Christian Luger
Gründer von shoperate
Die smarte Registrierkasse
Die Registrierkassensicherheitsverordnung, kurz RKSV Österreich, wurde 2015 veröffentlicht und gibt vor, wie Registrierkassen ab 1.4.2017 technisch ausgestattet sein müssen.
Was notwendig ist, um eine RKSV-konforme Registrierkasse in Betrieb zu nehmen, den RKSV-Jahresbeleg zu erstellen, und wie du die Kassennachschau der Finanzprüfer überstehst, das erklären wir dir hier kompakt und übersichtlich.
Seit 1.4.2017 müssen alle Registrierkassen in Österreich folgendes aufweisen:
Der Manipulationsschutz für Registrierkassen besteht vor allem in einer sogenannten Sicherheitseinrichtung.
Die Sicherheitseinrichtung kann entweder direkt in der Registrierkasse integriert sein oder über eine Schnittstelle mit der Kasse verbunden werden.
So ist eine weit verbreitete Lösung die Online-Sicherheitseinrichtung, bei der die Registrierkassa über eine Schnittstelle mit der Sicherheitseinrichtung in der Cloud verbunden ist.
Die Sicherheitseinrichtung erstellt eine digitale RKSV-Signatur für jeden Beleg. Die digitale Belegsignatur ist eine einmalige Zeichenfolge, die wie eine normale Unterschrift die Identität des Unterzeichners garantiert.
Digital funktioniert die Signierung mit Hilfe eines Signaturzertifikats. Der Unternehmer muss ein RKSV-Zertifikat für die Signatur bei einem Zertifikatsanbieter (z. B. A-Trust) erwerben. Dieses Zertifikat ist auf das Unternehmen des Steuerpflichtigen angemeldet. Mit Hilfe dieses RKSV-Zertifikats wird eine digitale RKSV-Signatur des Unternehmens für jeden zu signierenden Beleg erstellt.
Dieser signierte Wert wird auf den Kassenbon aufgedruckt, meist in Form des QR-Codes.
ÜBRIGENS: Wir von shoperate übernehmen diesen Prozess komplett für dich. Wir kaufen für dich das RKSV-Zertifikat und richten dir deine Kasse komplett RKSV-konform ein.
Jede Registrierkasse muss außerdem über ein sogenanntes Datenerfassungsprotokoll (DEP) verfügen. Im DEP werden alle mit der Sicherheitseinrichtung signierten Kassenbuchungen in Form des sogenannten “Maschinenlesbaren Codes” (Details siehe unten) gespeichert.
Die Daten des DEP müssen im vorgegebenen Format "Datenerfassungsprotokoll" exportiert werden können. Mit diesem Exportformat kann ein Finanzprüfer deine Kassendaten automatisiert auswerten.
Das DEP muss zumindest vierteljährlich auf einem externen Medium unveränderbar gespeichert und 7 Jahre aufbewahrt werden.
ÜBRIGENS: shoperate sichert die DEP-Daten automatisch laufend auf seinen Servern in Europa. Du musst also im laufenden Betrieb keine gesonderten Datenexporte speichern.
Das dritte Puzzlestück der RKSV Österreich ist die Pflicht zur Belegerteilung und -annahme. Dadurch soll sichergestellt werden, dass der Geschäftsfall tatsächlich in der Registrierkassa erfasst wurde.
Seit 1.1.2016 müssen Unternehmer also bei Verkäufen einen Beleg erstellen und dem Käufer zur Verfügung stellen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.
Du kannst den Beleg entweder ausdrucken oder in elektronischer Form an den Käufer übermitteln. Bei einer elektronischen Lösung ist es wichtig, dass der elektronische Beleg in die Verfügungsgewalt des Käufers gelangen muss.
Das heißt, dass eine reine Darstellung auf einem Bildschirm nicht ausreichend ist. Eine mögliche Lösung ist zum Beispiel die Übertragung eines PDF-Belegs an die Email-Adresse des Kunden.
Beim Führen einer RKSV-Registrierkasse musst du ein paar besondere Belege erstellen, damit die Kasse RKSV-konform ist. Und zwar sind das folgende RKSV-Belege:
ÜBRIGENS: Mit shoperate brauchst du dir keine Sorgen machen, dass du auf den Monats-, Jahres- und Sammelbeleg vergisst und somit gesetzlich notwendige Belege fehlen. Denn shoperate erstellt all diese Belege vollautomatisch!
Jede RKSV-Kasse muss einen Nullbeleg erstellen können. Dieser wird meistens bei der Kassennachschau vom Finanzprüfer gefordert (mehr zur Kassennachschau weiter unten).
Ein Nullbeleg ist ein Beleg ohne Artikel mit der Summe Null (0). Dieser Beleg muss wie jeder andere Barbeleg signiert, gespeichert und ausgedruckt werden.
Die Sicherheitseinrichtung wird mit dem Startbeleg in Betrieb genommen. Der Startbeleg ist auch ein Nullbeleg und wird als erster Beleg nach Anmeldung der Registrierkasse und der Signaturerstellungseinheit auf FinanzOnline (dazu mehr weiter unten) in der Kasse erstellt.
Der Startbeleg wird von der Sicherheitseinrichtung signiert, auf FinanzOnline geprüft und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert. Anschließend muss er für 7 Jahre aufbewahrt werden.
Wurde der Startbeleg erstellt und erfolgreich auf FinanzOnline geprüft, ist die Registrierkasse RKSV-konform aktiv.
An jedem Monatsende muss als letzter Beleg ein Monatsbeleg erstellt werden. Der RKSV-Monatsbeleg ist auch ein Nullbeleg, der signiert und gespeichert wird.
Der Monatsbeleg muss nicht ausgedruckt werden.
Der RKSV-Jahresbeleg ist der Monatsbeleg für den Monat Dezember und somit der letzte Beleg des Jahres.
Hier besteht die Besonderheit, dass der Jahresbeleg wie der Startbeleg auf FinanzOnline hochgeladen, geprüft und 7 Jahre aufbewahrt werden muss.
Die Sicherheitseinrichtung deiner Registrierkassa kann im Betrieb auch hier und da ausfallen. Dann können die Belegdaten nicht mit dem Signaturzertifikat signiert werden.
Zum Beispiel wenn du eine Cloud-Lösung hast und die Internetverbindung abbricht.
In diesem Fall muss das Kassensystem dennoch die Belege automatisch als "ausgefallen" signieren und einen QR-Code aufdrucken. Unter diesem steht dann bei einem Ausfall "Signaturerstellungseinheit ausgefallen".
Das ist absolut rechtskonform. Allerdings muss nach diesem Ausfall einen Sammelbeleg erstellt werden, auf dem die Belegnummern der Belege, die während des Ausfalls erstellt wurden, angeführt sein müssen. Dieser Sammelbeleg ist ebenso ein Nullbeleg, der signiert und gespeichert, aber nicht ausgedruckt werden muss.
Wird die Registrierkasse nicht mehr benötigt, dann musst du sie auf FinanzOnline abmelden. Davor ist noch ein letzter Nullbeleg notwendig, der sogenannte Schlussbeleg. Diesen musst du wie den Start- und Jahresbeleg für 7 Jahre aufbewahren.
Belege müssen gemäß Bundesabgabenordnung BAO sowieso schon einmal folgende Inhalte aufweisen:
Hinweis: Beim Betrag genügt es, dass er auf Grund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist.
Das war schon vor der RKSV Pflicht. Gemäß RKSV Österreich müssen jetzt noch zusätzlich folgende Inhalte am Beleg enthalten sein:
Seit Anfang 2016 musst du deine Registrierkassa und dein Signaturzertifikat (Signaturerstellungseinheit) bei Inbetriebnahme auf FinanzOnline anmelden.
Bei der Anmeldung der Signaturerstellungseinheit wird die Seriennummer des Zertifikats, die Art der Signaturerstellungseinheit sowie die ID des Zertifikatanbieters (z. B. “AT-1” für A-Trust) an FinanzOnline übermittelt.
Bei der Anmeldung der Registrierkasse werden eine eindeutige Kassenidentifikationsnummer sowie der frei wählbare Benutzerschlüssel für die Verschlüsselung an FinanzOnline übertragen.
Klingt kompliziert? Ist es nicht: denn shoperate übernimmt das alles für dich!
Die Daten der Registrierung werden von FinanzOnline überprüft. Wenn die Prüfung erfolgreich war, kannst du in der Kasse den Startbeleg erstellen und du bist ready to go!
Natürlich wird vom Finanzamt auch überprüft, ob dein Kassensystem der RKSV Österreich entspricht.
Es kann jederzeit unangemeldet eine Überprüfung deiner Registrierkassa durch das Finanzamt stattfinden. Diese wird "Kassennachschau" genannt. Dabei wird meistens folgendes von dir verlangt:
Der Nullbeleg ist wie oben beschrieben ein einfacher Beleg mit der Summe 0. Er wird wie jeder andere Barbeleg signiert, gespeichert und ausgedruckt. Mit Einscannen des QR-Codes kann der Finanzprüfer die Richtigkeit der Signaturerstellung kontrollieren.
Das Datenerfassungsprotokoll musst du für den vom Finanzprüfer gewünschten Zeitraum erstellen. Dieses DEP musst du auf einem externen Datenträger (z. B. USB-Stick) speichern und übergeben oder elektronisch zukommen lassen, z. B. per Email oder als Download-Link.
Den Datenträger müsstest du selbst zur Verfügung stellen. Er wird nach Prüfung aber retourniert.
Das DEP wird im Anschluss vom Finanzprüfer automatisiert überprüft. Hier kann festgestellt werden, ob die Aufzeichnungen korrekt sind, und ob Belege gelöscht oder geändert wurden.
ÜBRIGENS: Mit shoperate kannst du direkt aus der App das DEP per Email versenden - und sparst dir somit umständliches und teureres Speichern auf USB-Sticks.
Die Beschreibung deiner Registrierkasse wird anhand eines Formulars der Finanz durchgeführt. Hier werden folgende Daten protokolliert:
shoperate liefert für eine erleichterte Prüfung ein Handbuch für die Kassennachschau, in dem die Fragen zur Registrierkassenpflicht beantwortet werden, und somit die Prüfung erleichtert und beschleunigt werden kann.
So - die Grundlagen sind erklärt, jetzt noch Antworten auf ein paar häufig gestellte Fragen:
Was sind die Schritte zur korrekten Inbetriebnahme einer Registrierkasse?
Punkt 2 bis 4 übernimmt shoperate komplett für dich, du kannst dich also auf wichtigere Dinge konzentrieren.
Und was sind die Schritte bei der Außerbetriebnahme einer Kasse?
Benötigst du deine Registrierkasse nicht mehr, z. B. wegen Betriebsauflösung, dann musst du sie auch auf FinanzOnline abmelden. Und zwar innerhalb einer Woche ab Außerbetriebnahme.
Eine Stilllegung der Kasse während der Betriebsferien oder saisonbedingter Betriebssperren stellen übrigens keinen Ausfall und keine Außerbetriebnahme dar.
Davor musst du noch den Schlussbeleg erstellen (das ist ein Nullbeleg, siehe oben), ausdrucken oder elektronisch sichern.
Ist die Registrierkasse ausgefallen, dann muss kein Schlussbeleg vor der Abmeldung erstellt werden.
Den Schlussbeleg sowie das DEP der Kasse musst du 7 Jahre aufbewahren.
Was ist die RKSV-Kassenidentifikationssnummer?
Die Kassenidentifikationsnummer ist eine eindeutige Bezeichnung der Registrierkasse innerhalb deines Unternehmens. Hast du mehrere Kassen, benötigt jede eine eigene Nummber.
Diese Nummer musst du bei der An- und Abmeldung der Kasse auf FinanzOnline angeben.
Was muss ich machen, wenn meine Kasse oder Signaturerstellungseinheit ausfällt?
Fällt dein Kassensystem aus, dann musst du deine Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse erfassen. Ist das nicht möglich, weil du z. B. keine andere Kasse hast, dann musst du die Umsätze händisch erfassen und Zweitschriften der Belege aufbewahren.
Funktioniert dann die Registrierkasse wieder, musst du diese Umsätze nacherfassen und die Zweitschriften aufbewahren.
Bei der Nacherfassung musst du übrigens nicht jeden Beleg einzeln nacherfassen, sondern kannst mit einem Verweis auf die nacherfassten Belegnummern tageweise Tagessammelbelege erstellen. Achte hier jedoch darauf, dass du die Summen nach Umsatzsteuersatz trennst.
Fällt nur die Signaturerstellungseinheit aus, dann kannst du in der Registrierkasse ganz normal weiter alle Umsätze erfassen. Allerdings muss die Kasse dann unter den QR-Code "Signaturerstellungseinheit ausgefallen" aufdrucken.
Dauert der Ausfall der Registrierkassa oder Signaturerstellungseinheit länger als 48 Stunden, dann musst du diesen Ausfall innerhalb einer Woche auf FinanzOnline melden. Die Wiederinbetriebnahme muss dann ebenso wieder innerhalb einer Woche gemeldet werden.
Darf beim Monatsbeleg die RKSV Signatur ausgefallen sein, z. B. bei ausgefallenem Internet?
Jein, das ist nur bei Monatsbelegen Jänner bis November, also nicht beim Jahresbeleg erlaubt.
Bis wann muss der Monatsbeleg bzw. Jahresbeleg erstellt werden?
Der Monatsbeleg soll immer der letzte Beleg des Monats sein.
Bei Unternehmen mit Öffnungszeiten über Mitternacht hinaus ist es allerdings möglich, den Monatsbeleg bzw. Jahresbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen (spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, wenn dieser zeitnah (etwa innerhalb einer Woche) stattfindet)
Ist dein Betrieb rund um die Uhr geöffnet, kann der Monatsbeleg ungefähr um Mitternacht erstellt werden.
In Monaten, in denen die Kasse nicht in Betrieb ist, muss übrigens kein Monatsbeleg erstellt werden. So kann also bei Saisonbetrieben (z. B. Schwimmbädern) somit auch der Jahresbeleg erst beim Wiederaufsperren in der nächsten Saison erstellt und geprüft werden.
Bis wann muss man den RKSV Jahresbeleg prüfen?
Wie oben beschrieben muss der Jahresbeleg genau wie der Startbeleg auf FinanzOnline geprüft werden. Dafür hast du bis spätestens 15. Februar Zeit. (Ausnahme: Saisonbetriebe, siehe oben)
Welche Belege müssen signiert werden?
Jeder einzelne Barumsatz und Monats-, Jahres- und Schlussbeleg sowie jede Trainings- und Stornobuchung müssen elektronisch signiert werden. Andere Umsätze können, müssen aber nicht signiert werden.
Trainings- und Stornobuchungen haben übrigens eine zusätzliche Bezeichnung im Maschinenlesbaren Code, weshalb sie als solche erkannt werden.
Es zählen laut RKSV Österreich aber nicht nur Barzahlungen als Barumsätze, sondern alle Zahlungen vor Ort / an der Kasse mit:
NICHT als Barzahlung gelten Zahlungen:
Was ist das Signaturzertifikat?
Das Signaturzertifikat muss bei einem VDA aus der EU (EWR) bzw. der Schweiz bezogen werden. VDA heißt Vertrauensdiensteanbieter. Das ist eine Person oder ein Unternehmen, das Vertrauensdienste anbieten.
In Österreich sind das aktuell A-Trust, GlobalTrust (e-commerce monitoring), PrimeSign und SwissCom.
Bei shoperate ist der Anbieter unseres Vertrauens A-Trust, die sich in Österreich auch für die Handysignatur verantwortlich zeigen. Wir beziehen die Signaturzertifikate automatisch für unsere Kunden.
Beim Kauf des Zertifikats muss dem VDA die Steuernummer oder UID deines Unternehmens bekannt gegeben werden. Das Zertifikat wird dann auf dein Unternehmen mit einer eindeutigen Seriennummer ausgestellt und kann nicht übertragen werden. Es hat üblicherweise eine Laufzeit von 5 Jahren. Danach muss ein neues Zertifikat gekauft werden.
Theoretisch kann das Zertifikat auch nach Ablauf noch zum Signieren verwendet werden. Die Voraussetzung ist, dass der zugrunde liegende Signaturalgorithmus noch als sicher gilt.
Wie funktioniert die RKSV-Signatur, also die Erstellung des QR-Codes?
Beim Signaturvorgang der Sicherheitseinrichtung wird eine Zeichenfolge des aktuellen Belegs als Ausgangswert genommen. Diese Zeichenfolge wird anschließend mit dem Wert des Zertifikats kombiniert. Das Ergebnis dieser Kombination ist die einmalige digitale Signatur.
Der Ausgangswert der Belegsignatur heißt in der RKSV “Maschinenlesbarer Code”. Er beinhaltet einerseits Daten des aktuellen Belegs, wie die Summen je USt-Satz, die Belegnummer, die Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung. Andererseits beinhaltet er auch allgemeine Daten der Registrierkasse, nämlich den verschlüsselten Umsatzzähler (dazu unten mehr) und die Seriennummer des Signaturzertifikats.
Der Umsatzzähler ist die Summe aller signierten Belege deiner Registrierkasse seit Beginn der Aufzeichnungen mit Signatur nach RKSV. Sie wird als Centbetrag in den Maschinenlesbaren Code aufgenommen und somit auch im QR-Code mit auf den Beleg gedruckt. Allerdings ist der Betrag nicht für jeden lesbar, weil er nur verschlüsselt dargestellt wird.
Zuletzt sind auch Daten des zuletzt signierten Belegs Teil des Ausgangswerts. Die RKSV nennt das “Verkettung”. Durch diese Verkettung sind bei jedem Beleg auch Daten des vorangegangenen enthalten. Somit ist für den Finanzprüfer sofort ersichtlich, wenn ein vorangegangener Beleg im Nachhinein geändert oder gelöscht wird, weil das dann nicht mehr mit dem Wert zusammenpasst, der im nächsten Beleg bereits gespeichert wurde.
Die erstellte Signatur wird dann an den Maschinenlesbaren Code angehängt, gespeichert und auf den Beleg aufgedruckt. Der QR-Code, der meistens zu sehen ist auf Belegen, ist genau dieser Maschinenlesbare Code umgewandelt in einen QR-Code.
Welche Daten werden wo bei der Anmeldung auf FinanzOnline gespeichert?
Nach erfolgreicher Anmeldung deiner Sicherheitseinrichtung auf FinanzOnline werden diese Daten an die “Datenbank über Sicherheitseinrichtungen in Registrierkassen” der Finanzbehörde übergeben.
Diese Datenbank enthält:
Die Datenbank wird vom Bundesrechenzentrum geführt, das Bundesministerium für Finanzen ist für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zuständig.
Welche Strafen drohen bei Manipulation der Kassendaten?
Wer vorsätzlich abgabenrechtlich zu führende Bücher oder Aufzeichnungen verfälscht, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51a FinStrG, die mit Geldstrafe bis 25.000 Euro geahndet werden kann.
Zusammenfassend muss jeder Barumsatz (dazu zählen u.a. auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen) seit Anfang 2017 gemäß RKSV Österreich signiert und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert werden.
Außerdem musst du einen Kassenbeleg mit dem RKSV-QR-Code ausdrucken oder elektronisch an den Kunden übermitteln.
Wird dein Unternehmen von der Finanz geprüft, wird meist ein Nullbeleg und das Datenerfassungsprotokoll gefordert.
Du willst dich um nichts kümmern, sondern einfach nur, dass deine Kasse RKSV-konform läuft? Kein Problem: Wir von shoperate nehmen dir alle Arbeit ab!
Hast du noch Fragen, dann stehen wir dir gerne zur Verfügung!
lg Christian und das Team von shoperate
Alle Angaben in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dargestellten Informationen können wir aber keine Gewähr übernehmen. Insbesondere stellt dieser Artikel keine Rechts- oder Steuerberatung dar.
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