Kleinunternehmerregelung

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine einfache Sonderregel der Umsatzsteuer. Sie gilt, wenn deine Umsätze klein bleiben. Dann musst du keine Umsatzsteuer berechnen und keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Für dich heißt das: weniger Papierkram und ein klarer, unkomplizierter Ablauf – egal ob du einen kleinen Salon führst, in der Gastronomie arbeitest oder ein kleines Handelsgeschäft betreibst.

Die Regelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Du bleibst weiterhin ganz normal Unternehmer: Du ermittelst deinen Gewinn, reichst deine Einkommensteuererklärung ein und erfüllst die Pflichten, die zu deinem Betrieb gehören. Die KUR verändert also nicht dein Gewerbe, sondern nur die Art, wie du die Umsatzsteuer behandeln musst.

Kleinunternehmerregelung 2025

Ab 2025 wurde die KUR neu strukturiert: Kleinunternehmer*innen gelten nun offiziell als steuerfrei, nicht mehr nur als „steuerlich nicht erhoben“. Dadurch wird das System klarer und EU-weit kompatibel. Wichtig bleibt: Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer berechnen, dürfen im Gegenzug aber keine Vorsteuer aus eingekauften Leistungen abziehen. Für viele kleine Betriebe sorgt das für weniger Aufwand und bessere Planbarkeit.

Wie hoch ist die Grenze für Kleinunternehmer (2025)?

Für die Kleinunternehmerregelung gelten ab 2025 zwei Umsatzgrenzen. Entscheidend ist der tatsächliche Umsatz des Vorjahres: Er darf nicht mehr als 25.000 € betragen. Zusätzlich darf der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht überschreiten. Bleibst du innerhalb dieser Werte, kannst du die Regelung anwenden und deine Umsätze bleiben umsatzsteuerfrei.

Die frühere Grenze von 22.000 € entfällt. Sie war bis 2024 maßgeblich und wurde mit der Neufassung von § 19 UStG durch das Jahressteuergesetz 2024 ersetzt. Dadurch ist die Grenze etwas angehoben und an EU-Vorgaben angepasst worden. Die Einstufung erfolgt jetzt klarer und soll kleine Betriebe entlasten.

Wichtig ist die neue Fallbeilregel. Überschreitest du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 €, wirst du ab diesem Zeitpunkt sofort regelbesteuert. Das bedeutet: Du musst ab dem Überschreitungstag Umsatzsteuer berechnen und kannst sie nicht rückwirkend vermeiden. Dadurch entsteht eine klare Abgrenzung, die dir hilft, deine Umsätze rechtzeitig zu beobachten.

Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich, wenn dein Betrieb wenige Kosten hat und du eine einfache Umsatzsteuerlösung suchst. Du berechnest keine Umsatzsteuer und musst keine Voranmeldungen abgeben. Damit bleibt dein Aufwand im Alltag gering – ideal für kleine Dienstleister:innen, Solo-Selbstständige oder nebenberufliche Tätigkeiten.

Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich deshalb in kostenarmen Tätigkeiten, weil du durch den fehlenden Vorsteuerabzug nichts verlierst. Wenn du kaum Ausgaben mit Umsatzsteuer hast, gibt es schlicht keine Vorsteuer, die du zurückholen müsstest. Damit entsteht bei dir kein finanzieller Nachteil, aber ein deutlicher Verwaltungs-Vorteil.

💡 Merke:
Du zahlst alles, was du einkaufst, brutto. Deshalb passt die Regelung gut, wenn du kaum Material brauchst und selten investierst. Hast du hohe Kosten (z. B. Waren, Geräte, Einrichtung), kann die normale Umsatzsteuer sinnvoller sein, weil du dort Vorsteuer zurückbekommst.

👉 Tipp:
Schau auf deine Kundschaft. Bei Privatkunden hast du keinen Nachteil – sie achten auf den Endpreis, nicht auf die Umsatzsteuer. Bei Geschäftskunden kann die KUR dagegen stören, weil diese keine Vorsteuer aus deinen Rechnungen ziehen können.

Hinweis:
Erwartest du Wachstum oder planst größere Investitionen, solltest du prüfen, ob du nicht direkt mit Umsatzsteuer startest. Ein späterer Wechsel kann zusätzliche Arbeit verursachen.

Damit gilt: Die KUR lohnt sich vor allem, wenn du schlank arbeiten willst, wenig Kosten hast und deine Kund:innen überwiegend privat zahlen.

Welche Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung vereinfacht die Umsatzsteuer, bringt aber deutliche Einschränkungen mit sich. Der größte Nachteil ist der fehlende Vorsteuerabzug. Alles, was du einkaufst – Material, Geräte, Waren, Miete, Software –, zahlst du zum vollen Preis, ohne die enthaltene Umsatzsteuer zurückzubekommen. Für Betriebe mit spürbaren Kosten kann das finanziell nachteilig sein.

Ein weiterer Nachteil entsteht im Geschäftskundenbereich (B2B). Unternehmen können aus deinen Rechnungen keine Vorsteuer ziehen. Für manche Auftraggeber bist du dadurch weniger attraktiv, besonders bei größeren Projekten. In Branchen wie Handwerk, IT, Bau oder Beratung kann das zu Wettbewerbsnachteilen führen.

👉 Wichtig:
Wenn du die Umsatzgrenzen nur knapp einhältst, kann die KUR zum Risiko werden. Die Fallbeilregel ab 2025 führt dazu, dass bei Überschreiten der 100.000-€-Grenze die Umsatzsteuer ab dem Überschreitungstag anfällt. Wer seine Umsätze nicht eng überwacht, kann in Nachzahlungssituationen geraten.

Hinzu kommt ein Wahrnehmungsthema: Einige Geschäftspartner verbinden „Kleinunternehmer“ mit einer sehr kleinen oder noch unerfahrenen Tätigkeit. Das ist rechtlich zwar nicht zutreffend, kann aber die Außenwirkung beeinflussen.

Damit gilt: Die KUR bietet weniger Bürokratie, aber sie kostet Flexibilität, wenn du investierst, B2B arbeitest oder wachsen möchtest.

Checkliste: Bin ich Kleinunternehmer?

Diese Checkliste hilft dir zu prüfen, ob du die Kleinunternehmerregelung anwenden kannst und ob sie für deinen Betrieb sinnvoll ist. Jeder Punkt beantwortet eine konkrete Frage – klar, kurz und ohne steuerliches Vorwissen vorauszusetzen.

✅ Bleibe ich unter 25.000 € Umsatz im Vorjahr?
Nur dann kannst du im neuen Jahr Kleinunternehmer bleiben oder werden.

✅ Bleibt mein voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr unter 100.000 €?
Wenn nicht → ab Überschreitungstag regelbesteuert (Fallbeilregel).

✅ Bin ich bereit, keine Umsatzsteuer auszuweisen?
Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer berechnen.

✅ Stört es meine Kunden nicht, dass sie keine Vorsteuer ziehen können?
Privatkunden: egal.
Geschäftskunden: oft ein Nachteil.

✅ Habe ich geringe Material- oder Warenkosten?
Wenn ja → KUR häufig sinnvoll.
Wenn nein → Regelbesteuerung kann finanziell besser sein.

✅ Plane ich größere Investitionen?
KUR = kein Vorsteuerabzug → Investitionen werden teurer.

✅ Arbeite ich überwiegend dienstleistungsbasiert?
Je weniger Material, desto stärker der Vorteil der KUR.

✅ Möchte ich weniger steuerliche Bürokratie?
KUR = keine USt-Voranmeldungen, weniger Fehlerquellen.

✅ Habe ich Einnahmen aus mehreren Tätigkeiten?
Alle Umsätze werden zusammengerechnet – wichtig für die Grenzen.

✅ Plane ich bleibende Überschaubarkeit meines Geschäfts?
Wenn Wachstum absehbar ist, lohnt die KUR oft nicht langfristig.

✅ Rechne ich mit vielen EU-Geschäften?
KUR ist im Inland einfach, im EU-Ausland aber mit Sonderregeln verbunden.

✅ Habe ich ein Gewerbe oder bin ich freiberuflich?
Beides kann Kleinunternehmer sein. Kleingewerbe ≠ Kleinunternehmer.

✅ Will ich mich nicht 5 Jahre binden?
Wer freiwillig auf die KUR verzichtet, muss fünf Jahre in der Regelbesteuerung bleiben.

✅ Habe ich klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Vorgängen?
Nicht zwingend, aber sehr hilfreich für nachvollziehbare Buchhaltung.

✅ Bin ich sicher, dass ich keine Umsatzsteuer ausweise?
Ein falscher Steuerausweis führt immer zur Steuerschuld – auch als Kleinunternehmer.

🎯 Kurzfazit:
Du bist Kleinunternehmer, wenn du die Umsatzgrenzen einhältst und bereit bist, ohne Vorsteuerabzug zu arbeiten. Sinnvoll ist die KUR vor allem bei geringen Kosten, Dienstleistungen und Privatkundenfokus.

Die Kleinunternehmerregelung im Detail (2025)

Ab 2025 wurde § 19 UStG vollständig neu gefasst. Die wichtigste Änderung: Kleinunternehmer erzielen jetzt steuerfreie Umsätze, solange sie innerhalb der neuen Grenzen bleiben. Damit wird die Regelung eindeutiger, transparenter und besser an die EU-Vorgaben angepasst. Für kleine Betriebe entsteht dadurch eine klarere Systematik und weniger Interpretationsspielraum.

💡 Merke:
Entscheidend sind nur die Umsätze. Rechtsform, Branche oder Betriebsgröße spielen keine Rolle.

Die neuen Umsatzgrenzen liegen bei 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Überschreitest du die 100.000 € während des Jahres, tritt die sogenannte Fallbeilregel ein: Ab dem Überschreitungstag bist du umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass du ab genau diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer auf deine Leistungen berechnen musst. Rückwirkende Korrekturen sind nicht möglich.

Zur Grenze zählen alle Einnahmen aus deiner unternehmerischen Tätigkeit, egal ob Handel, Gastronomie oder Dienstleistungen. Ausgenommen sind echte steuerfreie Umsätze, Verkäufe von Anlagevermögen und durchlaufende Posten. Wenn du mehrere Tätigkeiten parallel führst, werden alle Umsätze zusammengerechnet. Die Kleinunternehmerregelung betrachtet immer das gesamte Unternehmen, nicht jede Tätigkeit einzeln.

Ein weiterer Punkt ist der neue § 19a UStG. Er ermöglicht dir, die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Ländern anzuwenden. Dafür gibt es die neue Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.). Damit lassen sich grenzüberschreitende Leistungen einfacher abrechnen, ohne direkt in das Umsatzsteuerrecht eines anderen Mitgliedstaats zu wechseln.

Damit steht die KUR ab 2025 auf einer deutlich klareren Grundlage und lässt sich für kleine Betriebe leichter anwenden.

Kleinunternehmerregelung in der Gründung

Wenn du neu startest, gelten für die Kleinunternehmerregelung klare, aber einfache Regeln. Da du im Gründungsjahr noch keinen Vorjahresumsatz hast, prüft das Finanzamt nur, wie hoch dein tatsächlicher Umsatz im Gründungsjahr ausfallen wird. Bleibst du voraussichtlich unter 25.000 €, kannst du die Regelung direkt anwenden und von Beginn an Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben.

💡 Merke:
Im Gründungsjahr wird nicht hochgerechnet. Entscheidend ist nur, was du in diesem Jahr tatsächlich einnimmst.

Damit die Regelung gilt, gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest. Diese Angabe findest du im Abschnitt zur Umsatzsteuer. Sobald der Fragebogen geprüft ist, bestätigt dir das Finanzamt deine Einstufung.

Überschreitest du die Grenze von 25.000 € während des Gründungsjahres, endet die Kleinunternehmerregelung automatisch. Ab diesem Zeitpunkt musst du Umsatzsteuer berechnen. Das kann besonders wichtig sein, wenn du saisonale Spitzen hast oder dein Geschäft schneller wächst als erwartet. Eine regelmäßige Umsatzkontrolle verhindert spätere Nachforderungen.

Damit lässt sich die KUR im Gründungsjahr einfach anwenden – solange du deine Umsätze im Blick behältst und die Entscheidung im Erfassungsbogen korrekt setzt.

Kleinunternehmerregelung beantragen, wechseln oder abwählen

Die Kleinunternehmerregelung musst du nicht kompliziert beantragen. Wenn deine Umsätze unter den Grenzen bleiben, kannst du sie direkt nutzen. Der Einstieg erfolgt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dort markierst du, dass du nach § 19 UStG behandelt werden möchtest. Das Finanzamt prüft anschließend die Angaben und bestätigt deinen Status.

💡 Merke:
Die KUR ist freiwillig. Du kannst sie nutzen – musst aber nicht.

Wenn du die Regelung abwählen möchtest, kannst du jederzeit zur Regelbesteuerung wechseln. Dieser Verzicht muss aktiv erklärt werden, meist durch ein kurzes Schreiben an das Finanzamt oder per Eintrag im Erfassungsbogen. Entscheidest du dich gegen die KUR, bist du allerdings fünf Jahre gebunden. In dieser Zeit musst du Umsatzsteuer ausweisen und Voranmeldungen abgeben, auch wenn deine Umsätze später wieder sinken.

Ein Wechsel zurück in die KUR ist erst nach Ablauf der Fünfjahresfrist möglich. Das lohnt sich oft dann, wenn sich dein Geschäftsmodell verändert, deine Kosten sinken oder du wieder überwiegend mit Privatkundschaft arbeitest. Wichtig ist, dass du die Anforderungen zur Umsatzgrenze im Vorjahr wieder erfüllst.

Damit bleibt die Entscheidung flexibel – aber an klare Fristen gebunden.

Was passiert bei Überschreitung der Umsatzgrenze?

Die Kleinunternehmerregelung gilt nur, solange du innerhalb der Umsatzgrenzen bleibst. Ab 2025 sind das 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Überschreitest du eine dieser Grenzen, endet die KUR automatisch – und zwar zu klar definierten Zeitpunkten.

Es gibt zwei Arten der Überschreitung – mit unterschiedlichen Folgen:

1️⃣ Wenn du im Vorjahr mehr als 25.000 € Umsatz hattest, darfst du die Kleinunternehmerregelung im neuen Jahr nicht mehr nutzen. Ab dem 1. Januar musst du Umsatzsteuer ausweisen und Voranmeldungen abgeben. Hier gibt es keine Übergangsfrist.

2️⃣ Komplizierter wird es im laufenden Jahr: Sobald absehbar ist, dass du die 100.000 € überschreitest, oder sobald du sie tatsächlich überschreitest, tritt die Fallbeilregel ein. Das bedeutet, du bist ab dem Überschreitungstag umsatzsteuerpflichtig. Alle Umsätze ab diesem Zeitpunkt müssen mit Umsatzsteuer berechnet werden. Eine rückwirkende Korrektur nach unten ist nicht möglich.

⚠️ Häufiger Fehler:
Ein häufiger Fehler ist, die Umsätze zu spät zu prüfen. Wenn du im laufenden Jahr versehentlich weiterhin Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellst, obwohl du die Grenze überschritten hast, musst du die Umsatzsteuer nachzahlen – oft aus dem bereits vereinnahmten Umsatz. Dadurch kann es zu finanziellen Belastungen kommen, die sich leicht vermeiden lassen.

Damit gilt: Die Kleinunternehmerregelung endet automatisch, und die Überwachung deiner Umsätze ist entscheidend, um unangenehme Nachzahlungen zu verhindern.

Folgen der Kleinunternehmerregelung im Alltag

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, beeinflusst das vor allem deine Rechnungen und deine laufende Buchführung. Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und musst keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Damit entfällt ein großer Teil der monatlichen Büroarbeit.

💡 Merke:
Die KUR betrifft nur die Umsatzsteuer. Alle anderen steuerlichen Pflichten bleiben bestehen.

Du ermittelst deinen Gewinn wie gewohnt – meist über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Die Regeln dafür ändern sich durch die KUR nicht. Du reichst weiter deine Einkommensteuererklärung ein und – falls ein Gewerbe vorliegt – ggf. auch die Gewerbesteuererklärung. Auch Mitgliedsbeiträge bei IHK oder HWK fallen unabhängig von der Kleinunternehmerregelung an.

Ein wichtiger Punkt ist der fehlende Vorsteuerabzug. Du bekommst die in deinen Einkäufen enthaltene Umsatzsteuer nicht erstattet. Das betrifft Material, Ware, Geräte, Software oder Miete. Dadurch können manche Ausgaben teurer sein als bei regelbesteuerten Unternehmen.

Rechnungspflichten bleiben bestehen. Du musst alle Pflichtangaben enthalten und einen korrekten Hinweis zur Steuerbefreiung aufnehmen. Ab 2025 bist du außerdem von der E-Rechnungspflicht ausgenommen – darfst aber elektronische Rechnungen empfangen müssen, z. B. von Lieferanten oder Großhändlern.

Damit gilt: Die KUR vereinfacht die Umsatzsteuer, ändert aber nichts an deinen übrigen steuerlichen Grundpflichten.

Kleinunternehmer-Rechnung richtig schreiben

Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Trotzdem musst du alle Pflichtangaben einhalten. Ab 2025 gelten dafür die vereinfachten Anforderungen aus § 34a UStDV. Wichtig ist vor allem der Hinweis auf die Steuerbefreiung, damit klar ist, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

💡 Merke:
Ohne Hinweis gilt die Rechnung als fehlerhaft – und kann zu Nachfragen des Finanzamts führen.

Zu den Pflichtangaben gehören:
✅ Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
✅ Datum und Rechnungsnummer
✅ Leistungsbeschreibung
✅ Entgelt (Bruttobetrag, da keine USt ausgewiesen wird)
✅ Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG

Für kurze oder einfache Vorgänge kannst du Kleinbetragsrechnungen nutzen. Diese brauchen weniger Angaben, müssen aber ebenfalls den Hinweis zur Steuerbefreiung enthalten. Gerade in Handel und Gastronomie kommt das häufig vor.

Ein typischer Hinweis lautet:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Alternativ:
„Steuerfreie Leistung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).“

⚠️ Häufiger Fehler:
Ein häufiger Fehler besteht darin, trotz KUR Umsatzsteuer auszuweisen. In diesem Fall schuldet man die Steuer dem Finanzamt, selbst wenn man eigentlich steuerfrei wäre. Deshalb lohnt sich ein genaues Prüfen der gewählten Formulierung.

Damit bleibt die Abrechnung einfach – solange der Hinweis korrekt ist und du keine Umsatzsteuer ausweist.

Kleinunternehmerregelung und Rechnungen: vollständiger Leitfaden

Auch Kleinunternehmer müssen ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen. Der einzige Unterschied zur Regelbesteuerung: Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung ist zwingend erforderlich. Alle anderen Pflichtangaben bleiben erhalten. Ab 2025 gelten die vereinfachten Vorgaben aus § 34a UStDV, wodurch die Struktur klarer wird.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Eine vollständige Kleinunternehmer-Rechnung enthält:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Name und Anschrift des Kunden
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung (klar, eindeutig, mit Zeitraum oder Datum)
• Entgelt (Gesamtbetrag, da keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird)
• Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG

👉 Beispiel für den Hinweis:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen bis 250 € gelten vereinfachte Regeln. Es reichen:

• Name und Anschrift des Kleinunternehmers
• Ausstellungsdatum
• Art der Leistung
• Entgelt
• Hinweis auf § 19 UStG

💡 Tipp:
Auch Kleinbetragsrechnungen müssen den Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten – sonst gelten sie als fehlerhaft.

Was ändert sich ab 2025?

Durch § 34a UStDV werden Kleinunternehmer-Rechnungen klarer strukturiert:

• Keine Ausweisung von Umsatzsteuer
• Pflicht zum Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Vereinfachte Dokumentationsanforderungen

Übersicht der Pflichtangaben

Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung

Der Wechsel in die Regelbesteuerung kann freiwillig erfolgen oder automatisch eintreten, wenn die Umsatzgrenzen überschritten werden. Beide Situationen führen dazu, dass du ab einem bestimmten Zeitpunkt Umsatzsteuer ausweisen, Voranmeldungen abgeben und die entsprechenden Aufzeichnungspflichten erfüllen musst.

Freiwilliger Wechsel (Verzicht auf die KUR)

Du kannst jederzeit auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Das erfolgt durch eine formlose Mitteilung an das Finanzamt oder direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei Gründung.

Wichtig:
👉 Ein freiwilliger Verzicht bindet dich für fünf Jahre.

In dieser Zeit musst du zwingend Umsatzsteuer berechnen, auch wenn deine Umsätze später wieder sinken.

Ein freiwilliger Wechsel lohnt sich vor allem, wenn du hohe Ausgaben hast, im B2B-Bereich arbeitest oder größere Investitionen planst. Durch den Vorsteuerabzug können deine Kosten spürbar sinken.

Automatischer Wechsel durch Überschreitung der Grenzen

Ab 2025 gilt:

• Vorjahr > 25.000 € → ab dem 1. Januar des Folgejahres regelbesteuert
• Laufendes Jahr > 100.000 € → Fallbeilregel: ab Überschreitungstag regelbesteuert

Du musst den Statuswechsel nicht beantragen. Er tritt automatisch ein, unabhängig davon, ob du ihn bemerkst. Wenn du weiter ohne Umsatzsteuer abrechnest, obwohl du regelbesteuert bist, musst du die Umsatzsteuer aus deinen Einnahmen nachzahlen.

Was ändert sich nach dem Wechsel?

Nach dem Wechsel musst du:

• Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellen
• den richtigen Steuersatz anwenden
• Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben (monatlich, vierteljährlich oder jährlich)
• die Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen
• Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen können

💡 Hinweis:
Der Wechsel wirkt nie rückwirkend, aber sämtliche Umsätze ab dem Umstellungstag müssen als steuerpflichtig behandelt werden.

Damit ist der Übergang klar geregelt, aber er erfordert eine saubere und rechtzeitige Umstellung der Rechnungen und Systeme.

Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung

Der Wechsel zurück in die Kleinunternehmerregelung ist möglich, wenn du die Voraussetzungen wieder erfüllst. Entscheidend ist, dass dein Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € lag und der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 100.000 € steigt. Erst dann kannst du die KUR erneut anwenden.

Wann ist der Wechsel zurück erlaubt?

Wenn du zuvor freiwillig verzichtet hast, gilt die gesetzliche Bindungsfrist:
👉 Du musst fünf Jahre warten, bevor du zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren darfst.

Wenn du wegen Umsatzüberschreitung regelbesteuert wurdest, gibt es keine Mindestfrist. Du kannst zurückkehren, sobald du im Vorjahr wieder unter der Grenze von 25.000 € liegst.

Wie melde ich den Wechsel an?

Der Wechsel erfolgt durch eine einfache Mitteilung an das Finanzamt. Es reicht ein kurzes Schreiben, in dem du erklärst, dass du im kommenden Jahr die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden möchtest. Eine Formvorschrift gibt es nicht.

Wichtig ist, dass du die Entscheidung bis zum Beginn des neuen Kalenderjahres mitteilst. Ein Wechsel während des Jahres ist nicht möglich.

Besondere Punkte beim Wechsel zurück

Bei einem Wechsel zur KUR musst du prüfen, ob eine Vorsteuerkorrektur nach § 15a UStG erforderlich ist. Das kann relevant sein, wenn du in den letzten fünf Jahren größere Anschaffungen gemacht hast, für die du Vorsteuer gezogen hast (z. B. Computer, Maschinen, Ausstattung).

Wenn der Gegenstand noch genutzt wird, musst du eventuell einen Teil der Vorsteuer zurückzahlen.

👉 Kurz gesagt:

• Wechsel nur zum Jahreswechsel
• Vorjahr ≤ 25.000 €
• Prüfung auf Vorsteuerkorrektur
• ab Mitteilung an das Finanzamt wieder Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Damit ist der Rückwechsel möglich, aber an klare Voraussetzungen gebunden.

Kleinunternehmer & EU: USt-IdNr., § 19a UStG und Reverse-Charge

Auch als Kleinunternehmer kannst du Leistungen innerhalb der EU anbieten oder einkaufen. Dabei gelten besondere Regeln, weil EU-Geschäfte oft die USt-IdNr. und das Reverse-Charge-Verfahren betreffen. Die neue rechtliche Grundlage hierfür ist der § 19a UStG, der ab 2025 ein vereinfachtes Meldeverfahren für Kleinunternehmer vorsieht.

💡 Merke:
Kleinunternehmer sind in Deutschland steuerfrei – im EU-Ausland aber nicht automatisch.

Eine USt-IdNr. brauchst du immer dann, wenn du Leistungen aus dem EU-Ausland beziehst oder an Unternehmen in anderen EU-Staaten lieferst. Ohne USt-IdNr. kann es passieren, dass dich ausländische Anbieter wie Softwarefirmen automatisch als „Privatkunde“ einstufen und dir ausländische Umsatzsteuer berechnen. Mit USt-IdNr. läuft die Abrechnung korrekt über das Reverse-Charge-Verfahren.

Das neue Verfahren nach § 19a UStG ermöglicht ab 2025, die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Ländern anzuwenden. Dafür gibt es die neue Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.). Damit kannst du in einem anderen EU-Land Leistungen steuerfrei erbringen, ohne dich dort vollständig steuerlich registrieren zu müssen.

Wichtig bleibt: Trotz deiner Steuerfreiheit in Deutschland kannst du im EU-Ausland umsatzsteuerpflichtig werden, wenn du bestimmte Schwellen überschreitest oder Leistungen an Privatkunden erbringst. Die Prüfung der jeweiligen Landesregeln bleibt notwendig.

Damit gilt: EU-Geschäfte sind möglich, aber du brauchst die richtigen Identifikationsnummern und musst wissen, wann Reverse Charge greift.

Umsatz vs. Gewinn: Was bleibt als Kleinunternehmer wirklich übrig?

Als Kleinunternehmer ist der wichtigste Unterschied der zwischen Umsatz und Gewinn. Umsatz ist alles, was du einnimmst. Gewinn ist das, was übrig bleibt, nachdem du deine betrieblichen Kosten abgezogen hast. Diese Unterscheidung ist zentral, weil die Kleinunternehmerregelung zwar die Umsatzsteuer vereinfacht, aber nichts an deiner Gewinnbesteuerung ändert.

Zu den typischen Kosten gehören Miete oder Raumkosten, Material, Waren, Versicherungen, Transport, Geräte, Software und Telefon. Viele unterschätzen, wie stark diese Ausgaben den Gewinn reduzieren. Das kann dazu führen, dass ein scheinbar „guter Umsatz“ finanziell weniger Spielraum lässt als erwartet.

💡 Wichtig:
Du zahlst Einkommensteuer nicht auf den Umsatz, sondern auf den Gewinn. Die Kleinunternehmerregelung nimmt dir lediglich die Umsatzsteuer-Abwicklung ab – sie macht das Unternehmen nicht automatisch profitabler.

Für die Planung bedeutet das: Umsatz allein sagt wenig aus. Entscheidend ist, wie hoch deine laufenden Kosten sind und wie viel du davon am Ende behalten kannst. Eine regelmäßige Übersicht über Einnahmen und Ausgaben hilft dir, deinen tatsächlichen Gewinn realistisch einzuschätzen und frühzeitig nachzusteuern.

Was kostet ein Steuerberater für Kleinunternehmer?

Die Kosten für einen Steuerberater hängen vor allem davon ab, wie viel Unterstützung du brauchst. Als Kleinunternehmer hast du meist eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und keine Umsatzsteuervoranmeldungen. Dadurch fallen viele typische Posten bei Steuerberatern weg oder werden günstiger abgerechnet.

Üblich sind zwei Varianten:
– Jährliche Unterstützung (EÜR + Einkommensteuererklärung)
– Laufende Betreuung (Belege prüfen, Fragen klären, Kommunikation mit dem Finanzamt)

Eine realistische Orientierung:

👉 Wichtig:
Kleinunternehmer brauchen meist keine Voranmeldungen, keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung und selten komplexe Buchhaltung. Dadurch bleiben die Gesamtkosten niedrig, solange du deine Belege sauber sortierst und vorbereitet abgibst.

In der Praxis reicht für viele Kleinunternehmer eine einmalige Jahresunterstützung, ergänzt durch gelegentliche Rückfragen. Die KUR reduziert also nicht nur steuerlichen Aufwand, sondern oft auch die Steuerberatungskosten.

Brauche ich als Kleinunternehmer ein Geschäftskonto?

Gesetzlich musst du als Kleinunternehmer kein Geschäftskonto besitzen. Du darfst dein Unternehmen grundsätzlich auch über ein Privatkonto führen. Das betrifft alle Einzelunternehmen, Kleingewerbe und freiberuflichen Tätigkeiten. Eine Pflicht zur geschäftlichen Kontotrennung gibt es nur für Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG.

👉 Wichtig:
Viele Banken erlauben in ihren AGB zwar private Nutzung ohne Einschränkung, aber sie untersagen regelmäßigen geschäftlichen Zahlungsverkehr auf Privatkonten. Ob dein Privatkonto erlaubt ist, hängt also von den Bedingungen deiner Bank ab.

Praktisch heißt das:

• Bei wenigen Zahlungen pro Monat (z. B. ein kleiner Nebenbetrieb) kannst du ein Privatkonto nutzen.
• Bei vielen Transaktionen oder regelmäßigem Eingang von Kundenzahlungen kann die Bank dich zur Nutzung eines Geschäftskontos auffordern.
• Moderne Fintechs (z. B. N26, Revolut, Monzo) sind oft tolerant, während klassische Banken schneller auf ein Geschäftskonto verweisen.

Kurz gesagt:
Du musst kein Geschäftskonto haben – aber du musst prüfen, ob deine Bank geschäftliche Nutzung ihres Privatkontos erlaubt. Manche tun es, manche nicht.

Kleinunternehmerregelung und Buchhaltung: So organisierst du dich

Auch wenn die Kleinunternehmerregelung die Umsatzsteuer vereinfacht, bleiben grundlegende buchhalterische Pflichten bestehen. Entscheidend ist eine klare Struktur, damit Einnahmen, Ausgaben und Belege jederzeit nachvollziehbar sind. Die Kleinunternehmerregelung entbindet nicht von der Pflicht zur Gewinnermittlung und einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung deiner Unterlagen.

EÜR als Standardverfahren

Die meisten Kleinunternehmer nutzen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Sie ist einfach, übersichtlich und erfordert keine doppelte Buchführung. Einnahmen und Ausgaben werden in dem Jahr erfasst, in dem sie tatsächlich geflossen sind. Damit bleibt die Buchhaltung schlank und gut nachvollziehbar.

Belegführung und Aufbewahrung

Alle Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen:

• Rechnungen und Quittungen
• Kontoauszüge
• Verträge
• digitale Belege (PDF, E-Mail)
• Kassenberichte
• Fahrtennachweise

👉 Hinweis:
Digitale Belege müssen unverändert archiviert werden. Ein reiner Ausdruck reicht nicht.

Kassenbuch und Bargeschäfte

Wer Bargeld annimmt, benötigt eine lückenlose Kassenführung. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein elektronisches Kassensystem ist nicht vorgeschrieben, aber die Aufzeichnungen müssen vollständig und chronologisch sein.

Software oder Excel?

Viele Kleinunternehmer starten mit Excel oder einfachen Vorlagen. Das ist möglich, solange alle Daten korrekt, vollständig und zeitnah erfasst werden. Professionelle Buchhaltungssoftware bietet Vorteile bei Struktur, Belegverwaltung und Auswertung, ist aber kein Muss.

Trennung privater und geschäftlicher Vorgänge

Auch wenn ein Geschäftskonto nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, hilft eine klare Trennung. Damit bleibt die Buchhaltung übersichtlich und steuerliche Rückfragen lassen sich schneller klären.

Die Kleinunternehmerregelung verändert die Buchhaltungsgrundsätze nicht – sie macht lediglich die Umsatzsteuer einfacher. Eine saubere Organisation bleibt für jeden Betrieb unverzichtbar.

Häufige Fehler in der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung wirkt einfach, führt in der Praxis aber oft zu Fehlern. Viele davon entstehen, weil Umsatzgrenzen falsch verstanden werden oder weil der Hinweis auf der Rechnung fehlt. Mit einem klaren Überblick lassen sich diese Probleme vermeiden.

👉 Umsätze falsch berechnet
Ein häufiger Fehler ist, dass nur einzelne Tätigkeiten betrachtet werden. Für die Grenze zählt jedoch der gesamte Umsatz aller Tätigkeiten, egal ob Dienstleistung, Handel oder Nebenjob. Werden mehrere Bereiche getrennt beurteilt, kann die Grenze unbemerkt überschritten werden.

👉 Falscher oder fehlender Hinweis auf der Rechnung
Ohne den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt die Rechnung als unvollständig. Noch problematischer ist, wenn Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweisen. In diesem Fall schulden sie diese Steuer dem Finanzamt, auch wenn sie eigentlich steuerfrei wären.

👉 Keine laufende Umsatzkontrolle
Ab 2025 greift die Fallbeilregel: Wird während des Jahres die 100.000-€-Grenze überschritten, tritt sofort Umsatzsteuerpflicht ein. Wer seine Umsätze erst am Jahresende prüft, riskiert Nachzahlungen.

👉 Kosten unterschätzt
Da Kleinunternehmer keine Vorsteuer abziehen können, sind Investitionen und Materialeinkäufe teurer. Viele merken erst später, dass die Kleinunternehmerregelung bei höheren Kosten finanziell nachteilig ist.

👉 Verwechslung von Kleingewerbe und Kleinunternehmer
Ein Kleingewerbe ist ein gewerberechtlicher Begriff, ein Kleinunternehmer ein umsatzsteuerlicher. Die Vermischung führt zu falschen Annahmen über Pflichten, Kontenführung und Steuererklärungen.

Damit lässt sich die Kleinunternehmerregelung rechtssicher nutzen, ohne in typische Stolperfallen zu geraten.

FAQ kompakt

Bin ich automatisch Kleinunternehmer, wenn ich ein kleines Gewerbe habe?

Nein. Kleingewerbe betrifft das Gewerberecht, Kleinunternehmerregelung die Umsatzsteuer. Du kannst Kleingewerbe haben und trotzdem umsatzsteuerpflichtig sein – oder freiberuflich tätig sein und trotz fehlenden Gewerbes Kleinunternehmer sein.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

In der Regel nicht. Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, bist du von der Umsatzsteuer befreit. Eine Jahreserklärung ist nur in Sonderfällen nötig, etwa bei bestimmten EU-Sachverhalten oder wenn du versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen hast.

Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja. Du kannst zur Regelbesteuerung wechseln, musst dann aber mindestens fünf Jahre dabei bleiben. Das lohnt sich vor allem bei hohen Ausgaben oder B2B-Kunden.

Brauche ich eine USt-IdNr. als Kleinunternehmer?

Nur, wenn du Leistungen innerhalb der EU einkaufst oder an EU-Unternehmen verkaufst. Für reine Inlandstätigkeiten ist keine USt-IdNr. erforderlich.

Was passiert, wenn ich im Jahr über 100.000 € komme?

Dann endet die Kleinunternehmerregelung sofort (Fallbeilregel). Ab dem Überschreitungstag musst du Umsatzsteuer berechnen.

Darf ich Privatkonto und Geschäftszahlungen mischen?

Ja, rechtlich ist das möglich. Ob es deine Bank erlaubt, steht allerdings in den AGB. Viele Privatkonten sind für regelmäßige geschäftliche Nutzung nicht vorgesehen.

Kann ich Kleinunternehmer sein und gleichzeitig mehrere Tätigkeiten ausüben?

Ja. Alle Umsätze werden allerdings zusammengerechnet, um zu prüfen, ob du die Grenzen einhältst.

Wie stelle ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?

Ohne Umsatzsteuer und mit Hinweis auf § 19 UStG. Die übrigen Pflichtangaben bleiben identisch zu einer normalen Rechnung.

Kleingewerbe vs. Kleinunternehmer: Wo liegt der Unterschied?

Kleingewerbe und Kleinunternehmer werden häufig verwechselt, betreffen aber zwei vollkommen unterschiedliche Bereiche.

• Kleingewerbe gehört zum Gewerbe- und Handelsrecht.
• Kleinunternehmer gehört zum Umsatzsteuerrecht (§ 19 UStG).

Ein Kleingewerbe ist ein Gewerbebetrieb, der kein Handelsgewerbe ist. Das bedeutet: Er erfordert nach Art oder Umfang keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb (§ 1 Abs. 2 HGB).

Damit gilt:
👉 Alles, was nicht Handelsgewerbe ist, ist automatisch Kleingewerbe.

Ein Kleinunternehmer dagegen ist ein Unternehmer, der wegen geringer Umsätze keine Umsatzsteuer berechnet. Das eine hat mit dem anderen nichts zu tun.

Was ist ein Kleingewerbe?

Ein Kleingewerbe entsteht automatisch, wenn ein gewerbliches Unternehmen nicht groß oder komplex genug ist, um kaufmännisch geführt werden zu müssen. Es gibt keine Umsatzgrenzen, die diese Einstufung bestimmen. Maßgeblich sind Organisation, Betriebsgröße und Geschäftsabläufe.

Für Kleingewerbetreibende gelten:

• keine Eintragung ins Handelsregister,
• keine Anwendung des HGB,
• keine doppelte Buchführung,
• Gewinnermittlung per EÜR,
• Anwendung des BGB und der steuerlichen Grundregeln.

Kleingewerbe können führen:

• natürliche Personen (Einzelunternehmen)
• Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR)

Kleingewerbe können nicht führen:
Alle Rechtsformen, die kraft Gesetz Kaufleute sind:

• GmbH
• UG (haftungsbeschränkt)
• AG
• OHG
• KG
• GmbH & Co. KG

Diese gelten stets als Handelsgewerbe – unabhängig von der tatsächlichen Unternehmensgröße.

Wann bin ich kein Kleingewerbe (trotz Einzelunternehmen oder GbR)?

Einzelunternehmer:innen und GbRs haben eine Wahlmöglichkeit:
👉 Wer sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lässt (§ 2 HGB), wird Kaufmann.

In diesem Fall verliert der Betrieb automatisch den Kleingewerbe-Status.

Folgen:

• Anwendung des HGB,
• Pflicht zur Firmenführung nach HGB,
• zusätzliche formelle Anforderungen,
• kaufmännische Grundpflichten.

Wenn keine Eintragung erfolgt, bleibt der Betrieb ein Kleingewerbe.

Pflichten eines Handelsgewerbes (Überblick)

Sobald ein Unternehmen die Kaufmannseigenschaft hat – durch Größe, Struktur oder Rechtsform – gelten zusätzliche Pflichten:

• Handelsregisterpflicht: Eintragung und laufende Änderungen.
• Buchführungspflicht (§ 238 HGB): Bilanz + GuV, außer bei § 241a-HGB-Ausnahme für sehr kleine Einzelkaufleute.
• Firmenrecht: korrekte Firmierung, Name, Rechtsformzusatz.
• Geschäftsbriefpflichten: Pflichtangaben auf Rechnungen, E-Mails, Angeboten.
• Handelsgeschäfte / Handelsbräuche: spezielle Vertragsregeln und Verkehrssitten des HGB.

Diese Pflichten gelten nicht für Kleingewerbe.

Kurz zusammengefasst

• Kleingewerbe = kleines gewerbliches Unternehmen ohne kaufmännische Organisation.
• Kleinunternehmer = umsatzsteuerliche Einstufung nach § 19 UStG.
• Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften sind immer Handelsgewerbe.
• Durch freiwillige Eintragung ins Handelsregister kann auch ein Einzelunternehmen zum Handelsgewerbe werden.