Christian Luger
Gründer von shoperate
Die smarte Registrierkasse
Die GoBD sind die Vorschriften, die für elektronische Buchführung, Registrierkassen etc. eingehalten werden müssen. Was GoBD konform ist, für wen und ab wann die GoBD Pflicht gilt, welche Belege du wie erfassen und aufbewahren musst, was beim Korrigieren von Buchungen zu berücksichtigen ist, und was eine Verfahrensdokumentation enthält, erklären wir dir hier einfach und kompakt.
GoBD bedeutet "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Das klingt kompliziert, bedeutet aber nur, dass hier Regeln für deine elektronische Buchführung mit Hard- und Software festgehalten sind. Vor allem geht es darum, wie Belege richtig erfasst, bearbeitet und archiviert werden.
HINWEIS: Diese Regelungen betreffen alle Systeme, die Daten für die Buchführung erfassen. GoBD konform müssen also zum Beispiel sein: Finanzbuchführung, Kassensystem, Warenwirtschaft, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Taxameter, elektronische Waagen, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem.
Die GoBD gelten für jeden Unternehmer - egal ob Friseur, Café-Inhaber, Shop-Betreiber, Freiberufler oder Kleinunternehmer.
HINWEIS: Für die Ordnungsmäßigkeit deiner Bücher und sonst erforderlicher Aufzeichnungen bist allein du als Steuerpflichtiger verantwortlich. Sei daher sehr sorgfältig bei der Auswahl deiner Hard- und Software für Buchführung, Registrierkasse, Warenwirtschaft etc.
Du handelst GoBD konform, wenn du alle steuerrelevanten Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und gemäß den GoBD Vorschriften aufbewahrst.
Steuerrelevant sind alle Geschäftsvorfälle, die den Gewinn oder das Vermögen deines Unternehmens verändern oder dokumentieren.
Steuerrelevant sind zum Beispiel Verkäufe im Geschäft, Kasseneinlagen und -entnahmen, Betriebseinnahmen und -ausgaben, Ein- und Ausgänge von Handelswaren etc.
Um etwas mehr ins Details zu gehen, was GoBD konform ist, haben wir dir für einen schnellen Überblick die GoBD-Vorschriften in eine kurze Checkliste zusammengefasst:
Die GoBD Pflicht besteht seit 1.1.2015, allerdings mit Übergangsfrist bis Ende 2016. Das heißt, dass deine elektronische Buchführung spätestens seit 1.1.2017 GoBD konform sein muss.
Die GoBD haben übrigens die bisherigen Regeln GDPdU und GoBS ersetzt. Ziel war es, diese beiden Regeln zusammenzuführen und an den technischen Stand anzupassen.
2019 wurden die GoBD geringfügig angepasst. Diese Neufassung ist seit 1.1.2020 gültig. Das Original findest du hier auf der Website des Bundesfinanzministeriums.
Zur Vorversion hat sich nicht viel verändert. Es wurde lediglich berücksichtigt, dass sich die digitalen Möglichkeiten seit der Erstveröffentlichung der GoBD weiterentwickelt haben. So ist zum Beispiel seit 2020 das Abfotografieren von Belegen mit Smartphones ausdrücklich erlaubt.
Ob deine Buchführung GoBD konform ist, wird von der Finanzbehörde in Betriebsprüfungen untersucht. Entspricht sie nicht den Rechtsvorschriften, drohen Strafen bis hin zu einer (für dich meist nicht vorteilhaften) Gewinnschätzung.
Achte daher sorgfältig darauf, dass deine Buchhaltungssoftware, dein Warenwirtschaftssystem und deine Registrierkasse GoBD konform sind.
Wie oben erwähnt muss auch deine Registrierkasse GoBD konform sein. GoBD konforme Kassensysteme müssen also beispielsweise sicherstellen, dass
Tauchen wir jetzt etwas tiefer ein in die GoBD Grundsätze:
Die Basis: GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung)
Die GoBD sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Führung von Büchern in elektronischer Form. Die generellen Grundsätze (auch nicht elektronischer Form) sind in den GoB geregelt, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Sie stellen daher die Basis der GoBD dar.
Nach den GoB muss die Buchführung sowohl “formell” als auch “materiell” ordnungsmäßig sein. Materiell ordnungsmäßig sind deine Aufzeichnungen, wenn deine Geschäftsvorfälle einzeln, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und gebucht sind. Formell ordnungsmäßig sind die Aufzeichnungen, wenn du diese Geschäftsvorfälle zum Beispiel rechtskonform exportieren oder ausdrucken kannst.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle und das dabei angewendete Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein.
"Keine Buchung ohne Beleg": Jede Buchung oder sonstige erforderliche Aufzeichnung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können.
Ein sachverständiger Dritter (z. B. ein Finanzprüfer) muss sich in angemessener Zeit mithilfe der Buchführung einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens machen können.
Jeder Geschäftsvorfall muss sich lückenlos in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen ("progressive und retrograde Prüfbarkeit").
Um die Buchführung nachvollziehen zu können, braucht es eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation / Handbuch (dazu mehr weiter unten).
Vollständigkeit
Die Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos aufgezeichnet werden (Einzelaufzeichnungspflicht).
AUSNAHMEN: Jeden einzelnen Geschäftsvorfall muss man nicht aufzeichnen, wenn das technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist. Ebenso nicht notwendig ist es beim Verwenden einer offenen Ladenkasse (keine elektronische Kasse), wenn man Waren an viele unbekannte Personen gegen Barzahlung verkauft.
Ein Geschäftsvorfall darf nicht mehrmals verbucht werden.
Die Verarbeitung von Geschäftsvorfällen darf nicht unterdrückt werden. Es darf also z. B. kein Beleg erteilt werden, ohne dass der Geschäftsvorfall auch gespeichert wird.
Die vollständige Erfassung muss durch technische und organisatorische Kontrollen sichergestellt werden (z. B. durch Überprüfen von Lücken oder Mehrfachnennung von Belegnummern).
Wenn zumutbar, müssen auch der Inhalt des Geschäfts und der Name des Vertragspartners aufgezeichnet werden. Nicht zumutbar ist das zum Beispiel im Einzelhandel beim Einsatz einer PC-Kasse ohne Kundenverwaltung, oder auch bei Taxiunternehmen.
Geschäftsvorfälle müssen der Wahrheit entsprechend erfasst und kontiert werden.
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Nach den GoB müssen die Geschäftsvorfälle grundsätzlich laufend gebucht werden (Journal) und periodengerecht der Abrechnungsperiode zugeordnet werden, in sie angefallen sind. Daher muss jeder Geschäftsvorfall möglichst sofort nach Entstehung in den Büchern erfasst werden.
Allerdings kann man bare Geschäftsvorfälle auch nur einmal täglich, unbare Geschäftsvorfälle alle 10 Tage erfassen. Dafür ist es aber notwendig, ein Grundbuch zu führen, in das man ebenfalls sofort jeden Geschäftsvorfall vorübergehend einträgt. Statt dem Grundbuch kann man auch eine geordnete und übersichtliche Belegablage führen. In beiden letzteren Fällen muss man aber sicherstellen, dass durch organisatorische Vorkehrungen die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen.
Ordnung
Geschäftsvorfälle müssen systematisch erfasst werden (Grundsatz der Klarheit). Das heißt zum Beispiel, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt im Kassenbuch erfasst werden müssen. Buchungen müssen außerdem einzeln und sachlich geordnet nach Konten dargestellt werden können (Kontenfunktion).
Unveränderbarkeit
Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Nimmt man daher Änderungen an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen vor, dann müssen diese Änderungen immer protokolliert werden. Ändert man z. B. den Firmennamen eines Kunden, muss diese Änderung inklusive des bisherigen Namens gespeichert werden.
Wie Änderungen protokolliert werden, muss in der Verfahrensdokumentation festgehalten sein.
Und jetzt sehen wir uns die GoBD ganz genau an:
Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle
Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet verbucht werden (Journalfunktion). Der Steuerpflichtige hat das organisatorisch und technisch sicherzustellen.
Geschäftsvorfälle sind alle Vorgänge, die den Gewinn oder das Vermögen deines Unternehmens verändern oder dokumentieren. Zum Beispiel sind das klassische Verkäufe im Geschäft, Betriebseinnahmen und -ausgaben, Kasseneinlagen und -entnahmen, Ein- und Ausgänge von Handelswaren etc.
Die Geschäftsvorfälle müssen so verarbeitet werden, dass sie geordnet nach Konten darstellbar sind (Kontenfunktion). Somit können sie einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Betriebs geben.
Jede Buchung muss folgende Angaben enthalten, damit die Journalfunktion erfüllt ist:
Belege
Für jeden gebuchten Geschäftsvorfall muss es einen Beleg geben. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Auf die Bezeichnung "Beleg" kommt es dabei nicht an.
Belege sind z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Kontoauszüge, Gutschriften, Steuerbescheide, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Barquittungen, Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege etc.
Inhalt und Umfang eines Belegs ist von dessen Art abhängig. Grundsätzlich benötigt dieser aber folgendes:
Korrektur- und Stornobuchungen muss man auf die ursprüngliche Buchung zurückführen können, z. B. mittels Verweis auf die Originalbuchung.
Werden Belege elektronisch erstellt (PDF, Email etc.), müssen auch diese erstellten Belege gespeichert werden. Diese Pflicht entfällt, wenn alle Daten historisiert und protokolliert sind, mit denen die PDFs, Emails etc. erstellt werden (z. B. Stammdaten der Kunden und Warenwirtschaft, AGBs, Layout des Briefpapiers) und somit die erstellten Belege jederzeit mit den Originalinhalten wiederhergestellt werden können.
Bei Automatikbuchungen für Dauersachverhalte (z. B. automatische monatliche Abschreibungsbuchungen für Wirtschaftsgüter) ist der Ursprungsbeleg als Beleg heranzuziehen.
In der Verfahrensdokumentation muss beschrieben sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Internes Kontrollsystem
Der Steuerpflichtige muss dafür sorgen, dass die Vorschriften der GoBD eingehalten werden. Dafür sind Kontrollen einzuführen und auch zu protokollieren.
Wie umfangreich dieses Kontrollsystem ausgestaltet sein muss, ist von der Art des Betriebes abhängig. Je umfangreicher die Geschäftstätigkeit oder die Betriebsstruktur umso mehr Kontrollen müssen eingeführt werden.
Kontrollen können zum Beispiel sein:
Die Verfahrensdokumentation muss eine Beschreibung des Kontrollsystems enthalten.
Datensicherheit
Der Steuerpflichtige muss seine Daten, elektronischen Dokumente und Unterlagen gegen Verlust durch Diebstahl, Vernichtung etc. sichern (siehe Kontrollsystem oben). Außerdem muss es auch einen Schutz vor unberechtigten Eingaben und Veränderungen geben, z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen.
Gehen Daten verloren, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig.
Der Umfang und die Art der Datensicherung muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
Bereits verbuchte Geschäftsvorfälle müssen gegen Veränderung oder Löschung geschützt sein. Ebenso gilt das für bereits erfasste Belege und Grundaufzeichnungen.
Wurde ein Geschäftsvorfall fehlerhaft verbucht, darf er nur durch Stornierung oder Neubuchung korrigiert werden. Dabei muss sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass dieser verändert wurde, festgehalten sein.
Die Unveränderbarkeit der Daten kann auf folgende Arten gewährleistet werden:
Bei automatischen Aufzeichnungen (z. B. bei automatischen Dauerbuchungen) müssen Änderungen an den zugrunde liegenden Generierungseinstellungen ebenso protokolliert werden.
Werden Stammdaten (z. B. Kontobezeichnungen) geändert, muss der Originalinhalt der Buchungen weiterhin jederzeit abrufbar sein. Das kann man erreichen, indem entweder diese Stammdaten nicht veränderbar sind, oder deren Veränderungen historisiert und protokolliert werden.
Die Änderungshistorie selbst darf nachträglich ebenso nicht veränderbar sein.
Aufbewahrung
Es müssen alle Daten und Dokumente aufbewahrt werden, die steuerlich und anderweitig gesetzlich relevant sind. Welche Art von Daten und Dokumenten das sind, ist von der Finanzverwaltung nicht fix definiert. Der Grund dafür ist, dass sich Betriebe einfach zu sehr voneinander unterscheiden. Daher bestimmt der Steuerpflichtige selbst Form, Umfang und Inhalt der für seinen Betrieb relevanten, aufzubewahrenden Daten.
Die Daten und Dokumente müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist aber auch hier nicht vorgeschrieben. Möglich ist zum Beispiel eine Ordnung nach Kontenklassen, Belegnummern etc.
Ein sachverständiger Dritter muss die Daten und Dokumente innerhalb angemessener Zeit prüfen können.
Bei elektronischen Dokumenten ist deren Eingang, die Archivierung und gegebenenfalls eine Konvertierung, sowie die Verarbeitung zu protokollieren.
Wird die Buchführungssoftware gewechselt, muss über die Dauer der Aufbewahrungspflicht entweder die ursprüngliche Software verfügbar sein, oder die Daten (inklusive Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten) werden in ein neues (Archiv-)System überführt, mit dem die gleichen Auswertungen wie im ursprünglichen System möglich sind. Eine reine Aufbewahrung von Datenexporten oder Druckdateien ist nicht zulässig, wenn damit nicht alle aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden.
Maschinelle Auswertbarkeit
Die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumente müssen maschinell auswertbar sein, damit sie einfach und automatisiert dargestellt, überprüft und verarbeitet werden können.
Die Daten sind maschinell auswertbar, wenn:
Damit die Daten maschinell auswertbar sind, müssen diese auch Strukturinformationen enthalten. Strukturinformationen sind Daten über die Dateistruktur, die Datenfelder, verwendete Zeichensatztabellen, Verknüpfungen etc.
Art und Umfang dieser maschinellen Auswertbarkeit ist nach den tatsächlichen Informations- und Dokumentationsmöglichkeiten zu beurteilen.
Bereits bestehende, maschinell auswertbare Daten dürfen nicht in ein anderes Dateiformat umgewandelt werden, wenn dadurch Daten verloren gehen. Zum Beispiel ist eine Umwandlung von elektronischen Grund(buch)aufzeichnungen aus Kasse oder Warenwirtschaft in ein PDF-Format nicht erlaubt.
Mehr Informationen zur Datenträgerüberlassung findest du hier.
Verfahrensdokumentation
Für jedes System, dass Geschäftsvorfälle elektronisch verarbeitet (z. B. Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaftssystem oder Kassensystem) muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein.
Die Verfahrensdokumentation muss den Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse der Datenverarbeitung verständlich, vollständig und schlüssig erläutern. Sie muss beschreiben, wie die Ordnungsvorschriften und die Anforderungen der GoBD eingehalten werden. Zum Beispiel wie Daten entstehen, verarbeitet und gespeichert werden, wie man sie wiederfinden und auswerten kann, und wie sie gegen Verlust und Verfälschung abgesichert werden.
Werden im Datenverarbeitungssystem Abkürzungen oder Symbole verwendet, müssen diese in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.
In der Regel besteht die Verfahrensdokumentation aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Der Umfang der Dokumentation ist aber wieder abhängig von der Komplexität des Betriebes und der Art des Datenverarbeitungssystems.
Wird eine Verfahrensdokumentation geändert, muss die Änderung versioniert und die bisherige Version weiterhin abrufbar sein.
Datenzugriff
Die Finanzbehörde darf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jederzeit prüfen. Wie oben beschrieben sind das insbesondere Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten.
Neben den Daten selbst muss auch die Verfahrensdokumentation (siehe oben) zur Verfügung gestellt werden. Damit kann sich der Prüfer einen Überblick über das System machen.
Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde beim Datenzugriff unterstützen. Zum Beispiel muss man Hilfsmittel zur Verfügung stellen, mit denen die Daten lesbar gemacht werden können - z. B. einen USB Stick. Die Kosten dafür hat der Steuerpflichtige zu tragen.
Der Datenzugriff kann auf drei Arten erfolgen:
GoBD Zertifikat
Es gibt keine offiziellen GoBD-Zertifikate und -Testate der Finanzbehörde. Der Steuerpflichtige muss sich selbst ein Bild davon machen, ob die eingesetzte Hard- und Software GoBD konform ist. Er ist dafür letztendlich auch selbst verantwortlich.
Ich hoffe, diese Information war hilfreich für dich. Zusammenfassend musst du im Endeffekt nur darauf achten, dass die Software, die du zu Buchführung oder an der Kasse etc. verwendest, GoBD konform ist.
Bitte dafür die Software-Hersteller um das Handbuch, in dem die Software beschrieben wird. Dann kannst du auf Nummer sicher gehen und die Punkte in unserer Checkliste oben kontrollieren.
Hast du noch Fragen, dann stehen wir dir gerne zur Verfügung!
lg Christian und das Team von shoperate
Alle Angaben in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen können wir aber keine Gewähr übernehmen. Insbesondere stellt dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung dar.
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