Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Wie funktioniert die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung funktioniert komplett nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip. Geld zählt erst dann, wenn es wirklich auf deinem Konto oder in der Kassa landet – nicht, wenn du die Rechnung schreibst. Gleiches gilt für Ausgaben: relevant ist der Tag, an dem du bezahlst. Damit ermittelst du deinen Gewinn super direkt: Einnahmen minus Ausgaben.

Ausnahmen gibt’s nur bei Anlagen wie Laptop, Maschine, Auto – da wird über die Jahre abgeschrieben (AfA). Für alles andere gilt: Wenn bezahlt, dann Betriebsausgabe.

Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen?

Du darfst die EAR nutzen, wenn du kein bilanzierungspflichtiges Unternehmen bist. Das betrifft die meisten Einzelunternehmer:innen, OG/KG mit moderaten Umsätzen und alle freien Berufe – egal wie hoch der Umsatz ist.

Grenze für Gewerbe: max. 700.000 € Umsatz in zwei Jahren oder 1 Mio. € in einem Jahr. Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, FlexKapG) müssen bilanzieren, für die meisten anderen kleinen Betriebe ist die EAR aber der Standard.

Ist Excel für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erlaubt?

Intern ja, offiziell nein.

Excel hilft dir beim Sortieren, Summieren und Dokumentieren – absolut okay für Überblick und Planung.

Aber: Excel gilt nicht als Grundaufzeichnung nach BAO. Bedeutet: Kassa, Journal, Wareneingangsbuch oder Lohnkonten dürfen nicht ausschließlich in Excel geführt werden, weil Tabellen jederzeit veränderbar sind. Für die Finanzprüfung also nicht ausreichend.

Nutze Excel als Arbeitswerkzeug, aber nicht als offizielles Aufzeichnungssystem.

Kann man die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selber machen?

Ja – und zwar problemlos.

Wenn dein Betrieb übersichtlich ist, schaffst du die EAR in ein paar Stunden pro Monat selbst. Du brauchst: Belege sortieren, Einnahmen/Ausgaben-Journal führen, Kontoauszüge sammeln, USt richtig behandeln, AfA beachten und am Jahresende die Werte in E1a oder E1a-K übertragen.

Ein Steuerberater wird erst dann interessant, wenn du Mitarbeiter hast, größere Investitionen planst oder USt komplex wird.

Wie sieht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus?

Eine EAR besteht immer aus denselben Blöcken:

• Einnahmenliste (inkl. Tageslosungen, Bankumsätze, Anzahlungen)
• Ausgabenliste (Wareneinkauf, Miete, Werbung, SVS, Versicherungen usw.)
• Abschreibungen (AfA) für Anlagen über 1.000 €
• Gewinnfreibetrag

Am Ende steht dein steuerlicher Gewinn = Einnahmen – Ausgaben – AfA – Gewinnfreibetrag.

‍

Jetzt gehen wir Schritt für Schritt detaillierter auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein.

‍

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die einfachste Form der Gewinnermittlung in Österreich. Du zählst nur das, was wirklich geflossen ist: Einnahmen, die auf deinem Konto landen oder bar kassiert werden, und Ausgaben, die du tatsächlich bezahlst. Damit ergibt sich der Gewinn extrem direkt: Einnahmen – Ausgaben. Ideal für kleine Betriebe, die ohne Bilanz auskommen wollen.

Das Ganze basiert auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 4 Abs 3 EStG). Einnahmen zählen erst, wenn du die Verfügung über das Geld hast. Ausgaben erst, wenn das Geld dein Konto oder die Kassa verlässt. Für dich heißt das: kein komplizierter Periodenabgleich, keine offenen Posten, keine Rückstellungen.

📌 Wichtig: Für Anlagen wie Laptop, Auto, Maschine gilt eine Ausnahme – sie werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA). Auch Grundstücke und Edelmetalle gehören nicht ins Abflussprinzip.

Du kannst die EAR brutto (inkl. USt) oder netto (ohne USt) führen. Kleinunternehmer:innen kreuzen im Formular E1a(-K) das Bruttosystem an.

Die EAR ist damit ein übersichtliches, alltagstaugliches System – perfekt für Gastronomie, Handel, Salons oder Freelancer, die ihre Buchhaltung schlank halten wollen.

Wer darf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwenden?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darfst du nutzen, wenn keine Buchführungspflicht besteht. Das betrifft einen großen Teil der österreichischen Kleinbetriebe. Entscheidend ist, wie viel Umsatz du machst und welche Rechtsform du hast.

Gewerbebetriebe

Gewerbliche Unternehmen dürfen die EAR anwenden, solange sie unter den Umsatzgrenzen bleiben:

• max. 700.000 € Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren, oder
• max. 1.000.000 € Umsatz in einem Jahr.

Sobald du diese Schwellen überschreitest, musst du ab dem übernächsten Jahr zur doppelten Buchhaltung wechseln.

Freie Berufe

Freie Berufe dürfen die EAR immer nutzen – unabhängig vom Umsatz.

Dazu zählen unter anderem Ärzt:innen, Rechtsanwält:innen, Psycholog:innen, Künstler:innen oder Vortragende. Für sie ist die EAR der Standard.

Personengesellschaften

OG und KG dürfen die EAR verwenden, solange sie nicht buchführungspflichtig sind. Maßgeblich sind auch hier die Umsatzgrenzen und die Art der Tätigkeit.

Wer darf die EAR nicht verwenden?

Kapitalgesellschaften sind grundsätzlich ausgeschlossen:

• GmbH
• AG
• FlexKapG
• GmbH & Co KG (weil keine natürliche Person unbeschränkt haftet)

Für diese Rechtsformen gilt verpflichtend der Betriebsvermögensvergleich (Bilanz + GuV).

Steuerliche Abgabe

Die EAR wird über die Beilage E1a an das Finanzamt gemeldet. Für sehr kleine Unternehmen gibt es das vereinfachte Formular E1a-K.

Welche Aufzeichnungen sind verpflichtend?

Für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung musst du mehrere gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen führen. Sie sorgen dafür, dass Einnahmen, Ausgaben und Warenbewegungen jederzeit nachvollziehbar sind. Die Anforderungen stammen aus BAO, EStG und UStG und gelten für alle, die ihre Gewinne nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip ermitteln.

Einnahmen-Ausgaben-Journal

Das Journal ist die zentrale Übersicht deiner Geldbewegungen. Hier dokumentierst du alle baren und unbaren Einnahmen und Ausgaben – jeweils mit Datum, Betrag, Beleg und kurzer Beschreibung.

Nicht erfasst werden: Privateinlagen, Privatentnahmen, Geldtransfers zwischen Kassa und Bank sowie Anschaffungskosten von Anlagegütern (diese werden über AfA berücksichtigt).

Bankaufzeichnungen

Kontoauszüge gelten als offizielle Aufzeichnung, wenn sie lückenlos vorhanden sind. Zu jedem Zahlungsein- und -ausgang gehört ein Beleg. Bei Mischkonten (privat + betrieblich) müssen betriebliche Vorgänge klar erkennbar sein.

💡 Tipp: Die Praxis ist deutlich einfacher, wenn du ein separates Geschäftskonto nutzt.

Zeitgerechte Erfassung

Bareinnahmen und Barausgaben müssen täglich festgehalten werden. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen müssen ihre Umsätze spätestens bis zum 15. des zweitfolgenden Monats für die UVA aufbereiten. Belege werden chronologisch sortiert und sicher aufbewahrt.

Wareneingangsbuch

Wer Waren einkauft, um sie zu verkaufen oder zu verarbeiten, braucht ein Wareneingangsbuch. Erfasst werden: Datum, Lieferant, Bezeichnung, Menge, Preis und Verweis auf den Beleg. Eine Inventur am Jahresende ist nicht erforderlich.

Anlagenverzeichnis

Alle abnutzbaren Wirtschaftsgüter (z. B. Maschinen, Laptop, Einrichtung) müssen in einem eigenen Verzeichnis stehen: Anschaffungsdatum, Kosten, Nutzungsdauer, jährliche AfA und Restbuchwert.

Lohnkonten

Sobald du Mitarbeiter beschäftigst, ist für jede Person ein Lohnkonto mit allen steuer- und sozialversicherungsrelevanten Daten zu führen.

⚠️ Achtung: Excel-Tabellen gelten nicht als Grundaufzeichnung, weil sie veränderbar sind. Für Journal, Kassa oder Wareneingangsbuch sind sie daher nicht ausreichend – als ergänzende Übersicht aber möglich.

Wie werden Einnahmen richtig erfasst?

Einnahmen sind alle Geld- und Sachzuflüsse, die deinem Betrieb zugeordnet werden können. Erfasst wird immer der tatsächliche Zahlungseingang, also der Tag, an dem das Geld in der Kassa liegt oder auf dem Konto gutgeschrieben wird. Der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung spielt keine Rolle.

Zu den Betriebseinnahmen zählen Verkäufe, Dienstleistungen, Anzahlungen, Vorschüsse, Provisionen, Zinsen sowie Einnahmen aus dem Verkauf von Anlagegütern. Auch Sachentnahmen – zum Beispiel Waren, die du privat nutzt – gelten als Einnahme und müssen bewertet und eingetragen werden.

Bei Barumsätzen gilt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung. Überschreiten Barumsätze 7.500 € im Jahr und der Gesamtumsatz 15.000 €, ist eine Registrierkasse erforderlich. Falls eine Ausnahme greift (z. B. bestimmte Außenumsätze), darf die Tageslosung durch Rückrechnung ermittelt werden.

Eingänge auf dem Bankkonto gelten als erfasst, wenn Kontoauszüge vollständig vorhanden sind und zugehörige Belege abgelegt wurden. Anzahlungen müssen als Einnahmen gebucht werden, auch wenn die Leistung erst später erfolgt.

Wie werden Ausgaben richtig erfasst?

Ausgaben sind alle betrieblich veranlassten Zahlungen, die dein Unternehmen tatsächlich tätigt. Entscheidend ist immer der Abfluss: Eine Ausgabe zählt erst dann, wenn das Geld dein Konto oder die Kassa verlässt. Offene Rechnungen ohne Zahlung gehören nicht in die EAR.

Zu den typischen Betriebsausgaben zählen Wareneinkäufe, Energie, Miete, Versicherungen, Software, Marketing, Telefon, Reparaturen, Fachliteratur, Gebühren, SVS-Beiträge und Reisekosten. Alle Zahlungen müssen mit einem Beleg nachweisbar sein und zeitgerecht erfasst werden.

Abschreibungen (AfA)

Anschaffungen über 1.000 € netto (bzw. brutto bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Betrieben) dürfen nicht sofort als Ausgabe abgesetzt werden. Sie werden über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben. Bei Nutzung ab der zweiten Jahreshälfte kommt die Halbjahres-AfA zur Anwendung. Degressive AfA ist bei vielen Anlagegütern ebenfalls möglich.

Laufende Betriebskosten

Kosten wie Miete, Strom, Versicherungen, Dienstleistungen oder Kfz-Betriebskosten werden im Zeitpunkt der Bezahlung erfasst. Bei gemischter Nutzung müssen Privatanteile ausgeschieden werden.

💡 Tipp: Ein sauberer Zahlungsfluss über ein eigenes Geschäftskonto reduziert Fehler und spart Zeit bei der Jahreserklärung.

Beispiel für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Ein praktisches Beispiel zeigt, wie die EAR im Jahresverlauf zusammengesetzt wird. Grundlage ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Erfasst wird nur, was tatsächlich bezahlt oder eingenommen wurde.

Einnahmen des Jahres

• Umsätze aus Verkäufen: 38.000 €
• Verkauf eines Anlageguts: 2.000 €
  Summe Einnahmen: 40.000 €

Ausgaben des Jahres

• Wareneinkäufe: 19.000 €
• Telefon/Internet: 500 €
• Büromiete: 1.450 €
• Fachliteratur: 300 €
• Fahrtkosten: 450 €
• Sozialversicherung (SVS): 3.000 €
• Fremdleistungen: 1.000 €
• Beratungskosten: 750 €
• Werbung: 400 €
• Geringwertige Wirtschaftsgüter: 250 €
• Abschreibungen (AfA): 900 €
  Summe Ausgaben: 28.000 €

Ermittlung des Gewinns

Gewinn vor Freibetrag: 40.000 € – 28.000 € = 12.000 €

Grundfreibetrag (15 %): 1.800 €

Steuerlicher Gewinn: 10.200 €

💡 Tipp: Diese Struktur entspricht der Mindestgliederung, die später in die Beilage E1a bzw. E1a-K übertragen wird.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Vorlage (Excel)

Eine klare Struktur hilft dir, Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu führen. Die folgende Vorlage eignet sich für kleine Betriebe und basiert auf den Mindestanforderungen der EAR. Die Formeln summieren Einnahmen, Ausgaben und Gewinn automatisch.

Excel-Vorlage

Excel-Formeln (für die wichtigsten Summen)

Summe Einnahmen (Brutto):
=SUMMEWENN(H:H;"E";G:G)

Summe Ausgaben (Brutto):
=SUMMEWENN(H:H;"A";G:G)

Gesamtgewinn:
=SUMMEWENN(H:H;"E";G:G) - SUMMEWENN(H:H;"A";G:G)

💡 Tipp: Du kannst die Kategorien nach Bedarf erweitern – z. B. „Miete“, „Marketing“, „Kfz“, „SVS“, „GWG“, „AfA“. Wichtig ist nur, dass jede Zahlung eindeutig zugeordnet ist.

Umsatzsteuer und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Auch wenn die EAR einfach aufgebaut ist, gelten für die Umsatzsteuer klare Regeln. Entscheidend ist, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder unter die Kleinunternehmerregelung fällst. Die EAR selbst ändert nichts an deinen Pflichten gegenüber dem Finanzamt.

Umsatzsteuerpflicht vs. Kleinunternehmerregelung

Beträgt dein Jahresumsatz nicht mehr als 55.000 €, kannst du die Kleinunternehmerregelung anwenden. Dann stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung und hast keinen Vorsteuerabzug. In der EAR arbeitest du in diesem Fall mit dem Bruttosystem.

Überschreitest du die Grenze oder verzichtest freiwillig auf die Befreiung, musst du Umsatzsteuer ausweisen, UVA abgeben und Vorsteuern korrekt berücksichtigen.

UVA-Fristen

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist grundsätzlich monatlich abzugeben. Liegt der Vorjahresumsatz unter 100.000 €, kannst du auf vierteljährliche UVA umstellen. Fällig ist immer der 15. des zweitfolgenden Monats.

Vorsteuerabzug

Vorsteuer darfst du abziehen, wenn

• eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, und
• die Zahlung bereits erfolgt ist.

Die EAR erfasst Vorsteuer nach dem Abflussprinzip.

Brutto- oder Nettosystem

Du kannst die EAR als

• Bruttosystem (Beträge inkl. USt) oder
• Nettosystem (Beträge exkl. USt, USt als durchlaufender Posten) führen.

Für Kleinunternehmer ist das Bruttosystem vorgesehen.

💡 Tipp: Wenn du regelmäßig Investitionen tätigst, ist die Option zur Regelbesteuerung oft sinnvoll, weil du dadurch Vorsteuer geltend machen kannst.

Wareneingangsbuch und EAR

Das Wareneingangsbuch ist für alle EAR-Betriebe verpflichtend, die Waren einkaufen, um sie weiterzuverkaufen oder zu verarbeiten. Es dokumentiert jede Warenlieferung und gehört zu den wichtigsten Aufzeichnungen neben Journal und Anlagenverzeichnis.

Wann ist das Wareneingangsbuch Pflicht?

Die Pflicht entsteht, sobald du Handelswaren, Rohstoffe, Halbfertigprodukte, Hilfsstoffe oder Zutaten für dein Unternehmen einkaufst. Das betrifft klassische Branchen wie Handel, Gastronomie, Lebensmittelproduktion, Handwerk oder Salons mit Produktverkauf.

Welche Angaben müssen enthalten sein?

Jeder Eintrag benötigt:

• Datum des Wareneingangs oder Rechnungsdatum
• Lieferant (Name, Adresse)
• Warenbezeichnung (branchenüblich, z. B. „Shampoo“, „Mehl“, „Schrauben“)
• Menge und Einzelpreis
• Hinweis auf den Beleg
• Brutto- und Nettobetrag

Der Warenbestand am Jahresende muss nicht ermittelt werden, da EAR-Betriebe keine Inventurpflicht haben.

Beispielzeile:
„05.03.2025 – Großhandel XY – 20 × Haarkuren – 6,50 €/Stk – Rechnungsnr. 1094 – Netto 108 €, USt 21,60 €, Brutto 129,60 €“

💡 Tipp: Ein digital geführtes Wareneingangsbuch spart Zeit, wenn du viele kleine Lieferungen hast.

Anlagenverzeichnis und EAR

Das Anlagenverzeichnis listet alle abnutzbaren Wirtschaftsgüter deines Betriebs, die länger als ein Jahr genutzt werden und über der GWG-Grenze liegen. Es ist Pflicht für alle Einnahmen-Ausgaben-Rechner.

Welche Angaben müssen enthalten sein?

• Bezeichnung des Wirtschaftsguts
• Lieferant und Anschaffungsdatum
• Anschaffungskosten
• Nutzungsdauer
• jährliche AfA
• Restbuchwert zum Jahresende

Beispiel:
„Laptop, angeschafft 03.04.2025, Kosten 1.600 €, ND 3 Jahre, AfA 533,33 €/Jahr, Restbuchwert 1.066,67 €“

Besonderheiten:

• Güter bis 1.000 € (brutto oder netto, je nach USt-Abzugsberechtigung) gelten als GWG und werden sofort abgesetzt.
• Bei Nutzung ab der zweiten Jahreshälfte gilt die Halbjahres-AfA.
• Degressive AfA ist für viele Güter zulässig.
• Wirtschaftsgüter können nach kompletter Abschreibung mit einem Erinnerungswert von 1 Cent geführt werden.

💡 Tipp: Ein vollständig geführtes Anlagenverzeichnis vermeidet Streitpunkte bei Prüfungen und sichert dir die AfA auch rückwirkend.

Gewinnfreibetrag und EAR

Der Gewinnfreibetrag reduziert deine Einkommensteuer und steht allen natürlichen Personen zu, die betriebliche Einkünfte erzielen – also auch allen EAR-Betrieben.

Grundfreibetrag (15 %)

• Gilt automatisch bis zu einem Gewinn von 30.000 €.
• Es müssen keine Investitionen nachgewiesen werden.
• Wird direkt vom Gewinn abgezogen.

Beispiel: Gewinn 28.000 € → Grundfreibetrag 4.200 € → steuerpflichtiger Gewinn 23.800 €.

Investitionsfreibetrag (IFB)

• Für Gewinne über 30.000 €
• Es müssen begünstigte Investitionen getätigt werden
• Höhe nach gesetzlichem Satz (z. B. 10 % oder 15 % je nach Investitionsart)
• Gilt nur für bestimmte neue Wirtschaftsgüter (z. B. Maschinen, EDV, Ausstattung)

Typische Fehler

• Privat genutzte Anteile werden nicht ausgeschieden
• Falsche Wirtschaftsgüter für IFB verwendet
• Fehlende Eintragung im Anlagenverzeichnis

💡 Tipp: Die Kombination aus Grundfreibetrag und AfA senkt die Steuerlast spürbar – besonders bei kleinen Betrieben.

EAR und Privatnutzung – was ist erlaubt?

Viele Betriebsausgaben betreffen sowohl private als auch geschäftliche Nutzung. In der EAR müssen Privatanteile konsequent herausgerechnet werden.

Handy & Internet

Typische Aufteilung:

• 50/50
• 60/40
• 80/20

Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit. Begründbare Schätzungen sind zulässig.

Kfz-Nutzung

Wenn kein Fahrtenbuch geführt wird, gelten branchenübliche Pauschalen (z. B. 60 % privat, 40 % betrieblich oder umgekehrt). Alternativ sind Kilometergelder möglich, sofern das Fahrzeug privat gehört.

Arbeitsplatz zu Hause

Anerkennbar, wenn ein eigener Raum (kein Wohnraum) ausschließlich betrieblich genutzt wird.

Sachentnahmen

Waren, die du privat nutzt, müssen als Einnahme bewertet werden.

💡 Tipp: Eine klare Dokumentation spart Rückfragen und Nachberechnungen.

EAR bei mehreren Tätigkeiten oder Betriebsstätten

Wenn du mehrere Betriebszweige oder Standorte hast, bleibt die EAR trotzdem eine einzige Gewinnermittlung. Die Aufzeichnungen müssen jedoch klar strukturiert sein.

Empfehlungen für klare Zuordnung

• Einnahmen nach Tätigkeiten kategorisieren (z. B. „Gastro“, „Handel“)
• Gemeinkosten sinnvoll aufteilen (z. B. Miete anteilig)
• Anlagenverzeichnis einheitlich führen
• Wareneingang getrennt dokumentieren, wenn Warenflüsse unterschiedlich sind

💡 Tipp: Je sauberer die Trennung, desto einfacher die spätere Analyse – besonders bei UVA und Gewinnfreibetrag.

Lohnt sich eine Software für die EAR?

Ob du eine Software nutzt oder alles manuell führst, hängt vor allem von deiner Betriebsgröße und deinem Buchhaltungsvolumen ab. Die EAR lässt sich grundsätzlich auch ohne Tools erledigen – viele Einzelunternehmer:innen kommen mit Journal, Kontoauszügen und Excel gut zurecht. Je mehr Belege, Barumsätze oder Anlagen dazu kommen, desto stärker profitieren Betriebe jedoch von einer digitalen Lösung.

Vorteile einer Software

• Automatische Kategorisierung und Summen
• Weniger Fehler bei Umsatzsteuer, AfA und Privatanteilen
• Beleg-Upload statt Papierablage
• Bessere Vorbereitung für die Beilage E1a bzw. E1a-K
• Übersicht über offene To-dos und monatliche Pflichten

Wann Software sinnvoll wird

• Wenn du regelmäßig Barumsätze erfasst
• Wenn du viele kleine Belege hast
• Wenn du Mitarbeiter beschäftigst
• Wenn du monatliche UVA abgeben musst
• Wenn du mehrere Konten oder Zahlungsdienstleister nutzt

💡 Tipp: Für sehr kleine Betriebe tut es oft auch ein klar strukturiertes Excel plus sauberes Belegmanagement. Sobald Steuer- oder USt-Themen komplexer werden, spart eine Software deutlich Zeit und reduziert Fehler.

Alles klar – ich erweitere alle zusätzlichen Kapitel, nur soweit sie direkt zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gehören. Gleicher Stil, gleiche Struktur (H2/H3), sachlich, klar, praxisnah, mit vereinzelten Tipp-/Achtung-Emojis. Keine H1. Keine Meta-Infos. Nur der reine Content.

Häufige Praxisfragen (FAQ)

Wie erfasse ich Ratenzahlungen?

Einnahme zählt bei Zahlungseingang, Ausgabe beim tatsächlichen Abfluss.

Wie behandle ich Skonti oder Rabatte?

Es zählt der tatsächlich überwiesene Betrag. Skonti mindern die Ausgabe.

Was passiert bei verlorenen Belegen?

Ein Ersatzbeleg ist erlaubt: Datum, Betrag, Anlass, Zahlungsart – möglichst präzise.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Mindestens 7 Jahre, bei Grundstücken 12 Jahre.

Wie erfasse ich Gutscheine?

• Verkauf = keine Einnahme
• Einlösung = Einnahme

Muss ich ein Fahrtenbuch führen?

Nur wenn du den betrieblichen Anteil exakt nachweisen willst. Sonst Schätzung möglich.

Wie gehe ich mit Retouren oder Stornos um?

Sie mindern die Einnahmen im Zeitpunkt der Zahlungsrückführung.

💡 Tipp: Einheitliche Regeln für Rückzahlungen und Rabatte halten die EAR übersichtlich.

Häufige Fehler bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Viele Fehler entstehen durch fehlende Belege, falsche Zuordnungen oder unklare Zahlungsflüsse. Die wichtigsten Punkte lassen sich aber leicht vermeiden, wenn du konsequent nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip arbeitest.

Fehler: fehlende oder unvollständige Belege

Jede Einnahme und jede Ausgabe benötigt einen nachvollziehbaren Beleg. Fehlende Rechnungen, unlesbare Kassazettel oder nicht zuordenbare Zahlungen führen schnell zu Problemen bei einer Prüfung.

Fehler: Privatanteile nicht ausgeschieden

Betrieblich genutzte Güter wie Handy, Auto oder Internet haben oft private Anteile. Diese müssen herausgerechnet werden, sonst gelten die Ausgaben nicht vollständig als betrieblich.

Fehler: Anlagegüter falsch verbucht

Wirtschaftsgüter über 1.000 € dürfen nicht sofort abgesetzt werden. Sie gehören ins Anlagenverzeichnis und müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden (AfA).

Fehler: falscher Zeitraum

In der EAR zählt ausschließlich der tatsächliche Zahlungsfluss. Unbezahlte Rechnungen oder Zahlungseingänge im nächsten Jahr dürfen nicht in den Vorjahreszeitraum verschoben werden.

Fehler: Excel als Grundaufzeichnung genutzt

Excel ist veränderbar und gilt daher nicht als revisionssichere Grundaufzeichnung. Für Kassa, Journal und Wareneingangsbuch ist es ungeeignet.

💡 Tipp: Eine klare Trennung zwischen Privat- und Geschäftskonto reduziert die Fehlerquote erheblich und sorgt für saubere Aufzeichnungen.

Checkliste für eine saubere Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Grundlagen

✅ Einnahmen und Ausgaben strikt nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip erfassen

✅ Belege vollständig, chronologisch und nachvollziehbar aufbewahren

✅ Geschäftliche und private Zahlungen sauber trennen

Aufzeichnungen

✅ Einnahmen-Ausgaben-Journal laufend aktualisieren

✅ Kassa täglich erfassen (bei Barumsätzen)

✅ Kontoauszüge vollständig sammeln und jedem Vorgang zuordnen

✅ Wareneingangsbuch korrekt führen, wenn du Waren einkaufst

✅ Anlagenverzeichnis für Güter über 1.000 € pflegen

✅ Lohnkonten anlegen, sobald Mitarbeiter beschäftigt werden

Umsatzsteuer

✅ Prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung anwendbar ist

✅ Bei Umsatzsteuerpflicht UVA fristgerecht abgeben

✅ Vorsteuer nur abziehen, wenn Rechnung ordnungsgemäß ist und Zahlung erfolgt ist

Jahresabschluss

✅ Einnahmen und Ausgaben summieren

✅ Abschreibungen (AfA) korrekt berücksichtigen

✅ Gewinnfreibetrag berechnen

✅ Werte in E1a oder E1a-K übertragen

💡 Tipp: Ein wöchentlicher fixer Buchhaltungstermin hält alles aktuell und verhindert, dass Belege verloren gehen.