GDPdU - einfach und verständlich erklärt

Sollen deine Registrierkasse und Buchführung bei einer Finanzprüfung bestehen, müssen die Vorschriften der GDPdU eingehalten werden. Was GDPdU konform ist, wie GDPdU Daten und ein GDPdU Export aussehen müssen, und ab wann GDPdU Pflicht besteht, erklären wir dir hier einfach und übersichtlich.

Was ist GDPdU?

GDPdU heißt "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Was bedeutet GDPdU also? Einfach gesagt regeln diese Grundsätze, wie deine Buchhaltung rechtskonform geführt wird. Und weil zur Buchhaltung auch Verkäufe an der Kassa gehören, sind darin auch die Anforderungen an GDPdU konforme Registrierkassen zu finden.

HINWEIS GOB+GDPDU: Die GDPdU sind übrigens nur eine Ergänzung zu den “Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung” (GoB). Diese GoB sind die allgemeinen Grundsätze für Buchführung, und die GDPdU die zusätzlichen Grundsätze für Buchführung mit Software. Somit gelten die GDPdU zusätzlich zu den GoB (dazu mehr unten).

Was ist GDPdU konform?

GDPDU KONFORM ZUSAMMENGEFASST:
- Vollständige und richtige Buchung der Geschäftsvorfälle
- Keine Buchung ohne Beleg
- Buchungen dürfen im Nachhinein nicht verändert werden
- GDPdU Export für Betriebsprüfer notwendig
- Buchungsdaten sicher für 10 Jahre aufbewahren
- Software / Registrierkasse muss ein Handbuch haben

GDPdU konform und damit rechtlich einwandfrei ist deine Buchführung und deine Registrierkasse, wenn sie folgende Grundsätze einhält:

Vollständige und richtige Buchung der Geschäftsvorfälle:

• Du musst alle Geschäftsvorfälle vollständig und richtig erfassen.
• Es dürfen keine Geschäftsvorfälle weggelassen, verändert, gelöscht oder hinzugefügt werden.
• Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und der Reihe nach verbucht werden.

Keine Buchung ohne Beleg:

• Für jede Buchung muss es einen Beleg geben.
• Sämtliche Buchungen müssen aufgrund der Belege jederzeit nachprüfbar sein.
• Diese Belege müssen fortlaufend nummeriert sein und geordnet und übersichtlich abgelegt bzw gespeichert werden.
• Zu den Belegen müssen der Buchungszeitpunkt, eine Beschreibung, der Betrag und der durchführende Mitarbeiter gespeichert werden.

Änderungen und Stornos:

• Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht verändert werden.
• Fehlerhafte Buchungen können durch nachweisbare, gesonderte Storno- oder Neubuchungen angepasst werden.
• Änderungen und Korrekturen müssen automatisch aufgezeichnet werden.

Konten:

• Die Geschäftsvorfälle müssen jederzeit nach Sach- und Personenkonten aufgeschlüsselt dargestellt werden können.
• Konten der Buchhaltung dürfen nicht auf falsche oder erdichtete Namen geführt werden.

Datensicherung:

• Die gebuchten Geschäftsvorfälle sind die Basis deiner Buchführung. Daher ist es besonders wichtig, diese Daten regelmäßig zu sichern.
• Zu sichern sind neben den Bewegungsdaten der Geschäftsfälle auch Stammdaten von Kunden, Lieferanten etc.
• Um die Daten zu sichern, sind Zugriffskontrollen, regelmäßige Backups und sichere Aufbewahrung dieser Backups in der Cloud oder in Tresoren empfohlen.

Betriebssprüfung:

• Ein sachverständiger Dritter (zB ein Finanzprüfer) muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über deine Geschäftsfälle und die Lage deines Unternehmens verschaffen können. Daher musst du innerhalb angemessener Frist die gespeicherten Buchungen darstellen, exportieren und/oder ausdrucken können.
• Die Prüfung kann auf eine dieser drei Methoden erfolgen:
  1) Unmittelbares Auslesen maschinell auswertbarer Daten mithilfe deiner Buchführungs-Software direkt vor Ort
  2) Zur Verfügung Stellen der Daten durch dich nach den Vorgaben der Finanzbehörde
  3) Oder mittels Übergabe der Daten auf einem externen Datenträger (zB USB-Stick)

Handbuch:

• Deine Buchführungs-Software muss über ein Handbuch verfügen.
• Dieses Handbuch muss die Anwenderoberflächen, Datenbestände, maschinellen und manuellen Kontrollen, Fehlermeldungen, Schnittstellen zu anderen Systemen, Zugriffsberechtigungen, Testdatenbestände und den Datenaustausch beschreiben.

Aufbewahrungsfristen:

• Grundsätzlich musst du deine Bücher, Belege sowie das Handbuch zehn Jahre aufbewahren.
• 6 Jahre Aufbewahrungspflicht gilt z. B. für Originale und Kopien von Geschäftsbriefen.

HINWEIS: Weil die GDPdU nur eine Ergänzung zu den GoB sind (siehe unten), sind die obigen Grundsätze eine Zusammenfassung der GoB und GDPdU.

GDPdU Pflicht ab wann?

Ab 1.1.2002 müssen Geräte wie Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzählern oä den Vorgaben der GDPdU entsprechen. Das heißt, für Buchungen ab 2002 musst du einen GDPdU Export erstellen können (siehe unten).

NEUE VORSCHRIFTEN AB 2015: Für Buchungen ab 1.1.2015 gelten statt den GDPdU die GoBD.

GDPdU welche Daten?

Findet in deinem Betrieb eine Betriebsprüfung statt, musst du einen GDPdU Export deiner Buchungsdaten erstellen. Dieser Export muss ein bestimmtes Format haben, damit der Betriebsprüfer mit seiner Prüfungssoftware die GDPdU Daten lesen und analysieren kann.

Diese GDPdU Daten stellst du dem Prüfer mit einem Datenträger (zB USB-Stick) oder zB via Download-Link zur Verfügung.

GDPdU Daten haben idealerweise ein bestimmtes Format, damit die Buchungsdaten problemlos vom Betriebsprüfer importiert werden können. Dieses GDPdU Format wurde zB von der Firma audicon definiert, und du kannst es hier downloaden.

Wenn die Daten diesem Standard nicht entsprechen, muss deine Buchführungs-Software neben den Buchungsdaten auch noch eine XML-Datei erstellen, die die Struktur deiner Buchungsdaten beschreibt.

GDPdU Kasse

Registrierkassen müssen seit 2002 GDPdU konform sein und Daten rechtskonform speichern und exportieren können (siehe oben). Eine GDPdU konforme Registrierkasse ist zB shoperate - und einfach und günstig ist sie noch dazu. Teste jetzt shoperate 1 Monat kostenlos und unverbindlich >

GDPdU 2017

Ab 1.1.2017 müssen Registrierkassen GDPdU konform sein. Genauer gesagt GoBD konform, da die GDPdU im Jahr 2015 durch die GoBD (“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) ersetzt wurden.

Das gilt übrigens auch für Taxameter oder Waagen mit Kassenfunktionen. Zusätzlich ist übrigens ab 2020 die Kassensicherungsverordnung einzuhalten.

GDPdU im Detail

GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Wie der Name schon sagt, regeln die “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) den Zugriff und die Prüfbarkeit der Daten in Buchhaltungs-Software. Die GDPdU haben ab 2002 die GoBS (dazu weiter unten mehr) ergänzt.

Die Finanzbehörde hat das Recht, im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung die mit Software erstellte Buchführung mittels Datenzugriff zu prüfen.

Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für dieBesteuerung von Bedeutung sind. Somit sind das vor allem Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung.

Die Prüfung kann auf eine dieser drei Methoden erfolgen:

• Unmittelbares Auslesen maschinell auswertbarer Daten mithilfe der Buchführungs-Software direkt vor Ort. Dafür muss das Gerät mit der Software bereitgestellt werden.
• Zur Verfügung Stellen der Daten durch den Buchführungspflichtigen nach den Vorgaben der Finanzbehörde.
• Oder mittels Übergabe der Daten auf einem externen Datenträger (zB USB-Stick).

Das Recht, eigene Software auf die Systeme des Steuerpflichtigen aufzuspielen, hat der Betriebsprüfer dabei nicht. Auch hat der Prüfer nicht das Recht, für die Weiterverarbeitung eigenmächtig Informationen aus dem Gerät des Geprüften zu kopieren.

PRÜFUNGS-SOFTWARE: Für die Auswertung der Daten nutzen Finanzprüfer die Software IDEA in Verbindung mit AIS TaxAudit. Die Daten werden in diese Software importiert und anschließend ausgewertet.

Im Falle eines Softwarewechsels ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software aufzubewahren, sofern die Daten maschinell auswertbar auf einem Datenträger gespeichert sind.

Werden die GDPdU nicht eingehalten, drohen seit Ende 2008 Strafen zwischen 2.500 und 250.000 Euro.

Die GDPdU haben 2002 die GoBS ergänzt (“Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme”). Diese haben wiederum die GoB ergänzt (“Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung”). Für ein vollständigeres Verständnis werden daher auch diese Vorschriften folgend beschrieben.

GoBS - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

Die “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme” (GoBS) haben 1995 die “Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung” (GoB) ergänzt. Durch die GoBS wurde der Einsatz von Buchführungs-Software (Datenverarbeitungssystemen) berücksichtigt.

Belege

Um in Buchführungs-Software die gebuchten Geschäftsfälle ausreichend zu belegen, müssen folgende Daten gespeichert werden:

• Buchungszeitpunkt
• Beschreibung
• Betrag oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der Betrag ergibt
• Bestätigung durch den Buchführungspflichtigen

Werden gewisse Buchungen automatisch von der Software durchgeführt, muss das Handbuch beschreiben, wie bei diesen Buchungen die Speicherung der obigen Daten eingehalten wird.

Änderung von Buchungen

Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht verändert werden. Fehlerhafte Buchungen können durch nachweisbare, gesonderte Stornierungen oder Neubuchungen angepasst werden.

Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt korrigiert, z.B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit, braucht der ursprüngliche Inhalt nicht gespeichert werden.

Journal

Geschäftsfälle müssen vollständig, zeitgerecht und formal richtig erfasst und dargestellt werden (Journal). Die Buchungen müssen dabei in zeitlicher Reihenfolge und in übersichtlicher, verständlicher Form wiedergegeben werden können.

Konten

Die Geschäftsfälle müssen nach Sach- und Personenkonten geordnet ausgedruckt, am Bildschirm angezeigt oder auf einem Datenträger ausgegeben werden können.

Datensicherheit

Die gespeicherten Buchungsdaten sind die Basis für alle Auswertungen und somit auch für die Einhaltung der GoBS. Sie sind gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Veränderung oder unberechtigte Kenntnisnahme zu schützen.

Zu sichern sind neben den Bewegungsdaten der Geschäftsfälle auch Stammdaten von Kunden, Lieferanten etc.

Werden Buchungen aufgrund von Papierrechnungen durchgeführt, müssen diese ebenso sicher aufbewahrt werden.

Die buchhalterisch relevanten Informationen sind zumindest für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (siehe unten) zu sichern und zu schützen.

Gefahren und Gegenmaßnahmen:

• Unberechtigte Veränderungen: Zugriffskontrollen einhalten, damit nur berechtigte Personen in dem ihrem Aufgabenbereich entsprechenden Umfang auf die Software und die Daten zugreifen können.
• Verlust der Daten: Daten regelmäßig in Backups speichern, zum Beispiel auf einer externen Festplatte oder in der Cloud (auf Internetservern).
• Vernichtung der Datenträger: Für die Aufbewahrungsstandorte müssen Bedingungen geschaffen werden, damit eine Vernichtung oder Beeinträchtigung der gesicherten Informationen durch Feuer, Temperatur bzw. Feuchtigkeit, Magnetfelder etc. weitestgehend ausgeschlossen ist.
• Diebstahl der Datenträger: Datenträger in verschlossenen und ausreichend gegen Einbruch gesicherten Räumen bzw. Tresoren aufbewahren.

Dokumentation und Prüfbarkeit

Die Buchführungs-Software muss über ein Handbuch (eine Verfahrensdokumentation) verfügen. Dieses Handbuch muss insbesondere folgendes beinhalten:

• Eine Beschreibung der Anwenderoberflächen für Ein- und Ausgabe einschließlich der manuellen Arbeiten, eine Beschreibung der Datenbestände, der Verarbeitungsregeln, des Datenaustausches, der maschinellen und manuellen Kontrollen, der Fehlermeldungen und der sich aus den Fehlern ergebenden Maßnahmen, sowie der Schlüsselverzeichnisse und Schnittstellen zu anderen Systemen.
• Es sind alle Vorkehrungen zu beschreiben, durch die erreicht wird, dass Daten und Programme nicht von Unbefugten geändert werden können (zB durch Beschreibung der Zugriffsberechtigungen).
• Außerdem muss sich ergeben, welche Programmversion ab welchem Zeitpunkt für den produktiven Einsatz vorgesehen ist (inklusive Beschreibung von Testdatenbeständen).

Aufbewahrungsfristen

Daten mit Belegfunktion sind grundsätzlich sechs Jahre, Daten und sonst erforderliche Aufzeichnungen mit Grundbuch- oder Kontenfunktion sowie das Handbuch zur Buchführungs-Software sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren.

Wiedergabe der Unterlagen

Auf Verlangen eines berechtigten Dritten (z.B. Finanzbehörde, Abschlussprüfer) hat der Buchführungspflichtige jederzeit innerhalb angemessener Frist die gespeicherten Buchungen lesbar zu machen. Außerdem müssen die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen vorgelegt werden.

Verantwortlichkeit

Für die Einhaltung der GoB - und damit auch der GoBS - ist auch bei Nutzung von Buchhaltungs-Software allein der Buchführungspflichtige verantwortlich.

GOBD: Die GoBS wurden mit 1.1.2015 durch die GoBD ersetzt.

GoB - Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Die “Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung” (GoB) bestimmen die allgemeinen Regeln der Rechnungslegung, der Inventur und der Bilanzierung. Sie sind weiterhin gültig und wurden im Laufe der Zeit ergänzt durch die GoS (1978), die GoBS (1995) und die GDPdU (2002). Letztere zwei (GoBS und GDPdU) wurden 2015 ersetzt durch die GoBD.

Quellen der GoB

Die GoB sind nicht an einem Platz festgehalten, sondern leiten sich aus mehreren Quellen ab. Einerseits sind sie in verschiedenen Gesetzen bestimmt, zB in den Paragrafen 238-263 im Handelsgesetzbuch, in den Paragrafen 140-148, 154, 158 der Abgabenordnung oder im Einkommensteuergesetz.

Andererseits werden die GoB aus der Rechtssprechung, also aus Entscheiden in Gerichtsfällen, hergeleitet. Und drittens werden Empfehlungen, Erlässe und Gutachten von Behörden und Verbänden sowie Gepflogenheiten der Praxis herangezogen.

Grundsätze der GoB

Klarheit und Übersichtlichkeit:

• Deine Buchführung muss so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Außenstehender (zB ein Finanzprüfer) in angemessener Zeit einen Überblick über deine Geschäftsfälle und die Lage deines Unternehmens verschaffen kann (§ 238 HGB, § 145 I AO).
• Deine Buchführungs-Software muss mit einer Verfahrensdokumentation (Handbuch) die Buchungen verständlich und nachvollziehbar beschreiben.
• Vermögensgegenstände und Schulden sind einzeln zu erfassen und zu bewerten (Prinzip der Einzelbewertung, § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 3 UGB. Hierzu gibt es aber auch einige Ausnahmen). Aktiv- und Passivposten sowie Aufwendungen und Erträge dürfen nicht gegeneinander verrechnet werden (Saldierungsverbot, § 246 Abs. 2 HGB).

Vollständigkeit und Richtigkeit:

• Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig und vollständig erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Du darfst keine Geschäftsfälle weglassen, löschen, hinzufügen oder anders darstellen, als sie sich tatsächlich abgespielt haben.
• Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlussposition dargestellt und jederzeit lesbar gemacht werden können. Konten der Buchhaltung dürfen nicht auf falsche oder erdichtete Namen geführt werden.
• Für jede Buchung muss es einen Beleg geben (“Keine Buchung ohne Beleg”). Belege müssen geordnet und übersichtlich abgelegt bzw gespeichert werden, sowie fortlaufend nummeriert sein.
• Änderungen und Korrekturen müssen automatisch aufgezeichnet werden.
• Der Jahresabschluss muss nach den gültigen Regeln erstellt werden. (§ 239 HGB)

Rechtzeitige Buchung:

• Geschäftsfälle müssen innerhalb einer angemessenen Frist zeitnah und der Reihe nach verbucht werden.
• Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 I AO).
• Alle Käufe und Verkäufe auf Kredit müssen auf das Konto des Lieferanten bzw Kunden gebucht werden.

Grundsatz der Kontinuität:

• Einzelne Positionen des Jahresabschlusses sollen immer auf gleiche Weise ermittelt, abgegrenzt und zusammengestellt werden (materielle Kontinuität). Es sind außerdem immer die gleichen Gliederungsbegriffe und -schemata anzuwenden (formelle Kontinuität). Damit lässt sich die Lage deines Unternehmens über verschiedene Zeitpunkte besser vergleichen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 6 UGB).

Aufbewahrungsfrist:

• Bücher und Buchungsbelege musst du zehn Jahre aufbewahren (§ 257 IV HGB).

Weitere Grundsätze der GoB:

• Des weiteren gibt es noch den Grundsatz der Wertaufhellung (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB), das Realisationsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 4 UGB), das Imparitätsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 4 UGB), den Grundsatz der sachlichen und zeitlichen Abgrenzung (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 5 UGB), den Grundsatz der Vorsicht (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 201 Abs. 2 Z. 4 UGB) und das Fortführungsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 2 HGB).

Verstöße gegen die GoB

Formelle Mängel:

Formelle Mängel können zum Beispiel sein das Fehlen notwendiger Aufzeichnungen des Kassenbuchs oder des Inventarbuchs, oder eine fehlende Exportier- oder Ausdruckfähigkeit der Geschäftsfälle. Wenn deine Buchführung erhebliche formelle Mängel aufweist, dann liegt keine ordnungsmäßige Buchführung vor. Sind die Mängel kleinerer Natur und beeinflussen sie das Ergebnis nicht, dann gilt die Buchführung trotz der Fehler als ordnungsmäßig.

Materielle Mängel:

Materielle Mängel sind zum Beispiel das Nicht- oder Falschbuchen von Geschäftsfällen, oder Negativsalden im Kassenbuch. Liegen materielle Mängel vor, wird die Buchführung entweder berichtigt, oder das Ergebnis wird teilweise oder zur Gänze von der Finanz geschätzt.

GoS - Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung

Der Vollständigkeit halber sind auch noch die GoS (“Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung”) zu erwähnen. Sie wurden am 5. Juli 1978 vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht und gelten weiterhin parallel zu den GoB.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) sollen die Einhaltung der GoB bei Nutzung einer EDV-Buchführung sicherstellen. Die Grundsätze EDV-Buchführungssysteme müssen demnach folgendes aufweisen, um den GoB zu entsprechen: ein internes Kontrollsystem, eine jederzeitige Ausdruckbereitschaft, sowie ein Handbuch (Verfahrensdokumentation), damit die Buchführung einfacher prüfbar ist.

Alle Angaben in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen können wir aber keine Gewähr übernehmen. Insbesondere stellt dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung dar.