Vorweg: In Deutschland gibt es aktuell keine Registrierkassenpflicht. Allerdings musst du in gewissen Fällen auch ohne Registrierkasse eine ordnungsgemäße Kasse in Form einer “Offenen Ladenkasse” führen.Wann das der Fall ist, und welche Vorschriften du bei Offenen Ladenkassen und Registrierkassen einhalten musst, um bei Betriebsprüfungen (“Kassennachschau”) keine böse Überraschung zu erleben, erfährst du in der folgenden Zusammenfassung.
Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?
Nein, in Deutschland gibt es aktuell keine Registrierkassenpflicht (auch nicht mit dem neuen Kassengesetz 2020/2021).
Was ist eine “Registrierkasse”: Eine Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungsgerät oder eine Kassensoftware/-app, womit du Kasseneinnahmen eingeben und speichern kannst.
Aber Achtung: Auch ohne Registrierkasse musst du eine ordnungsgemäße Kasse führen, wenn in deinem Geschäft bare Zahlungsvorgänge möglich sind. Ist das bei dir der Fall, du führst aber keine Registrierkasse, dann musst du zumindest die Vorschriften für “Offene Ladenkassen” berücksichtigen. Siehe dazu weiter unten mehr.
TSE/KassenSichV: Gibt es eine Registrierkassenpflicht 2021?
Seit 2020 bzw mit Übergangsfristen seit 2021 müssen Registrierkassen sogenannte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (“TSE”) enthalten.
Mit dieser TSE-Pflicht geht aber ebenso keine Registrierkassenpflicht einher. Das heißt, es ist weiterhin keine Registrierkasse Pflicht, sondern du kannst stattdessen mit einer Offenen Ladenkasse (ohne TSE) arbeiten.
Die TSE ist in der Kassensicherungsverordnung (“KassenSichV”) beschrieben, die Schnittstelle für deren Datenexport in der “DSFinV-K”. Mehr dazu weiter unten.
Neues Kassengesetz: Registrierkassenpflicht ab 2016?
Nein, auch mit dem neuen Kassengesetz (“Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen”), das 2016 erlassen wurde, ist keine Registrierkassenpflicht in Deutschland eingeführt worden.
Ordnungsgemäße Kassenführung mit und ohne Registrierkasse
Zwar gibt es keine Registrierkassenpflicht in Deutschland, dafür aber strenge Vorschriften, wie du deine Geschäftsvorfälle (Verkäufe, Barentnahmen etc) mit und ohne Registrierkasse festhalten musst.
Sind in deinem Geschäft bare Zahlungsvorgänge möglich, du hast aber keine Registrierkasse, dann musst du zumindest die Vorschriften zum Führen einer sogenannten “Offene Ladenkasse” berücksichtigen.
Diese Vorschriften solltest du unbedingt einhalten, damit ein Finanzprüfer während einer Kassennachschau keine Mängel in deiner Buchführung feststellt. Festgestellte Mängel können nämlich eine nachteilige Umsatzschätzung seitens der Finanzbehörde zur Folge haben.
Welche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit Offener Ladenkasse bzw Registrierkasse bestehen, erkläre ich dir jetzt.
Offene Ladenkasse
Eine Offene Ladenkasse ist nichts Anderes als ein Vorratsbehälter für Bargeld ohne technische Ausstattung - also z.B. eine Schublade in der Ladentheke, eine Geldkassette oder einfach eine Schachtel.
Offene Ladenkassen sind in Deutschland weiterhin für jedermann erlaubt, da es aktuell keine Registrierkassenpflicht in Deutschland gibt.
Die Anschaffung ist zwar günstiger als die einer Registrierkasse. Allerdings passieren mit Offenen Ladenkassen auch häufig Fehler, was oft zu Nachteilen bei der Kassennachschau führt (Umsatzschätzungen).
Denn auch bei der Offenen Ladenkasse musst du ein paar Vorschriften beachten, wie Verkäufe, Barentnahmen, Bareinlagen, usw aufgezeichnet werden.
GoB
Diese Vorschriften sind zB in den GoB, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, und der Abgabenordnung AO festgehalten.
Sie besagen vor allem, dass du deine Einnahmen und Ausgaben täglich festhalten musst - in Form eines detaillierten Kassenbuchs, wenn du buchführungspflichtig bist, bzw mittels täglicher Kassenberichte, wenn du nicht buchführungspflichtig bist.
Kassenbuch
Im Kassenbuch erfasst du vollständig und detailliert per Hand alle baren Geschäftsvorfälle (Bareinnahmen, -ausgaben, -einlagen und -entnahmen) mit Datum, Uhrzeit, Artikeln, Preis, Umsatzsteuer und Zahlungsart. Außerdem hältst du als Nachweis die dazugehörigen Belege für Einlagen und Entnahmen etc auf.
Handschriftlich deshalb, weil vorgenommene Einträge in Computerprogrammen wie Excel zu einfach manipuliert werden können, was zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen kann.
Achtung: Kartenzahlungen gehören nicht zu den Barzahlungen und dürfen daher nicht im Kassenbuch mit aufgezeichnet werden. Du musst dafür stattdessen gesonderte Aufzeichnungen führen.
Kassenberichte
Die zweite Möglichkeit, eine Offene Ladenkasse gesetzeskonform zu führen, ist in Form von täglichen Kassenberichten.
Statt alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen werden hier alle Barbelege geordnet (also zB nummeriert) gesammelt. Am Ende des Geschäftstages wird der Kassenbericht erstellt, bei dem die “Tageslosung” (= Tageseinnahmen) ermittelt wird.
Die Tageslosung musst du beim Kassenbericht “retrograd” ermitteln. Das heißt, dass die Basis der Berechnung immer der Kassenendbestand des aktuellen Tages ist, von dem der Kassenendbestand des Vortages sowie die Bareinlagen abgezogen und dann die Barausgaben hinzugezählt werden. Das ergibt die Tageslosung, also die Tageseinnahmen in Bar.
Die Kassenberichte müssen jeden Tag geführt und fortlaufend zu nummeriert werden. Wichtig ist auch hier die handschriftliche Erstellung, um Manipulationen zu erschweren.
Ein sogenanntes "Zählprotokoll" (also die Auflistung der Stückzahl an Geldscheinen und -münzen beim Tagesabschluss) ist übrigens nicht zwingend erforderlich. Allerdings hat ein Zählprotokoll den Vorteil, dass du bei einer Kassenprüfung der Kassenstand leichter nachweisen kannst.
Geschäftskasse und Aufbewahrung
Zu guter Letzt benötigst du noch eine eigene Geschäftskasse, also einen Aufbewahrungsbehälter, in den keine privaten Gelder gelegt werden, sondern ausschließlich die betrieblichen.
Alle Aufzeichnungen der Offenen Ladenkasse müssen übrigens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Eine Kassenbericht-Vorlage, häufige Fehler und mehr findest du in unserem Beitrag zur Offenen Ladenkasse.
Registrierkasse (elektronische Kasse)
Registrierkassenpflicht gibt es zwar keine in Deutschland. Dennoch entscheiden sich die meisten Unternehmer gegen eine Offene Ladenkasse und für eine Registrierkasse. Die Gründe dafür sind vielfältig. Vor allem aber sind Registrierkassen weniger fehleranfällig, sicherer bei Finanzprüfungen und deutlich schneller und praktischer im Gebrauch.
Führst du eine Registrierkasse, dann gibt es hier auch einige Vorschriften zu beachten. Der Vorteil gegenüber Offenen Ladenkassen ist aber, dass du dich selbst meist nicht um die Einhaltung dieser Vorschriften kümmern musst, weil die Hersteller der Registrierkassen im Regelfall alle gesetzlichen Rahmenbedingungen von sich aus in die Registrierkasse einarbeiten.
Die Vorschriften für Registrierkassen sind vor allem hier geregelt:
- GoBD: Grundsätze ordnungsmäßiger Führung von Büchern in elektronischer Form (Die GoBD haben die GDPdU und GoBS ersetzt)
- AO: Abgabenordnung, insbesondere die Paragrafen 145 bis 147
- KassenSichV: Kassensicherungsverordnung beschreibt die TSE
- DSFinV-K: Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme
TSE-Pflicht
Seit 2020 (mit Übergangsfristen seit 1. April 2021) ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in jeder Registrierkasse notwendig. Mit der TSE Kasse werden alle Vorgänge (auch Trainingsbuchungen, Sofort-Stornos etc.) manipulationssicher gespeichert, damit nachträgliches Ändern etc. nicht mehr möglich ist. Zusätzliche TSE-Daten wie der Signaturzähler werden auf den Kassenbelegen angeführt.
So kommst du zu einer TSE: Normalerweise wird die TSE vom Kassenhersteller mitgeliefert. Du musst beim Kauf einer Registrierkasse also nur darauf achten, dass eine TSE inkludiert ist. Hast du bereits eine Kasse, aber ohne TSE, dann frage den Hersteller, ob sie nachgerüstet wird, oder wechsle deine Kasse aus.
Übergangsfrist TSE-Kassen: Hast du deine Registrierkasse zwischen dem 25.11.2010 und dem 1.1.2020 angeschafft, und kann sie nicht mit einer TSE aufgerüstet werden, dann darfst du sie noch bis Ende 2022 weiterverwenden. Ab 1.1.2023 brauchst du aber ein System mit TSE.
Kassenbonpflicht
Ebenso seit 2020 muss sofort nach einer Aufzeichnung in der Kasse ein Beleg ausgegeben werden (“Kassenbonpflicht”). Entweder ausgedruckt oder, sofern der Kunde zustimmt, elektronisch zB als Email.
Übrigens: Diese Pflicht gilt selbst dann, wenn du nach umsatzsteuerlichen Vorschriften eigentlich keine Belege ausstellen müsstest.
Auf dem Kassenbon müssen folgende Daten enthalten sein:
- Datum der Belegausstellung
- Name und Anschrift des Verkäufers
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung
- Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz
- Betrag je Zahlungsart
- TSE-Daten: Zeitpunkt des Beginns und der Beendigung des Vorgangs, Transaktionsnummer, Seriennummer, Signaturzähler, Prüfwert
Kassenmeldepflicht
Außerdem muss seit 2020 jede Kasse spätestens einen Monat nach Anschaffung bzw Außerbetriebnahme beim Finanzamt an- und abgemeldet werden (Mitteilungspflicht bzw Kassenmeldepflicht).
Allerdings gilt diese Pflicht aktuell nicht, und zwar solange, bis eine elektronische Meldung von den Finanzbehörden umgesetzt ist (vermutlich im Jahr 2023).
Kassennachschau
Seit 2018 wird von den Finanzbehörden bei der sogenannten Kassennachschau die ordnungsmäßige Erfassung der Geschäftsvorfälle überprüft. Diese Prüfung in den Geschäftsräumlichkeiten ist jederzeit ohne Voranmeldung erlaubt.
DSFinV-K
In der DSFinV-K wird außerdem die Schnittstelle für den Export der Kassendaten für die Kassennachschau beschrieben, die jede Registrierkasse bieten muss. Diese einheitliche Struktur der so erstellten Kassen-Exporte macht es für die Finanzprüfer einfacher, eine korrekte Kassenführung zu erkennen.
Pflichten der GoB und GoBD
Grundsätzlich muss deine Buchführung alle Geschäftsvorfälle einzeln, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfassen und buchen, sowie rechtskonform exportieren oder ausdrucken können.
Aufzeichnungspflichtig sind alle Geschäftsvorfälle, die für deinen Betrieb steuerrelevant sind, also den Gewinn oder das Vermögen deines Unternehmens verändern oder dokumentieren.
Das sind zum Beispiel Verkäufe im Geschäft, Betriebseinnahmen und -ausgaben, Kasseneinlagen und -entnahmen, nachträgliche Stornierung eines Umsatzes, Trinkgeld (Unternehmer, Arbeitnehmer), Ein- und Ausgänge von Handelswaren, Gutscheine (Ausgabe, Einlösung), Wechselgeld-Einlage, Lohnzahlungen aus der Kasse, Geldtransit, usw.
Die Erfassung der Geschäftsvorfälle muss nachvollziehbar sein. Dh es darf keine Buchung ohne Beleg geben. Der Finanzprüfer muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle machen können. Dafür ist auch eine sogenannte Verfahrensdokumentation der Registrierkasse notwendig.
Die Geschäftsvorfälle müssen der Wahrheit entsprechend vollständig und lückenlos aufgezeichnet werden, was durch technische und organisatorische Kontrollen sichergestellt werden muss.
Jeder Geschäftsvorfall muss zeitgerecht, das heißt möglichst sofort nach seiner Entstehung in der Registrierkasse erfasst werden.
Außerdem müssen die Geschäftsvorfälle müssen geordnet erfasst werden, also einzeln und sachlich geordnet nach Konten, bare und unbare Geschäftsvorfälle zum Beispiel voneinander getrennt.
Deine Aufzeichnungen dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch Stammdatenänderungen müssen immer protokolliert werden.
Alle aufzeichnungspflichtige Kassendaten musst du für 10 Jahre aufbewahren.
Mehr Details zu den Vorschriften für Registrierkassen findest du in unserem Artikel Kassengesetz 2020.
Wer ist betroffen von der Registrierkassenpflicht?
Grundsätzlich bist du in Deutschland weiterhin nicht verpflichtet, in deinem Betrieb eine Registrierkasse zu verwenden. Du kannst dich vielmehr frei entscheiden, ob du eine Registrierkasse oder eine Offene Ladenkasse verwendest. Eine der beiden Varianten musst du aber verwenden, wenn du Bargeschäfte tätigst.
Mit einer Offenen Ladenkasse sind die Vorschriften der GoB zu berücksichtigen, mit einer Registrierkasse die der GoBD, KassenSichV (TSE) und der DSFinV-K (Export-Schnittstelle der Kassendaten). Siehe dazu weiter oben mehr.
Registrierkasse Kleingewerbe
Für Kleingewerbe gelten beim Thema Registrierkasse die gleichen Regeln wie für größere Unternehmer: Man kann, muss aber keine Registrierkasse führen. Stattdessen ist auch eine Offene Ladenkasse gesetzeskonform. Solange die oben beschriebenen Vorschriften eingehalten werden.
Registrierkassenpflicht Ausnahmen
Registrierkassenpflicht gibt es keine in Deutschland. Du kannst statt einer Registrierkasse auch eine Offene Ladenkasse führen. Allerdings entfällt selbst diese Pflicht, wenn in deinem Geschäft keine baren Zahlungsmöglichkeiten möglich sind. Dann benötigst du weder eine Registrierkasse noch eine Offene Ladenkasse.
Außerdem gibt es Ausnahmen für gewisse Vorschriften beim Führen einer Registrierkasse:
Die Kassenbonpflicht besteht für Registrierkassen nämlich nur für Geschäftsvorfälle, an denen ein Dritter beteiligt ist - also zum Beispiel ein Kunde. Für Bareinlagen und -entnahmen muss also kein Beleg ausgedruckt werden. Führst du eine Offene Ladenkasse, musst du keine Belege ausgeben.
Außerdem kann man sich von der Belegerteilungspflicht befreien lassen, wenn die Belegausgabe Härten mit sich bringen würde. Das ist aber nur dann möglich, wenn durch die Befreiung die Besteuerung nicht beeinträchtigt wir.
Grundsätzlich gilt die Einzelaufzeichnungspflicht für beide Formen der Kassenführung, also die Registrierkasse und die Offene Ladenkasse. Die Pflicht entfällt aber, wenn sie nicht zumutbar ist. Wann ist das der Fall? Wenn es betriebswirtschaftlich, praktisch und technisch unmöglich ist, jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Das Vorliegen dieser Unzumutbarkeit musst du beweisen können.
Nicht zumutbar ist die Einzelaufzeichnung zum Beispiel beim Verkauf mit Offener Ladenkasse von Waren oder Dienstleistungen an eine Vielzahl von Kunden gegen Barzahlung, sofern der Kundenkontakt im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt ist (z. B. Einzelhandel und vergleichbare Berufsgruppen).
Strafen bei Mängeln
Verstößt die Führung deiner Büchern gegen generellen Vorschriften (Paragraphen 140 bis 147 der Abgabenordnung), kann das Umsatzschätzungen zur Folge haben.
Entspricht deine Registrierkasse nicht den Vorschriften des Kassengesetzes 2020, dann können Strafen von bis zu 25.000 Euro verhängt werden.
Gibst du keine Belege aus deiner Registrierkasse aus, oder werden Belege nicht richtig ausgestellt, dann drohen Strafen von bis zu 5.000 Euro.
Gründer von shoperate
Es besteht in Deutschland aktuell keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse. Sind in deinem Geschäft allerdings Barzahlungen möglich, dann musst du entweder eine Registrierkasse oder zumindest eine Offene Ladenkasse führen.
Damit bei beiden Varianten alle steuerrelevanten Geschäftsvorfälle richtig aufgezeichnet werden, musst du gewisse Vorschriften einhalten.
Achte vor allem bei der Offenen Ladenkasse auf eine korrekte Führung der Bücher, da diese Variante sehr fehleranfällig ist.
Hast du noch Fragen, dann stehen wir dir gerne zur Verfügung!
lg Christian und das Team von shoperate
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