Rechnung schreiben in Deutschland: Pflichtangaben, Vorlage, E-Rechnung

Rechnung Pflichtangaben

Checkliste Pflichtbestandteile (§14 UStG)

Damit deine Rechnung in Deutschland rechtssicher ist, schreibt das Umsatzsteuergesetz (§14 UStG) bestimmte Angaben zwingend vor. Fehlen diese, drohen nicht nur Zahlungsverzögerungen, sondern auch Ärger mit dem Finanzamt. Hier die vollständige Checkliste:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir (Leistungserbringer) und deinem Kunden.
  Beispiel: „Max Mustermann e.K., Musterstraße 1, 12345 Berlin“ an „Bäckerei Schmidt, Hauptstraße 7, 12345 Potsdam“.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  Ohne diese ist die Rechnung steuerlich nicht gültig.
• Ausstellungsdatum der Rechnung.
  → Wichtig, weil Zahlungsfristen meist ab diesem Datum laufen.
• Fortlaufende Rechnungsnummer
  Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Am besten systematisch (z. B. 2025-001, 2025-002 …).
• Leistungsdatum / Lieferdatum
  Also wann die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde. „Leistungszeitraum“ genügt, wenn sich dieser klar abgrenzt.
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Leistung
  Beispiel: „10 × Produkt A“ oder „Beratungsleistung, 4 Stunden“.
  Hinweis zur Genauigkeit der Angaben:
  Du kannst entweder Einzelartikel auflisten („2× Pizza Margherita, 1× Mineralwasser“) oder Warengruppenverwenden („Speisen“, „Getränke“). Je detaillierter die Angabe, desto nachvollziehbarer für Kunde und Finanzamt. Besonders bei Dienstleistungen ist eine konkrete Beschreibung Pflicht. Warengruppen sind nur dann sinnvoll, wenn eine vollständige Auflistung unverhältnismäßig wäre (z. B. Buffetpreise oder Tagesabrechnung im Restaurant).
• Nettoentgelt pro Position
  Das Entgelt ohne Umsatzsteuer.
• Angewandter Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %).
  Wenn steuerfrei: Hinweis auf Befreiung (z. B. „umsatzsteuerfrei nach §19 UStG“).
• Umsatzsteuerbetrag in Euro.
  Muss separat ausgewiesen sein.
• Bruttobetrag (Netto + USt).
  → Der Betrag, den dein Kunde tatsächlich zahlen muss.
• Zahlungsbedingungen / -ziel
  Zwar keine Pflicht, aber dringend empfohlen. Beispiel: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“.
• Bankverbindung
  Ebenfalls freiwillig, aber praktisch. Idealerweise mit IBAN und BIC.

Pro Tipp: Nutze eine kleine interne Checkliste oder Vorlage, damit du keine Pflichtangabe vergisst. Viele Programme markieren fehlende Felder automatisch.

Häufige Fehler & Korrektur

Auch erfahrene Unternehmer stolpern oft über dieselben Fehler:

• Rechnungsnummer doppelt vergeben → führt zu Problemen bei der Betriebsprüfung.
• Leistungsdatum vergessen → Finanzamt erkennt Vorsteuerabzug nicht an.
• Falscher Steuersatz → besonders bei Mischleistungen oder ermäßigten Sätzen.
• Unklare Leistungsbeschreibung → Streit mit Kunden, ob die Leistung erbracht wurde.

Wenn dir ein Fehler auffällt, gilt: Nie einfach ändern!

Korrekt ist nur eine Stornorechnung (mit Bezug auf die fehlerhafte Rechnung) oder eine Korrekturrechnung mit neuer Rechnungsnummer.

Beispiel-Formulierung:

„Hiermit stornieren wir die Rechnung Nr. 2025-015 vom 10.03.2025. Anbei erhalten Sie die korrigierte Rechnung Nr. 2025-016.“

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Wenn du als Kleinunternehmer nach §19 UStG tätig bist, gelten für deine Rechnungen ein paar Besonderheiten. Grundsätzlich musst du alle Pflichtangaben machen, die auch für „normale“ Rechnungen gelten. Der entscheidende Unterschied: Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen gehört ein klarer Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung in deine Rechnung.

Pflichtangaben ohne Umsatzsteuer

Das Finanzamt erwartet von dir, dass du deutlich machst, warum keine Umsatzsteuer erhoben wird. Ein kurzer Zusatz reicht:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Damit verhinderst du Missverständnisse beim Kunden und stellst sicher, dass deine Rechnung anerkannt wird. Alles andere bleibt gleich: Name und Adresse von dir und deinem Kunden, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Betrag.

Beispiel:

„Beratungsleistung, 3 Stunden à 60,00 € = 180,00 €

Gesamtbetrag: 180,00 €

Hinweis: Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen (§19 UStG).“

Nettorechnung vs. Bruttorechnung

Oft herrscht Verwirrung: Stellst du als Kleinunternehmer eine Netto- oder Bruttorechnung aus? Die Antwort: streng genommen ist dein Rechnungsbetrag ein Bruttobetrag, da er die Endsumme darstellt, die der Kunde zahlen muss. Du weist aber keine Steuer separat aus. Wichtig ist, dass du keine Spalte „USt“ aufnimmst – das könnte zu Problemen führen.

Pro Tipp: Nutze eine eigene Vorlage für Kleinunternehmer-Rechnungen. So vermeidest du, versehentlich ein Feld für Umsatzsteuer stehen zu lassen.

Typische Fehler vermeiden

• USt-Satz aufgeführt: führt sofort zu Ärger, weil das Finanzamt dann Umsatzsteuer verlangt.
• Hinweis auf §19 UStG vergessen: Kunde oder Steuerberater lehnen die Rechnung ab.
• Falsche Summenlogik: Netto- und Bruttospalten übernommen, obwohl nicht erlaubt.

Mach es dir leicht: halte dich an eine klare, reduzierte Struktur und setze den Hinweis gut sichtbar ans Ende der Rechnung. Damit bist du auf der sicheren Seite und deine Kunden wissen sofort, woran sie sind.

Rechnung schreiben als Privatperson

Manchmal musst du auch ohne eigenes Gewerbe eine Rechnung stellen – etwa wenn du einmalig etwas verkaufst oder eine private Leistung abrechnest. Grundsätzlich ist das erlaubt, solange es sich um gelegentliche Tätigkeiten handelt und keine gewerbliche Absicht vorliegt.

Einmalige Leistungen oder Verkäufe

Du darfst z. B. eine Rechnung schreiben, wenn du privat dein gebrauchtes Fahrrad verkaufst oder einmalig einen Auftrag annimmst. Wichtig ist: Das Ganze bleibt eine Einzelaktion, nicht wiederkehrend und ohne Gewinnerzielungsabsicht.

In der Praxis bedeutet das:

• Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen.
• Der Käufer bekommt eine Quittung oder Rechnung mit den Basisangaben (Name, Anschrift, Datum, Leistungsbeschreibung, Betrag).
• Eine Steuernummer brauchst du hier nicht.

Abgrenzung: Privat vs. gewerblich

Sobald du regelmäßig Leistungen anbietest – ob Grafikdesign, Nachhilfe oder handwerkliche Arbeiten – wertet das Finanzamt das als gewerblich oder freiberuflich. Dann musst du ein Gewerbe anmelden (oder dich als Freiberufler registrieren) und die entsprechenden Regeln für Rechnungen einhalten.

Beispiel:

• Du verkaufst einmalig dein altes iPhone → Privatverkauf, Rechnung erlaubt, steuerlich unproblematisch.
• Du bietest wöchentlich Nachhilfe an und stellst Rechnungen → freiberufliche Tätigkeit, Anmeldung erforderlich.

Rechte und Pflichten

Auch als Privatperson gilt: Wenn du eine Rechnung ausstellst, bist du an die Grundsätze der korrekten Rechnungsstellung gebunden. Das heißt: klare Angaben, nachvollziehbare Beträge, keine Fantasienummern. Dein Kunde hat ein Recht darauf, die Zahlung steuerlich einzuordnen.

Hinweis: Überschreitest du die Grenze zum regelmäßigen Einkommen, meldet sich irgendwann das Finanzamt. Dann musst du rückwirkend ein Gewerbe anmelden und ggf. Steuern nachzahlen.

Pro Tipp: Wenn du dir unsicher bist, halte die Rechnung so einfach wie möglich – mit Name, Datum, Leistung, Betrag – und weise klar aus, dass es sich um eine Privatrechnung ohne Umsatzsteuer handelt.

E-Rechnung in Deutschland ab 2025

Ab 1. Januar 2025 verändert sich die Rechnungsstellung in Deutschland grundlegend. Für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) gilt dann die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Das bedeutet: PDF-Anhänge oder Papierbelege reichen nicht mehr aus. Stattdessen müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format verschickt werden, das automatisiert auslesbar ist.

Formate und Übergangsfristen

Die zwei zentralen Standards heißen XRechnung und ZUGFeRD. Beide basieren auf einem einheitlichen EU-Standard (EN 16931) und sorgen dafür, dass Rechnungsdaten direkt ins Buchhaltungssystem übernommen werden können.

• XRechnung: XML-basiert, von der öffentlichen Verwaltung bevorzugt.
• ZUGFeRD: Hybridformat (PDF + XML), praktisch, wenn du sowohl ein menschenlesbares PDF als auch strukturierte Daten übermitteln möchtest.

Es gibt Übergangsfristen:

• 2025: Pflicht startet, aber Papierrechnungen und PDFs werden noch akzeptiert.
• 2026–2027: schrittweise Einschränkungen.
• Ab 2028: Nur noch strukturierte E-Rechnungen zulässig.

Pro Tipp: Stell dich frühzeitig um. Je eher du Software nutzt, die XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt, desto weniger Stress hast du in der Übergangsphase.

Praxis: Empfangen, Erstellen, Archivieren

Die Umstellung betrifft beide Seiten – Empfänger und Aussteller. Dein Unternehmen muss ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Gleichzeitig solltest du prüfen, ob deine aktuelle Rechnungssoftware die neuen Standards bereits unterstützt.

Beim Archivieren gelten die bekannten GoBD-Regeln: Rechnungen müssen unveränderbar, vollständig und maschinell lesbar gespeichert werden – mindestens 10 Jahre lang. Ein einfacher Dateiordner reicht nicht.

Was das für dich bedeutet

Für kleine Unternehmen klingt das nach zusätzlichem Aufwand, tatsächlich bringt die E-Rechnung aber Vorteile:

• Weniger Tippfehler durch automatische Übernahme.
• Schnellere Zahlungsprozesse.
• Einheitliche Standards für alle Geschäftspartner.

Wenn du dich rechtzeitig vorbereitest, kannst du die E-Rechnung nicht nur als Pflicht, sondern als Chance nutzen, deine Abläufe zu digitalisieren und Zeit zu sparen.

Rechnungsvorlage vs. Software vs. Online-Generator

Viele Gründer:innen starten mit kostenlosen Vorlagen oder Excel-Tabellen. Das funktioniert am Anfang, bringt aber schnell Grenzen mit sich. Spätestens wenn du mehr als ein paar Rechnungen im Monat schreibst, lohnt sich der Vergleich: Vorlage, Software oder Generator – was passt zu dir?

Vorlagen: schnell, aber fehleranfällig

Word- oder Excel-Vorlagen sind beliebt, weil sie sofort verfügbar sind. Du trägst einfach deine Daten ein, speicherst die Datei und verschickst sie als PDF.

• Vorteile: kostenlos, flexibel anpassbar, kein spezielles Tool notwendig.
• Nachteile: hoher manueller Aufwand, keine automatische Rechnungsnummerierung, Fehler bei Summen oder Steuersätzen leicht möglich.

Pro Tipp: Nutze Vorlagen nur, wenn du wenige Rechnungen im Jahr schreibst und keine komplexen Anforderungen hast.

Online-Generatoren: praktisch für Einzelfälle

Viele Anbieter stellen kostenlose Rechnungsgeneratoren im Web bereit. Du füllst ein Formular aus, der Generator erstellt ein PDF.

• Vorteile: kein Setup, sofort nutzbar, oft rechtssichere Pflichtangaben voreingestellt.
• Nachteile: kaum Individualisierung, Daten landen extern (Datenschutz prüfen!), keine Integration in Buchhaltung.

Gut geeignet für Gründer:innen, die nur gelegentlich Rechnungen erstellen oder schnell eine saubere Einzelrechnung brauchen.

Rechnungssoftware: professionell und skalierbar

Eine dedizierte Software nimmt dir viel Arbeit ab:

• Automatische Vergabe von Rechnungsnummern.
• Pflichtangaben und Steuerlogik integriert.
• Angebote, Lieferscheine und Mahnwesen im Paket.
• Schnittstellen zu DATEV, Online-Banking oder Kassensystemen.

Die Kosten liegen meist zwischen 10 und 30 Euro pro Monat. Dafür sparst du Zeit, vermeidest Fehler und bist auf der sicheren Seite bei GoBD- und E-Rechnungspflichten.

Fazit:

• Wenige Rechnungen → Vorlage reicht.
• Einzelne Rechnungen → Online-Generator.
• Regelmäßige Rechnungen → Software ist Pflicht.

Gerade mit Blick auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 lohnt es sich, frühzeitig auf eine Software umzusteigen, die die neuen Formate unterstützt. So bist du rechtssicher und zukunftsfähig.

Rechnungsdesign & Versand

Eine Rechnung ist nicht nur ein Pflichtdokument fürs Finanzamt – sie ist auch ein Aushängeschild deines Unternehmens. Je klarer und professioneller sie gestaltet ist, desto schneller zahlen deine Kunden.

Layout-Basics

Eine gute Rechnung ist übersichtlich, einheitlich und seriös. Achte auf:

• Logo und Firmendaten im Kopfbereich.
• Rechnungsnummer und Datum gut sichtbar, am besten oben rechts.
• Leistungsbeschreibung und Beträge in sauberer Tabellenform.
• Zahlungsziel direkt bei den Summen.

Halte das Design schlicht: Klare Schrift, genügend Weißraum, dezente Farben. Zu viele Spielereien verwirren mehr, als dass sie helfen.

Pro Tipp: Verwende ein einheitliches Corporate Design. Wenn deine Angebote, Rechnungen und Mahnungen gleich aussehen, stärkt das deine Markenwirkung.

Versandwege: digital oder klassisch?

Die meisten Kunden bevorzugen heute die digitale Rechnung per E-Mail. Wichtig ist, dass du die PDF-Datei unveränderbar erstellst und archiviert.

• E-Mail: schnell, günstig, direkt. Betreff klar formulieren, z. B. „Rechnung Nr. 2025-101 – Firma Muster“.
• Papier per Post: noch immer bei manchen Geschäftskunden Standard, aber zeitaufwendig und teurer.
• Rechnungssoftware: verschickt automatisch mit Zahlungslink oder integriertem SEPA-Lastschriftmandat. Das erhöht die Chance auf pünktliche Zahlung.

Extra: Zahlungslink einbauen

Ein klarer Zahlungsbutton oder -link verkürzt den Prozess enorm. Viele Tools ermöglichen, direkt mit Kreditkarte, PayPal oder Sofortüberweisung zu zahlen. Ergebnis: weniger offene Posten, schnellerer Geldeingang.

Rechnungsarten im Überblick

Nicht jede Rechnung sieht gleich aus. Je nach Situation gibt es unterschiedliche Arten, die jeweils eigene Regeln haben. Wenn du die Unterschiede kennst, vermeidest du Fehler und wirkst professionell.

Vorschuss- und Abschlagsrechnungen

Gerade im Handwerk, Bauwesen oder bei größeren Projekten üblich: Du stellst vor oder während der Leistung eine Teilrechnung. Damit sicherst du deine Liquidität. Wichtig: Jede Vorschuss- oder Abschlagsrechnung braucht alle Pflichtangaben und einen klaren Bezug zur späteren Endrechnung.

Beispiel: „Abschlagsrechnung 1 für Projekt XY, insgesamt 30 % des vereinbarten Preises.“

Endrechnung und Schlussrechnung

Die Endrechnung enthält die komplette Abrechnung eines Projekts. Hast du vorher Abschlagsrechnungen gestellt, müssen diese aufgeführt und abgezogen werden. So bleibt transparent, was der Kunde schon bezahlt hat und was noch offen ist.

Pro Tipp: Achte auf eindeutige Verweise („Abschlagsrechnung Nr. 2025-04 vom 15.03.2025 berücksichtigt“).

Stornorechnung

Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, darfst du sie nicht einfach ändern. Stattdessen stellst du eine Stornorechnung (auch Gutschrift genannt) aus, die den alten Betrag neutralisiert. Danach folgt eine neue, korrekte Rechnung.

Beispiel: „Hiermit stornieren wir die Rechnung Nr. 2025-015 vom 10.03.2025.“

Gutschrift

Eine Gutschrift wird manchmal auch als „negative Rechnung“ verstanden. Sie kommt z. B. zum Einsatz, wenn du dem Kunden etwas zurückzahlst (Rabatte, Retouren) oder wenn die Abrechnung umgekehrt läuft (z. B. bei Provisionszahlungen). Wichtig: Die Gutschrift muss die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine normale Rechnung.

Branchenbeispiele

• Gastronomie: Typisch sind Sammelrechnungen für Caterings oder Events, manchmal mit Vorauszahlungen.
• Handwerk: Erst Angebot, dann mehrere Abschlagsrechnungen, am Ende eine detaillierte Schlussrechnung.
• Dienstleistungen: Oft einfache Endrechnungen, manchmal kombiniert mit Gutschriften für nicht genutzte Stunden.

Rechnungsstellung im Ausland

Sobald du Waren oder Dienstleistungen ins Ausland verkaufst, gelten besondere Regeln. Vor allem die Umsatzsteuerspielt hier eine entscheidende Rolle. Mit den richtigen Angaben vermeidest du Ärger mit Finanzämtern und Kunden.

Innerhalb der EU: Reverse-Charge-Verfahren

Lieferst du an ein anderes Unternehmen innerhalb der EU, kommt in vielen Fällen das Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz. Das heißt: Du stellst die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, und der Empfänger schuldet die Steuer im eigenen Land. Wichtig: Du musst sowohl deine als auch die USt-IdNr. des Kunden auf der Rechnung angeben und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ergänzen.

Beispiel-Hinweis:

„Umsatzsteuerfrei gemäß Reverse-Charge-Verfahren. Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.“

Drittland-Rechnungen

Bei Geschäften mit Ländern außerhalb der EU (z. B. Schweiz, USA) gilt: Du stellst die Rechnung netto aus, also ohne deutsche Umsatzsteuer. Aber: Zoll- und Einfuhrbestimmungen des Ziellandes können zusätzliche Dokumente erfordern. Kläre das vorab mit deinem Kunden oder einem Steuerberater.

Währung, Sprache & GoBD

Du darfst Rechnungen grundsätzlich auch in Fremdwährungen ausstellen. Achte aber darauf, dass die Beträge für deine Buchhaltung zusätzlich in Euro umgerechnet werden. Die Sprache ist flexibel – Deutsch oder Englisch reichen meist aus. Wichtig bleibt: Auch bei Auslandsrechnungen musst du die GoBD-konforme Aufbewahrung sicherstellen.

Praxis-Tipps für kleine Unternehmen

• Prüfe vorab, ob dein Kunde eine gültige USt-IdNr. hat (z. B. über das MIAS-System der EU).
• Halte dich an eindeutige Formulierungen, besonders beim Reverse-Charge-Hinweis.
• Dokumentiere Versand- oder Leistungsnachweise, falls das Finanzamt Nachfragen hat.
• Nutze Software, die Auslandsgeschäfte unterstützt und automatisch die korrekten Angaben ergänzt.

Rechnungsprozess optimieren

Eine saubere Rechnung ist nur der erste Schritt. Wer den gesamten Prozess durchdenkt – vom Angebot bis zur Zahlung –, spart Zeit, Nerven und Geld. Hier ein Überblick, wie du deine Abläufe optimierst.

Vom Angebot bis zur Mahnung: klarer Workflow

Am besten legst du einen festen Ablauf fest:

1. Angebot erstellen – mit Leistungsbeschreibung und Konditionen.
2. Auftrag bestätigen – Kunde stimmt zu.
3. Rechnung stellen – direkt nach Leistung oder Lieferung.
4. Zahlungseingang prüfen – Bankkonto oder Software regelmäßig checken.
5. Mahnwesen starten – freundlich erinnern, dann Mahnung schicken.

Pro Tipp: Automatisiere Erinnerungen – viele Programme verschicken Zahlungshinweise automatisch nach 7 oder 14 Tagen.

Automatisierung & Software-Integration

Nutze Tools, die dein Rechnungswesen mit deiner Buchhaltung und deinem Bankkonto verbinden. So erkennst du sofort offene Posten. Moderne Software kann:

• Rechnungen automatisch aus Angeboten erzeugen.
• Zahlungseingänge mit Rechnungen abgleichen.
• Mahnungen generieren, sobald Fristen ablaufen.

Das reduziert Fehler und gibt dir jederzeit den Überblick.

Tipps für schneller bezahlte Rechnungen

• Kurze Zahlungsziele setzen (z. B. 7 oder 14 Tage statt 30).
• Zahlungsarten anbieten, die dem Kunden entgegenkommen (Überweisung, PayPal, Lastschrift, Karte).
• Zahlungslink oder QR-Code direkt auf der Rechnung platzieren.
• Rabatt für Sofortzahlung oder Skonto nutzen, wenn es zur Branche passt.

Je einfacher du es dem Kunden machst, desto schneller kommt dein Geld.

Interne Kontrolle & Buchhaltung

Gerade in wachsenden Unternehmen ist es wichtig, Verantwortlichkeiten klar zu regeln: Wer schreibt Rechnungen, wer prüft Zahlungen, wer verschickt Mahnungen? So stellst du sicher, dass nichts untergeht. Und: Denke an die GoBD-konforme Archivierung – Rechnungen müssen unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden.

FAQ: Häufige Fragen

Wie schreibe ich eine einfache Rechnung?

Eine einfache Rechnung enthält die wichtigsten Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Parteien, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Betrag und Zahlungsziel. Schreibst du als Kleinunternehmer, reicht ein Hinweis wie „Keine Umsatzsteuer gemäß §19 UStG“. Eine Word- oder PDF-Vorlage reicht für Einzelfälle – achte nur darauf, dass du die Pflichtbestandteile nicht vergisst.

Wie schreibe ich Rechnungen als Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Das heißt: kein Mehrwertsteuerbetrag, sondern ein Hinweis auf §19 UStG. Alles andere (Rechnungsnummer, Datum, Leistung) bleibt wie bei regulären Rechnungen. Nutze am besten eine eigene Vorlage, um nicht versehentlich Umsatzsteuer auszuweisen. So vermeidest du Diskussionen mit Kunden oder dem Finanzamt.

Kann ich als Privatperson ohne Gewerbe eine Rechnung schreiben?

Ja, solange es sich um gelegentliche, private Verkäufe oder Leistungen handelt. Du brauchst keine Steuernummer und weist auch keine Umsatzsteuer aus. Gib aber trotzdem die Basisdaten an: Name, Anschrift, Datum, Leistung, Betrag. Achtung: Wenn du regelmäßig Rechnungen stellst, gilt das als gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit – dann musst du ein Gewerbe anmelden.

Wie muss eine korrekte Rechnung aussehen?

Eine korrekte Rechnung muss alle Pflichtbestandteile nach §14 UStG enthalten: Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Netto, Steuer, Brutto. Optional, aber empfehlenswert: Zahlungsziel und Bankverbindung. Fehlt eine Angabe, kann der Vorsteuerabzug für deine Kunden scheitern – und du musst ggf. nachbessern.

Rechnung schreiben Vorlage / Muster / Vorlage PDF

Vorlagen sind praktisch für Einsteiger. Du findest kostenlose Word- oder Excel-Muster online, die alle Pflichtangaben enthalten. Achte darauf, sie regelmäßig zu aktualisieren und an deine Branche anzupassen. Für wiederkehrende Rechnungen empfiehlt sich jedoch Software, da Vorlagen fehleranfällig sind. Ein PDF-Export sorgt dafür, dass deine Rechnung unveränderbar beim Kunden ankommt.

Online Rechnung schreiben

Online-Rechnungsgeneratoren sind nützlich, wenn du schnell und kostenlos eine rechtssichere Rechnung erstellen willst. Du füllst ein Formular aus, der Generator erstellt ein PDF. Nachteil: kaum Individualisierung, und deine Daten liegen beim Anbieter. Für wenige Rechnungen im Jahr okay – wenn du regelmäßig schreibst, ist eine Software besser.

DATEV Rechnung schreiben

DATEV ist in Deutschland Standard in der Steuerberatung. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bieten Schnittstellen, die Rechnungsdaten direkt ins DATEV-Format exportieren. Vorteil: Dein Steuerberater kann die Daten ohne manuelle Eingabe übernehmen. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Achte bei der Softwarewahl darauf, ob eine DATEV-Schnittstelle integriert ist.

Programm zum Rechnung schreiben

Spezielle Rechnungsprogramme bieten viele Vorteile: automatische Rechnungsnummern, Pflichtangaben integriert, Mahnwesen, GoBD-Archivierung. Sie kosten zwar meist 10–30 € im Monat, ersparen dir aber viel Zeit und minimieren Fehler. Besonders mit Blick auf die kommende E-Rechnungspflicht sind Programme die beste Wahl, um rechtssicher und effizient zu arbeiten.

Wer muss eine E-Rechnung schreiben?

Ab 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen für B2B-Geschäfte auszustellen. Privatkunden (B2C) sind ausgenommen. Für dich heißt das: auch kleine Gewerbe und Freiberufler müssen spätestens ab 2028 auf strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD umsteigen. PDFs oder Papierbelege reichen dann nicht mehr.