Einnahmenüberschussrechnung

Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung?

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist die simpelste Art, deinen Gewinn zu berechnen: Einnahmen minus Ausgaben – fertig. Du listest alle Zahlungen auf, die im Jahr wirklich auf deinem Konto eingegangen oder abgeflossen sind. Das nennt man Zufluss-Abfluss-Prinzip. Keine Inventur, kein kompliziertes Kontensystem, keine Bilanz. Genau deshalb nutzen Solo-Selbstständige, Dienstleister, Gastronomie-Betriebe oder kleine Händler diese Methode täglich.

Die Grundlage ist § 4 Abs. 3 EStG. Du darfst die EÜR verwenden, solange du nicht buchführungspflichtig bist – also unter den Grenzen von 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn bleibst oder als Freiberufler arbeitest. Klingt trocken, ist aber für viele der simpelste Weg, dem Finanzamt deinen Jahresgewinn zu zeigen.

Praktisch heißt das: Alle Betriebseinnahmen wie Verkäufe, Trinkgeld bei Kartenzahlung, Provisionen oder Gebühren kommen auf die Einnahmenseite. Alles, was du fürs Geschäft ausgibst – Wareneinkäufe, Miete, Software, Fahrtkosten – kommt auf die Ausgabenseite. Die Differenz ist dein steuerpflichtiger Gewinn. Für Kleinunternehmer gelten Besonderheiten, aber sie nutzen dieselbe Logik.

So bekommst du schnell Überblick über deine Zahlen und weißt, ob dein Betrieb unterm Strich Plus macht.

Wann muss man eine Einnahmen-Überschussrechnung machen?

Eine EÜR musst du immer dann abgeben, wenn du nicht bilanzierungspflichtig bist, aber steuerlich verpflichtet bist, deinen Gewinn zu ermitteln. Das betrifft den Großteil kleiner Unternehmen in Deutschland: Solo-Selbstständige, Dienstleister, viele Gastronomiebetriebe, kleine Online-Shops, Handwerker oder Freelancer. Die Grundlage ist § 4 Abs. 3 EStG.

Du musst die EÜR machen, wenn

• du Freiberufler bist (z. B. Designer, Therapeut, Journalist),
• du Gewerbetreibender bist und unter 800.000 € Umsatz und unter 80.000 € Gewinn pro Jahr bleibst,
• du eine GbR oder Personengesellschaft führst, die die Grenzen nicht überschreitet,
• du als Kleinunternehmer arbeitest (USt-befreit), aber dennoch eine Gewinnermittlung brauchst.

💡 Hinweis: Auch wenn du nur wenige Monate tätig warst, erwartet das Finanzamt eine vollständige EÜR für das Kalenderjahr.

Wenn du eine der Grenzen überschreitest oder dich freiwillig ins Handelsregister eintragen lässt, musst du ab dem Folgejahr zur doppelten Buchführung wechseln. Die Finanzbehörde teilt dir das schriftlich mit. Bis dahin bleibst du ganz normal in der EÜR.

Kann ich eine EÜR selbst machen?

Ja. Die meisten kleinen Unternehmen erledigen die EÜR problemlos selbst – ohne Steuerberater. Die Methode ist bewusst einfach gehalten: Du erfasst Einnahmen und Ausgaben, sortiert nach Kategorien, und überträgst die Summen später in die Anlage EÜR in ELSTER.

Du kannst deine EÜR führen mit

• einer einfachen Excel-Tabelle,
• einer Buchhaltungssoftware,
• oder direkt im ELSTER-Formular (nicht empfehlenswert für laufende Buchhaltung).

Wichtig ist nur, dass du alle Belege sammelst, sauber ablegst und jeden Zahlungsvorgang korrekt einordnest. Bei Bargeschäften (Gastro, Handel) musst du zusätzlich sicherstellen, dass deine Einnahmen einzeln aufgezeichnet werden – z. B. über ein Kassensystem.

💡 Tipp: Viele Selbstständige machen sich das Leben schwer, weil sie erst am Jahresende alles zusammentragen. Besser: Einnahmen und Ausgaben sofort erfassen oder einmal pro Woche sortieren.

Du brauchst keine buchhalterische Ausbildung. Die EÜR verlangt nur saubere Aufzeichnungen, klare Zahlen und das Beachten weniger Regeln wie dem Zufluss-Abfluss-Prinzip und den Aufbewahrungspflichten. Wenn du sauber arbeitest, kannst du deine EÜR komplett selbst erledigen.

Wann muss ein Kleinunternehmer die EÜR abgeben?

Auch als Kleinunternehmer bist du verpflichtet, jedes Jahr eine Einnahmenüberschussrechnung beim Finanzamt einzureichen. Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Gewinnermittlung. Das bedeutet: Du stellst zwar Rechnungen ohne Umsatzsteuer, aber dein Gewinn muss trotzdem ganz normal berechnet werden – und zwar über die Anlage EÜR.

Die Abgabefrist ist dieselbe wie bei allen Selbstständigen:

• 31. Juli des Folgejahres,
• mit Steuerberater verlängert sich die Frist automatisch auf Ende Februar des übernächsten Jahres.

Kleinunternehmer müssen in der EÜR alle Einnahmen als Bruttobeträge erfassen, weil sie keine Vorsteuer ziehen dürfen. Betriebsausgaben werden ebenfalls brutto eingetragen.

💡 Achtung: Früher durften Kleinunternehmer eine formlose EÜR einreichen. Das gilt seit 2017 nicht mehr. Heute muss die EÜR zwingend elektronisch über ELSTER eingereicht werden.

Zusammengefasst: Kleinunternehmer geben die EÜR jedes Jahr ab – unabhängig davon, wie viel sie verdient haben oder wie lange sie tätig waren.

Was gehört alles in eine EÜR?

In der Einnahmenüberschussrechnung erfasst du alle betrieblichen Einnahmen und betrieblichen Ausgaben, die im jeweiligen Kalenderjahr tatsächlich geflossen sind. Die Grundidee ist simpel: Alles, was dein Unternehmen einnimmt, kommt auf die Einnahmenseite – alles, was es ausgibt, auf die Ausgabenseite. Am Ende ziehst du die Ausgaben von den Einnahmen ab.

Zu den Einnahmen gehören z. B.:

• Verkäufe, Dienstleistungen, Provisionen
• Kartenzahlungen inkl. vereinnahmter Umsatzsteuer
• steuerfreie Einnahmen
• Erstattungen (z. B. USt-Guthaben)
• Entnahmen und private Nutzungsanteile (Kfz, Telefon)

Zu den Ausgaben gehören u. a.:

• Wareneinkäufe und Rohstoffe
• Miete, Energie, Telefon, Internet
• Fahrtkosten, Reisekosten, Fortbildungen
• Hardware, Software, Arbeitsmittel
• Versicherungen
• Abschreibungen (z. B. Laptop, Kassensystem)
• Löhne & Gehälter
• Zinsen, Bankgebühren

💡 Hinweis: Darlehensauszahlungen zählen nicht als Einnahmen, und Tilgungen nicht als Ausgaben. Nur Zinsen wirken gewinnmindernd.

Wichtig ist, dass du jede Zahlung mit Beleg dokumentierst, sauber sortierst und richtig zuordnest. Das Finanzamt verlangt eine nachvollziehbare Aufstellung – besonders bei Bargeschäften in Gastro oder Handel.

Wie sieht eine Einnahmenüberschussrechnung aus?

Die EÜR folgt einer festen Struktur, weil sie über die Anlage EÜR in ELSTER eingereicht wird. Du kannst zwar intern mit Excel oder Software arbeiten, aber das Finanzamt akzeptiert am Ende nur das standardisierte Formular. Der Aufbau ist immer gleich gegliedert: allgemeine Angaben, Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Gewinnermittlung und ergänzende Angaben.

Im Formular gibst du zuerst deine betriebsbezogenen Daten an (Name, Steuernummer, Rechtsform). Danach folgen die Einnahmenblöcke, klar nach Kategorien sortiert: Einnahmen zum Regelsteuersatz, Einnahmen zum ermäßigten Steuersatz, steuerfreie Einnahmen, vereinnahmte Umsatzsteuer, private Nutzungsentnahmen und Verkäufe von Anlagegütern.

Auf der Ausgabenseite listest du alle Betriebsausgaben ebenfalls nach vorgegebenen Feldern: Waren, Dienstleistungen, Raumkosten, Versicherungskosten, Kfz-Kosten, Abschreibungen, Personal, beschränkt abziehbare Kosten (z. B. Bewirtung) sowie nicht abziehbare Posten.

💡 Tipp: Die EÜR sieht nicht aus wie eine „schöne Tabelle“, sondern wie ein Formular mit Zeilennummern. Deine Aufgabe ist nur, die Summen pro Kategorie korrekt zu übertragen. Die Software übernimmt die Berechnung automatisch.

So entsteht eine klare, standardisierte Übersicht, die den Gewinn deines Betriebs transparent ausweist.

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Die wichtigsten Fragen zur EÜR sind damit geklärt. Jetzt gehen wir tiefer rein: Wie funktioniert die EÜR konkret? Was musst du beachten? Welche Regeln gelten? Im folgenden Hauptteil findest du alle Schritte, Sonderfälle und Praxisbeispiele – klar strukturiert und direkt umsetzbar für Gastronomie, Handel, Salons und alle Solo-Selbstständigen.

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Definition & Rechtsgrundlage der EÜR

Die Einnahmenüberschussrechnung ist eine vereinfachte Gewinnermittlung, geregelt in § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG). Sie richtet sich an Betriebe, die nicht buchführungspflichtig sind und deshalb keine Bilanz erstellen müssen. Das betrifft den Großteil kleiner Unternehmen in Deutschland.

Die Grundidee: Du ermittelst deinen Gewinn, indem du alle Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüberstellst – ohne Bestandskonten, ohne Inventur, ohne doppelte Buchführung. Entscheidend ist nur, wann Geld tatsächlich geflossen ist.

Das macht die EÜR für Selbstständige so attraktiv:

• einfacher als Bilanzierung
• geringer Zeitaufwand
• wenig Fachwissen nötig
• finanzamtstauglich, solange alle Vorgaben eingehalten werden

💡 Hinweis: Die EÜR ist keine „vereinfachte Bilanz“, sondern ein völlig anderes System. Du bewertest keine Vermögensbestände, sondern ausschließlich Zahlungsflüsse. Dadurch ergibt sich oft ein anderes Jahresergebnis als bei einer Bilanz.

Für viele kleine Unternehmen ist die EÜR die rechtlich korrekte und zugleich praktischste Art, den Gewinn zu ermitteln und die Steuererklärung vollständig einzureichen.

Wer darf eine EÜR machen?

Die EÜR ist die Standard-Gewinnermittlung für kleine Unternehmen, Solo-Selbstständige und Freiberufler. Du darfst sie nutzen, solange du nicht buchführungspflichtig bist. Die rechtlichen Grenzen sind klar definiert.

Umsatz- und Gewinngrenzen

Du darfst die EÜR verwenden, wenn du

• unter 800.000 € Umsatz pro Jahr bleibst
• und unter 80.000 € Gewinn

Beide Werte gelten gemeinsam. Überschreitest du eine der Grenzen, musst du ab dem Folgejahr bilanzieren. Die Finanzbehörde informiert dich schriftlich über die Pflicht zur doppelten Buchführung.

Freiberufler – Sonderstellung

Freiberufler (z. B. Designer, Hebammen, Trainer, Journalisten, Physiotherapeuten) dürfen immer die EÜR nutzen – unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Sie unterliegen nicht der Gewerbeordnung und deshalb keiner handelsrechtlichen Buchführungspflicht.

Gewerbetreibende ohne Buchführungspflicht

Gewerbliche Solo-Betriebe wie Gastronomie, Handel oder Handwerksunternehmen nutzen die EÜR, solange sie die Grenzen nicht überschreiten und nicht im Handelsregister eingetragen sind. Wer sich freiwillig eintragen lässt (eingetragener Kaufmann/eK), wird automatisch buchführungspflichtig.

Wer darf keine EÜR machen?

Kapitalgesellschaften müssen immer bilanzieren:

• GmbH
• UG
• AG
• KGaA

Auch größere Personengesellschaften (z. B. OHG, KG) dürfen keine EÜR nutzen.

💡 Achtung: Die Wahl der Gewinnermittlung ist kein “Gefühlsthema”. Sobald die gesetzlichen Grenzen überschritten sind oder eine Registereintragung erfolgt, hast du keine Wahl – du musst bilanzieren.

Aufbau der Einnahmenüberschussrechnung (Anlage EÜR)

Die EÜR folgt einem festen Aufbau, weil sie über die Anlage EÜR elektronisch über ELSTER übermittelt wird. Das Formular ist für alle gleich strukturiert. Dadurch prüft das Finanzamt deine Angaben schneller und vergleicht sie leichter mit Vorjahren.

Allgemeine Angaben

Ganz oben im Formular gibst du die Basisdaten deines Betriebs an:

• Name bzw. Firmenbezeichnung
• Steuernummer
• Rechtsform
• Art der Tätigkeit
• Beginn/Beendigung des Betriebs
• Hinweise zu Grundstücken oder Veräußerungen

Diese Angaben dokumentieren, wer die EÜR abgibt und für welches Wirtschaftsjahr sie gilt.

Betriebseinnahmen

Hier trägst du alle Einnahmen ein, sortiert nach Steuerkategorien. Typische Felder der Anlage EÜR:

• Einnahmen zum Regelsteuersatz
• Einnahmen zum ermäßigten Steuersatz
• steuerfreie Einnahmen
• vereinnahmte Umsatzsteuer
• Entnahmen (Kfz, Telefon, Waren)
• Verkauf oder Entnahme von Anlagevermögen

💡 Hinweis: Auch private Nutzungsanteile (z. B. Kfz 1%-Regelung) gelten als Betriebseinnahme.

Betriebsausgaben

Die Ausgaben sind ebenfalls klar vorgegeben – du übernimmst nur Summen:

• Waren, Roh- und Hilfsstoffe
• Fremdleistungen
• Personal
• Versicherungen
• Raumkosten
• Kfz-Kosten
• Reisen & Fortbildung
• Abschreibungen
• beschränkt abziehbare Kosten (z. B. Bewirtung)
• nicht abziehbare Kosten

Alles wird brutto oder netto eingetragen – je nachdem, ob du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist.

Gewinnermittlung

Das Formular zieht alle Ausgaben von den Einnahmen ab. Hinzu kommen ggf.:

• Investitionsabzugsbeträge
• Korrekturen aus Vorjahren
• nicht abzugsfähige Schuldzinsen (§ 4 Abs. 4a EStG)

Ergänzende Angaben

Einzelunternehmer müssen zusätzlich Einlagen und Entnahmen angeben, um die Privatbewegungen transparent zu machen.

Damit bildet die Anlage EÜR die vollständige, standardisierte Gewinnermittlung für kleine Unternehmen ab.

EÜR richtig erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die EÜR wirkt am Anfang wie ein Formular-Marathon, ist aber im Alltag einer der unkompliziertesten Bereiche der Buchhaltung. Wenn du die folgenden Schritte einhältst, erledigst du die Gewinnermittlung sauber und stressfrei.

Journal führen (Excel, Software, ELSTER)

Ein Journal ist deine laufende Liste aller Zahlungsvorgänge. Du kannst es in Excel führen, besser aber in einer Buchhaltungssoftware, die Kategorien automatisch zuordnet. Wichtig ist, dass du jede Einnahme und Ausgabe festhältst – Datum, Betrag, Rechnung/Beleg und kurze Beschreibung.

💡 Tipp: Führe dein Journal mindestens wöchentlich. Einmal jährlich alles “nachtragen” führt fast immer zu Fehlern.

Belege sammeln & sortieren

Jede Zahlung muss mit einem Beleg nachvollziehbar sein. Rechnungen, Kassenzettel, Quittungen, Verträge – alles aufbewahren und strukturiert ablegen. Digitale Ablage ist erlaubt und üblich. Für bargeldintensive Branchen (Gastro, Handel) gilt zusätzlich die Pflicht zur Einzelaufzeichnung.

Einnahmen erfassen

Du ordnest alle Einnahmen korrekt zu:

• Regelsteuersatz
• ermäßigter Steuersatz
• steuerfrei
• vereinnahmte Umsatzsteuer
• Entnahmen / Privatnutzung
• Verkauf von Anlagevermögen

Einträge müssen nach Zahlungsdatum erfolgen.

Ausgaben erfassen inkl. Vorsteuer

Hier trägst du alle betrieblichen Kosten ein. Wenn du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist, musst du Brutto- und Nettobetrag trennen. Kleinunternehmer arbeiten ausschließlich mit Bruttowerten.

Gewinn berechnen

Die Formel bleibt simpel:
Gewinn = Einnahmen – Ausgaben

Korrekturen wie nicht abzugsfähige Kosten oder AfA (Abschreibungen) kommen nachträglich hinzu.

EÜR über ELSTER übermitteln

Zum Jahresende überträgst du alle Summen aus deinem Journal in die Anlage EÜR. Das Formular wird elektronisch über ELSTER eingereicht – keine Papierabgabe mehr möglich. Ein Übertragungsprotokoll bestätigt dir die Abgabe.

💡 Achtung: Wenn du zu spät einreichst, kann das Finanzamt Verspätungszuschläge erheben. Frist: 31. Juli des Folgejahres.

Zufluss-Abfluss-Prinzip einfach erklärt

Die EÜR basiert komplett auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (§ 11 EStG). Das heißt: Es zählt nicht, wann du eine Rechnung stellst, sondern wann das Geld wirklich fließt. Dadurch unterscheidet sich die EÜR fundamental von der Bilanzierung, bei der Einnahmen und Ausgaben nach dem Leistungszeitraum erfasst werden.

Grundprinzip mit Beispiel

Wenn du im Dezember eine Rechnung schreibst, dein Kunde aber erst im Januar bezahlt, gehört die Einnahme ins nächste Jahr. Gleiches gilt für Ausgaben: Entscheidend ist der tatsächliche Zahlungsausgang. Das Prinzip sorgt dafür, dass deine EÜR deine reale Liquidität widerspiegelt.

💡 Tipp: Prüfe am Jahresende Zahlungen über dein Konto. Viele Fehler entstehen durch falsch zugeordnete Bankbuchungen.

Die 10-Tage-Regel

Es gibt eine wichtige Ausnahme: Bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen (z. B. Miete, Versicherungen, Beiträge) gilt die sogenannte 10-Tage-Regel.

Wenn eine Zahlung

• innerhalb von 10 Tagen vor oder nach Jahresende fließt
• und wirtschaftlich zum alten Jahr gehört,
  musst du sie dem alten Jahr zuordnen.

Beispiel: Die Miete für Januar wird am 02. Januar abgebucht → gilt für Dezember.

Abgrenzung zur Bilanzierung

Im Gegensatz zur doppelten Buchführung werden bei der EÜR keine Forderungen oder Verbindlichkeiten erfasst. Es zählt nur der Geldfluss. Das macht die EÜR einfacher – aber bei großen Zahlungsverschiebungen weniger aussagekräftig.

Umsatzsteuer in der EÜR

Die Umsatzsteuer spielt in der EÜR eine wichtige Rolle – allerdings unterschiedlich, je nachdem, ob du umsatzsteuerpflichtig oder Kleinunternehmer bist. Grundsätzlich gilt: Umsatzsteuer wird in der EÜR immer als Einnahme oder Ausgabe behandelt, weil sie deinen Zahlungsfluss beeinflusst.

Vorsteuer und vereinnahmte Umsatzsteuer

Wenn du Umsatzsteuer ausweist, musst du die vereinnahmte Umsatzsteuer als Betriebseinnahme erfassen. Gleichzeitig ziehst du die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen als Betriebsausgabe ab. Die Umsatzsteuer-Zahllast und -Erstattungen gegenüber dem Finanzamt laufen ebenfalls in die EÜR ein.

💡 Hinweis: Umsatzsteuervoranmeldungen ändern nichts am Prinzip. Entscheidend bleibt der Zeitpunkt, zu dem Geld tatsächlich gezahlt oder erstattet wird.

Kleinunternehmer – Besonderheiten

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie arbeiten in der EÜR daher ausschließlich mit Bruttobeträgen:

• Einnahmen = Brutto
• Ausgaben = Brutto

Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. Dadurch fällt der Gewinn oft höher aus als bei Unternehmern mit Vorsteuerabzug – rein rechnerisch.

Eigenverbrauch und Nutzungsentnahmen

Bei Privatnutzung von betrieblichen Gütern müssen bestimmte Leistungen als fiktive Einnahme angesetzt werden, z. B.:

• private Kfz-Nutzung
• private Telefonkosten
• Entnahme von Waren

Diese Werte gelten als Betriebseinnahmen, weil sie wirtschaftlich wie ein Geldzufluss wirken.

Abschreibungen, GWG & Anlageverzeichnis

Sobald du langlebige Güter für dein Unternehmen kaufst – Laptop, Kaffeemaschine, Kassensystem, Werkzeug – musst du diese Anschaffungen in der EÜR über die Abschreibung (AfA) berücksichtigen. Damit wird der Kaufpreis nicht auf einmal, sondern über mehrere Jahre verteilt als Ausgabe gebucht.

GWG-Grenzen (250 €, 800 €, 1.000 € Sammelposten)

Für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) gelten klare Regeln:

• bis 250 € netto: Sofortabschreibung ohne Dokumentationspflicht
• 250–800 € netto: Sofortabschreibung möglich, aber Eintrag im Anlageverzeichnis nötig
• über 800–1.000 €: Wahlrecht → GWG-Sammelposten über 5 Jahre abschreiben
• über 1.000 €: reguläre AfA nach Nutzungsdauer (z. B. Laptop 3 Jahre)

💡 Tipp: Viele Unternehmer nutzen bewusst die 800-€-Grenze, weil damit die Kosten direkt gewinnmindernd wirken.

AfA-Übersicht

Die Abschreibung basiert auf der Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts. Beispiele:

• Computer, Kassensysteme: 3 Jahre
• Möbel: 13 Jahre
• PKW: 6 Jahre
• Maschinen: je nach Art 5–10 Jahre

Die AfA wird jährlich in der EÜR als Betriebsausgabe eingetragen.

Anlageverzeichnis Pflicht

Für alle beweglichen, abnutzbaren Güter musst du ein Anlageverzeichnis führen. Darin stehen:

• Anschaffungsdatum
• Kaufpreis
• Vorsteuer
• Nutzungsdauer
• jährliche AfA
• Restbuchwert

💡 Achtung: Ohne Anlageverzeichnis erkennt das Finanzamt deine Abschreibungen nicht an.

Typische Betriebsausgaben in Gastronomie, Handel & Dienstleistung

Die EÜR ist besonders für kleine Betriebe in Gastro, Handel oder Dienstleistung geeignet. Viele Ausgaben wiederholen sich regelmäßig – deshalb lohnt es sich, die wichtigsten Kostenblöcke zu kennen und sauber zuzuordnen.

Gastronomie

Typische Betriebsausgaben sind hier:

• Wareneinkauf (Lebensmittel, Getränke, Kaffeemischungen)
• Küchen- und Serviceausstattung
• Miete, Energie, Wasser, Müllabfuhr
• Kassensysteme, EC-Terminals
• Schankgebühren und Lizenzen
• Berufsbekleidung
• Fahrtkosten für Besorgungen
• Reinigung und Wäscherei
• Gebühren für Lieferdienste

Handel

Im Handel dominieren:

• Wareneinkauf
• Versand- und Verpackungsmaterial
• Ladenbau, Regalsysteme
• Kassenhardware & Software
• Retourenkosten
• Werbekosten (z. B. Social Ads, Flyer)
• Transportkosten

💡 Tipp: Auch kostenlos ausgegebene Muster oder Produktproben gelten als Wareneinsatz.

Dienstleistung & Salons

Zu den typischen Ausgaben zählen:

• Arbeitsmaterialien (Farben, Pflegeprodukte, Werkzeuge)
• Miete & Nebenkosten
• Fortbildungen
• Telefon & Internet
• Buchhaltungs- oder Terminsoftware
• Kfz-Kosten (für mobile Dienstleistungen)

Branchenübergreifend

Unabhängig von der Branche zählen immer dazu:

• Versicherungen
• Bankgebühren
• Telefon/Internet
• Steuerberatung
• Marketing
• Abschreibungen
• Büromaterial

💡 Hinweis: Private Kosten dürfen nie als Betriebsausgaben eingetragen werden. Nur der betriebliche Anteil ist absetzbar.

Sonderfälle in der EÜR

Einige Zahlungsvorgänge wirken im ersten Moment wie Einnahmen oder Ausgaben, gehören aber steuerlich in eigene Kategorien. Diese Sonderfälle musst du korrekt behandeln, damit die EÜR stimmen bleibt und das Finanzamt ohne Nachfragen durchwinkt.

Sacheinlagen

Sacheinlagen entstehen, wenn du private Gegenstände in dein Unternehmen einbringst – etwa einen Laptop, ein Werkzeugset oder Möbel. Entscheidend ist: Der ursprüngliche Kaufpreis zählt nicht. Stattdessen setzt du den aktuellen Zeitwert an. Dieser Wert bildet die Basis für die Abschreibung (AfA).

💡 Tipp: Schätze realistisch. Bei überzogenen Bewertungen verlangt das Finanzamt Nachweise.

Darlehen & Kredite

Ein häufiger Fehler: Kreditbeträge werden als Einnahme verbucht. Das ist falsch.

• Die Auszahlung eines Kredits ist keine Betriebseinnahme.
• Die Tilgung ist keine Betriebsausgabe.
• Nur Zinsen und Gebühren wirken gewinnmindernd und gehören in die EÜR.

Damit bleibt klar: Kredite beeinflussen nicht den Gewinn, sondern nur die Liquidität.

Privateinlagen & Privatentnahmen

Diese Posten gehören zur steuerlichen Transparenz, sind aber nicht gewinnwirksam:

• Privateinlagen (du zahlst eigenes Geld aufs Geschäftskonto) → keine Einnahme
• Privatentnahmen (du nimmst Geld für private Zwecke) → keine Ausgabe

Wichtig ist, dass du beide Vorgänge in deiner Buchhaltung dokumentierst, damit Kontobewegungen nachvollziehbar bleiben.

💡 Achtung: Bei Waren- oder Kfz-Privatentnahmen musst du fiktive Einnahmen ansetzen. Hier greifen gesetzliche Pauschalen oder der tatsächliche Wert.

Abgabefristen & Übermittlung an das Finanzamt

Die EÜR musst du einmal jährlich zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, wann du deine Steuererklärung abgibst – nicht, wann du die Buchhaltung intern fertig hast.

Die wichtigsten Fristen:

• 31. Juli des Folgejahres → reguläre Abgabefrist
• Ende Februar des übernächsten Jahres → wenn ein Steuerberater dich offiziell vertritt
• Sofort nach Aufforderung → wenn das Finanzamt im Ausnahmefall vorher eine Erklärung verlangt

Die EÜR wird ausschließlich über ELSTER eingereicht. Dafür nutzt du die Anlage EÜR, die das Finanzamt standardisiert verarbeitet. Eine Papierabgabe ist seit Jahren nicht mehr zulässig.

💡 Achtung: Verspätete Abgabe kann automatisch zu Verspätungszuschlägen führen. Diese setzen bei verspäteter Abgabe ohne Begründung fast immer ein. Wenn du merkst, dass du die Frist nicht schaffst, beantrage rechtzeitig eine Fristverlängerung – das ist unkompliziert und verhindert unnötige Kosten.

Damit bleibt die Steuerkommunikation klar: vollständig, digital, fristgerecht.

Vorteile & Nachteile der EÜR

Die Einnahmenüberschussrechnung ist für kleine Unternehmen oft die effizienteste Form der Gewinnermittlung. Sie spart Zeit, reduziert Komplexität und konzentriert sich auf das Wesentliche: tatsächliche Geldflüsse. Gleichzeitig ist sie nicht für jeden Betrieb optimal.

Vorteile

• Einfach & verständlich: Keine doppelte Buchführung, keine Bilanz.
• Weniger Aufwand: Weniger Konten, weniger Formalitäten.
• Liquiditätsnah: Du siehst genau, was wirklich geflossen ist.
• Flexible Durchführung: Excel, Software oder integrierte Buchhaltung.
• Geringere Kosten: Weniger Steuerberater-Aufwand.
• Ideal für Solo-Selbstständige, Dienstleister und kleine Gewerbe.

💡 Tipp: Viele Gründer starten mit der EÜR und wechseln erst später zur Bilanzierung, wenn der Betrieb wächst.

Nachteile

• Weniger aussagekräftig: Keine detaillierte Vermögensübersicht wie bei einer Bilanz.
• Schwache Vergleichbarkeit: Bei schwankenden Zahlungsterminen verzerrt die Gewinnhöhe schnell.
• Nicht für größere Unternehmen zulässig: Grenzen von 800.000 € Umsatz / 80.000 € Gewinn.
• Pflicht zur genauen Belegführung: Fehler bei Zahlungszeitpunkten wirken sofort auf den Gewinn.
• Einige Sonderfälle sind kompliziert: z. B. Abschreibungen, private Nutzungsentnahmen.

Die EÜR ist ideal für alle, die unkompliziert arbeiten wollen – solange der Betrieb nicht zu groß oder komplex wird.

EÜR vs. Bilanz – kompakter Vergleich

Die EÜR und die Bilanz unterscheiden sich grundlegend. Während die EÜR nur Zahlungsflüsse erfasst, bildet die Bilanz das gesamte Vermögen und die Schulden deines Unternehmens ab. Für kleine Betriebe ist die EÜR meist vollkommen ausreichend – für größere Unternehmen ist die Bilanz zwingend vorgeschrieben.

Vergleichstabelle

Einordnung

Die EÜR zeigt, was wirklich geflossen ist. Die Bilanz zeigt, wie dein Unternehmen wirtschaftlich steht. Je nach Größe und Komplexität deiner Tätigkeit kann die einfache Methode völlig ausreichen – oder zu unpräzise werden.

💡 Hinweis: Wer einmal bilanzierungspflichtig wird, kann nicht ohne Weiteres zurück zur EÜR wechseln.

Häufige Fehler bei der EÜR – und wie du sie vermeidest

Viele Probleme in der EÜR entstehen nicht durch komplizierte Regeln, sondern durch falsche Zuordnungen oder fehlende Belege. Genau deshalb lohnt es sich, die typischen Fehler zu kennen – und systematisch zu umgehen.

Fehlende oder unsortierte Belege

Ohne Belege ist kein Zahlungsvorgang nachweisbar. Das Finanzamt kann dann Positionen streichen.

💡 Tipp: Jede Rechnung sofort digital ablegen – sortiert nach Kategorien.

Falsche Zuordnung von Zahlungszeitpunkten

Die EÜR lebt vom Zufluss-Abfluss-Prinzip. Wird eine Zahlung dem falschen Jahr zugeordnet, verschiebt sich der Gewinn automatisch. Das führt schnell zu Rückfragen.

💡 Achtung: Besonders Jahreswechsel prüfen.

Umsatzsteuer falsch behandelt

Vereinnahmte Umsatzsteuer wird oft vergessen oder Vorsteuer wird zu Unrecht abgezogen. Kleinunternehmer arbeiten immer brutto – das ist ein häufiger Fehler.

Private Kosten als Betriebsausgaben

Typisch bei Kfz-, Handy- oder Internetkosten. Nur der betriebliche Anteil ist abziehbar.

💡 Hinweis: Bei gemischter Nutzung immer eine realistische Aufteilung dokumentieren.

Nicht erfasste Abschreibungen

Wer Wirtschaftsgüter über 800 € netto kauft, muss sie abschreiben. Werden AfA-Werte vergessen, ist der Gewinn zu hoch.

Fehlende Anlageverzeichnisse

Ohne korrektes Anlageverzeichnis erkennt das Finanzamt die AfA nicht an.

Unvollständige Einnahmen bei Bargeschäften

Gastro, Handel oder mobile Dienstleister müssen Einzelaufzeichnungen führen. Fehlende Kassenberichte führen schnell zu Schätzungen durch das Finanzamt.

Mit sauberer Dokumentation, klaren Routinen und wöchentlicher Pflege ist die EÜR fehlerfrei machbar – selbst für Einsteiger.

Beispiele: EÜR Muster & Excel-Vorlage

Eine EÜR wirkt auf den ersten Blick theoretisch – dabei ist sie in der Praxis eine einfache Tabelle, in der du Einnahmen und Ausgaben sauber gegenüberstellst. Die Summen überträgst du später in die Anlage EÜR. Hier ein vereinfachtes Musterbeispiel, wie deine interne EÜR-Struktur aussehen könnte.

Mini-Beispiel (vereinfacht)

Beispielhafte Gewinnermittlung

In der Anlage EÜR würdest du später nur noch die Summen eintragen:

• Summe Einnahmen: 680,00 €
• Summe Ausgaben: 414,90 €
• Gewinn: 265,10 €

💡 Tipp: Eine Excel-Vorlage ist für viele ein guter Start. Sie reicht völlig aus, wenn du wenig Buchungen hast und sauber arbeitest. Bei höherem Belegvolumen ist Software oft die bessere Wahl.

Dieses Beispiel zeigt: Die EÜR ist kein kompliziertes Finanzdokument, sondern ein sachlicher Überblick, der deinen tatsächlichen Geldfluss abbildet. Sobald du die Struktur einmal hast, läuft der Prozess automatisch.

Excel-Vorlage für die EÜR (mit Formeln)

Unten eine einfache Struktur, die du 1:1 in Excel nachbauen kannst.

Spalten A–K, Zeile 2 ff. sind für deine Buchungen, in Zeile 2 stehen Beispielwerte und Formeln.

💡 Tipp: In der deutschen Excel-Version werden Argumente mit ; getrennt. Wenn du eine englische Version nutzt, ersetze ; durch ,.

💡 Tipp:

• Zeile 2 ist deine erste Buchung. Formeln aus F2, G2, I2, J2 nach unten kopieren.
• Du kannst zusätzlich mit SUMMEWENN nach Kategorien auswerten, z. B.:
  =SUMMEWENN($C$2:$C$99;"Wareneinkauf";$J$2:$J$99) für die Gesamtausgaben Wareneinkauf.

Excel-Auswertung für Anlage EÜR (Netto / Vorsteuer)

Damit du deine Zahlen direkt in die Anlage EÜR übernehmen kannst, brauchst du saubere Netto- und Steuer-Summen– getrennt nach Einnahmen/Ausgaben und Steuersätzen. Mit ein paar Zusatzformeln auf Basis der bestehenden Tabelle bekommst du das easy hin.

Ausgangsbasis:

• Netto: Spalte D
• USt-Satz: Spalte E
• USt-Betrag: Spalte F
• Brutto: Spalte G
• Art (Einnahme/Ausgabe): Spalte H

Unten ein Vorschlag für deine „Auswertungszellen“, z. B. im Bereich N–P:

💡 Tipp:

• Für die Anlage EÜR brauchst du in der Praxis vor allem die Netto-Summen nach Kategorien und die Umsatzsteuerbeträge getrennt nach Steuersätzen.
• Wenn du magst, kannst du zusätzlich mit einer Hilfsspalte „EÜR-Konto“ arbeiten (z. B. 1 = Wareneinkauf, 2 = Miete, 3 = Kfz usw.) und mit SUMMEWENN je Konto eigene Auswertungsblöcke bauen, die exakt zu den Zeilen der Anlage EÜR passen.