben)

Verkauf (mit Umsatzsteuer):
Forderungen aus LuL (Soll)
an Umsatzerlöse (Haben)
an Umsatzsteuer (Haben)

Abschluss der Konten (Vorsteuerabzug)

• Ist Umsatzsteuer > Vorsteuer: Abschluss Vorsteuer an Umsatzsteuer → Zahllast.
• Ist Vorsteuer > Umsatzsteuer: Abschluss Umsatzsteuer an Vorsteuer → Erstattungsanspruch.

Kurzbeispiel

• Einkauf netto 10.000 € + 1.900 € USt → Vorsteuer 1.900 €.
• Verkauf netto 12.000 € + 2.280 € USt → Umsatzsteuer 2.280 €.
• Saldo: 2.280 – 1.900 = 380 € Zahllast.

Belege & GoBD-Praxis

• Ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG erforderlich (u. a. Name/Anschrift, Leistungszeitpunkt, Steuersatz, USt-Betrag).
• Revisionssichere Aufbewahrung (digital zulässig) und eindeutige Kontierung.
• Bei Ist-Versteuerung Vorsteuer erst nach Zahlung abziehbar; bei Soll-Versteuerung bereits mit Rechnungseingang.

Pro Tipp:
Nutze feste Steuerschlüssel (19 % / 7 %) und automatische Prüfroutinen (fehlende Pflichtangaben, doppelte Belege). Das senkt Fehlerquote und spart Zeit bei der USt-Voranmeldung.

Vorsteuer im Ausland

Unternehmen mit Ausgaben im Ausland können sich auch dort gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer erstatten lassen. Zuständig ist in Deutschland das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Grundlage bildet § 18g UStG in Verbindung mit der EU-Richtlinie 2008/9/EG.

Voraussetzungen

• Du bist in Deutschland ansässig und führst hier umsatzsteuerpflichtige Umsätze aus.
• Du hast im Ausland keine Betriebsstätte.
• Die Rechnungen betreffen unternehmerische Ausgaben.
• Der ausländische Lieferant hat Umsatzsteuer seines Landes berechnet.

Antragstellung über das BOP-Portal

Der Antrag auf Vorsteuervergütung wird elektronisch über das BZStOnline-Portal (BOP) eingereicht.

Wichtige Frist: bis 30. September des Folgejahres.

Belege (Rechnungen, Importnachweise) müssen digital hochgeladen werden.

Das BZSt leitet den Antrag an das jeweilige EU-Land weiter, das über die Erstattung entscheidet.

Mindestbeträge für Anträge

• 400 € für Quartalsanträge
• 50 € für Jahresanträge
  (jeweils bezogen auf die ausländische Umsatzsteuer)

Sonderfälle

• Großbritannien: Nach dem Brexit gilt ein separates Verfahren; Erstattung nur über dortige Finanzverwaltung.
• Nordirland: Wird weiterhin nach EU-Regeln behandelt.
• Drittländer: (z. B. Schweiz, USA) nur mit bilateralen Abkommen möglich.

Hinweis:
Die Erstattung betrifft nur ausländische Umsatzsteuer, nicht Zoll oder Einfuhrabgaben. Für Importe in die EU kann jedoch Einfuhrumsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden (§ 15 Abs. 1 Nr. 2 UStG).

Vorsteuer und Kleinunternehmerregelung

Wenn du die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzt, bist du von der Umsatzsteuer befreit – das heißt, du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Gleichzeitig darfst du aber auch keine Vorsteuer abziehen.

Das ist der entscheidende Unterschied zu umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen: Du zahlst die Umsatzsteuer beim Einkauf wie jede Privatperson, kannst sie aber nicht vom Finanzamt zurückholen.

Die Regelung gilt, wenn

• dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag und
• im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigt.

Der Vorteil: weniger Bürokratie, keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Der Nachteil: kein Vorsteuerabzug und damit höhere tatsächliche Kosten bei Anschaffungen.

Beispiel:
Eine Grafikdesignerin kauft Software für 1.190 € brutto (1.000 € netto + 190 € MwSt).
Als Kleinunternehmerin kann sie diese 190 € nicht als Vorsteuer abziehen, da sie selbst keine Umsatzsteuer erhebt.

Ob die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist, hängt von deinem Geschäftsmodell ab:

• Bei vielen Privatkund:innen kann sie vorteilhaft sein, weil du brutto günstiger wirkst.
• Wer dagegen hohe Investitionen oder B2B-Kunden hat, profitiert meist vom Verzicht auf die Regelung, um die Vorsteuer abziehen zu können.

Hinweis:
Ein einmal gewählter Kleinunternehmerstatus bindet dich in der Regel fünf Jahre lang. Plane also vorausschauend, ob du künftig mehr einkaufen oder investieren wirst.

Vorsteuer digital erfassen und automatisieren

Die korrekte Erfassung der Vorsteuer ist in der Praxis eine der häufigsten Fehlerquellen – besonders, wenn Belege manuell gebucht werden. Moderne Buchhaltungs- und Kassensysteme können diesen Prozess heute vollständig automatisieren.

Digitale Tools lesen Rechnungen automatisch aus, erkennen Steuersätze, Beträge und Pflichtangaben und ordnen sie direkt dem richtigen Konto zu. Das senkt nicht nur das Fehlerrisiko, sondern spart Zeit bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Vorteile digitaler Erfassung:

• Automatische Prüfung von Rechnungsnummern und Steuersätzen
• GoBD-konforme Archivierung aller Belege
• Direkte Schnittstellen zu Steuerberater und Finanzamt (z. B. DATEV, ELSTER)
• Warnhinweise bei unvollständigen oder fehlerhaften Belegen

Gerade für kleine Betriebe ist das eine große Entlastung: Du musst keine Belege mehr manuell prüfen oder Zahlen doppelt eingeben – das System erkennt, ob Vorsteuer und Umsatzsteuer korrekt verbucht wurden.

Wer regelmäßig größere Mengen an Eingangsrechnungen verarbeitet, profitiert zusätzlich von automatischer Belegzuordnung nach Lieferant oder Kostenstelle. So bleibt die Vorsteuer im Alltag kein Rechenproblem, sondern ein sauber dokumentierter Routineprozess.

Häufige Fehler & Praxistipps

Der Vorsteuerabzug ist grundsätzlich einfach, führt in der Praxis aber oft zu Fehlern, die schnell teuer werden können. Finanzämter prüfen besonders genau, ob Rechnungen und Buchungen formal korrekt sind.

Häufige Fehler

• Unvollständige Rechnungen: Fehlen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Steuersatz oder Leistungszeitraum (§ 14 UStG), wird der Vorsteuerabzug nicht anerkannt.
• Falscher Rechnungsempfänger: Die Rechnung muss auf dein Unternehmen ausgestellt sein, nicht auf eine Privatperson oder Filiale.
• Private Nutzung: Wird eine Anschaffung teils privat verwendet, darfst du nur den betrieblichen Anteil ansetzen.
• Doppelte Erfassung: Dieselbe Rechnung darf nur einmal als Vorsteuer gebucht werden.
• Zahlung noch offen: Bei Ist-Versteuerung ist der Abzug erst zulässig, wenn die Rechnung bezahlt wurde.

Praxistipps

• Rechnungen prüfen, bevor du buchst: Überprüfe alle Pflichtfelder und achte auf korrekte Steuersätze (7 % oder 19 %).
• Elektronische Belege zulässig: Digitale Rechnungen sind gleichwertig, sofern sie GoBD-konform archiviert werden.
• Regelmäßige Abstimmung: Vergleiche monatlich Vorsteuer und Umsatzsteuer, um Differenzen früh zu erkennen.
• Automatische Buchhaltungssoftware nutzen: Tools wie Easybill oder Lexware prüfen Belege auf Vollständigkeit und verhindern Fehlbuchungen.

Pro Tipp:
Wenn du eine fehlerhafte Rechnung entdeckst, fordere sie sofort korrigiert an – das Finanzamt erkennt die Vorsteuer erst nach Erhalt der berichtigten Rechnung an.

FAQ zur Vorsteuer

Wann bekomme ich Vorsteuer zurück?

Wenn du im Voranmeldungszeitraum mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen hast. Diesen Vorsteuerüberhang bekommst du vom Finanzamt erstattet. Die Erstattung erfolgt nach Prüfung deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Kann ich Vorsteuer rückwirkend geltend machen?

Ja. Hast du eine Rechnung vergessen, kannst du die Vorsteuer nachträglich innerhalb von vier Jahren abziehen (§ 169 AO). Voraussetzung: Die Rechnung erfüllt alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und wurde bisher noch nicht berücksichtigt.

Was tun, wenn auf der Rechnung etwas fehlt?

Fehlt z. B. der Steuersatz, die fortlaufende Rechnungsnummer oder das Leistungsdatum, verweigert das Finanzamt den Vorsteuerabzug. Lass dir vom Lieferanten eine korrigierte Rechnung ausstellen – danach kannst du den Abzug nachholen.

Kann ich auch auf private Ausgaben Vorsteuer abziehen?

Nein. Nur betriebliche Aufwendungen berechtigen zum Vorsteuerabzug. Bei gemischt genutzten Anschaffungen (z. B. Laptop oder Auto) darfst du nur den geschäftlichen Anteil absetzen.

Gilt der Vorsteuerabzug auch bei Auslandskäufen?

Innerhalb der EU greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren: Du berechnest die Umsatzsteuer selbst und kannst sie gleichzeitig als Vorsteuer abziehen.

Bei Importen aus Drittländern fällt Einfuhrumsatzsteuer an – auch diese ist als Vorsteuer abziehbar, wenn sie ordnungsgemäß dokumentiert ist.

Ist Vorsteuer aktiv oder passiv?

In der Buchhaltung ist die Vorsteuer ein Aktivkonto, da sie eine Forderung gegenüber dem Finanzamt darstellt. Umsatzsteuer hingegen ist ein Passivkonto, also eine Verbindlichkeit.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Rechnungen, auf deren Grundlage du Vorsteuer abziehst, musst du zehn Jahre lang archivieren (§ 14b UStG). Digitale Speicherung ist zulässig, sofern sie unveränderbar und nachvollziehbar erfolgt.