Christian Luger
Gründer von shoperate
Die smarte Registrierkasse
Ende 2016 wurde mit dem neuen Kassengesetz die Kassenbonpflicht erlassen. Die Bonpflicht besagt, dass Unternehmer ab 2020 Kassenzettel erstellen und ausgeben müssen. Ob dich diese Bon Pflicht betrifft, welche Kassenzettel Inhalte notwendig sind, welche Fristen und Ausnahmen es gibt, und vieles mehr erklären wir dir hier kompakt und leicht verständlich.
Die Kassenbonpflicht wurde mit dem Kassengesetz 2020 eingeführt. Das Gesetz schreibt vor, dass du ab 2020 deinen Geschäftspartnern für jeden Geschäftsvorfall einen Kassenbon ausstellen musst.
Kauft ein Kunde also zum Beispiel etwas bei dir, dann musst du für diesen Kauf einen Kassenzettel erstellen und dem Kunden aushändigen.
BONPFLICHT IN ANDEREN LÄNDERN: Eine Belegausgabepflicht gibt es es übrigens schon länger in vielen anderen europäischen Ländern, wie z. B. in Österreich, Italien, Portugal, Schweden, Slowenien und der Tschechischen Republik.
Neben dieser Pflicht zur Belegerteilung wurden mit dem Kassengesetz noch andere Pflichten eingeführt, wie die Nutzung einer technische Sicherheitseinrichtung (TSE Kasse) oder die Kassenmeldepflicht. Mehr Info dazu findest du in unserem Artikel zum Kassengesetz 2020.
Der Kassenbon muss sofort nach Aufzeichnung des Geschäftsvorfalls in der Kasse erstellt werden. Und er MUSS erstellt werden. Man darf den Kunden nicht fragen, ob er einen Kassenbon möchte und bei Verneinung diesen nicht erstellen.
Und so kommen wir schon zum Warum:
Die Kassenbonpflicht 2020 soll im Kampf gegen Steuerbetrug helfen. Wurde ein Kassenbon erstellt, dann kann auch davon ausgegangen werden, dass dieser Geschäftsvorfall tatsächlich im Kassensystem erfasst und gespeichert wurde.
Damit das von der Finanzbehörde auch technisch überprüft werden kann, müssen ab 2020 zusätzliche Inhalte auf den Kassenzettel aufgedruckt werden.
TSE: Diese Inhalte werden von der sogenannten “Technischen Sicherheitseinrichtung” (TSE) erstellt, die jede elektronische Kasse ab 2020 haben muss. Welche Inhalte das sind, erfährst du weiter unten.
Mehr Info zur Kassennachschau und zur Technischen Sicherheitseinrichtung TSE findest du in unserem Artikel über das Kassengesetz 2020.
Die Kassenbonpflicht gilt ab 1. Jänner 2020. D. h. seit 1.1.2020 bist du verpflichtet, Kassenzettel an deine Geschäftspartner auszugeben.
Die Kassenbon Pflicht betrifft alle Unternehmer, die eine elektronische Registrierkasse verwenden - also z. B. eine klassische Registrierkasse, eine Kassen-Software oder Kassen-App.
Egal ob du in der Gastronomie, im Einzelhandel, im Handwerk oder im Dienstleistungsbereich tätig bist.
Du musst aber keine elektronische Kasse führen, weil es keine Registrierkassenpflicht in Deutschland gibt. Was du aber zumindest nutzen musst, ist eine sogenannte Offene Ladenkasse. Für Offene Ladenkassen gilt die Kassenbon Pflicht aber nicht.
Eine Offene Ladenkasse ist ein einfacher Bargeld-Vorratsbehälter ohne technische Ausstattung (Schublade, Geldkassette, Kiste, Schachtel oder Ähnliches). Aber Vorsicht: auch bei der Offenen Ladenkasse musst du alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen. Außerdem hat sie gegenüber elektronischen Registrierkassen einige Nachteile. Mehr Info dazu findest du hier.
Die Kassenbonpflicht gilt nur dann, wenn du eine elektronische Kasse verwendest. Führst du dagegen eine Offene Ladenkasse (siehe oben), dann musst du keine Belege ausgeben.
Der Kunde kann aber auch hier einen Kassenzettel fordern. Dann musst du diesen auch erstellen, z. B. handschriftlich.
Von der Bonpflicht 2020 kann man sich unter Umständen auch befreien lassen. Nämlich dann, wenn die Bonpflicht unzumutbare Härten mit sich bringen würde, und die Besteuerung durch die Befreiung nicht beeinträchtigt werden würde.
Die durch die Kassenbonpflicht entstehenden Kosten stellen übrigens keine Härte in diesem Sinne dar, genügen also nicht als Grund für eine Befreiung.
Diese Befreiung musst du beantragen und die Unverhältnismäßigkeit beweisen. Zugesprochene Befreiungen können durch die Behörden jederzeit widerrufen werden.
Nein, der Kunde muss den Kassenzettel nicht annehmen. Du musst den Kassenbon aber auf jeden Fall erstellen und dem Kunden anbieten.
Möchte der Kunde den Bon nicht, kannst du ihn entsorgen.
Der Kassenbon kann entweder in Papierform oder elektronisch zur Verfügung gestellt werden.
Elektronisch bedeutet in diesem Fall, dass der Geschäftspartner den Kassenzettel mit allen notwendigen Daten in einem standardisierten Format (z. B. JPG, PNG oder PDF) erhält. Wie das technisch umgesetzt sein soll, wird vom Gesetz nicht beschrieben.
ACHTUNG: Nur die reine Darstellung des Kassenbons auf einem Display ist nicht erlaubt, wenn der Kunde nicht die Möglichkeit hat, den Kassenbon übermittelt zu bekommen.
Aber Vorsicht: Der Kunde muss vorher immer zustimmen, wenn du den Bon elektronisch übermitteln möchtest. Er darf den elektronischen Kassenbon immer verweigern und einen Papierbeleg verlangen.
BELEGDRUCKER ALS BACKUP: Da der Kunde immer einen Papierbeleg anfordern können muss, brauchst du auch bei einer elektronischen Lösung auf jeden Fall einen Bondrucker als Backup.
Daher sind einige Lösungen der elektronischen Übermittlung denkbar:
Die Kassenbon Pflicht besteht nur für Geschäftsvorfälle, an denen ein Dritter (z. B. ein Kunde) beteiligt ist.
Für Kassenentnahmen oder -einlagen zum Beispiel muss also kein Kassenbon erstellt werden.
Ob in Papierform oder elektronisch, ein Kassenbon muss nach dem Kassengesetz 2020 mindestens enthalten:
HINWEIS: Aufschub der TSE-Pflicht auf 1.10.2020: Da erst Ende 2019 die ersten zertifizierten TSE zur Verfügung standen, und somit zu wenig Zeit für die Kassenhersteller war, diese zu integrieren, wurde die Pflicht “aufgeschoben” bis 1. Oktober 2020.
Rein rechtlich besteht die Pflicht zur Nutzung einer TSE-Kasse schon ab 1. Jänner, aber es wurde eine sogenannte “Nichtaufgriffsregelung” erlassen. Das bedeutet, dass bis Ende September 2020 nicht gestraft wird, wenn am Kassenbon keine TSE-Vorgangsdaten enthalten sind.
HINWEIS: Auch wenn du nach umsatzsteuerlichen Vorschriften eigentlich keine Kassenzettel ausstellen müsstest, muss dennoch ein Bon nach dem Kassengesetz 2020 mit den TSE-Vorgangsdaten erstellt werden.
Obwohl das oft zu lesen ist, ist ein QR-Code am Kassenzettel aktuell nicht gesetzlich vorgeschrieben. Er kann aber freiwillig zur leichteren Prüfbarkeit auf Belegen, die der Abwicklung von Geschäftsvorfällen dienen, abgebildet werden.
Die moderne Technik ermöglicht es, dass leichter unerlaubte Änderungen an der Buchhaltung durchgeführt werden können - z. B. das nachträgliche Löschen von bereits erfolgten Buchungen.
Da dieses Problem in Deutschland immer größer geworden ist, wurde mit dem Kassengesetz 2020 die Pflicht zur Nutzung von zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE), also der TSE Kasse eingeführt.
Ab 1.1.2020 müssen also alle elektronischen Kassen jeden aufgezeichneten Geschäftsvorfall mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulation schützen.
AUFSCHUB DER PFLICHT BIS 1. OKTOBER 2020: Da erst Ende 2019 die ersten zertifizierten TSE zur Verfügung standen, und daher zu wenig Zeit für die Registrierkassen-Anbieter war, diese zu integrieren, wurde die Pflicht “aufgeschoben” bis 1. Oktober 2020.
Gesetzlich besteht die Pflicht schon ab 1. Jänner, aber es wurde eine sogenannte “Nichtaufgriffsregelung” erlassen. Das heißt, dass bis Ende September 2020 nicht gestraft wird, wenn noch keine TSE im Einsatz ist.
Die Pflicht zur Nutzung einer TSE gilt nur für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Nutzt du eine Offene Ladenkasse, musst du keine TSE verwenden.
Die Pflicht besteht auch nur, wenn mit der Kasse bare Zahlungsvorgänge erfassbar sind. Das heißt, dass z. B. Webshops keine TSE Kasse benötigen, weil nicht vor Ort im Geschäft bar gezahlt wird.
WAS GILT ALS BAR?: Als bar gelten alle vor Ort verwendete, mit Bargeld vergleichbare elektronische Zahlungsformen (EC-Karten, Kreditkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern) sowie statt Geld angenommene Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen.
Die TSE erstellt für jeden Kassenvorgang eine signierte Transaktion. Die Daten dieser Transaktion werden dann auf den Kassenbon aufgedruckt.
Seit dem 1.1.2018 ist die “Kassennachschau” vorgesehen. Hier wird bei dir vor Ort von der Finanzbehörde überprüft, ob deine Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß in der Registrierkasse erfasst werden, und du korrekt Kassenbons ausgibst.
KONTROLLE DER TSE-DATEN AM BELEG: Seit 1.1.2020 (bzw. nach dem “Aufschub” ab 1.10.2020) wird bei der Kassennachschau auch kontrolliert, ob deine elektronische Registrierkasse eine TSE einsetzt. Das heißt, es kann auch ein Kaufbeleg mit Aufdruck der TSE-Vorgangsdaten verlangt werden.
Diese Prüfung kann ohne vorherige Ankündigung und während der Geschäftszeiten stattfinden. Nachdem sich der Finanzprüfer ausgewiesen hat, bist du zur Mitwirkung verpflichtet.
Der Finanzprüfer kann dabei Geschäftsgrundstücke und -räume betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung relevant sein können. Privatwohnräume dürfen gegen den Willen des Steuerpflichtigen nur bei ernstzunehmendem Verdacht auf Verlust von steuerlichen Informationen betreten werden.
Mehr Info zur Kassennaschau findest du in unserem Artikel zum Kassengesetz 2020.
Fällt deine elektronische Kasse aus, dann musst du in dieser Zeit auch keine Kassenzettel ausgeben.
Fällt nur dein Bondrucker aus, dann musst du während des Ausfalls weiterhin alle Geschäftsvorfälle in der Kasse erfassen, aber keine Kassenbons ausgeben.
Bei einem Ausfall der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) musst du weiterhin (sofern technisch möglich) alle Geschäftsvorfälle in der Kasse aufzeichnen und Kassenzettel erstellen. Auf diesen Kassenbons können dann natürlich nicht die notwendigen TSE-Vorgangsdaten (siehe oben) aufgedruckt werden. Allerdings muss am Kassenbon ersichtlich sein, dass die TSE gerade ausgefallen ist.
TSE-AUSFALL AUF BON: Wie ist der TSE-Ausfall korrekt ersichtlich gemacht? Ganz einfach durch die fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung.
In allen Fällen musst du unverzüglich die jeweilige Ausfallursache beheben oder Maßnahmen treffen, damit der Ausfall so schnell wie möglich beseitigt wird.
Nein, wie oben beschrieben musst du beim Führen einer Offenen Ladenkasse keine Belege erstellen.
Eine Offene Ladenkasse ist ein einfacher Bargeld-Vorratsbehälter ohne technische Ausstattung (Schublade, Geldkassette, Kiste, Schachtel oder Ähnliches). Aber Vorsicht: auch bei der Offenen Ladenkasse musst du alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen. Außerdem hat sie gegenüber elektronischen Registrierkassen einige Nachteile. Mehr Info dazu findest du hier.
ABER: Der Kunde darf immer auf einen Kaufbeleg bestehen, den du dann auch bei einer Offenen Ladenkasse erstellen musst, z. B. handschriftlich.
Kommst du den Vorschriften zu Belegerteilung nicht nach, oder werden unrichtige Kassenbons ausgestellt, so drohen laut Gesetz Strafen von bis zu 5.000 Euro.
Das Bundesministerium der Finanzen hat im November 2019 mitgeteilt, dass auf eine Verhängung von Bußgeldern erst einmal verzichtet wird.
Dennoch solltest du auf die Belegerteilung nicht verzichten. Denn nicht ausgegebene Kassenbons können als Anzeichen gewertet werden, dass du das Ziel verfolgst, deinen Aufzeichnungspflichten nicht nachzukommen. Und das kann zu einer Betriebsprüfung und möglicherweise zu schmerzhaften Umsatzschätzungen führen.
Es gibt übrigens keine Bagatellgrenze für die Kassenbonpflicht. Das heißt du musst wirklich bei jedem Geschäftsvorfall, an dem ein Dritter beteiligt ist, einen Kaufbeleg erstellen.
Zusammenfassend: Nutzt du in deinem Geschäft eine elektronische Registrierkasse, dann musst du ab 1. Jänner 2020 bei jedem Geschäftsvorfall mit Kunden einen Kassenbon erstellen und anbieten. In Papierform oder elektronisch, mit den vorgeschriebenen Inhalten. Der Kunde muss den Kassenzettel nicht mitnehmen.
Obwohl derzeit keine Geldstrafen bei Verstößen gegen das Kassenbongesetz vorgesehen sind, solltest du wegen der Gefahr von Betriebsprüfung mit Umsatzschätzung dennoch immer Kassenbons ausgeben.
Hast du noch Fragen, dann stehen wir dir gerne zur Verfügung!
lg Christian und das Team von shoperate
Alle Angaben in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen können wir aber keine Gewähr übernehmen. Insbesondere stellt dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung dar.
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