Kalkulation Gastronomie

Warum eine exakte Kalkulation in der Gastronomie entscheidend ist

Die Kalkulation ist das Fundament jedes gastronomischen Betriebs. Sie zeigt, ob dein Restaurant wirtschaftlich arbeitet – und ob du mit jedem verkauften Gericht tatsächlich Geld verdienst. Ohne klare Kalkulation bleiben viele Kosten unsichtbar: vom Wareneinsatz über Personal bis zu Energie und Steuern.

Ein häufiger Irrtum: „Solange Gäste kommen, läuft es.“ Doch selbst bei vollem Gastraum kann der Betrieb Verluste machen, wenn die Preise nicht kostendeckend sind. Der Gewinn entscheidet sich nicht an der Kasse, sondern in der Kalkulation.

Eine exakte Preisberechnung sichert:

• Transparenz: Du weißt genau, was jedes Gericht kostet.
• Planungssicherheit: Du erkennst, welche Margen realistisch sind.
• Steuerung: Du kannst deine Karte, Einkaufspreise und Portionen gezielt anpassen.

Hinweis: Laut Branchenwerten sollten Wareneinsatz + Personalkosten zusammen maximal 60 % deines Umsatzes betragen. Nur so bleibt genug Spielraum für Fixkosten und Gewinn.

Wer seine Preise regelmäßig prüft und anpasst, hat die Kontrolle über die Wirtschaftlichkeit – und kann selbst bei steigenden Einkaufspreisen profitabel bleiben.

Grundlagen der Kalkulation

Eine Kalkulation bedeutet, den Verkaufspreis systematisch zu berechnen – nicht zu schätzen. Ziel ist, alle Kosten und die gewünschte Gewinnmarge zu berücksichtigen, damit der Endpreis realistisch und tragfähig ist.

In der Gastronomie ist das besonders wichtig, weil sich viele Kosten laufend verändern: Lebensmittelpreise schwanken, Personalaufwand variiert je nach Auslastung, und selbst Energiekosten können deine Marge verschieben. Eine saubere Kalkulation schafft hier Klarheit.

Was gehört zur Kalkulation?

Die Basis sind fünf zentrale Kostenblöcke, aus denen sich der Preis zusammensetzt:

1. Wareneinsatz – Einkaufspreis der Zutaten, inkl. Schwund und Transport.
2. Personalkosten – Löhne, Sozialabgaben, Urlaubsgeld.
3. Gemeinkosten – Fixkosten wie Miete, Strom, Versicherungen.
4. Steuern – Umsatzsteuer, Gewerbe-, Einkommenssteuer.
5. Gewinnaufschlag – dein unternehmerischer Ertrag.

Beispiel:
Kaufst du Zutaten für 3 €, planst 2 € für Personal, 1,50 € für Fixkosten und 1,50 € Gewinn, ergibt sich ein Nettoverkaufspreis von 8 €. Zuzüglich 19 % MwSt. = 9,52 € brutto.

Die Kalkulation ist damit ein Werkzeug, das dir hilft, realistische Preise zu definieren, statt dich an Mitbewerbern oder Bauchgefühl zu orientieren.

Diese Kosten musst du einbeziehen

Bevor du Preise festlegst, musst du wissen, welche Kosten in jedem Gericht oder Getränk stecken. Nur so erkennst du, ob dein Verkaufspreis deine Ausgaben deckt und Gewinn bringt. In der Gastronomie zählen vor allem vier Hauptblöcke:

Wareneinsatz

Der Wareneinsatz ist der größte Einzelposten in der Kalkulation. Er umfasst alle Kosten für Lebensmittel und Getränke, die du einkaufst, inklusive:

• Einkaufspreise der Zutaten
• Liefer- und Transportkosten
• Lagerung, Kühlung, Qualitätskontrolle
• Schwund und Abfall (z. B. Schnittreste, Verderb)

Ein häufiger Fehler: nur den Einkaufspreis zu berücksichtigen. In der Praxis solltest du mindestens 5-10 % Zuschlag einplanen, um Verluste durch Lagerung oder Verderb abzudecken.

Beispiel:
Einkaufspreis für ein Steak: 6 €. Realer Wareneinsatz inkl. Schwund: 6,60 €.
Bei einem Zielaufschlag von Faktor 4 sollte der Nettoverkaufspreis bei ca. 26 € liegen.

Personalkosten

Zum Wareneinsatz kommen die Kosten für dein Team – Küche, Service, Reinigung, Verwaltung. Dazu zählen:

• Bruttolöhne und Gehälter
• Sozialabgaben, Urlaubsgeld, Trinkgeldpauschalen
• Schulungen oder Weiterbildung

Personalkosten machen in vielen Betrieben 30-40 % des Umsatzes aus. Effizienz lohnt sich also: Eine klare Dienstplanung, optimierte Abläufe und digitale Tools können den Personaleinsatz senken, ohne die Qualität zu gefährden.

Gemeinkosten

Unter Gemeinkosten fallen alle laufenden Betriebsausgaben, die nicht direkt einem Gericht zugeordnet werden können:

• Miete, Nebenkosten, Strom, Wasser, Gas
• Versicherungen, Lizenzgebühren, GEMA
• Reinigung, Wartung, Marketing
• Kassensysteme, Buchhaltung, Software

Hinweis:
Vergiss die versteckten Kosten nicht – zum Beispiel Wartungsverträge oder Kartenzahlungsgebühren. Diese Posten summieren sich über das Jahr schnell.

Steuern und Abgaben

Auch Steuern sind Teil der Kalkulation. In Deutschland gelten folgende Sätze:

• Speisen: 7 % (ermäßigt)
• Getränke: 19 % (Regelsatz)

Dazu kommen Gewerbesteuer und Einkommensteuer, die deinen Gewinn beeinflussen.

Wichtig: Auf der Speisekarte müssen alle Bruttopreise inklusive MwSt. stehen – die Steuer gehört also von Anfang an in deine Kalkulation.

Kalkulationsmethoden

Es gibt mehrere Wege, Preise in der Gastronomie zu berechnen. Welche Methode du wählst, hängt von der Größe deines Betriebs, deinem Zeitbudget und der gewünschten Genauigkeit ab.

Die vier gängigsten Verfahren sind: Aufschlagskalkulation, Deckungsbeitrag, Zielkosten- und Mischkalkulation.

Einfache Aufschlagskalkulation

Die Faustregel vieler Gastronomen lautet:
Verkaufspreis = Wareneinsatz × 3 oder 4

Beispiel:
Kostet eine Pizza im Einkauf 2,50 €, liegt der kalkulierte Verkaufspreis (× 4) bei 10 €.
Diese Methode ist schnell, aber ungenau – sie berücksichtigt weder Personalkosten noch Fixkosten oder Steuern.

Vorteile:

• Einfach und zeitsparend
• Gut für erste Preisabschätzungen

Nachteile:

• Ignoriert reale Kostenstrukturen
• Falsch bei stark schwankenden Einkaufspreisen

Pro Tipp: Verwende die Aufschlagskalkulation nur für markttransparente Produkte wie Bier oder Softdrinks, bei denen der Preisrahmen ohnehin klar ist.

Deckungsbeitragskalkulation

Diese Methode ist präziser. Sie ermittelt, wie viel jedes Gericht zur Deckung deiner Fixkosten beiträgt.

Der Deckungsbeitrag ergibt sich aus:
Deckungsbeitrag = Verkaufspreis – variable Kosten (z. B. Wareneinsatz, Personal je Gericht)

Mit dieser Kennzahl siehst du, welche Speisen profitabel sind und welche kaum etwas abwerfen.

Beispiel:
Verkaufspreis: 14 €
Wareneinsatz: 4 €
Personalkosten pro Gericht: 3 €
→ Deckungsbeitrag = 7 €

Nur wenn der Deckungsbeitrag deiner gesamten Karte die Fixkosten (Miete etc.) übersteigt, arbeitest du kostendeckend.

Hinweis: Plane regelmäßige Updates – Preissteigerungen bei Lebensmitteln oder Energie verändern deinen Deckungsbeitrag direkt.

Zielkostenkalkulation

Bei der Zielkostenkalkulation legst du zuerst den gewünschten Verkaufspreis fest – etwa basierend auf Markt oder Kundenerwartung – und rechnest dann rückwärts, welche maximalen Kosten dafür zulässig sind.

Formel:
Zielkosten = Verkaufspreis – gewünschte Marge – Steuern

Diese Methode ist besonders nützlich, wenn du saisonale Angebote oder neue Produkte einführst. Sie zwingt dich, Kosten zu hinterfragen – z. B. ob ein hochwertigeres Fleisch oder eine günstigere Beilage sinnvoller ist.

Mischkalkulation

Die Mischkalkulation ist der Praxisstandard. Hier werden niedrigmargige Produkte durch höhermargige Artikel ausgeglichen.

Typisch ist eine Aufteilung in drei Produktkategorien:

• Schlüsselartikel: preislich sensible Gerichte wie Schnitzel oder Pasta – hier bleiben Margen gering.
• Zugartikel: Aktionsgerichte oder Menüs, die Gäste anziehen, aber wenig Gewinn bringen.
• Kompensationsartikel: Getränke, Kaffee, Desserts – sie gleichen Verluste aus und sorgen für Ertrag.

Beispiel:
Ein Bier bringt 400 % Aufschlag, ein Mittagsgericht nur 20 %. Zusammen ergibt sich trotzdem eine gesunde Gesamtmarge.

Checkliste für die Mischkalkulation:

• Kennst du deine Renner und Penner?
• Sind Preise marktgerecht, aber rentabel?
• Wird dein Deckungsbeitrag regelmäßig geprüft?

Wareneinsatzquote

Die Wareneinsatzquote misst, wie effizient du mit deinen Rohstoffen arbeitest.

Formel:
Wareneinsatzquote = (Wareneinsatz / Nettoumsatz) × 100

Ein Richtwert für Restaurants liegt bei 30-35 %, bei Getränken oft darunter. Je niedriger die Quote, desto wirtschaftlicher dein Betrieb.

Praxisbeispiele zur Preisberechnung

In der Theorie klingt Kalkulation einfach – in der Praxis wird sie erst mit konkreten Zahlen verständlich.

Die folgenden Beispiele zeigen, wie du Speisen und Getränke realistisch kalkulierst und dabei auf eine gesunde Marge achtest.

Beispiel 1: Kalkulation eines Hauptgerichts (Schnitzel mit Beilagen)

Ein klassisches Gericht wie ein Wiener Schnitzel mit Kartoffelsalat und Preiselbeeren eignet sich gut, um das Prinzip zu verdeutlichen.

Ergebnis:
Der Wareneinsatz liegt bei 37 % des Nettoverkaufspreises – etwas hoch, aber vertretbar, wenn die Portionsgröße und Qualität stimmen. Mit einer gezielten Anpassung der Beilagen (z. B. kleinerer Salatanteil) kannst du die Marge leicht verbessern.

Praxis-Tipp:
Dokumentiere für jedes Gericht das genaue Rezept, die Portionsgröße und den Einkaufspreis. So kannst du Preisänderungen sofort nachvollziehen.

Beispiel 2: Getränkekalkulation – Bier und Wein

Getränke bieten meist die höchsten Margen in der Gastronomie. Sie verursachen wenig Personalaufwand und kaum Schwund, wenn Lagerung und Ausschank gut organisiert sind.

Bier-Beispiel:
Einkaufspreis pro 0,5 l: 0,60 €
Aufschlagsfaktor: × 4,5
→ Nettoverkaufspreis: 2,70 €
→ Brutto (19 % MwSt.): 3,21 €

Wein-Beispiel:
Einkaufspreis pro Flasche (0,75 l): 6 €
Ausschank: 3 Gläser à 0,2 l
→ Wareneinsatz pro Glas: 2 €
Verkaufspreis pro Glas: 8,00 € brutto
→ Aufschlag 300 % (× 4), Wareneinsatzquote 25 %

Hinweis:
In der Praxis wird bei 0,2 l-Gläsern mit drei Gläsern pro Flasche gerechnet.
Der verbleibende Rest gilt als Ausschankverlust und ist bereits im Aufschlag berücksichtigt.

Fazit:
Je höher die Nachfrage und je geringer der Aufwand, desto stärker darf der Aufschlag ausfallen. Bei Premiumweinen ist oft sogar ein geringerer Aufschlag sinnvoll, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Beispiel 3: Kalkulation von Kaffee, Cocktails und anderen Hochmargen-Produkten

Kaffee, Tee und Cocktails gehören zu den profitabelsten Artikeln in der Gastronomie – vorausgesetzt, du kalkulierst clever.

Kaffee-Beispiel:
Einkaufspreis (Bohnen, Milch, Zucker): 0,35 €
Verkaufspreis: 2,90 €
→ Aufschlag rund 730 %, Wareneinsatzquote ca. 12 %

Cocktail-Beispiel (z. B. Mojito):
Wareneinsatz (Rum, Limette, Minze, Soda, Zucker): 1,50 €
Verkaufspreis: 9,90 €
→ Aufschlag 560 %, Wareneinsatzquote ca. 15 %

Checkliste für Getränke-Kalkulation:

• Wareneinsatz unter 25 % halten
• Verluste durch Schankfehler oder Verdunstung mit einkalkulieren
• Preisstaffelungen (0,2 l / 0,5 l / Flasche) klar definieren

Hinweis:
Getränke kompensieren häufig schwächere Margen bei Speisen – deshalb sind sie der wichtigste Hebel in der Mischkalkulation.

Preispsychologie & Wettbewerb

Selbst die beste Kalkulation funktioniert nur, wenn sie zur Wahrnehmung deiner Gäste passt.

Ob ein Gericht als günstig oder teuer gilt, hängt nicht allein vom Preis ab – sondern davon, was der Gast dafür erwartet.

Zahlungsbereitschaft und Standort

Die Zahlungsbereitschaft variiert je nach Zielgruppe und Lage.

Ein Cappuccino für 3,80 € kann in der Innenstadt normal, im Dorf aber „zu teuer“ wirken. Entscheidend sind:

• Kaufkraft im Einzugsgebiet
• Art des Betriebs (Imbiss, Bistro, Restaurant)
• Ambiente und Servicequalität
• Konkurrenzniveau in direkter Nähe

Praxis-Tipp:
Beobachte regelmäßig deine Gäste – wie reagieren sie auf Preisänderungen?
Eine kleine Anpassung von +0,20 € fällt selten auf, bringt aber bei 10 000 verkauften Kaffees im Jahr 2 000 € Mehrerlös.

Konkurrenzanalyse

Vergleiche regelmäßig die Preise in deinem Umfeld – aber kopiere sie nicht.

Konkurrenzpreise helfen nur, den Rahmen zu verstehen. Ob du am Ende günstiger oder teurer bist, hängt von deinem Konzept ab.

So gehst du vor:

1. Erstelle eine Liste deiner Hauptgerichte und Getränke.
2. Vergleiche sie mit 3–5 ähnlichen Betrieben in deiner Region.
3. Prüfe, wo du dich bewusst positionieren willst – z. B. „bessere Qualität, dafür 10 % höherer Preis“.

Hinweis:
Getränke wie Cola, Bier oder Wasser sind meist markttransparent. Hier haben Gäste ein klares Preisgefühl – Abweichungen über 10 % wirken sofort negativ.

Preisschwellen gezielt nutzen

Menschen nehmen Preise nicht linear wahr. Eine kleine Differenz – etwa zwischen 6,90 € und 7,10 € – kann den Ausschlag geben, ob etwas „teuer“ wirkt oder nicht.

Typische Preisschwellen in der Gastronomie:

• unter 5 € (Snack oder Getränk)
• unter 10 € (Hauptgericht im Mittagsgeschäft)
• unter 20 € (Abendgericht im Restaurant)

Setze Preise daher bewusst knapp unter einer runden Zahl, solange die Marge stimmt.

Diese psychologische Wirkung nutzt fast jedes erfolgreiche Lokal – nicht um zu täuschen, sondern um den Preis attraktiver zu machen.

Beispiel:
Ein Menü für 19,90 € wird deutlich häufiger bestellt als dasselbe für 20,00 € – obwohl der Unterschied minimal ist.

Kalkulation optimieren

Eine gute Kalkulation ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein laufender Prozess. Preise, Einkaufskosten und Personalaufwand ändern sich ständig – deshalb solltest du deine Kalkulation regelmäßig prüfen und anpassen.

Die folgenden Strategien helfen dir, dauerhaft rentabel zu bleiben.

Lieferanten vergleichen

Ein neuer Vertrag oder Mengenrabatt kann deine Wareneinsatzquote schnell um mehrere Prozentpunkte senken.

Vergleiche daher mindestens einmal im Quartal die Preise deiner Hauptlieferanten.

Wichtig ist nicht nur der Preis, sondern auch Zuverlässigkeit, Lieferintervalle und Mindestmengen.

Pro Tipp:
Verwende Einkaufspreise aus echten Rechnungen, nicht aus Katalogen. So arbeitest du mit realen Kosten – nicht mit Listenwerten, die selten stimmen.

Portionen standardisieren

Gleichbleibende Portionsgrößen sind die Basis für eine stabile Kalkulation.

Wenn in der Küche „nach Gefühl“ portioniert wird, steigen die Wareneinsatzkosten unbemerkt.

Erstelle daher für jedes Gericht ein Rezeptblatt mit Gramm- und Milliliterangaben.

Das sorgt für:

• gleichbleibende Qualität
• verlässliche Kosten pro Gericht
• bessere Kontrolle bei Inventuren

Beispiel:
20 g zu viel Käse pro Pizza kosten bei 1,50 €/100 g rund 0,30 €. Bei 5 000 Pizzen im Jahr entspricht das 1 500 € Zusatzkosten.

Personal gezielt einsetzen

Personalkosten sind neben Wareneinsatz der zweite große Hebel.

Plane Schichten so, dass sie zum tatsächlichen Gästeaufkommen passen.

Digitale Tools oder Kassensysteme mit Auswertungen helfen dir, Stoßzeiten zu erkennen und Überstunden zu vermeiden.

Tipp:
Überprüfe, welche Arbeiten außerhalb der Stoßzeiten liegen können – etwa Mise en Place, Reinigung oder Nachbestellungen. So nutzt du Arbeitszeit effizienter und reduzierst teure Leerlaufphasen.

Digitale Tools nutzen

Kassensysteme und Warenwirtschafts-Tools erleichtern die laufende Kalkulation erheblich.

Sie erfassen automatisch Wareneinsatz, Umsatz und Deckungsbeiträge – und warnen, wenn Margen sinken.

Ein modernes POS-System kann:

• Rezepte und Portionsgrößen digital speichern
• Einkaufspreise automatisch einpflegen
• Verkaufspreise nach Wareneinsatz berechnen
• Statistiken über Wareneinsatzquote und Ertrag anzeigen

Hinweis:
Wer Preise und Wareneinsatz digital überwacht, erkennt Trends sofort – etwa steigende Einkaufspreise oder unrentable Artikel.

Kennzahlen und Kontrolle in der Kalkulation

Kalkulation funktioniert nur, wenn du sie regelmäßig überprüfst.

Kennzahlen helfen dir, wirtschaftliche Entwicklungen früh zu erkennen und gegenzusteuern.

Wareneinsatzquote

Sie misst, wie viel Prozent deines Nettoumsatzes in den Einkauf fließen.

Formel: Wareneinsatz ÷ Nettoumsatz × 100

Beispiel: 9 000 € Wareneinsatz bei 30 000 € Umsatz → 30 %.

Sinkt die Quote, arbeitest du effizienter – steigt sie, ist dein Einkauf oder deine Portionierung zu teuer.

Deckungsbeitrag und Break-Even-Point

Der Deckungsbeitrag zeigt, was nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt, um Fixkosten zu decken.

Sobald die Summe aller Deckungsbeiträge deine Fixkosten übersteigt, erreichst du den Break-Even-Point – ab hier erzielst du Gewinn.

Beispiel:
Fixkosten 10 000 €, durchschnittlicher Deckungsbeitrag pro Gericht 5 €.
Du musst also 2 000 Gerichte verkaufen, um kostendeckend zu sein.

Umsatz pro Mitarbeiter

Ein wichtiger Effizienz-Indikator:
Umsatz ÷ Anzahl Mitarbeiter = Produktivität.

Er zeigt, wie wirtschaftlich dein Team arbeitet und ob deine Personaleinsatzplanung stimmt.

Renner-Penner-Analyse

Bewerte regelmäßig, welche Gerichte sich verkaufen (Renner) und welche kaum bestellt werden (Penner).

So kannst du deine Karte gezielt anpassen und unrentable Gerichte streichen.

Ein Kassensystem mit Auswertung spart hier viel Zeit – es liefert automatisch die Daten für diese Analyse.

Wareneinsatz reduzieren, ohne Qualität zu verlieren

Ein niedriger Wareneinsatz bedeutet nicht automatisch günstige Zutaten, sondern effizienten Umgang mit Lebensmitteln. Ziel ist, Abfall zu vermeiden und Einkauf, Lagerung und Zubereitung so zu steuern, dass Qualität erhalten bleibt.

Einkauf und Lagerhaltung optimieren

Verhandle regelmäßig mit deinen Lieferanten über Preise, Rabatte oder Bündelkäufe. Große Abnahmemengen bringen oft bessere Konditionen – aber nur, wenn du sie auch rechtzeitig verbrauchst.

Setze auf regionale und saisonale Produkte: Sie sind meist günstiger, frischer und benötigen kürzere Transportwege.

Eine gut strukturierte Lagerhaltung senkt Schwund und Verderb:

• Erst-rein-erst-raus-Prinzip (FIFO)
• Temperaturkontrolle bei Kühlwaren
• Tägliche Bestandskontrolle bei verderblicher Ware

Praxis-Tipp:
Schon 2 % weniger Schwund können den Jahresgewinn spürbar erhöhen. Dokumentiere alle Abweichungen – kleine Verluste summieren sich.

Menügestaltung strategisch planen

Die Auswahl der Gerichte beeinflusst den Wareneinsatz enorm.

Analysiere deine Karte regelmäßig: Welche Speisen laufen gut und bringen hohe Marge? Welche sind teuer im Einkauf, aber wenig gefragt?

• Streiche unrentable Gerichte.
• Ersetze teure Zutaten durch saisonale Alternativen.
• Kombiniere gleiche Zutaten in mehreren Gerichten, um Einkauf und Lager zu bündeln.

Das nennt man Menu Engineering – die Kunst, Angebot und Wirtschaftlichkeit auszubalancieren.

Preisstaffelung und Portionierung

Nicht jede Portion muss gleich groß sein. Biete unterschiedliche Größen an – etwa kleine und große Salate oder 0,2 / 0,4-Liter-Getränke.

So sprichst du verschiedene Zielgruppen an und reduzierst Retouren.

Auch Beilagen separat anzubieten kann den Wareneinsatz senken und gleichzeitig den Durchschnittsbon erhöhen.

Hinweis:
Qualität und Wirtschaftlichkeit schließen sich nicht aus – wer intelligent kalkuliert, kann beides erreichen.

Typische Fehler

Selbst erfahrene Gastronomen tappen bei der Kalkulation immer wieder in dieselben Fallen.

Die häufigsten drei Fehler lassen sich jedoch leicht vermeiden, wenn du sie kennst.

Nur nach Gefühl kalkulieren

Viele Betriebe legen Preise „aus dem Bauch heraus“ fest – orientiert an Konkurrenz oder persönlichem Empfinden.

Das führt oft zu falschen Margen, weil tatsächliche Kosten unberücksichtigt bleiben.

Ein Gericht, das gut läuft, kann so unbemerkt Verluste verursachen.

Praxis-Tipp:
Arbeite immer mit konkreten Rezepturen und aktuellen Einkaufspreisen. Nur so erkennst du, ob dein Verkaufspreis kostendeckend ist.

Mehrwertsteuer übersehen

Ein klassischer Stolperstein: Der Preis auf der Karte muss inklusive Mehrwertsteuer kalkuliert werden.

Wenn du sie erst später „oben drauf“ rechnest, reduzierst du ungewollt deine Marge.

Beispiel:
Kalkulierter Netto-Preis 10 €, aber du rechnest nur 10 € brutto → dein Gewinn sinkt sofort um 7–19 %.

Hinweis:
Für Speisen gilt 7 %, für Getränke 19 %. Achte bei Kombimenüs auf die korrekte Aufteilung.

Kalkulation nicht aktualisieren

Die Preise für Lebensmittel, Energie und Personal ändern sich laufend.

Wer nur einmal im Jahr kalkuliert, riskiert falsche Margen und schleichende Verluste.

Empfehlung:

• Kalkulation vierteljährlich prüfen
• Einkaufspreise in der Warenwirtschaft automatisch aktualisieren
• Renner/Penner-Analyse regelmäßig durchführen

Pro Tipp:
Schon eine Kostensteigerung von 5 % kann den Gewinn halbieren, wenn du nicht reagierst. Aktualität ist der Schlüssel zur Rentabilität.

FAQ zur Kalkulation

Welche Kalkulation ist für kleine Betriebe am besten?

Für kleinere Restaurants, Cafés oder Imbisse reicht meist die einfache Aufschlagskalkulation als Startpunkt – also Verkaufspreis = Wareneinsatz × 3 bis 4.

Wichtig ist aber, dass du sie regelmäßig überprüfst und um Personal- und Fixkosten ergänzt.

Tipp:
Kleine Betriebe profitieren besonders von Mischkalkulation: günstige Hauptgerichte, dafür höhere Margen bei Getränken oder Desserts.

Wie berechne ich den optimalen Verkaufspreis?

Der ideale Preis deckt alle Kosten und enthält Gewinn, bleibt aber marktgerecht.

Eine einfache Formel lautet:
Verkaufspreis netto = (Wareneinsatz + Gemeinkosten + Personalkosten) ÷ (1 – Gewinnaufschlag in %)

Beispiel:
Gesamtkosten pro Gericht: 7 €
Gewinnziel: 20 %
→ Netto-Verkaufspreis = 7 ÷ 0,8 = 8,75 € → brutto (7 % MwSt.): 9,36 €

So findest du einen Preis, der sowohl rentabel als auch für Gäste akzeptabel ist.

Welche Wareneinsatzquote gilt als gut?

Ein Richtwert in der Gastronomie liegt bei 30–35 %, bei Getränken deutlich darunter.

Das heißt: Von 100 € Umsatz sollten höchstens 35 € in den Einkauf fließen.

Je niedriger die Quote, desto effizienter dein Einkauf – aber nicht auf Kosten der Qualität.

Wie oft sollte ich Preise prüfen und anpassen?

Mindestens vierteljährlich oder bei jeder deutlichen Preisänderung im Einkauf.

Nutze deine Kassendaten oder Warenwirtschaft, um automatisch zu sehen, ob Margen sinken.

Empfehlung:

• Einkaufspreise monatlich kontrollieren
• Menüpreise halbjährlich anpassen
• Besonders nach Energie- oder Lohnanpassungen nachkalkulieren

Eine regelmäßige Preisprüfung schützt deine Gewinnspanne besser als jede Sparmaßnahme.

Wie berechne ich die Wareneinsatzquote?

Die Quote zeigt, welcher Anteil deines Umsatzes für den Einkauf draufgeht.

Formel:
Wareneinsatz ÷ Nettoumsatz × 100

Beispiel: 8 000 € Wareneinsatz bei 25 000 € Umsatz = 32 %.

Ziel ist, sie dauerhaft unter 35 % zu halten – sinkt die Quote, bleibt mehr Gewinn.

Wie kann ich Kalkulation und Speisekarte verbinden?

Die Speisekarte ist dein stärkstes Steuerungsinstrument.

Ordne Gerichte nach Marge und Beliebtheit.

Renner (hoher Absatz, hohe Marge) platzierst du prominent, Penner eher unauffällig.

So beeinflusst du, was bestellt wird – und steigerst automatisch den Durchschnittsbon.

Pro Tipp:
Verwende Farbcodes oder Symbole in deinem Kassensystem, um rentable Gerichte schneller zu erkennen.

Welche Tools helfen bei der Kalkulation?

Digitale Kassensysteme und Warenwirtschaftslösungen übernehmen viele Kalkulationsaufgaben automatisch:

• Wareneinsatz und Einkaufspreise werden laufend aktualisiert.
• Rezepte und Portionsgrößen sind zentral hinterlegt.
• Berichte zeigen Deckungsbeiträge und Wareneinsatzquoten auf Knopfdruck.

Solche Tools sparen Zeit und reduzieren Rechenfehler – besonders hilfreich für kleine Betriebe ohne eigene Buchhaltung.